時(shí)間管理系統(tǒng):工作表與時(shí)間表（二）

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步驟1：創(chuàng)建每日時(shí)間表

通過設(shè)定每日時(shí)間表開始一天的工作。你要先查看日程表找出當(dāng)天承諾過的會(huì)議和約會(huì)，然后以這些為基礎(chǔ)，在每日時(shí)間表標(biāo)記出時(shí)間。剩余的時(shí)間就做工作表上的事情。你可以算出擁有多少時(shí)間。

讓我們假設(shè)你查看的日程表有如圖5-1所記錄的項(xiàng)目。

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圖5-1：日程表上的約會(huì)

它看起來像有兩個(gè)一小時(shí)的會(huì)議，分別在上午十點(diǎn)和下午三點(diǎn)。因此，你在每日時(shí)間表上先鎖定這些時(shí)間。你也要吃午餐，所以鎖定中午十二點(diǎn)到下午一點(diǎn)。接下來，計(jì)算出給工作表的時(shí)間還剩下多少。上班時(shí)間從早上八點(diǎn)半到下午五點(diǎn)半，大約9小時(shí)。已經(jīng)先鎖定了3小時(shí)，剩下6小時(shí)可以配置剩下的工作。圖5-2顯示了一天看起來的樣子。

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步驟2：創(chuàng)建每日工作表

現(xiàn)在創(chuàng)建你今天內(nèi)的工作項(xiàng)目列表并計(jì)算出需要做多少工作（以小時(shí)為單位）。一般來講，你已經(jīng)有一些安排好的項(xiàng)目。再加上其他突然想到的（例如，當(dāng)你走過停車場時(shí)一閃而過的好主意），而如果這是一個(gè)月的第一天，你還要規(guī)劃人生目標(biāo)列表（第7章將加以討論）。

由于這是你第一天使用循環(huán)系統(tǒng)，你的工作表還是空白的。然而，可以加入一些已經(jīng)知道要做的項(xiàng)目。以你知道的簡略方式記入，而不是整句寫。就像圖5-3所示的工作表那樣的寫法。

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如你所見，簡略方式只能讓你知道工作任務(wù)。你可以記錄其他更多的細(xì)節(jié)，如電話號(hào)碼、用戶名稱等，只要你認(rèn)為有必要的都可以，但是要注意保持簡潔。

如果你的語音信箱有留言，這時(shí)候可以聽取并記下任何信息。我會(huì)試圖把得到的每個(gè)信息寫成一個(gè)工作項(xiàng)目，即便不需要我采取行動(dòng)的信息也記錄下來。對于這種情況，可以馬上將該項(xiàng)目標(biāo)記成“完成”，如此能讓我產(chǎn)生成就感。

你今天有多少工作？在工作表內(nèi)利用一個(gè)字段來寫下每個(gè)項(xiàng)目的預(yù)估時(shí)間（圖5-4），然后把預(yù)估時(shí)間累加起來。

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在這個(gè)范例中，你可以快速地計(jì)算以小時(shí)為單位的項(xiàng)目（以“h”表示），得知共有8小時(shí)，然后總計(jì)零碎部分（沒有單位標(biāo)識(shí)的數(shù)字為分鐘數(shù)），共1小時(shí)。因此，工作表上的工作時(shí)數(shù)總計(jì)9小時(shí)。

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