從電子郵件碎片中尋找信息

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作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序中的骨灰級(jí)程序，電子郵件軟件正隨著時(shí)間的推進(jìn)而不斷發(fā)展。微軟公司（Microsoft，下稱微軟）和國際商業(yè)機(jī)器公司（IBM）隨后新開發(fā)的系統(tǒng)將幫助員工處理他們收發(fā)的零散郵件，同時(shí)也向IT管理員提供了新型工具軟件來管理好電子郵件，以適應(yīng)合規(guī)和守法的時(shí)代要求。

微軟計(jì)劃在即將推出的Exchange Server 2007軟件中加入3個(gè)方面的改進(jìn)：制定保護(hù)用戶免受病毒和垃圾郵件侵?jǐn)_的本地策略和保護(hù)措施；在收件箱內(nèi)可以直接訪問電子郵件、語音郵件、會(huì)議議程以及聯(lián)系人；當(dāng)然，也可以在收件箱內(nèi)進(jìn)行Web訪問。該軟件的第二個(gè)測試版最近已經(jīng)發(fā)布。

殺毒和反垃圾郵件防衛(wèi)功能將與Exchange Server 2007軟件捆綁在一起。升級(jí)后，該軟件還可讓系統(tǒng)管理員根據(jù)工作人員的工作類別和其他屬性來設(shè)定電子郵件保存策略：比如郵件要在文件夾中保存多久。郵件到期將自動(dòng)歸檔，從而使收件箱能容納更多郵件。

“我發(fā)現(xiàn)郵箱存儲(chǔ)容量一直在增加。” 費(fèi)雷斯特市場研究公司（Forrester Research）的分析師埃里卡·德里弗（Erica Driver）說道。員工通常能分到400M的存儲(chǔ)容量，這要比一兩年前多了100M。

許多公司嘗試通過將郵件放入Outlook客戶端的私人存儲(chǔ)文件（.PST）以減輕負(fù)擔(dān)。但由于.PST文件很難管理、備份和恢復(fù)，因此這種方法已經(jīng)開始喪失效用。“要么循規(guī)蹈矩，要么冒險(xiǎn)挑戰(zhàn)法規(guī)。” 德里弗說道。她預(yù)計(jì)越來越多的公司會(huì)用Exchange Server 2007軟件中改進(jìn)過的郵件消息歸檔功能來取代原先的.PST文件。

IBM的Lotus Notes軟件7.0.2版將推出以“信息樹”形式呈現(xiàn)的電子郵件列表。當(dāng)用戶查看收件箱時(shí)，他們將在一個(gè)主題下看到一個(gè)文檔，而非一打文檔。

如今的趨勢是朝著內(nèi)容存儲(chǔ)取代郵件存儲(chǔ)的方向發(fā)展。IBM推出了Sametime軟件的7.5版，這將使客戶可以查閱以前聊天記錄的詳細(xì)內(nèi)容。而Lotus Notes軟件下一步推出的產(chǎn)品將使用戶可以存儲(chǔ)和調(diào)用同一項(xiàng)目不同形式的文檔，其中包括電子郵件、即時(shí)通信、文檔和會(huì)議議程。“我們希望用戶利用他們的電子郵件客戶端就能玩轉(zhuǎn)一切。”Lotus競爭性市場策略部門主任艾倫·利奧波夫斯基（Alan Lepofsky）表示。

微軟的Exchange Server 2007軟件還支持統(tǒng)一通信：將電子郵件、即時(shí)通信、電話留言和在線提醒集成在桌面。這正是大勢所趨。“電子郵件系統(tǒng)將不再只是通信管理。”德里弗指出，“它將與內(nèi)容管理密切相關(guān)。”