廣東工程檔案管理軟件

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　　項目檔案管理是指建設(shè)項目在項目申請、立項、現(xiàn)場勘察、圖紙設(shè)計、施工、竣工驗收、質(zhì)量監(jiān)督等環(huán)節(jié)中形成的文字、表格、圖像、圖紙等文件材料的歸檔和管理，為企業(yè)項目績效評價和投資決策提供依據(jù)。工程檔案管理具有專業(yè)性、周期性和服務(wù)性的特點。施工企業(yè)加強工程檔案管理，可以為工程改擴建提供準確的數(shù)據(jù)，在避免施工盲目性的基礎(chǔ)上，有效降低施工成本。建設(shè)項目是城市發(fā)展的重要組成部分，項目檔案管理可以為相關(guān)領(lǐng)域提供數(shù)據(jù)支持。

　　一、工程檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

　　1、檔案管理缺乏統(tǒng)一標準，施工檔案管理存在諸多不規(guī)范之處，如資料的收集整理需要與施工進度掛鉤，資料要同步更新等。但從目前的情況來看，企業(yè)施工資料的收集往往滯后于項目的實際施工進度。這種數(shù)據(jù)收集方式可能會影響工程竣工驗收的效率，也不能保證數(shù)據(jù)的全面性和真實性。在檔案管理過程中，企業(yè)沒有制定統(tǒng)一的歸檔標準和基本流程，大大降低了檔案的利用價值。

　　2、檔案管理的保障措施不完善，部分施工機構(gòu)未設(shè)置檔案管理的專業(yè)部門和崗位，檔案管理往往由項目部其他非專業(yè)人員管理。檔案管理主要以電子檔案和紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案容易受到溫度、濕度、地形等因素的影響。電子檔案也可能存在一定的潛在管理風險。在檔案管理的保障措施上存在資金投入不足、設(shè)備管理不嚴等問題，可能會給檔案管理帶來安全隱患。

　　3、歸檔的及時性有待提高。在建筑工程檔案管理過程中，存在資料收集和檔案歸檔不及時的問題。由于檔案管理人員不深入一線業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，檔案資料收集與施工進度差異較大，無法保證項目前期資料收集的完整性和及時性;但檔案收集后，并不主動向檔案管理人員移交檔案。檔案在項目施工人員手中停留時間過長，檔案管理的風險也隨之增加。

　　二、工程檔案管理的措施

　　1、實現(xiàn)檔案管理的有序發(fā)展

　　在合同簽訂過程中，建設(shè)單位和施工單位必須保證合同內(nèi)容中關(guān)于檔案移交的相關(guān)規(guī)定，明確規(guī)定檔案的移交時間、責任人等。并要求施工方嚴格按照合同內(nèi)容執(zhí)行。建筑材料的檢驗，建筑工程的質(zhì)量檢驗，隱蔽工程的檢測等。檔案是數(shù)據(jù)采集的重要組成部分，企業(yè)有必要加強對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)管。以材料入場環(huán)節(jié)為例。要求相關(guān)部門提供質(zhì)量檢驗證明，經(jīng)施工單位驗收合格后方可進場。

　　2、完善檔案管理的保障機制

　　為了保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，設(shè)立專門的管理部門和責任制度尤為重要。根據(jù)施工進度及時收集整理相關(guān)資料，并定期對資料進行檢查整理，在保證資料完整性的同時，確保資料能夠全面反映實際施工情況。紙質(zhì)檔案管理場所的選擇要注意避開地勢過高或過低的場所，選擇溫濕度適宜的場所;但電子檔案管理需要企業(yè)投入足夠的資金和人力，定期維護系統(tǒng)設(shè)備，特別要注意系統(tǒng)安全防護，降低信息被盜或信息被篡改的風險。

　　3、確保檔案的完整性和及時性

　　為加強項目檔案全過程監(jiān)管，提高歸檔時效，環(huán)節(jié)開展管理活動。企業(yè)需要把工程項目的驗收階段作為檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在驗收的各個階段，要充分把握時機，反復審查檔案內(nèi)容，做好查漏補缺工作，為工程檔案轉(zhuǎn)入驗收做好準備。工程監(jiān)督檢查也是檔案監(jiān)督的重要契機。在這個環(huán)節(jié)中，檔案管理人員可以及時核對數(shù)據(jù)，有針對性地補充數(shù)據(jù)內(nèi)容，保證檔案信息的完整性。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的價值

　　1、高效整合資源，發(fā)揮檔案

　　檔案管理軟件通過數(shù)字化智能抓取與實時歸檔，對繁瑣的檔案信息進行收集與整合，實現(xiàn)檔案信息資源的集中管控，促進檔案的增值利用。

　　2、規(guī)范檔案管理，降低管理成本

　　檔案管理軟件自動化、標準化、規(guī)范化檔案全生命周期管理，解決傳統(tǒng)管理方式導致的耗時長、工作量大、易出錯等問題，提升檔案管理效率。

　　3、信息安全管控，規(guī)避檔案風險

　　檔案管理軟件多重檔案信息安全管控機制，嚴格文檔使用權(quán)限與安全控制，檔案使用全過程信息化可追溯，規(guī)避檔案信息遺失、泄漏等風險。

　　4、數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，構(gòu)建資源平臺

　　檔案管理軟件基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，打破信息壁壘，將分散的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總、集中處理，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺。

　　大數(shù)據(jù)時代，信息資源關(guān)系到建筑領(lǐng)域的經(jīng)濟穩(wěn)定，也影響著城市的規(guī)劃和發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)加強與建設(shè)單位的聯(lián)系，從項目建設(shè)的全過程入手，確保檔案資料的完整性和準確性;同時，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，企業(yè)除了建設(shè)智能化的檔案管理軟件，還可以發(fā)揮信息技術(shù)縮短空間距離的作用，通過搭建信息共享平臺，實現(xiàn)企業(yè)總部對各項目部的監(jiān)督管理，這也是提高檔案管理質(zhì)量的有效途徑。