企業(yè)成功經(jīng)驗(yàn)：“可的”信息化變革

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一、引言

信息時(shí)代是人類社會(huì)發(fā)展歷史上又一個(gè)關(guān)鍵時(shí)期，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展出現(xiàn)全球化和市場(chǎng)化，經(jīng)濟(jì)發(fā)展，科技進(jìn)步和信息革命給企業(yè)的發(fā)展帶來了全方位的挑戰(zhàn)，使企業(yè)面臨不同的命運(yùn)，世界經(jīng)濟(jì)也在發(fā)生巨大而深刻的變化，使我們更清醒地認(rèn)識(shí)到21世紀(jì)帶給我們的將是更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)使商品化進(jìn)程加快，價(jià)格下降加快，產(chǎn)品的生命周期越來越短，利潤(rùn)變的越來越薄。如果不尋求先進(jìn)的管理模式和不斷創(chuàng)新，企業(yè)就要在競(jìng)爭(zhēng)中消亡。

信息化正在改變一切，在改變生產(chǎn)方式、管理方式和生活方式，要在高度競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境中求生存和發(fā)展，首先應(yīng)加快企業(yè)的信息化進(jìn)程。

本文通過對(duì)“可的”信息化建設(shè)的實(shí)例分析，使我們看到了信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)管理、經(jīng)營(yíng)模式的變革，對(duì)人員素質(zhì)的提高以及它所帶來的經(jīng)濟(jì)效益。相信本案例的剖析，對(duì)每個(gè)從事連鎖業(yè)的經(jīng)營(yíng)者都將是一個(gè)借鑒。

二、“可的”的過去——傳統(tǒng)管理的狀況與困惑
　
2．1 確立業(yè)態(tài)，開始連鎖經(jīng)營(yíng)
　
上?？傻谋憷暧邢薰竟镜那吧硎巧虾？傻氖称饭荆辛松虾ＥＤ坦鞠聦俑鞑块T和工廠的“三產(chǎn)”。創(chuàng)業(yè)時(shí)僅具備連鎖經(jīng)營(yíng)的外型，有數(shù)十家分散的門店網(wǎng)點(diǎn)，有從事餐飲的，有經(jīng)營(yíng)咖啡廳的，有的是蛋糕房。96年作出了從事便利店業(yè)態(tài)的戰(zhàn)略決策，走上了便利店的連鎖經(jīng)營(yíng)道路。

2．2當(dāng)初的經(jīng)營(yíng)管理和所謂的信息系統(tǒng)的使用狀況

先摘引98年初的兩則通知：

“目前網(wǎng)點(diǎn)增多，電腦部每天平均要為65家門店打單，因此，任務(wù)繁忙。倉(cāng)庫(kù)規(guī)定每天中午12點(diǎn)以前，門店的要貨單必須送到倉(cāng)庫(kù)，而有的門店傳真總是太晚，甚至超過12點(diǎn)還未傳真，有的門店都集中在10：30至11：30傳真，因此很多傳真都傳不進(jìn)來。希望門店傳真盡量提前。這樣我們電腦部就能按時(shí)打單。”

“鑒于目前網(wǎng)點(diǎn)增多，直供商品及供應(yīng)商也較多，因此電腦部在結(jié)報(bào)過程中相當(dāng)繁忙，為了在結(jié)報(bào)過程中少走彎路，少出錯(cuò)，特對(duì)門店月底結(jié)報(bào)提出以下的要求：

1．直供商品的結(jié)算期是上月18日至本月17日，為一個(gè)周期。

2．門店在21日左右將各種直供商品分類結(jié)算好（進(jìn)價(jià)與零價(jià)），最好與供應(yīng)商核對(duì)一下。

3．門店在21日至23日之間將直供冷飲品種按不同供應(yīng)商分類匯總，然后將零價(jià)報(bào)到電腦部。

希望各門店，根據(jù)以上要求，做好結(jié)報(bào)前的準(zhǔn)備工作，以使我們的電腦部能在最短時(shí)間里完成我們可的眾多門店的結(jié)報(bào)工作。這兩則通知是剛從事連鎖經(jīng)營(yíng)時(shí)的縮影，從中可以想象當(dāng)時(shí)的局面。

