管理審計(jì)在物資采購(gòu)中的作用

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一、企業(yè)物資采購(gòu)主要的風(fēng)險(xiǎn)類型

(一)企業(yè)物資采購(gòu)?fù)庖蛐惋L(fēng)險(xiǎn)

1、采購(gòu)合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)。合同詐騙往往具有一定的隱蔽性,有時(shí)候很難與正常的合同糾紛相區(qū)別。合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)主要包括:

(1)以虛假的合同主體身份與企業(yè)訂立合同,以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔(dān)保。

(2)接受合同當(dāng)事人給付的貨款、預(yù)付款,擔(dān)保財(cái)產(chǎn)后逃之夭夭。

(3)簽訂空頭合同,而供貨方本身是“空殼公司”,將騙來(lái)的合同轉(zhuǎn)手倒賣從中謀利,而所需的物資則無(wú)法保證。

(4)供應(yīng)商設(shè)置的合同陷阱,如供應(yīng)商無(wú)故中止合同,更改合同條款,違反合同規(guī)定等。

2、采購(gòu)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。(1)由于供應(yīng)商操縱投標(biāo)環(huán)境,在投標(biāo)前相互串通,有意抬高價(jià)格,使企業(yè)采購(gòu)蒙受損失的價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。(2)當(dāng)企業(yè)采購(gòu)認(rèn)為價(jià)格合理情況下批量采購(gòu),但不久,該種物資可能出現(xiàn)跌價(jià)而引起采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

3、采購(gòu)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

(1)由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求,而導(dǎo)致企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品性能達(dá)不到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),從而給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失,并且可能使企業(yè)在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人身安全、企業(yè)聲譽(yù)等方面造成損害。

(2)因采購(gòu)的原材料存在質(zhì)量問(wèn)題,將會(huì)直接影響到企業(yè)產(chǎn)品的整體質(zhì)量和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,因采購(gòu)原材料品質(zhì)不良,影響產(chǎn)品的生產(chǎn)與交貨期,降低企業(yè)信譽(yù)和產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力,直接威脅到企業(yè)的生存與發(fā)展。

4、技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險(xiǎn)。

(1)企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品由于社會(huì)技術(shù)進(jìn)步引起貶值,無(wú)形損耗甚至被淘汰,造成原有的已采購(gòu)原材料的積壓損失,或者由于某種原材料因技術(shù)進(jìn)步而發(fā)生變化,導(dǎo)致原有原材料因質(zhì)量不符合要求不得不棄之。

(2)采購(gòu)物資由于新項(xiàng)目開(kāi)發(fā)周期縮短,如計(jì)算機(jī)新型機(jī)不斷出現(xiàn),更新周期愈來(lái)愈短,剛剛購(gòu)進(jìn)了大批計(jì)算機(jī)設(shè)備,但因信息技術(shù)發(fā)展,所采購(gòu)的設(shè)備已經(jīng)被淘汰或使用效率低下,造成因技術(shù)進(jìn)步而招致的風(fēng)險(xiǎn)損失。

5、采購(gòu)意外風(fēng)險(xiǎn)。物資采購(gòu)過(guò)程中由于自然、經(jīng)濟(jì)政策、價(jià)格變動(dòng)等因素所造成的意外風(fēng)險(xiǎn)。如交通意外事故等,不能正常供貨,遭受缺貨風(fēng)險(xiǎn)損失。

(二)企業(yè)物資采購(gòu)內(nèi)因型風(fēng)險(xiǎn)

1、采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)物資部門及人員計(jì)劃管理技術(shù)不適當(dāng)或不科學(xué),導(dǎo)致采購(gòu)中的計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn),即采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)目標(biāo)、采購(gòu)時(shí)間、運(yùn)輸計(jì)劃、使用計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃等與目標(biāo)發(fā)生較大偏離。

2、采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)。

(1)由于合同訂立者未嚴(yán)格按法律規(guī)定辦事,導(dǎo)致企業(yè)蒙受巨大的損失。如情況不明,盲目簽約;違約責(zé)任約束簡(jiǎn)化,口頭協(xié)議,君子協(xié)定;鑒證、公證合同比例過(guò)低等等。(2)合同行為不正當(dāng)。如賣方采取不正當(dāng)手段,對(duì)采購(gòu)人員行賄,套取企業(yè)采購(gòu)標(biāo)底;給予虛假優(yōu)惠,或以某些好處為誘餌公開(kāi)兜售假冒偽劣產(chǎn)品,導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)。

