企業(yè)信息化三要素：流程、員工、技術(shù)

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

借助管理信息化手段來突破瓶頸是這類傳統(tǒng)制造行業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式真正實(shí)現(xiàn)從粗放型向集約型轉(zhuǎn)變的重要途徑。但是，在這類傳統(tǒng)制造企業(yè)內(nèi)導(dǎo)入管理信息化并不是一件容易的事情。甚至有一些企業(yè)說“不用福州OA會(huì)死，用了EPR死得更快”。無論是原有管理模式的業(yè)務(wù)、全體員工對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)和掌握程度以及IT的軟硬件技術(shù)基礎(chǔ)都是一個(gè)個(gè)兇猛的攔路虎。只有將流程、員工和技術(shù)這三個(gè)要求整合在一起，整體規(guī)劃、分步實(shí)施，培訓(xùn)先導(dǎo)、學(xué)用結(jié)合，以我為主、為我所用，才能真正將信息化植入到企業(yè)運(yùn)營(yíng)全過程中，實(shí)現(xiàn)管理信息化的投資回報(bào)。

流程：整體規(guī)劃、分步實(shí)施

管理信息化的導(dǎo)入離不開與業(yè)務(wù)流程的緊密結(jié)合。河北新大東在信息化過程中將遇到的第一個(gè)大問題就是業(yè)務(wù)流程的重組和整合。由于擴(kuò)張速度快和低成本擴(kuò)張戰(zhàn)略，新大東從未對(duì)原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行過整合與優(yōu)化，在業(yè)務(wù)管理上既有新大東的模式，也有國(guó)營(yíng)大廠的經(jīng)驗(yàn)。因此，如果從局部著手導(dǎo)入信息化，重復(fù)建設(shè)造成的浪費(fèi)以及各自為營(yíng)造成的整合困難很容易使計(jì)劃夭折。因此，圍繞核心業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃，再分步實(shí)施，對(duì)新大東來講是上上策。

首先，整體規(guī)劃。新大東可以從整個(gè)供應(yīng)鏈的角度來進(jìn)行業(yè)務(wù)流程規(guī)劃，將集團(tuán)的采購(gòu)、物料、排產(chǎn)、庫存、訂單和物流等核心業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理、整合或重組。這一系列的業(yè)務(wù)流程管理動(dòng)作有利于理順目前集團(tuán)各組織的協(xié)同關(guān)系，而依據(jù)核心業(yè)務(wù)流程來對(duì)信息化管理進(jìn)行整體規(guī)劃是減少重復(fù)建設(shè)和避免各分部系統(tǒng)整合困難的有效保證，也可以有效地控制企業(yè)信息化投入的總成本。整體規(guī)劃等于是在企業(yè)核心業(yè)務(wù)的平臺(tái)上畫就了一張管理信息化的藍(lán)圖。

其次，分步實(shí)施。企業(yè)的資源是有限的，所以好鋼要用到刀刃上，整體規(guī)劃的目的是為了分步實(shí)施。因此，需要根據(jù)對(duì)企業(yè)效益影響的重要性、緊迫性，對(duì)核心業(yè)務(wù)流程的主要環(huán)節(jié)進(jìn)行評(píng)估，排序。這些排序可以協(xié)助決策信息化從哪一個(gè)管理環(huán)節(jié)入手，從哪一個(gè)信息化模塊入手，也有利于決定管理信息化逐漸推進(jìn)的計(jì)劃和時(shí)間表，以保證信息化推進(jìn)的連續(xù)性和發(fā)展性。同時(shí)，分步實(shí)施是采取地一個(gè)業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)與一個(gè)信息化系統(tǒng)模塊相對(duì)應(yīng)結(jié)合的方法，而且是開發(fā)一個(gè)、推進(jìn)一個(gè)、成功一個(gè)、推廣下一個(gè)，與全面開花相比，這種實(shí)施方法可以快速?gòu)?fù)制前一個(gè)環(huán)節(jié)整合的成功經(jīng)驗(yàn)，大大縮短后續(xù)信息化推廣的時(shí)間周期和成本。對(duì)于加快信息化推進(jìn)的速度有重要作用。

整體規(guī)劃從大處著眼，分步實(shí)施從小處著手。圍繞企業(yè)的核心業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整體規(guī)劃和分步實(shí)施是準(zhǔn)確把握企業(yè)管理信息化定位的基礎(chǔ)，也就是企業(yè)管理信息化戰(zhàn)略。這個(gè)戰(zhàn)略的確定對(duì)于企業(yè)信息化的穩(wěn)步推進(jìn)有著重要的意義。