當(dāng)初便利經(jīng)營(yíng)的商品從物流的角度可分為兩大類：直供和總部配送供應(yīng)。門店店長(zhǎng)根據(jù)總部提供的書面商品目錄，分別向總部和供應(yīng)商叫貨。商品目錄大致是3個(gè)月更新一次，期間引進(jìn)的新品和淘汰的舊品以及價(jià)格的變動(dòng)靠書面通知補(bǔ)充，由督導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)。一段時(shí)間下來，門店的商品目錄已經(jīng)面目全非，破損的破損，丟失的丟失，而這本商品目錄正是門店叫貨的唯一依據(jù)。門店長(zhǎng)每天邊巡視商品在貨架和內(nèi)倉(cāng)的庫(kù)存，邊決定叫貨商品數(shù)量，并記錄在叫貨單上，這種手工作業(yè)的過程，全靠店長(zhǎng)的直觀判斷，因此總部將門店商品的上架率作為重要的考核指標(biāo)，抽查商品的上架率在80%左右。認(rèn)真的店長(zhǎng)完成一次叫貨大致需要3到4個(gè)小時(shí)，同時(shí)總部規(guī)定中午12：00點(diǎn)前叫貨單必須傳真到總部，總部因電話線路和打單的需要將門店分成5組，在9：00---12：00間每組給半小時(shí)的傳真時(shí)間。店長(zhǎng)即使7：30上班，要么匆忙叫貨，要么提前一天叫貨，要么為完成叫貨而推遲傳真。

總部收到門店叫貨單傳真后，將傳真數(shù)據(jù)輸入電腦系統(tǒng)，根據(jù)電腦庫(kù)存生成對(duì)門店配貨的配送單，還要靠手工對(duì)帳本作業(yè)。當(dāng)時(shí)門店每次叫貨的品種僅約為60多種，但倉(cāng)庫(kù)還是無法全部滿足，倉(cāng)庫(kù)商品斷貨門店也無法知道，繼續(xù)叫貨，若還沒有響應(yīng)，門店就會(huì)停止叫貨；而商品到貨時(shí)，門店也無法知道，也不會(huì)重新叫貨，除非另有通知，而制度性的通知只能做到1周1次。對(duì)好銷的商品門店為防止斷貨，會(huì)加大叫貨量，而對(duì)銷路一般的商品，門店很容易忘記叫貨，一但叫貨，叫貨量又會(huì)偏大?？偛砍酥贫ㄩT店盤點(diǎn)庫(kù)存的金額指標(biāo)外，沒有其他控制手段，而盤點(diǎn)的結(jié)果已是既成事實(shí)，因此門店的庫(kù)存總是偏高。由于門店的傳真叫單是手寫的，很難保證格式統(tǒng)一，經(jīng)常發(fā)生代碼、名稱、數(shù)量的錯(cuò)誤，同時(shí)人工打單也增加了出錯(cuò)的機(jī)會(huì)。

當(dāng)初門店配備的是2代pos機(jī)，銷售時(shí)收銀員按商品上所打價(jià)簽的金額輸入，pos機(jī)只能完成銷售金額的匯總?？偛棵刻焐衔缬蓪Ｈ送ㄟ^電話接收門店前一日的銷售金額，形成銷售日?qǐng)?bào)，總部無法知道門店的銷售結(jié)構(gòu)。總部在管理商品時(shí)，只能利用配送商品金額和商品結(jié)構(gòu)來管理商品，因?yàn)閭}(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)可以提供配送金額的單品數(shù)據(jù)。但是由于叫貨是手工作業(yè)，配送金額是無法準(zhǔn)確反映銷售的。

總部規(guī)定門店建立臺(tái)帳，門店每天將當(dāng)天的配貨單據(jù)記錄登帳，部分供應(yīng)商還直接向門店開發(fā)票。在結(jié)報(bào)日的前一天，門店店長(zhǎng)一般要花兩天匯總商品的進(jìn)貨數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)和盤點(diǎn)結(jié)果，然后填寫規(guī)定的格式結(jié)報(bào)表，結(jié)報(bào)時(shí)全部門店長(zhǎng)會(huì)集總部，核對(duì)數(shù)據(jù)，同時(shí)補(bǔ)填變價(jià)金額，最終完成結(jié)報(bào)。因?yàn)閿?shù)據(jù)控制在門店手上，難免會(huì)有個(gè)別店長(zhǎng)舞弊，而發(fā)現(xiàn)和核查舞弊的難度很大。

總部保證門店按總部要求叫貨，每月檢查門店的上架率。對(duì)門店的管理以現(xiàn)場(chǎng)管理為主。門店?duì)恐偛孔?、?jīng)營(yíng)管理跟著“良心”走、商品結(jié)構(gòu)跟著感覺走、這就是當(dāng)初傳統(tǒng)管理的狀況與困惑。

三、嘗試管理信息化

傳統(tǒng)的管理和困惑已經(jīng)抑制了連鎖經(jīng)營(yíng)的發(fā)展，在痛苦中我們尋求和嘗試信息管理，從而走上了一條現(xiàn)代管理的道路。

3．1系統(tǒng)需求

系統(tǒng)設(shè)計(jì)的總出發(fā)點(diǎn)：分析傳統(tǒng)管理的問題與困惑，研究連鎖業(yè)態(tài)7個(gè)統(tǒng)一的特點(diǎn)，結(jié)合我國(guó)零售業(yè)傳統(tǒng)管理理念、運(yùn)作方式的慣性、以及應(yīng)用計(jì)算機(jī)人員素質(zhì)、外部環(huán)境等的特點(diǎn)。

