個人知識管理

很多人之所以對知識管理抱有戒心，主要是認(rèn)為企業(yè)實施知識管理，就如同企業(yè)從自己身上榨取知識一樣，以致讓自己不再重要。

從調(diào)查了解的情況看，企業(yè)、經(jīng)理人個人之所以不把知識管理作為必須馬上解決的要項，不是因為不知道知識管理重要，而是因為知識管理不像ERP等那樣，實施成功就會馬上產(chǎn)生看得見的、可量化的成效。

知識管理創(chuàng)造的價值主要是間接性的（當(dāng)然，出售知識庫及相關(guān)服務(wù)也能產(chǎn)生直接價值），難以量化，它的主要意義在于支持企業(yè)或個人把事做好，做得更有效率并可規(guī)避風(fēng)險。 這讓知識管理在企業(yè)和個人心目中都變得有點(diǎn)可有可無了。

個人為什么需要知識管理？

下面我們以章經(jīng)理為例，說明個人為什么需要知識管理，以及他是如何實施個人知識管理的。

其實，不同層級的經(jīng)理人都可從知識管理中受益。對個人來說，知識管理有哪些實際作用呢？

章先生是一家國內(nèi)機(jī)電設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)的市場部經(jīng)理，他將其歸結(jié)為5個方面：

讓自己養(yǎng)成不斷學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣和意識，為個人能力和事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)；

對管理工作來說，因經(jīng)理層級的不同，知識管理的實際作用也不同：

1 高層經(jīng)理

企業(yè)內(nèi)員工養(yǎng)成不斷學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣和意識，為本企業(yè)的競爭力和事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)；

有計劃地建立本企業(yè)的專業(yè)知識體系，形成完善、有序且不斷提升的企業(yè)知識資源，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展；

企業(yè)的知識管理部門有組織、有計劃、有針對性地吸收和補(bǔ)充所需的專業(yè)知識資源（企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)外部），節(jié)省員工的資料搜集和整理時間以提高整個企業(yè)的工作效率；

企業(yè)內(nèi)員工在知識管理的基礎(chǔ)上實現(xiàn)本企業(yè)的知識共享，員工有效率地從知識庫提取所需的知識資源用于實際工作以爭取良好的企業(yè)工作績效（效率和效果），并通過知識交流的渠道獲得內(nèi)外部專家和同事的指導(dǎo)和意見，令到單個員工分別掌握的專業(yè)知識有可能發(fā)揮以倍數(shù)計的效果；

盡可能地將知識資源沉淀固化在機(jī)構(gòu)知識庫中，降低由于企業(yè)內(nèi)員工流動和知識老化、弱化所引致的經(jīng)營風(fēng)險；

在商界活動中展示企業(yè)的專業(yè)知識、經(jīng)營管理能力、企業(yè)文化和企業(yè)形象，取得更好的事業(yè)發(fā)展機(jī)遇（社會聲望、商業(yè)機(jī)會）。

2 中層經(jīng)理

經(jīng)營個人"無形資產(chǎn)"

現(xiàn)今競爭非常激烈，個人要確保跟上時代節(jié)拍而免于被無情淘汰，必須"持續(xù)地學(xué)習(xí)"以掌握所需的專業(yè)知識資源。隨著個人已經(jīng)掌握的以及需要進(jìn)一步掌握的知識資源的數(shù)量不斷增多而類型日趨復(fù)雜，經(jīng)理人必須有效地管理這筆高價值的個人"無形資產(chǎn)"，才能在職業(yè)生涯規(guī)劃和職場競爭這兩個方面最終達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

知識管理對個人的現(xiàn)實意義，在于建立專業(yè)知識和實踐能力不斷提高的基石，從而為個人能力和事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

那么，在實施個人知識管理的過程中一般會遇到哪些難題呢？哪些方法和資源可以輔助解決或緩解個人知識管理實施中的難題呢？如果企業(yè)已經(jīng)實施了知識管理，個人還有必要進(jìn)行個人知識管理嗎？

答案是肯定的。機(jī)構(gòu)知識管理與個人知識管理目的性、針對性都不同，需要互補(bǔ)而不能相互取代，當(dāng)然實施個人知識管理時不要做與公司規(guī)定、職業(yè)道德相悖的事。

1分析個人對專業(yè)知識資源的需求

知識的專業(yè)分類一般包括商務(wù)類（宏觀經(jīng)濟(jì)、行業(yè)經(jīng)濟(jì)、商務(wù)、企業(yè)經(jīng)營管理等）、技術(shù)類（通訊技術(shù)、生物技術(shù)、航空技術(shù)、航天技術(shù)等）等，而知識要素類型則包括： Know What--事實(即：是什么？）； Know Why--規(guī)律、原理、規(guī)則（即：為什么？）； Know How--方法、能力、技藝（即：怎樣做？）； Know Who--專家、人力資源、服務(wù)機(jī)構(gòu)（即：誰能做？）； Know Where--渠道、來源（即：哪里有？）。

以章經(jīng)理為例，他針對中國市場的知識需求一般包括以上內(nèi)容（見表二）

在進(jìn)行需求分析時，基本的原則是要立足現(xiàn)在，放眼未來。這其中有三個誤區(qū)：

一是有些經(jīng)理人把知識需求擴(kuò)大化或超前化，這造成了極大的工作量和不必要的時間消耗，正確的做法是著眼于實用，著眼于工作的現(xiàn)實，同時也兼顧未來工作的需要及提升自身的需要； 二是知識分類不足夠細(xì)化，使用時極不方便，一般的做法是每個細(xì)分端的文件夾里的文件最好不超過20個，如果超過就可以考慮再細(xì)分；

