南昌OA與信息管理(邱均平 馬海群)

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摘要：基于對知識管理與信息管理之關(guān)系的幾種典型論述的分析，重點(diǎn)闡述兩者在范圍、內(nèi)涵、實(shí)施等方面的區(qū)別。指出知識管理是一種跨學(xué)科、綜合性的研究領(lǐng)域，它與信息管理之間并不存在簡單的包含或延伸關(guān)系；但知識管理對信息管理及其學(xué)科的發(fā)展，具有重要的啟示作用。

知識管理與信息管理

邱均平 馬海群

知識管理作為知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的依托和知識創(chuàng)新的手段，已成為企業(yè)和政府關(guān)注的焦點(diǎn)，也成為管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、信息管理學(xué)等學(xué)科研究的新課題。由于知識與信息的天然聯(lián)系，許多信息管理研究者已將知識管理視為本學(xué)科領(lǐng)域新生的重要研究對象，大有從信息管理過渡到知識管理，甚至以知識管理取代信息管理之勢。那么，知識管理與信息管理之間到底存在什么關(guān)系?知識管理能否作為信息管理的研究發(fā)展方向甚至是核心研究內(nèi)容呢？筆者在《論知識管理與信息管理》一文中，已進(jìn)行了一定程度的探討，本文擬作進(jìn)一步研究。

1 知識與信息關(guān)系的新認(rèn)識

要探討知識管理與信息管理的關(guān)系，不可避免地要首先把握準(zhǔn)知識與信息的關(guān)系。有關(guān)知識與信息關(guān)系的論著十分繁多，但其中有兩種典型的但卻相當(dāng)對立的觀點(diǎn)。一種觀點(diǎn)認(rèn)為，信息存在于自然界、人類社會(huì)、人類思維之中，而知識只存在于人類活動(dòng)范圍內(nèi)，因而信息包涵了知識。另—種觀點(diǎn)則認(rèn)為，信息是可編碼化的知識或顯性知識，而知識除了顯性的之外，還包含隱性知識，即存在于人的大腦之中的、不可編碼化的知識，因而知識包涵了信息。有人總結(jié)為“研究知識經(jīng)濟(jì)的將信息定義為知識的子集，研究信息經(jīng)濟(jì)的則相反，視知識為信息的子集。這兩種觀點(diǎn)各執(zhí)一端。爭執(zhí)不下；但我們認(rèn)為，這種爭論并未抓住知識與信息兩者的實(shí)質(zhì)，混淆了兩者的區(qū)別。從本質(zhì)上講，信息是物質(zhì)的屬性，是物質(zhì)存在方式的反映，這種物質(zhì)及其存在方式可以廣泛地包含人類活動(dòng)及其成果。而知識是人們對這種屬性或反映的認(rèn)識，是一種智力成果；因而，就信息與知識的關(guān)系而言，信息是知識的屬性和表現(xiàn)形式。有些知識可以通過編碼化轉(zhuǎn)化成客觀知識而脫離人腦，另外一些知識則存在于人的腦中，難以編碼化因而不能遺傳與繼承。但我們并不能因此而認(rèn)為：可編碼化的知識就是信息，不可編碼的主觀知識就不是信息。我們認(rèn)為，這兩種知識都具有信息的屬性，都可以借助于信息而表現(xiàn)出來，它們同自然及其它社會(huì)活動(dòng)信息一起共同構(gòu)成了信息的整體集合。因此，知識與信息具有內(nèi)在聯(lián)系與較強(qiáng)的互動(dòng)性，但兩者實(shí)質(zhì)上是內(nèi)在與形式的關(guān)系，是兩個(gè)不同類概念，不存在簡單的包含關(guān)系或交叉關(guān)系，但在一定條件下可以相互轉(zhuǎn)化。