綜合以上的分析，對(duì)系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)、信息處理、系統(tǒng)分析和要求等歸納考慮如下：“可的”便利連鎖企業(yè)，進(jìn)、銷、調(diào)、存全過程的自動(dòng)化管理，包括商品銷售管理、供應(yīng)商結(jié)算管理、商品自動(dòng)配送管理、自動(dòng)補(bǔ)貨訂單管理，商品倉(cāng)庫(kù)管理、與外部企業(yè)信息交換，各類儲(chǔ)值卡優(yōu)惠卡、服務(wù)類信息處理、消費(fèi)者預(yù)訂牛奶卡的銷售和管理、第三方商品和服務(wù)在系統(tǒng)中的實(shí)現(xiàn)。下達(dá)門店銷售計(jì)劃和自動(dòng)調(diào)整計(jì)劃需求。個(gè)性化服務(wù)需求、加盟店控制需求、支持多門店同一時(shí)間盤點(diǎn)功能，外地子系統(tǒng)與總部系統(tǒng)的分布式處理功能、銷售信息自動(dòng)收集和處理功能、分析統(tǒng)計(jì)決策功能等。

3．2網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)考慮企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)和企業(yè)外部信息網(wǎng)絡(luò)分離的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

1.“可的”內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的連接方式和工作內(nèi)容：

1.企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)，完成企業(yè)管理、控制和零售等所有業(yè)務(wù)的開展

2.遠(yuǎn)程通訊根據(jù)條件采用PSTN、ISDN或DDN

3.所有門店銷售信息和商品定價(jià)等策略信息由總部完成信息自動(dòng)交換

4.配送中心自動(dòng)分析各個(gè)門店的營(yíng)業(yè)情況，每晚自動(dòng)產(chǎn)生配送單，交配送中心配送

5. 配送中心自動(dòng)產(chǎn)生補(bǔ)貨通知單，通知供應(yīng)商供貨

6.總部結(jié)算中心、根據(jù)供應(yīng)商和商品對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)度，產(chǎn)生自動(dòng)分析報(bào)表決定付款和付款周期

7.有關(guān)信息與外部網(wǎng)絡(luò)的銜接

2. “可的”外部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的連接方式和工作內(nèi)容：

1.通過Internet建立一個(gè)“可的”企業(yè)的外部網(wǎng)絡(luò)，用于彌補(bǔ)由于服務(wù)項(xiàng)目不斷增加內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的局限外，Webside 是一個(gè)“橋”，用于溝通企業(yè)內(nèi)外部以及社會(huì)各界，建設(shè)一個(gè)公共通道，尋求與企業(yè)廣泛合作共同發(fā)展的機(jī)會(huì)

2.供應(yīng)商通過這個(gè)橋，建立與“可的”的商品供應(yīng)關(guān)系，并獲取訂單和執(zhí)行送貨

3.企業(yè)通過這個(gè)“橋”，發(fā)布對(duì)供應(yīng)商的付款通知；通告供應(yīng)商的送貨和服務(wù)響應(yīng)質(zhì)量、處罰意見；確定定貨量和周期

4.企業(yè)通過這個(gè)橋，下達(dá)企業(yè)的精神、文件和各類通告；員工通過這個(gè)“橋”與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通、提出建議和反映問題

5.門店通過這個(gè)“橋”，申請(qǐng)企業(yè)自動(dòng)配送不能滿足的個(gè)性化商品的補(bǔ)貨

6.門店通過這個(gè)“橋”，形成，建立和增加門店向社會(huì)各界的服務(wù)項(xiàng)目

7.企業(yè)通過這個(gè)“橋”，宣傳公司的經(jīng)營(yíng)理念、服務(wù)項(xiàng)目和有關(guān)企業(yè)廣告

8.企業(yè)通過這個(gè)“橋”，直接聽取政府、上級(jí)公司和公社會(huì)各界的聲音并接受規(guī)范運(yùn)作的監(jiān)督

9.通過這個(gè)“橋”，提供了企業(yè)發(fā)展和運(yùn)作的廣闊想象和實(shí)現(xiàn)空間

3．3系統(tǒng)推進(jìn)方法
　
優(yōu)秀的系統(tǒng)設(shè)計(jì)固然重要，更重要的是在于如何推進(jìn)系統(tǒng)的應(yīng)用，使系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)能夠充分得以體現(xiàn)，然而系統(tǒng)應(yīng)用的推進(jìn)是最困難的，又是最關(guān)鍵的過程。

系統(tǒng)應(yīng)用的推進(jìn)大體分為以下幾個(gè)方面的同步進(jìn)行過程：

1.企業(yè)現(xiàn)狀分析，設(shè)計(jì)適合本企業(yè)現(xiàn)在與未來的運(yùn)行管理模式（確定創(chuàng)新點(diǎn)），制定推進(jìn)時(shí)間和進(jìn)度。