(3)采購(gòu)合同日常管理混亂。如合同殘缺現(xiàn)象時(shí)有所聞,以致履行時(shí)找不到合同文件,使企業(yè)難以判別對(duì)方是否違約,同時(shí)企業(yè)自身也常常因?yàn)?a href="http://keekorok-lodge.com/fanpupm/hetong/" target="_blank">合同管理混亂造成違約而被對(duì)方追究。

3、采購(gòu)驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)。由于人為因素造成企業(yè)所采購(gòu)物資在進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)前未按合同及制度要求,對(duì)采購(gòu)物資數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、單據(jù)等多方面的審核和驗(yàn)收而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。如在數(shù)量上缺斤少兩;在質(zhì)量上魚目混珠,以次充好;在品種規(guī)格上貨不對(duì)路,不符合合同規(guī)定要求;在價(jià)格上發(fā)生變形等。

4、采購(gòu)存量風(fēng)險(xiǎn)。

(1)采購(gòu)量不能及時(shí)供應(yīng)生產(chǎn)之需要,發(fā)生生產(chǎn)中斷造成缺貨損失而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。

(2)物資采購(gòu)過(guò)多,造成積壓,其中多數(shù)因技術(shù)進(jìn)步而導(dǎo)致的無(wú)形損耗,使企業(yè)大量資金沉淀于庫(kù)存中,失去了資金的機(jī)會(huì)利潤(rùn),形成存儲(chǔ)損耗風(fēng)險(xiǎn)。

(3)物資采購(gòu)時(shí)對(duì)市場(chǎng)行情估計(jì)不準(zhǔn),盲目進(jìn)貨,結(jié)果很快價(jià)格下跌,引起價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。(4)企業(yè)“零庫(kù)存”策略可能因供應(yīng)商出現(xiàn)干擾因素,使企業(yè)因無(wú)貨發(fā)生生產(chǎn)中斷而陷入困境或因供應(yīng)商供貨不及時(shí)而造成缺貨的風(fēng)險(xiǎn)。

5、采購(gòu)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)經(jīng)辦部門或個(gè)人責(zé)任心不強(qiáng)或管理水平不高,也確有不少風(fēng)險(xiǎn)是由于采購(gòu)人員假公濟(jì)私、收受回扣、牟取私利而引起合同糾紛。

二、企業(yè)物資采購(gòu)管理審計(jì)主要對(duì)策

1、對(duì)采購(gòu)全過(guò)程、全方位的監(jiān)督。全過(guò)程的審計(jì)是指從計(jì)劃、審批詢價(jià)、招標(biāo)、簽約、驗(yàn)收、核算、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。審計(jì)重點(diǎn)是對(duì)計(jì)劃制定、簽訂合同,質(zhì)量驗(yàn)收和結(jié)賬付款四個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)的審計(jì)監(jiān)督,以防止舞弊行為。全方位的審計(jì)是指內(nèi)控審計(jì)、財(cái)務(wù)審計(jì)、制度考核三管齊下,把審計(jì)監(jiān)督貫穿于采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程,是確保采購(gòu)規(guī)范和控制質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的第二道防線?？茖W(xué)規(guī)范的采購(gòu)機(jī)制,不僅可以降低企業(yè)的物資采購(gòu)價(jià)格,提高物資采購(gòu)質(zhì)量,還可以保護(hù)采購(gòu)人員和避免外部矛盾。

2、對(duì)物料需求和物資采購(gòu)計(jì)劃的審計(jì)。審查企業(yè)采購(gòu)部門物料需求;物資采購(gòu)計(jì)劃的編制依據(jù)是否科學(xué);調(diào)查預(yù)測(cè)是否存在偏離實(shí)際的情況;計(jì)劃目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是否一致;采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)目標(biāo)、采購(gòu)時(shí)間、運(yùn)輸計(jì)劃、使用計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃是否有保證措施。