三是在分類上自己做一套，與企業(yè)的知識管理平臺的分類不同，其實個人知識管理的知識分類要盡量跟機(jī)構(gòu)知識管理的知識分類相吻合。

2 選擇個人知識管理系統(tǒng)

一是個人建立知識文件夾以收藏資料。這種類型的知識管理是一般的人都能做到也一直在做的，也就是用自己的專用電腦來操作個人知識管理，不需其他應(yīng)用軟件，類似于文檔管理的方式來進(jìn)行個人知識管理。適合于管理的個人專有、機(jī)密、不希望共享的特定知識內(nèi)容和知識渠道。這種模式完全個性化設(shè)置，僅跟隨個人，獨(dú)立于機(jī)構(gòu)。缺點(diǎn)是功能簡單，僅能滿足個人知識管理的初級需要。

二是使用企業(yè)知識管理系統(tǒng)的個性化平臺。這種類型的前提條件是自己所在企業(yè)已經(jīng)實施知識管理。缺點(diǎn)是無法完全滿足個性化需要，離職后便無法使用，必須接受機(jī)構(gòu)系統(tǒng)的管理監(jiān)控，機(jī)構(gòu)外部的知識內(nèi)容和渠道不夠豐富，知識分類體系由機(jī)構(gòu)設(shè)置，難以自由調(diào)整，部分內(nèi)容為機(jī)構(gòu)特有、機(jī)密的，不允許下載。

三是使用第三方知識管理平臺（如DAOchina.com）。這種類型的功能類似于第二種類型，但它提供跨機(jī)構(gòu)的共享和交流平臺，在線隨時使用，不依附于機(jī)構(gòu)知識管理系統(tǒng)，離職后仍可使用，需要上網(wǎng)、付費(fèi)等，但知識資源內(nèi)容往往是通用內(nèi)容，缺乏特定專題或機(jī)密內(nèi)容的知識資源。

在三種類型中，第一種是最基本的也是很有效的模式，雖然它的作用是有限的，但可以解決基本的工作和學(xué)習(xí)的需要。如果條件允許，再加上第二種、第三種類型的知識管理平臺，有這樣龐大的知識資源在你的背后作支撐，你就如虎添冀了。

3 建立個人知識管理的準(zhǔn)則

此外，為了個人知識管理的長期有序?qū)嵤€有必要建立起另外一些準(zhǔn)則（書面文件）以規(guī)范知識內(nèi)容更新及刪除、共享交流等操作的原則、時間安排、操作細(xì)則等。這些"準(zhǔn)則"雖然看似可有可無，但可以避免隨著時間的推移、熱情的消退而導(dǎo)致知識"管理工作"不規(guī)范、混亂，避免前期花了大量時間和心血建立起來的個人知識體系慢慢變得雜亂無序而失去應(yīng)有的效果。

"簡短明了、單一不重復(fù)、輔以數(shù)字編碼以便按所需的順序顯示"，這是知識類別的命名準(zhǔn)則基本原則。以章經(jīng)理為例，他在建立知識類別時一般遵循以下這個原則：命名簡短、注明時間、作者或來源等，一目了然。

Know What的知識命名及編碼準(zhǔn)則舉例：

Know Why的知識命名及編碼準(zhǔn)則舉例：

Know Where的知識命名及編碼準(zhǔn)則舉例：

對于使用機(jī)構(gòu)知識管理系統(tǒng)的個性化功能或應(yīng)用第三方提供的個人知識管理平臺的個人，由于有關(guān)系統(tǒng)已經(jīng)通過軟件程序和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)置實現(xiàn)了通用知識內(nèi)容的系統(tǒng)化編碼和儲存，因此用戶僅需就個人添加的特定類別或特定內(nèi)容進(jìn)行命名和編碼。

4 建立個人專業(yè)知識體系

以"個人建立知識文件夾以收藏資料"類型為例：

分類納入知識資源：按照知識命名及編碼的準(zhǔn)則，命名及編碼后分類保存在相關(guān)的文件夾內(nèi)。

這個步驟有一個訣竅，即充分利用"收藏夾"的功能。"收藏夾"在Word、Excel、PowerPoint、Explorer應(yīng)用軟件中均有，"收藏夾"里的文件都存在"Favorites"這個文件夾里。只要你把知識分類存放好，一點(diǎn)"收藏夾"，查找非常方便。至于安全性，只要經(jīng)常備份你的知識庫就可以了。

5 維護(hù)及提高個人專業(yè)知識體系

添加新的知識資源（包括知識類別）；

6 在實際工作中應(yīng)用專業(yè)知識資源

定制搜索功能：設(shè)定較為復(fù)雜的搜索條件、多關(guān)鍵字的組合、全文檢索；

7 與機(jī)構(gòu)知識管理互動

通過在所屬機(jī)構(gòu)內(nèi)和跨機(jī)構(gòu)的網(wǎng)上社區(qū)中展示個人知識管理的成果，可以更好地展示個人的學(xué)習(xí)能力和工作能力，取得認(rèn)同和發(fā)展機(jī)遇；

如果可以在所屬機(jī)構(gòu)中成為知識交流的重要元素，更將取得在知識和能力方面的權(quán)威、專家以至領(lǐng)導(dǎo)地位，從而獲得更好的事業(yè)發(fā)展機(jī)遇； 通過參與網(wǎng)上知識管理平臺（含專家網(wǎng)絡(luò)和專業(yè)社區(qū)）的知識交流，還可以協(xié)助職業(yè)經(jīng)理人和專業(yè)人士在更廣闊的空間內(nèi)展示個人才能、結(jié)識同道同行，進(jìn)而獲得更好的事業(yè)發(fā)展平臺和商業(yè)發(fā)展機(jī)會。