2.相應(yīng)專業(yè)人才的引進(jìn)，借助外力，帶動(dòng)全體人員的重新學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、認(rèn)識(shí)和熟練掌握。

3.管理和工作流程重組、人員重組（包括“換腦袋或換人”的淘汰過程）

4.計(jì)算機(jī)公司輔以管理、咨詢、培訓(xùn)和拖動(dòng)企業(yè)進(jìn)步的過程。

5. 計(jì)算機(jī)公司與企業(yè)管理者不斷熟悉計(jì)算機(jī)管理的內(nèi)涵、不斷提出創(chuàng)新的管理和服務(wù)內(nèi)容、重新認(rèn)識(shí)、重新調(diào)整和不斷提高的過程，形成共同促進(jìn)和相互提升的互動(dòng)過程，這個(gè)過程將伴隨整個(gè)企業(yè)發(fā)展的生命周期。在這個(gè)過程中企業(yè)的總經(jīng)理和計(jì)算機(jī)的總設(shè)計(jì)師所起的作用將是唯一關(guān)鍵因素。

四、“可的”信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與發(fā)展空間

4．1“四自動(dòng)”業(yè)務(wù)

可的從自動(dòng)配貨，自動(dòng)補(bǔ)貨，自動(dòng)結(jié)報(bào)，自動(dòng)付款這四大功能（商業(yè)業(yè)務(wù)自動(dòng)化的核心）開始認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)和掌握HDPOS系統(tǒng)。

4．1．1自動(dòng)配貨

每日凌晨0：00后，信息中心通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)回收門店P(guān)OS機(jī)的銷售數(shù)據(jù)。系統(tǒng)根據(jù)下列公式計(jì)算出門店當(dāng)時(shí)的庫(kù)存（帳面庫(kù)存）。

帳面庫(kù)存=期初庫(kù)存+門店配貨數(shù)—門店銷售數(shù)+門店調(diào)撥數(shù)。

然后進(jìn)行自動(dòng)配貨。系統(tǒng)提供了兩種自動(dòng)配貨方法。一種是銷售法，當(dāng)門店帳面庫(kù)存低于設(shè)定的最低庫(kù)存數(shù)量時(shí)，按門店過去若干天的銷售數(shù)量配貨；另一種方法是上下限法，當(dāng)門店帳面庫(kù)存低于設(shè)置的最低庫(kù)存（下限）時(shí)，接一固定數(shù)量為門店配貨，這個(gè)參數(shù)為上限。完成自動(dòng)配貨后，系統(tǒng)打印配貨單，交倉(cāng)庫(kù)配 貨發(fā)貨。貨物到達(dá)門店后，門店根據(jù)隨車的配貨單驗(yàn)貨收貨。

到2001年3月底，可的共有門店320余家，全部門店都通過自動(dòng)配貨系統(tǒng)配貨?？傻纳虾５拈T店全部是天天配貨，部分門店隔天送貨。8：30左右完成全部門店的配貨。

用自動(dòng)配貨系統(tǒng)，使配貨由門店叫貨變?yōu)榭偛拷y(tǒng)一配貨，目前自動(dòng)配貨系統(tǒng)的例行操作由信息中心夜班的兩名工作人員完成，白班銷售管理部一名工作人員負(fù)責(zé)管理自動(dòng)配貨系統(tǒng)，研究和設(shè)置自動(dòng)配送的規(guī)則。運(yùn)用自動(dòng)配貨系統(tǒng)前，單店的平均庫(kù)存為12萬元左右，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)配送后單店的平均庫(kù)存僅在10萬元以下，深入研究自動(dòng)配貨規(guī)則，系統(tǒng)門店的庫(kù)存仍有下降的空間。

4．1．2自動(dòng)補(bǔ)貨
　
經(jīng)物流倉(cāng)庫(kù)的配送商品基本是統(tǒng)配商品，可的便利采用自動(dòng)補(bǔ)貨系統(tǒng)為倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)貨，其原理與自動(dòng)配貨相似。系統(tǒng)可依固定周期或倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存，按自動(dòng)配貨的方法（配送數(shù)量或上下限）自動(dòng)生成訂貨單。供應(yīng)商嚴(yán)格按訂貨單內(nèi)容送貨，并附正式發(fā)票。

4．1．3自動(dòng)結(jié)報(bào)

每月20日24：00所有門店統(tǒng)一盤點(diǎn)，盤點(diǎn)時(shí)門店將盤點(diǎn)數(shù)據(jù)輸入POS機(jī)，盤點(diǎn)結(jié)束，信息中心自動(dòng)回收門店盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，HDPOS系統(tǒng)根據(jù)帳面庫(kù)存和門店庫(kù)存計(jì)算出盈虧數(shù)量，總部營(yíng)運(yùn)部21日根據(jù)盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，抽取部分門店復(fù)核，檢查盤點(diǎn)質(zhì)量。