員工：培訓(xùn)先導(dǎo)、學(xué)用結(jié)合

對(duì)于技術(shù)導(dǎo)向的IT人來講，員工這個(gè)因素往往是信息化過程中最容易被忽視的因素。其實(shí)，企業(yè)內(nèi)的管理信息化，系統(tǒng)的開發(fā)和整合離不開員工，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入與管理離不開員工，系統(tǒng)的使用和完善更離不開員工。因此，充分調(diào)動(dòng)企業(yè)員工，尤其是非IT類員工使用信息化工具的積極性，是管理信息化推進(jìn)成功與否的決定性因素。在信息化導(dǎo)入過程中，人的方面主要遇到的阻力會(huì)來自于以下幾個(gè)方面。

首先是要求員工改變工作習(xí)慣的困難。傳統(tǒng)制造業(yè)的員工大都已經(jīng)適應(yīng)了原有的工作方法。對(duì)于習(xí)慣了在打印好的表格上填數(shù)字的車間工作人員來講，要讓他們改用電腦進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和管理顯然是他們難以適應(yīng)的。尤其是在系統(tǒng)上線并軌運(yùn)行的時(shí)候，可能既需要手工報(bào)表，又需要信息化錄入，以保證工作的連續(xù)性和測(cè)試系統(tǒng)的穩(wěn)定性。這無疑是增加了他們的工作量。

其次對(duì)員工信息化工作技能方面的困難。傳統(tǒng)制造業(yè)的員工大多學(xué)歷較低，沒有經(jīng)過信息化方面的專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)；一些有經(jīng)驗(yàn)的車間和辦公室管理人員在這方面更沒有基礎(chǔ)，再加上年齡大接受能力降低，無疑也將大大增加他們接受新的管理方式的意愿和能力。

再次是員工特別是骨干員工對(duì)于信息透明化的理解和接受的困難。筆者曾經(jīng)在一家傳統(tǒng)的外貿(mào)集團(tuán)工作，由于忽視了人的因素，花上百萬購(gòu)置的福州OA軟件和幾十臺(tái)電腦曾一度成了擺設(shè)，員工們根本不愿意把自己的客戶資料和經(jīng)營(yíng)信息進(jìn)行透明化管理。不僅貿(mào)易企業(yè)，傳統(tǒng)制造企業(yè)也存在著這樣的問題。信息化使得企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)和信息無比透明，以前可以利用的一些空子沒有辦法利用了。特別是一些涉及到專家系統(tǒng)和知識(shí)管理的信息化系統(tǒng)，還需要大家把自己的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)貢獻(xiàn)分享出來，這是許多傳統(tǒng)思想不能接受的。

因此，在信息化導(dǎo)入的過程中，一定要堅(jiān)持以人為先，先解決員工的接受問題，再解決技術(shù)問題的，這樣才有可能確保順利的推進(jìn)。根據(jù)筆者多年來推行管理信息化的經(jīng)驗(yàn)，在系統(tǒng)實(shí)施前，充分做好員工，尤其是系統(tǒng)關(guān)鍵用戶的培訓(xùn)工作是至關(guān)重要的。一方面，通過先導(dǎo)培訓(xùn)可以通過友好的溝通協(xié)商解決員工對(duì)信息化系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)問題，讓他們充分學(xué)習(xí)和了解信息化管理對(duì)他們個(gè)人的利益，尤其是要解決在系統(tǒng)全面上線前，員工要同時(shí)應(yīng)對(duì)兩種工作方法，需要多投入大量的時(shí)間和精力的問題，與人力資源等相關(guān)部門配合，積極提高他們配合信息化改造和運(yùn)用信息化工具的意愿。另一方面，通過先導(dǎo)培訓(xùn)，讓員工早日接觸相關(guān)的軟件，掌握相關(guān)的技能，以提高員工掌握信息化工作的能力。學(xué)以致用是解決員工接受信息化手段的另一個(gè)關(guān)鍵因素。絕大部分員工很難充分認(rèn)識(shí)到管理信息化的好處。即使我們進(jìn)行先導(dǎo)培訓(xùn)，員工也存在著一個(gè)接受和相信的問題。

因此，在系統(tǒng)的二次開發(fā)、相關(guān)培訓(xùn)和上線整合過程中，充分為使用者考慮，學(xué)用結(jié)合，讓員工自己體會(huì)到信息化給自己工作帶來的便利是非常重要的。一般可以通過以下幾種方法。比如說在對(duì)自行開發(fā)軟件進(jìn)行需求分析或?qū)?gòu)買軟件進(jìn)行GAP分析時(shí)，應(yīng)該充分聽取這些關(guān)鍵用戶的意見，并用實(shí)際行動(dòng)體現(xiàn)對(duì)他們意見的尊重和采納；在開發(fā)和設(shè)計(jì)用戶界面時(shí)，充分考慮友好性，特別是直接使用者的操作習(xí)慣，讓他們參與系統(tǒng)的測(cè)試和改進(jìn)建議；在培訓(xùn)和上線過程中，讓關(guān)鍵用戶通過使用，參與到SOP手冊(cè)的編寫和制訂過程中，讓他們從用戶的角度來寫信息化的操作規(guī)程，會(huì)更加面向操作者。類似的方法還有很多，需要IT人充分發(fā)揮自己的聰明才智，或與相關(guān)業(yè)務(wù)部門配合來做得更好。