2南昌OA系統(tǒng)與信息管理之關(guān)系的客觀審視

2．1 有關(guān)如識管理與信息管理之關(guān)系的幾種典型論述

許多研究者已就知識管理與信息管理的關(guān)系進(jìn)行了較深入探討，主要觀點(diǎn)如下：

知識管理是指一種……信息管理策略與理論，它標(biāo)志著人類的信息管理活動(dòng)進(jìn)入了一個(gè)新時(shí)期。知識管理在歷史上曾被視為信息管理的一個(gè)階段，近年來才從信息管理中孵化出來，成為一個(gè)新的管理領(lǐng)域；信息管理是知識管理的基礎(chǔ)，知識管理是信息管理的延伸和發(fā)展。這兩種觀點(diǎn)可稱之為階段說。

知識管理可理解為信息管理，涉及信息管理系統(tǒng)的構(gòu)架建設(shè)、人工智能、創(chuàng)新工程和群件等。這種觀點(diǎn)可理解為等同說。

與知識管理相比，信息管理只是其中的一部分，信息管理側(cè)重于對信息的收集、分析、整理與傳遞，而知識管理則是對包括信息在內(nèi)的所有資本進(jìn)行綜合決策，并實(shí)施管理。這種觀點(diǎn)可稱之為包含說。

而筆者認(rèn)為，知識管理與信息管理既有密切聯(lián)系，又有明顯區(qū)別，不能簡單地認(rèn)為知識管理是信息管理單方面的繼承與發(fā)展，但也不能將二者作為毫無聯(lián)系的對象來考察。

以下我們將作進(jìn)一步的分析和闡述。

2．2南昌OA系統(tǒng)與信息管理的本質(zhì)差異

信息管理發(fā)展至今，其關(guān)注的范圍一直局限于可編碼知識的外在信息的管理(盡管近年來專業(yè)人員開始關(guān)注知識內(nèi)容的表達(dá)與分析)，其分支學(xué)科圖書館學(xué)情報(bào)學(xué)等在知識的信息組織、檢索、傳播研究中作出了歷史性的貢獻(xiàn)。而知識管理則關(guān)注知識本質(zhì)內(nèi)容的表達(dá)、交流，尤其是有目的的應(yīng)用，它不但涉及可編碼知識的內(nèi)在內(nèi)容的管理，更重視人腦知識的挖掘、引導(dǎo)、共享并服務(wù)于組織的目標(biāo)。因而，知識管理與信息管理之間存在一定的聯(lián)系，但二者是兩類不同性質(zhì)的活動(dòng)，不存在簡單的包含或交叉關(guān)系，而是一種映射關(guān)系；二者最大的區(qū)別在于：信息管理目前主要是信息流的控制，知識管理則是知識應(yīng)用的管理，具體表現(xiàn)在以下5個(gè)方面：

1) 從涉及人類活動(dòng)的范圍來看，知識管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于信息管理。知識管理關(guān)注的是智力管理，其中必然包含隱性智力的管理與信息資源顯性智力的管理。從內(nèi)涵范圍來看，知識管理是一種激勵(lì)創(chuàng)新并實(shí)現(xiàn)市場價(jià)值的戰(zhàn)略思想。是一種通過集體智慧與知識共享來提高競爭力的過程，同時(shí)也是一種可以操作的技術(shù)手段；而信息管理主要是一種構(gòu)建智力庫的過程。此外，知識管理與廣義信息管理中都涉及人的管理，但其中人的含義是不同的。從管理思想的演進(jìn)進(jìn)程看，人類的管理活動(dòng)已從科學(xué)管理、產(chǎn)品管理、資本管理；人本管理發(fā)展到知識管理階段；人本管理中雖關(guān)注人的自我實(shí)現(xiàn)需求，但員工是被動(dòng)的管理對象之一，人在一定程度上被物化。信息管理中的人的管理因素，基本上采納的是人本管理的思想，它強(qiáng)調(diào)的是人的智力轉(zhuǎn)化與技術(shù)管理，偏重創(chuàng)造成果的管理。而知識管理中的人的管理因素，是一種新的人本管理思想，是人的智力資本的管理，它倡導(dǎo)人的主動(dòng)性，是人的智力開發(fā)與激勵(lì)的管理，是智力成果創(chuàng)造過程即創(chuàng)新的管理，智力開發(fā)、共享、應(yīng)用成為核心。

