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學(xué)習(xí)時(shí)間管理如何收集雜事
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何謂雜事?其實(shí)所有進(jìn)入您精神及現(xiàn)實(shí)世界的事,包括實(shí)體(紙張,文件等)及虛擬(心中的念頭,上司的指令,對(duì)他人的承諾等)的事,都可以算是雜事。
在我們的生活中充滿了雜事時(shí),我們是無法采取任何行動(dòng)的,當(dāng)我們生活上工作上帳單,企劃案,備忘錄滿天飛,電腦中塞滿了EMAIL,腦中裝滿了各種的約會(huì)、承諾、想法,我們就聽不到自己內(nèi)心真正的聲音,我們必須將這些雜事做好好的整理,這樣才不會(huì)在工作時(shí)成為我們的絆腳石,阻礙我們前進(jìn)。
這和我們大腦機(jī)制有關(guān),人類的腦袋有一塊短期記憶區(qū),功能很像電腦里面的隨機(jī)存取記憶體(RAM),RAM有其容量的限制,所以當(dāng)我腦里面都是雜事時(shí),就失去了專注處理事情的能力,我們想要擁有專注力,降低壓力,就要把自己頭腦RAM里面的雜事清理出來,清理到外部的工具–收件匣(收件匣就像一部硬碟),這樣子我們頭腦中的RAM空間才能釋放出來,讓我們專注的能力提升。如何做到呢?我們分了三點(diǎn)來一一討論。
1 我們應(yīng)該收集什么
有許多事情可以收集,我也對(duì)可以收集的雜事作個(gè)分類介紹,共有四大項(xiàng)。
a 承諾他人的事情、或扮演好生命中的角色
例如和家人、朋友、工作夥伴碰面,討論之后,決定要提醒自己打電話關(guān)心遠(yuǎn)地家人,寫下次約會(huì)的時(shí)間地點(diǎn),承諾朋友的代辦事項(xiàng),這些大大小小的事,都是我們對(duì)別人的承諾,也都算是雜事?;蛘呤前缪莺眉胰说慕巧龊眉覄?wù)事,紀(jì)錄帳單到期日期、安排時(shí)間繳交帳款或辦理一些手續(xù)、財(cái)務(wù)問題的思考、家庭物品維修等,這些要求自己做到的事情也是雜事。
b. 某一個(gè)任務(wù)的細(xì)節(jié)
在路上想到寫簡(jiǎn)報(bào)、文章的想法(加上某某圖表、相片),或推動(dòng)專案的靈感,行動(dòng)(印出研習(xí)會(huì)前準(zhǔn)備清單、打電話給適合的人請(qǐng)教意見、提醒自己要推動(dòng)某些關(guān)鍵行動(dòng))、以及對(duì)專案內(nèi)的成員的互動(dòng)(email文件、告知行程),常常我們就會(huì)想到這些讓專案進(jìn)展更順利的細(xì)節(jié),這些都是值得紀(jì)錄的雜事。除此之外,讓我們?nèi)穗H互動(dòng)更好的想法(打電話感謝朋友對(duì)我們的協(xié)助,email寄出聚會(huì)的相片),可以讓我們?cè)谄綍r(shí)就累積和團(tuán)隊(duì)成員互動(dòng)的情感,也很值得寫下來,若有時(shí)間就可以作為行動(dòng)的參考。
c. 一些瑣碎的雜事
有時(shí)我們必須隨手記下一些瑣碎的細(xì)節(jié),例如去朋友家的地圖,去賣場(chǎng)的停車位編號(hào)、要幫辦公室的同仁定便當(dāng),大家訂的不同菜色,我們也不用用頭腦紀(jì)錄,拿出我們的收集工具記錄下來即可。
d. 實(shí)體的東西
書柜要整理、帳單要檢查、清理信件柜子、玩具要收,拍下人物、風(fēng)景照片,之后要加洗,送給朋友,生活中也有不少事情要先紀(jì)錄下來,讓我們能夠行動(dòng)時(shí)批次處理節(jié)省時(shí)間。
以上是我個(gè)人的收集習(xí)慣,大家要是有自己的想法,也歡迎分享。
2 一些收集工具(收件匣)的介紹
荀子說,“君子生非異也,善假于物也”,意思是說,君子并不一定和別人不一樣,但是他比較能善用工具。我們有了收集的概念,也要配合收集的工具,這樣子才能讓我們事半功倍。在時(shí)間管理中,收集雜事的工具我們稱為收件匣,也就是放置雜事的地方,上一篇文章我們介紹了放在襯衫口袋的紙條、A4紙張折成的記事本、PDA上的涂鴉軟體,接下來我們也介紹一些其他的收件匣