4．1．4自動(dòng)付款

按合同規(guī)定，系統(tǒng)中設(shè)置對(duì)供應(yīng)商的付款期。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)進(jìn)貨單的填單時(shí)間（印時(shí)間）自動(dòng)計(jì)算每張發(fā)票的付款期，在可的每月的付款日自動(dòng)生成付款單，財(cái)務(wù)和主管到總經(jīng)理復(fù)核后付款。對(duì)部分重點(diǎn)供應(yīng)商，可的實(shí)行自動(dòng)劃帳，在付款日按付款單金額直接劃款到供應(yīng)商帳上。

4．2 信息應(yīng)用的深化，引起組織機(jī)構(gòu)的變遷

信息系統(tǒng)從初期的應(yīng)用到熟習(xí)再到深化，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置也經(jīng)歷了幾個(gè)大的變化階段。

第一個(gè)階段：出現(xiàn)“數(shù)字鴻溝”

信息應(yīng)用的初期階段，僅是圍繞信息中心而展開，信息中心工作分兩部分，一部分是系統(tǒng)維護(hù)人員，負(fù)責(zé)硬件軟件的維護(hù)，另一部是系統(tǒng)操作人員，配合企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。

企業(yè)管理和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)由若干職能部門組成，其中商品部主要由六名工作人員組成，每人分管幾大類商品，負(fù)責(zé)自動(dòng)補(bǔ)貨、研究和設(shè)置自動(dòng)配貨規(guī)則、與供應(yīng)商談判、引進(jìn)新商品和淘汰老商品、開展市場(chǎng)促銷、復(fù)查門店對(duì)商品的投訴，總之是每個(gè)人對(duì)自己所負(fù)責(zé)的大類商品從開始管到結(jié)束。

由于商品部的工作人員缺乏對(duì)信息系統(tǒng)內(nèi)部運(yùn)作邏輯和原理的理解，而信息中心的工作人員缺乏對(duì)連鎖經(jīng)營(yíng)流程的整體理解，出現(xiàn)了企業(yè) “數(shù)字鴻溝”現(xiàn)象，業(yè)務(wù)人員聽不懂計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)作的邏輯語言，兩種人無法對(duì)話，開始相互埋怨，管理開始偏離規(guī)律。

第二個(gè)階段：調(diào)整組織架構(gòu)，以信息為中心，兩種人員相互滲透

信息中心抽調(diào)二名人員，商品部、倉(cāng)庫(kù)、運(yùn)輸協(xié)調(diào)部各抽調(diào)一名組成工作協(xié)調(diào)部，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)執(zhí)行自動(dòng)配貨系統(tǒng)向供應(yīng)商訂貨、負(fù)責(zé)管理自動(dòng)配貨系統(tǒng)、研究和設(shè)置自動(dòng)配貨規(guī)則、負(fù)責(zé)系統(tǒng)中的基本資料維護(hù)等。

要求業(yè)務(wù)部門全體人員學(xué)習(xí)信息系統(tǒng)的運(yùn)作原理，掌握在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上直接完成業(yè)務(wù)作業(yè)的操作，要求信息中心人員轉(zhuǎn)變?yōu)檫B鎖經(jīng)營(yíng)的業(yè)務(wù)管理人員。使得兩種人員通過計(jì)算機(jī)向兩頭相互滲透。信息系統(tǒng)的要求提高了企業(yè)人員的整體素質(zhì)。

銷售管理部實(shí)行專業(yè)細(xì)分，拿出了更細(xì)致的管理供應(yīng)商的方案。在系統(tǒng)中對(duì)每一供應(yīng)商設(shè)置了訂貨時(shí)間和到貨時(shí)間，每月考核各供應(yīng)商的訂單執(zhí)行情況，并向供應(yīng)商的管理層提供該報(bào)告，銷售管理部承擔(dān)了整個(gè)公司的物流管理，由原來的六個(gè)人負(fù)責(zé)定貨改為由一人專職定貨，這樣避免了原來多人定貨互不協(xié)調(diào)，造成缺貨和漲庫(kù)現(xiàn)象；也由原來2000萬的庫(kù)存周轉(zhuǎn)資金減少到600萬左右的庫(kù)存流動(dòng)資金；同時(shí)也節(jié)省了倉(cāng)庫(kù)的周轉(zhuǎn)面積，原來僅為100家門店配貨準(zhǔn)備的倉(cāng)庫(kù)場(chǎng)地，如今能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)320家門店的配貨。

第三個(gè)階段：財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、管理通過信息系統(tǒng)融為一體

抽調(diào)銷售管理、業(yè)務(wù)處理、財(cái)務(wù)和信息中心的人員成立結(jié)算中心。操作自動(dòng)結(jié)報(bào)和自動(dòng)付款系統(tǒng)。負(fù)責(zé)全公司對(duì)供應(yīng)商和門店的結(jié)算。結(jié)算中心也實(shí)現(xiàn)了HDPOS系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的平穩(wěn)結(jié)合。