2) 從目標(biāo)與功能來看，知識管理主要不是吸收和占有多少知識，而是促進(jìn)組織機(jī)構(gòu)運(yùn)用已有知識進(jìn)行創(chuàng)新并創(chuàng)造新知識，解決經(jīng)營決策問題，因而其總體目際是知識運(yùn)用，具有較強(qiáng)的方向性和效用性。具體可分為兩個(gè)方面：一是智力共享，其中必然包含知識編碼化與信息化環(huán)節(jié)；二是智力作用于生產(chǎn)與市場環(huán)節(jié)，其中必然涉及知識資本的財(cái)產(chǎn)管理與商業(yè)化運(yùn)作，因而必須改造組織的經(jīng)營體系、文化觀念體系。知識管理雖然包含編碼化知識的管理，但更多的是側(cè)重于人腦智力知識的管理，包括發(fā)掘、激勵(lì)、共享活動(dòng)的管理，它以人為核心，以經(jīng)營效率為導(dǎo)向。相比之下，編碼化知識的管理則以技術(shù)手段為主，人的個(gè)性因素已大為減少；而人腦智力的管理則以制度、權(quán)益分配、心理手段為主，人的個(gè)性與動(dòng)機(jī)在很大程度上制約著知識管理的效率。當(dāng)然，在探討知識管理的新方式時(shí)，必須避免以“經(jīng)驗(yàn)”管理“人腦中的經(jīng)驗(yàn)”，否則會(huì)退到經(jīng)驗(yàn)管理的老路上去。盡管與知識管理相比，信息管理已有較長的發(fā)展歷程，但至今也還是一個(gè)相當(dāng)模糊的概念，既包括信息本身及相關(guān)因素的管理，又試圖涉及到信息所表現(xiàn)的知識內(nèi)容的管理。但其基本目標(biāo)是用一定的技術(shù)手段和編碼形式客觀記錄與描述人們對客觀事物的認(rèn)識，實(shí)現(xiàn)信息合理配置，以便在需要時(shí)發(fā)揮作用，滿足人類的信息需求。由于信息管理無明確的服務(wù)方向性和外在目標(biāo)性，僅具有潛在價(jià)值，因而可以認(rèn)為信息管理的目標(biāo)主要是形成有潛在價(jià)值與功能的智力庫。

3) 從實(shí)施過程和條件來看，20世紀(jì)90年代的信息資源管理是沿著集成信息技術(shù)——信息高速公路——因特網(wǎng)的軌跡發(fā)展的，它不可避免地帶有濃厚的技術(shù)色彩，因而信息管理主要是一種技術(shù)問題，它以管理理論、信息技術(shù)為支撐。而知識管理要復(fù)雜得多，涉及價(jià)值觀問題、權(quán)益平衡問題、契約問題等，因而不僅需要管理理論、信息技術(shù)為支撐，還需要價(jià)值理論、倫理理論、產(chǎn)權(quán)理論、交流理論、學(xué)習(xí)理論等來共同構(gòu)建。