3、對(duì)物資采購(gòu)招標(biāo)與簽約審計(jì)監(jiān)督。依法訂立采購(gòu)合同是避免合同風(fēng)險(xiǎn),防患于未然的前提條件,也是強(qiáng)化合同管理的基礎(chǔ)。首先,管理審計(jì)要對(duì)采購(gòu)經(jīng)辦部門是否履行職責(zé)進(jìn)行審計(jì)。審查采購(gòu)經(jīng)辦部門和人員是否對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查,包括供貨方的生產(chǎn)狀況、質(zhì)量保證、供貨能力、企業(yè)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)狀況。每年是否對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次復(fù)審評(píng)定,所有供應(yīng)商都必須滿足ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求,考評(píng)主要指標(biāo)是對(duì)每年所執(zhí)行的合同情況,如供貨質(zhì)量、履行合同次數(shù)、準(zhǔn)時(shí)交貨率、來(lái)料批次合格率、價(jià)格水平、合作態(tài)度、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)審,是否在全面了解的基礎(chǔ)上,作出選擇合格供應(yīng)商的正確決策,使合同建立在可行的基礎(chǔ)上。物資采購(gòu)招標(biāo)是否按照規(guī)范的程序進(jìn)行,是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。其次,管理審計(jì)要對(duì)合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時(shí)間、賬號(hào)、地址、運(yùn)輸、結(jié)算方式等各項(xiàng)內(nèi)容,按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等四個(gè)標(biāo)準(zhǔn),逐一進(jìn)行審核。

4、對(duì)物資采購(gòu)合同臺(tái)賬、合同匯總及信息反饋的審計(jì)。當(dāng)前,合同糾紛日益增多,如果合同丟失,那么在處理時(shí)會(huì)失去有利的地位而遭受風(fēng)險(xiǎn)。因此,建立合同臺(tái)賬、做好合同匯總,是加強(qiáng)合同管理,控制合同風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)重要方面。(1)對(duì)于已簽訂合同,檢查是否整理成冊(cè),妥善保管;是否建立合同臺(tái)賬、合同匯總以便及時(shí)查找合同履行情況。(2)審查合同管理部門是否對(duì)交付合同進(jìn)行分類編號(hào),并建立合同臺(tái)賬。合同統(tǒng)一編號(hào)是否合規(guī),每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齊全。(3)合同履行完畢是否及時(shí)建立合同檔案。合同管理人員是否將所有合同進(jìn)行分類匯總,及時(shí)提出報(bào)告和匯總表,報(bào)送單位領(lǐng)導(dǎo)和各有關(guān)業(yè)務(wù)部門據(jù)此組織生產(chǎn),規(guī)劃價(jià)位,及時(shí)接運(yùn)和按時(shí)承付貨款。是否運(yùn)用先進(jìn)管理手段,向相關(guān)部門提供及時(shí)準(zhǔn)確、真實(shí)的反饋信息,提高合同管理水平。

5、對(duì)物資采購(gòu)合同執(zhí)行中的審計(jì)。(1)審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況,是否做好物資到貨驗(yàn)收工作和原始記錄,是否嚴(yán)格按合同規(guī)定付款。如有與合同不符的情況,是否及時(shí)與供方協(xié)商處理,對(duì)不符合合同部分的貨款是否拒付。是否對(duì)有關(guān)合同執(zhí)行中的來(lái)往函電、文件都進(jìn)行了妥善保存,以備查詢。(2)審查物資驗(yàn)收工作執(zhí)行情況,是否對(duì)物資進(jìn)貨、入庫(kù)、發(fā)放過(guò)程進(jìn)行驗(yàn)收控制。(3)對(duì)不合格品控制執(zhí)行情況審計(jì),審計(jì)物資管理部門是否對(duì)發(fā)現(xiàn)的不合格品及時(shí)記錄。(4)管理審計(jì)還應(yīng)重視對(duì)合同履行違約糾紛處理的審計(jì)。(5)審查采取“零庫(kù)存”策略的企業(yè),是否保持一定的產(chǎn)成品存貨以規(guī)避缺貨損失;是否保持一定的料件存貨以滿足需求增長(zhǎng)引起的生產(chǎn)需要;是否建立牢固的外部契約關(guān)系,保證供貨渠道穩(wěn)定,降低風(fēng)險(xiǎn),規(guī)避成本。

6、對(duì)物資采購(gòu)績(jī)效的審計(jì)考核。管理審計(jì)應(yīng)督促相關(guān)部門建立合同執(zhí)行管理的各個(gè)環(huán)節(jié)的考核制度,并加強(qiáng)審計(jì)檢查與考核,審查是否把合同規(guī)定的采購(gòu)任務(wù)和各項(xiàng)相關(guān)工作轉(zhuǎn)化成分解指標(biāo)和責(zé)任,明確規(guī)定出工作的數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),分解,落實(shí)到各有關(guān)部門和個(gè)人,結(jié)合經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行考核,以盡量避免合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

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