全員參與信息管理的應(yīng)用，整體企業(yè)人員素質(zhì)的提高，存在于企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)鴻溝正一步一步地被消除，整個(gè)總部正在成為一個(gè)大的信息中心，應(yīng)驗(yàn)了國(guó)外連鎖企業(yè)總結(jié)的信息總部就是信息中心，信息中心就是總部的經(jīng)驗(yàn)。

3 信息系統(tǒng)介入決策和管理-----數(shù)字化管理

信息系統(tǒng)不僅是一個(gè)供業(yè)務(wù)人員操作高效率的業(yè)務(wù)平臺(tái)，而且是一個(gè)高效率的管理平臺(tái)。管理層可通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)連鎖企業(yè)的控制和管理。信息系統(tǒng)提供了現(xiàn)代管理的業(yè)務(wù)流程，進(jìn)而介入決策和管理，從簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)管理提升到規(guī)則管理。

4．3．1追蹤分析門店銷售業(yè)績(jī)

總部的管理人員從總經(jīng)理到各級(jí)主管，通過自動(dòng)信息查詢報(bào)表系統(tǒng)，都可以得到整個(gè)公司的各類數(shù)據(jù)、組合信息、包括門店經(jīng)營(yíng)銷售情況。

連鎖便利企業(yè)的銷售主要是依靠門店完成的，因而門店銷售是其中一個(gè)重要的關(guān)注點(diǎn)?？傻氖峭ㄟ^門店單品銷售日?qǐng)?bào)表來跟蹤門店的日銷售狀況，例如，有一天總經(jīng)理發(fā)現(xiàn)可的延二店銷售曲線稍有降低，電話詢問得知是門店裝修停業(yè)三小時(shí)。總經(jīng)理對(duì)信息的敏感度，帶動(dòng)了企業(yè)中層管理者和企業(yè)全員。

管理開始從只關(guān)心門店的日銷售額和月累計(jì)銷售額，逐漸地關(guān)心門店本期的日均銷售額，每日重要類別商品的銷售額，以及銷售的動(dòng)態(tài)趨勢(shì)，并從該趨勢(shì)中分析原因，發(fā)現(xiàn)門店所在地消費(fèi)群體的特點(diǎn)，并調(diào)整商品結(jié)構(gòu)。

與銀行連網(wǎng)后，銀行每日向可的提供前一天各門店的繳款金額，核對(duì)系統(tǒng)的理論繳款金額和銀行的實(shí)際繳款金額，及時(shí)掌握各個(gè)門店的繳款情況。

信息系統(tǒng)的應(yīng)用提高了整體員工的計(jì)算機(jī)操作水平、增進(jìn)業(yè)務(wù)技能的同時(shí)，也開始思考和研究如何利用系統(tǒng)中豐富的信息資源來發(fā)現(xiàn)管理問題和指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)。

可的成立專門的信息分析部門，任命首席信息官，組織進(jìn)行各類信息的挖掘和分析，并提供決策參考。他們分析了各門店自營(yíng)業(yè)以來的月日均銷售額，發(fā)現(xiàn)門店一般要經(jīng)歷導(dǎo)入期，成長(zhǎng)期，成熟期三個(gè)過程。通過信息尋找三個(gè)不同時(shí)期的規(guī)律，并確定把縮短成長(zhǎng)期作為重要的管理目標(biāo)，對(duì)不同階段的門店采用不同的管理和考核政策，在人員的配置上也有所區(qū)別。

在制定2001年計(jì)劃時(shí)，公司回顧了以前的銷售，用科學(xué)的方法預(yù)測(cè)了公司的2001年的銷售額，對(duì)不同性質(zhì)（發(fā)展階段，地域，商圈）的門店規(guī)劃了制定了2001年的銷售指標(biāo)，同時(shí)確定了2001年公司的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃以及每個(gè)人的工作指標(biāo)，用數(shù)據(jù)說話，避免了以前憑管理層的感覺下指標(biāo)的不確切的做法。

隨著門店數(shù)量的增加，企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，如果沒有信息的支持，主要經(jīng)營(yíng)者已不可能了解每個(gè)細(xì)節(jié)、每個(gè)部門和具體的工作人員。2001年4月開始，可的提出了增加計(jì)劃模塊的需求，在門店銷售日?qǐng)?bào)表中反映每日各門店完成當(dāng)月和本年計(jì)劃的情況，督促他們的工作熱情和通過分析信息，尋找完成計(jì)劃的方法。每天反映計(jì)劃的完成情況，對(duì)總經(jīng)理，對(duì)部門經(jīng)理，對(duì)督導(dǎo)，對(duì)門店店長(zhǎng)都是一種促進(jìn)。