4) 從業(yè)務(wù)來看，信息管理主要是信息的組織、控制與利用過程，是根據(jù)規(guī)范和指令對信息加以處理。相對來說，信息管理的收集、加工、檢索和傳播等組織與控制技術(shù)已較為成熟，而其利用環(huán)節(jié)尚未充分開發(fā)與實(shí)施。知識管理業(yè)務(wù)則涉及發(fā)現(xiàn)知識、交流知識與信息、應(yīng)用知識(既包含顯性知識，又包含隱性知識)，其中包括信息管理邊程、激勵(lì)過程、契約構(gòu)造過程、權(quán)利維護(hù)過程等；知識管理的具體實(shí)施方式、知識管理系統(tǒng)的構(gòu)建等，將成為知識管理研究的重點(diǎn)，而隱性知識的發(fā)現(xiàn)與發(fā)掘技術(shù)、知識資本權(quán)益的分配與平衡機(jī)制、知識管理的各種法制建設(shè)等，將成為知識管理研究的難點(diǎn)。另外，如果說CIO的工作重點(diǎn)是技術(shù)與信息的開發(fā)利用，那么CKO的工作重點(diǎn)則是推動(dòng)創(chuàng)新和培育集體創(chuàng)造力，因而與CIO相比，CKO更具有綜合性與復(fù)雜性，試圖把CIO簡單地演變成CKO，顯然是不恰當(dāng)?shù)摹?BR style="mso-special-character: line-break">

5) 從淵源關(guān)系上看，知識管理是否產(chǎn)生于信息管理?20世紀(jì)80年代中期，美國學(xué)者D?A?Marchand提出信息管理4個(gè)階段劃分說，其中第4階段即是知識管理時(shí)期。因此，有人推論：知識管理在歷史上曾被視為信息管理的一個(gè)新階段，信息管理是知識管理的基礎(chǔ)，知識管理是信息管理的延伸和發(fā)展，它似乎已經(jīng)成為大多數(shù)人的較為一致的共識；在此基礎(chǔ)上，我們也似乎可以得出一個(gè)結(jié)論：知識管理產(chǎn)生于信息管理。但這種推論實(shí)際上僅為一家之說，不符合邏輯性，因而上述結(jié)論是難以令人信服的。我們認(rèn)為，知識管理產(chǎn)生于知識經(jīng)濟(jì)大環(huán)境，是新經(jīng)濟(jì)增長理論在管理領(lǐng)域的對應(yīng)產(chǎn)物，因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的經(jīng)濟(jì)增長理論中，知識或技術(shù)進(jìn)步是外生于經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)的。而以羅默為代表的新經(jīng)濟(jì)增長理論，力圖把增長理論建立在技術(shù)進(jìn)步或知識內(nèi)生的基礎(chǔ)之上，在他看來，知識增長是經(jīng)濟(jì)長期增長的關(guān)鍵；思想(知識)是最重要的經(jīng)濟(jì)物品，要比一般經(jīng)濟(jì)物品重要得多。知識管理的出現(xiàn)與信息向知識的轉(zhuǎn)變趨熱有關(guān)，新財(cái)富越來越源于知識，企業(yè)所要管理的主要是無形資產(chǎn)而不僅僅是信息。

有關(guān)知識管理與信息管理的聯(lián)系，筆者已在《論知識管理與信息管理》一文中作了較全面的闡述。此處不再展開。值得一提的是，美國波土頓大學(xué)商學(xué)院信息管理教授托馬斯?H．達(dá)文波特和瑞士國際管理發(fā)展研究院信息管理教授唐納德．A?馬錢德都指出，在許多知識管理項(xiàng)目中，信息管理占有很大比例；畢竟，人們需要了解有關(guān)知識寓于何種信息，而且，為了共享知識，他們需要將其轉(zhuǎn)化成短暫的信息形式。因而就管理實(shí)踐而言，知識管理與信息管理往往是交織一體的。

