如何更高效的運用時間管理

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高校管理者每天都要面對各種各樣的事務，千頭萬緒，涉及到方方面面。如何在繁多的事務中抓住重點，以點帶面，從而促進相關工作的開展和完成，時間管理有著重要的作用?？茖W、規(guī)范、有序的時間管理不僅對高校管理者本人極為重要，對提高整個高校的工作效率、降低辦學成本也極為重要。但因為主觀客觀上的原因，我們都習慣了不將時間列入辦學成本進行計算。

　　(一)高效管理者時間管理的必要性

　　高校管理者為什么要對時間進行管理，這雖是個見仁見智的問題，但由于很多高校管理者未對時間進行科學有效的管理，往往造成疲于奔命卻大事抓不了、小事抓不到，浪費時間的現象廣泛存在，造成高校管理者時間浪費的原因是多方面的，從主觀上說，一方面可能是因為管理者想做的事情太多，但確因沒有科學區(qū)分事情的輕重緩急，甚至缺乏明確的目標，導致各項工作缺乏優(yōu)先順序，最后可能有頭無尾；另一方面也可能是因為不擅于授權導致自己不得不花費大量的時間于具體事務，或因倉促決策導致了整個學校的時間以及其他資源的浪費。從客觀上說，高校管理者浪費時間的原因來自于上級領導、工作系統(tǒng)以及生活工作條件等方面。不管是何種原因，高校管理者的時間一旦出現浪費，對整個部門甚至整個高校的傷害極大，嚴重的可能會導致部門、單位乃至整個高校低效率重復勞動，最終成效不彰。為了避免浪費時間的現象重復出現，必須對高校管理者的時間進行管理。高校管理者永遠沒有時間做每件事，但應通過對時間進行管理，保證他們永遠有時間做最重要的事。

　　(二)高效管理者時間管理的內容

　　高校管理者的時間管理并非是對時間這一資源進行管理，而是對管理者自身進行管理，通過提高管理者的時間使用效率，減少浪費，從而達到提高工作效率的目標。對管理者自身進行管理主要包括四個方面的內容。

　　1.掌握工作的關鍵

　　高校不同層次的管理者盡管工作任務和工作責任不盡相同，但管理活動卻是一致的，可簡單歸結為三個掌握，即掌握關鍵工作，掌握關鍵人物，掌握關鍵活動。高校發(fā)展目標能否實現的重點不在于每個環(huán)節(jié)、每個步驟，而在于制約性因素。制約性因素往往體現在關鍵工作，關鍵人物和關鍵活動上，抓住了這三個關鍵，高校管理者也就解決了制約性因素。所謂“大智有所不慮，大巧有所不為”之所以成為大智大巧者，在于能夠揚其長而避其短。高校管理者無論職位、社會地位、學術水平高低，都是普通勞動者，不可能是全能的，也不需要面面俱到，因此，只要掌握了關鍵也就抓住了時間管理的要訣。具體地說，出現重要而且緊急的事情時，高校管理者應首先進行處理，但要避免成為工作常規(guī)，應保證高校管理者的大部分時間花在重要而不緊急的事情上。高校管理者專注于處理重要的事情說明抓住了影響整個部門乃至整個高校的工作全局，主要精力放在不緊急的事情上則意味著未雨綢繆，防患于未然。

　　2.簡化工作程序

　　工作流程越簡化，越不容易出問題，執(zhí)行部門及人員在工作過程中會越加細致，執(zhí)行效果越好。同時，簡化程序有利于解決高校中出現的“文山會?！爆F象，不該發(fā)的文不發(fā)，不該開的會不開，提高行文和會議效率，降低管理成本。就開會而言，會前必須明確會議的目的，是分享信息、辯論還是決策，決策性的會議材料應該在會前幾天分發(fā)參會者，讓參會者能盡早熟悉會議內容并有足夠的考慮時間，以提高決策的質量和速度，避免會議流于形式，避免將會議時間浪費在泛泛而談上卻做不出任何科學決策。

　　3.合理安排工作時間

　　應該做好每天、每周、每月以及每年的工作計劃，列出每一時間單位內應該完成的工作，排出優(yōu)先次序，突出重點并確認完成時間，并適當安排“不被干擾”的時間。高校管理者常常需要整塊的時間去思考一些重要決策或完成重要的任務，在進行這些任務的過程中，不能被外界打斷，否則重新進入深度思考與完全工作狀態(tài)往往需要更長的時間。高校管理者集中時間不受干擾地處理一些重大事項而把其他事情都推到一邊，可能會給本部門甚至整個學校帶來一些意想不到的麻煩，但如果能有足夠必要的時間，不受任何人任何事干擾地思考或者從事對整個部門甚至整個高校至關重要的工作，那么這些可能的麻煩將是微不足道的。

　　4.合理授權

　　任何一位高校管理者都不可能獨自完成本部門乃至整個高校的所有工作，也不可能獨自對所有的事情做出科學決策，因此將一些事情指派或授權給別人，讓其他人對工作進行分擔，是提高時間使用效率的有效方式之一。列出工作中所有可以授權的事項，并授權于適當的人來決策和執(zhí)行，會提高整個學校的辦學效率。高校管理者的授權必須充分，同時必須重視監(jiān)督和檢驗，保證被授權者的行為符合學校的整體利益。在授權過程中，管理者應避免出現把別人當成自己提高效率多做事的資源或者障礙、干擾者的傾向，否則可能會出現控制他人的欲望，傾向于讓被授權人按照要求做事，或者讓“他們”不要妨礙“我們”做事。從而使授權行為適得其反。 在授權中必須要克服“辦事拖延”的鄙習，推行“限時辦事制”。 辦事拖延是浪費時間的重要原因之一，實際工作中，工作任務的完成時間往往都會超出預期。 因此，嚴格規(guī)定每一件事情的完成期限，并要求被授權者在限定時間內報告處理結果，授權效果會更為有效。

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