4．3．2從信息尋找和發(fā)現(xiàn)便利店的經(jīng)營(yíng)規(guī)律
　
可的便利經(jīng)營(yíng)的商品在3000余種，如何選擇這3000種商品或服務(wù)，3000種商品中那些商品又代表便利店發(fā)展的方向。這是關(guān)系到可的經(jīng)營(yíng)方向的大問題。通過數(shù)據(jù)分析和經(jīng)營(yíng)實(shí)踐可的提出了“便利性商品”的概念，便利性商品是指適合便利店經(jīng)營(yíng)，銷售份額大或銷售前景良好的商品，正是這些商品和便利店的服務(wù)，使便利店區(qū)別于其他業(yè)態(tài)。而不是“小超市” （即超市的縮小版）的概念。

從信息發(fā)現(xiàn)，便利門店中，功能臺(tái)的銷售份額相當(dāng)大，便提出了用足功能臺(tái)，調(diào)整貨架和商品陳列、增加便利商品的思路。

假日經(jīng)濟(jì)對(duì)商業(yè)是機(jī)會(huì)，對(duì)便利業(yè)態(tài)的效果又如何呢。通過信息決策的結(jié)果，對(duì)比往常的節(jié)假日銷售數(shù)據(jù)分析，對(duì)一個(gè)7天的節(jié)日，節(jié)前一天，節(jié)日第一天，節(jié)日第二天銷售金額有顯著的增長(zhǎng)。比較節(jié)假日的商品與平時(shí)的消費(fèi)結(jié)構(gòu)，發(fā)現(xiàn)增長(zhǎng)的只是幾個(gè)大類的銷售，而有的大類還有明顯的下降。以往怕漏掉銷售額，在準(zhǔn)備節(jié)假日商品和數(shù)量時(shí)，習(xí)慣于多多益善，其效果適得其反。使用HDPOS系統(tǒng)后，對(duì)節(jié)假日放量商品的效果進(jìn)行了評(píng)估，發(fā)現(xiàn)有些商品的效果并不好，放量的商品還有重復(fù)的（即這些商品在節(jié)假日的銷售中有替代性）。

可的在實(shí)行自動(dòng)配貨的過程中，還發(fā)明了“門店版本”方法，按門店的類型事先作好配貨參數(shù)的模板，當(dāng)開新門店時(shí)進(jìn)行模板復(fù)制。

4．3．3嚴(yán)格按數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理

使用系統(tǒng)后，業(yè)務(wù)結(jié)果數(shù)字化了。決策層的“以業(yè)績(jī)論英雄“的管理理念可以得到充分的貫徹。

對(duì)可的經(jīng)營(yíng)的商品按周期進(jìn)行排名，可以對(duì)全部商品排名，可以進(jìn)行80-20分析，可以知道商品的角色；也可以按大類（或中類）排名，這可以用來淘汰商品引進(jìn)新商品，在品牌集中的基礎(chǔ)上嚴(yán)格按商品排名順序淘汰商品。99年末可的更換商品的編碼，按新的體系對(duì)商品編碼，而海鼎系統(tǒng)的性能也保證了條碼的更換成功。

商品的編碼反映了對(duì)商品的新認(rèn)識(shí)，也是商品管理和數(shù)據(jù)分析的需要。充分利用信息反映出的商品經(jīng)營(yíng)成果，來考核銷售額、考核毛利率、考核大類商品銷售額、考核新品引進(jìn)率、考核商品的通道費(fèi)、考核品牌商品的銷售額。對(duì)銷售管理部考核商品的缺貨率，商品的打單率，商品的庫(kù)存和商品的周轉(zhuǎn)率。

數(shù)據(jù)分析人員發(fā)現(xiàn)通常的缺貨率都是從倉(cāng)庫(kù)的角度看，倉(cāng)庫(kù)商品斷檔就認(rèn)為是缺貨，實(shí)際上應(yīng)該從訂單的在途、庫(kù)存和所有門店庫(kù)存的具體情況綜合分析判斷，才比較科學(xué)。然而，這只有依賴信息系統(tǒng)才能夠得以實(shí)現(xiàn)。

4．4信息系統(tǒng)支持管理和經(jīng)營(yíng)范疇的延伸
　
4．4．1與供應(yīng)商連網(wǎng)
　
整個(gè)社會(huì)都在進(jìn)行信息化建設(shè)，信息系統(tǒng)已成為與供應(yīng)商尤其是大供應(yīng)商交易的基本工具和手段。

香煙是特殊商品，屬國(guó)家專賣，也是可的最重要的商品之一，銷售份額也最大?？傻牡南銦熡缮虾＝輳?qiáng)香草集團(tuán)供應(yīng)，按照要求，門店必須每日記錄香煙的銷售數(shù)量和進(jìn)貨數(shù)量（可檢查門店的銷售報(bào)表和實(shí)物，保證香煙專賣），并根據(jù)香煙報(bào)表上的銷售數(shù)據(jù)確定日后的香煙配送量，捷強(qiáng)決定于2000年下半年首先與可的連網(wǎng)，實(shí)行信息交換，并實(shí)現(xiàn)了可的與捷強(qiáng)之間的信息資源共享。