a 萬用手冊(cè): 我們可以拿一些內(nèi)頁來作為收件匣功能。
b email:我自己的習(xí)慣是,處理好的email,就封存起來,這樣子收件匣的數(shù)量就很少,讓自己一目了然還沒處理的事情。
c PDA中todo程式:有些人直接打字在PDA的todo軟體(待辦事項(xiàng))中,直接把事情紀(jì)錄進(jìn)去。
d 電腦中行程軟體 :例如outlook,有些人的工作長(zhǎng)時(shí)間使用電腦,他們就可以利用一些快捷鍵功能,快速的收集雜事到電腦中。
e 錄音筆:有些忙碌的人,用錄音筆錄下交辦事項(xiàng),上班后就交給秘書處理。我也會(huì)錄下自己的研習(xí)會(huì)內(nèi)容,聽聽要改進(jìn)的地方。
f 相機(jī):有些人(例如工作和設(shè)計(jì)有關(guān)),就會(huì)拍下大量的數(shù)位相片以供自己處理
收件匣的種類其實(shí)可以相當(dāng)?shù)亩啵攸c(diǎn)不是工具,而是我們使用的習(xí)慣和我們想要的生活風(fēng)格,接下來就介紹我們使用收件匣的原則
3 收件匣的原則
由時(shí)間管理的角度來看,我們一天大部份的時(shí)間都可能用到收集這個(gè)流程,因?yàn)槲覀兡X子不停的在運(yùn)轉(zhuǎn)(睡覺也是),想到需要紀(jì)錄起來的點(diǎn)子,可能床上、廁所、游泳池、百貨公司、高山上、飛機(jī)上等一些可能預(yù)期不到的地方,我們捕捉這些雜事的能力越強(qiáng),我們腦子里記憶的負(fù)擔(dān)就越低,越能讓我們減少壓力。我也有三個(gè)原則和大家分享。
a 養(yǎng)成收集的好習(xí)慣
我們可以利用一些固定的時(shí)間來收集,例如說每天上班的前10分鐘,轉(zhuǎn)換到下一個(gè)工作場(chǎng)合之前,每周安排固定的時(shí)間檢視工作計(jì)劃(我是用周日上午),這樣子定期的收集,自然讓我們的腦中可以生出源源不窮的創(chuàng)意。
b 減少工具數(shù)目
雖然我們希望能把雜事都紀(jì)錄到頭腦之外,但是過多的收件匣,會(huì)讓我們找不到紀(jì)錄的地方。當(dāng)我們紀(jì)錄電話,有的貼在電腦螢?zāi)慌?、有的壓在桌子底下,有的放在萬用手冊(cè)中,有的在email里面,要整理出一份完整的通訊錄就變成一個(gè)不可能的任務(wù)。
仔細(xì)思考自己目前收集的工具,去除不必要的收集工具及習(xí)慣(像我的通訊錄只有在電腦里面一份,所有的更新都在里面),這樣子我們要加工處理雜事時(shí),才知道哪里可以找到所有要處理的事情。
c 選擇自己風(fēng)格工具
有些人喜歡3C產(chǎn)品,每天使用而樂此不疲(像我就是),但是這并不代表每個(gè)人都應(yīng)該如此。有人喜歡紙筆的感覺,感覺記憶及感情就在其中凝固,有無法取代的優(yōu)點(diǎn),有人喜歡錄音、拍照起來,留下最接近真實(shí)的想法的情境。這些都很好,重要的是,找到您收集的風(fēng)格,長(zhǎng)期的使用這個(gè)工具,讓他成為您生活的一部分。
把雜事放到頭腦以外,是一個(gè)習(xí)慣,也永遠(yuǎn)有可以改進(jìn)的地方,但是只要持續(xù)的努力,習(xí)慣就能逐步的培養(yǎng)出來。
以上是"學(xué)習(xí)時(shí)間管理如何收集雜事"的內(nèi)容,本文的主題是“收件匣的種類其實(shí)可以相當(dāng)?shù)亩?,重點(diǎn)不是工具,而是我們使用的習(xí)慣和我們想要的生活風(fēng)格,接下來就介紹我們使用收件匣的原則”。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時(shí)間管理,致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣,那么你可能對(duì)以下文章也感興趣: 整理碎片化的時(shí)間 讓我們的工作更加完整, 早上時(shí)間運(yùn)用方法, 工作八小時(shí)外 我們的時(shí)間可以這么打理, 感謝您對(duì)本站的支持。
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