3南昌OA系統(tǒng)對信息管理及相關(guān)學(xué)科發(fā)展的啟示作用

從以上分析可以發(fā)現(xiàn)，知識管理作為一種新型管理策略已引起企業(yè)家、管理學(xué)者、經(jīng)濟(jì)分析人員、信息管理者等諸多方面人員的高度重視，并對之進(jìn)行了較深入考察與應(yīng)用分析，因而知識管理是一個(gè)跨學(xué)科的綜合性研究領(lǐng)域，它與信息管理之間并不存在簡單的包含或延伸關(guān)系；知識管理是商業(yè)競爭環(huán)境日益激烈化、知識經(jīng)濟(jì)增長步伐日益加速化的產(chǎn)物，從這個(gè)意義上講，從信息管理到知識管理是一種社會(huì)的進(jìn)步、管理思想的升華。但我們并不能因此抹殺信息管理與知識管理之間的聯(lián)系，更應(yīng)當(dāng)看到知識管理對信息管理及其所屬學(xué)科的促進(jìn)改革與啟示作用。

3．1 改造信息管理

從知識管理的發(fā)展與功能看，信息管理的改造思路可以包括：①加強(qiáng)信息利用的開發(fā)研究；②加強(qiáng)知識與信息相互轉(zhuǎn)化的研究；③推進(jìn)信息管理學(xué)研究從微觀走向宏觀，一定程度地開展知識管理研究，重建信息結(jié)構(gòu)，從中發(fā)現(xiàn)知識并加以有效利用。

3．2 重新定位情報(bào)學(xué)的核心研究內(nèi)容

情報(bào)學(xué)是信息管理學(xué)科群的重要分支，我們既然承認(rèn)“情報(bào)是激活了的活化的知識”，那么知識的“激活”、“活化”當(dāng)屬情報(bào)學(xué)問題，因而情報(bào)學(xué)應(yīng)當(dāng)將研究競爭情報(bào)、知識的有效管理與利用等問題作為本學(xué)科的信心研究內(nèi)容，知識化應(yīng)當(dāng)成為情報(bào)學(xué)研究發(fā)展的主要方向之一。競爭情報(bào)是一種動(dòng)態(tài)、目的性情報(bào)，競爭情報(bào)研究是近年來情報(bào)學(xué)發(fā)展中的一個(gè)具有突破性、創(chuàng)新性的新領(lǐng)域，盡管競爭情報(bào)研究與知識管理的概念不同，理論根基、產(chǎn)生背景、作用范圍等也有差異，但其目標(biāo)是一致的，即通過知識激活與運(yùn)用來建立或維護(hù)競爭優(yōu)勢。因而可以認(rèn)為，競爭情報(bào)研究是知識管理思想在企業(yè)競爭活動(dòng)中的一種應(yīng)用，競爭情報(bào)研究中的Benchmarking等技術(shù)，將成為知識管理技術(shù)的重要組成部分，競爭情報(bào)系統(tǒng)是知識管理系統(tǒng)的有力支持。

3．3 加強(qiáng)圖書館學(xué)的知識組織理論研究

早在20世紀(jì)90年代初。我國就有學(xué)者提出，圖書館內(nèi)部活動(dòng)的實(shí)質(zhì)是知識組織，圖書館知識組織通過“知識標(biāo)記”體系(分類表、主題詞表等)實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)知識單元處理中的存取隨機(jī)性和存儲組織功能，為用戶提供一個(gè)有序化的知識體系。國外有關(guān)學(xué)者對未來圖書館組織的種種設(shè)想，如布魯克斯的“知識地圖”思想、美國道金斯的“思想基因”理論等，則更令人矚目。盡管圖書館知識組織理論目前尚偏重于從語法功能上揭示文獻(xiàn)知識單元，而且其知識組織結(jié)構(gòu)難以同人類知識體系結(jié)構(gòu)，尤其是大腦知識記憶結(jié)構(gòu)確切吻合；但這種理論研究的成果、特別是其實(shí)際應(yīng)用框架，無疑閃爍著知識管理的思想，而且對我們今天研究知識管理中的知識組織問題，有較大的借鑒價(jià)值。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，知識組織方式呈現(xiàn)出多樣性，已不再局限于知識的系統(tǒng)分類，超文本、專家系統(tǒng)等將改變我們思考和認(rèn)識問題的方式，因而圖書館知識組織理論應(yīng)向智能化方向發(fā)展。