從企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，開始了向社會(huì)的延伸，實(shí)現(xiàn)了信息社會(huì)共享的第一步。

4．4．2 POS機(jī)的多功能
　
在可的，門店的POS機(jī)不只是記錄銷售數(shù)據(jù)的設(shè)備，還具有接收和處理其它信息的功能，為了節(jié)省投資和成本，可的在門店的POS機(jī)上實(shí)現(xiàn)了盤點(diǎn)功能，繼而實(shí)現(xiàn)了訂貨功能；同時(shí)，POS機(jī)上還增加了公告功能，接受信息中心下傳的信息，例如商品部向門店發(fā)布每周商品周報(bào)，以前商品周報(bào)印刷后通過督導(dǎo)發(fā)給門店；每月結(jié)報(bào)前用公告向門店公布門店配貨數(shù)方便門店對(duì)帳。以前打印這些數(shù)據(jù)要耗費(fèi)大量紙張和人力。

4．4．3 外部網(wǎng)的建設(shè)
　
可的于2000年底與海鼎公司合作建立了電子商務(wù)網(wǎng)站，開通了一個(gè)與供應(yīng)商之間的橋梁。從網(wǎng)站上，供應(yīng)商每天可直接下載訂貨數(shù)據(jù)而不需要象以前一樣接收可的傳真訂單。

可的將逐步開放內(nèi)部數(shù)據(jù)資源，向供應(yīng)商提供具有商業(yè)價(jià)值信息，從而，使企業(yè)的數(shù)據(jù)資源的價(jià)值得到體現(xiàn)。在可的系統(tǒng)中目前每日增加數(shù)據(jù)記錄于40萬條，其中，包涵的信息對(duì)供應(yīng)商是非常有價(jià)值的，以前供應(yīng)商為獲取類似的信息必須付出高昂的代價(jià)，而且數(shù)據(jù)的可信度和準(zhǔn)確度并不令他們滿意?，F(xiàn)在，可的以雙盈為目標(biāo)向供應(yīng)商提供高附加值的數(shù)據(jù)。

4．4．4 革新直配商品的管理
　
可的的直配商品（如冷飲、茶葉蛋等）約占可的總商品的三分之一，這部分商品是由門店叫貨的，店長(zhǎng)叫貨的水平參次不齊，以前是通過電話或傳真直接向供應(yīng)商叫貨，現(xiàn)在是通入POS機(jī)叫貨。雖然這樣，總部對(duì)直配商品的管理還是事后管理型的，無法向統(tǒng)配商品一樣，可以進(jìn)行如自動(dòng)配貨似的主動(dòng)性管理，曾研究過用自動(dòng)配貨的方式來管理直配商品，但是直配商品有保質(zhì)期很短的商品，現(xiàn)有的兩種配貨方法是不適合的。又嘗試直接預(yù)測(cè)門店直配商品的銷售量，但因門店直配商品銷售數(shù)量偏低，一般為個(gè)位數(shù)，預(yù)測(cè)值偏差大?，F(xiàn)在又提出一種新的方案，預(yù)報(bào)公司直配商品的銷售數(shù)量，因公司銷售數(shù)量較大而且門店較多，預(yù)測(cè)值可以比較準(zhǔn)確，以這個(gè)預(yù)測(cè)作為全公司向供應(yīng)商訂貨的數(shù)字，同時(shí)讓門店按現(xiàn)在直配方式操作，匯總后計(jì)算與預(yù)測(cè)的差額，用這個(gè)差額來微調(diào)每個(gè)門店的單品訂貨數(shù)量，使得門店的訂貨總數(shù)量與預(yù)測(cè)值相等。這樣就實(shí)現(xiàn)了對(duì)直配商品的主動(dòng)管理。

直配商品與統(tǒng)配商品都由公司統(tǒng)一管理后，整個(gè)公司是一個(gè)口子向外，門店不再同供應(yīng)商接觸，門店的銷售功能更清晰了，對(duì)供應(yīng)商講也更加方便，只需同總部，而無須同多家門店打交道。

五、 信息時(shí)代的變革
　
信息化改變了企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、管理模式、作業(yè)流程和經(jīng)營(yíng)方式；提高了企業(yè)整體人員的素質(zhì)；提升了企業(yè)的創(chuàng)新和競(jìng)爭(zhēng)力。

信息時(shí)代加快了人類社會(huì)變化的速度。速度改變了人的觀念，進(jìn)而改變了社會(huì)的觀念、改變了人們的思維方式，政治觀念以及意識(shí)形態(tài)，改變了整個(gè)社會(huì)的運(yùn)行規(guī)律。

來源：AMT