技術(shù)：以我為主，為我所用

管理信息化的技術(shù)來源一般有三個(gè)：采購(gòu)供應(yīng)商的信息化解決方案、自行設(shè)計(jì)開發(fā)和IT外包。對(duì)于初涉管理信息化的絕大多數(shù)傳統(tǒng)制造企業(yè)來講，自行設(shè)計(jì)開發(fā)無疑成本高，風(fēng)險(xiǎn)大；而IT外包的成本因?yàn)闆]有經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)，也無法確定。因此，采購(gòu)供應(yīng)商的信息化解決方案無疑是一開始相對(duì)較好的選擇之一。其實(shí)，不管是采用哪一種方法，與企業(yè)的核心業(yè)務(wù)流程和管理實(shí)際相匹配無疑是最重要的。而作為軟件企業(yè)來講，出于市場(chǎng)容量和開發(fā)升級(jí)成本的考慮，一般都比較注重軟件的通用性，這與企業(yè)的個(gè)性化需求顯然有一定的沖突。因此，在選擇供應(yīng)商的時(shí)候，堅(jiān)持以我為主，為我所用是解決信息化技術(shù)問題的重要原則。

一、重視需求分析，充分理解“我要什么”。有一些企業(yè)采購(gòu)信息化產(chǎn)品的時(shí)候很喜歡叫廠商來進(jìn)行介紹，說他們的軟件有什么好處，有什么優(yōu)點(diǎn)。其實(shí)，每一種產(chǎn)品都是“尺有所短，寸有所長(zhǎng)”，往往到最后很難做出正確的選擇。因此，前面提到的整體規(guī)劃、分步實(shí)施就非常重要了。企業(yè)內(nèi)的IT人員要通過對(duì)業(yè)務(wù)流程的學(xué)習(xí)、研究和理解，確定自己對(duì)軟件功能的最主要需求是在哪一方面或哪一個(gè)環(huán)節(jié)。尤其是在分模塊導(dǎo)入的時(shí)候，更要清楚地知道自己對(duì)實(shí)際功能的需求是哪些，把自己的注意力充分放在哪些對(duì)業(yè)務(wù)有重要影響的80%的實(shí)用功能上，而不要片面的追求技術(shù)先進(jìn)或功能多而全上，這樣才有助于作了正確的選擇。

二、重視兼容性能，充分體現(xiàn)“以為我主”。在很多時(shí)候，大而全地上一個(gè)福州OA系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)來講并不是一個(gè)最合理的選擇。尤其是象新大東這種傳統(tǒng)型企業(yè)來講，成本高、周期長(zhǎng)，難度大。很可能會(huì)從一些局部環(huán)節(jié)和模塊入手。那在采購(gòu)多個(gè)軟件的時(shí)候，一定要考慮軟件的兼容性，尤其是數(shù)據(jù)接口的兼容性，是不是能夠支持多種數(shù)據(jù)模式的輸入和輸出。這樣一來，即使以后要調(diào)整系統(tǒng)，也可以保證數(shù)據(jù)的安全和延續(xù)性，同時(shí)也可以在其他模塊軟件的采購(gòu)過程中有更多地選擇，從而更好地控制成本和質(zhì)量，擺脫供應(yīng)商的控制。

三、重視客制能力，充分實(shí)現(xiàn)“為我所用”。歸根到底，管理信息化的效益要體現(xiàn)在實(shí)際運(yùn)營(yíng)管理過程中，要跟企業(yè)的業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。每個(gè)企業(yè)的情況不同，總會(huì)與軟件供應(yīng)商提供的技術(shù)模塊有著這樣或那些的差異（GAP）。因此，管理軟件買來能用基本是不可能的，總需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行一定的調(diào)整。有些供應(yīng)商雖然軟件本身不錯(cuò)，但是缺乏相應(yīng)的二次開發(fā)和客制化能力，不能有效地分析和理解客戶的需求，也不能解決實(shí)施中的技術(shù)難題。這樣的信息化導(dǎo)入無疑是沒有價(jià)值的。

四、重視投資回報(bào)，充分保證“我的利益”。信息化投入是一筆不小的投資，所以必須重視其投資回報(bào)率。在決策導(dǎo)入的切入點(diǎn)的時(shí)候，在選擇合作伙伴的時(shí)候，在分步實(shí)施的推進(jìn)過程中，隨時(shí)關(guān)注信息化的投資回報(bào)是保證企業(yè)利益的一個(gè)重要方面。有不少企業(yè)在信息化過程中常常會(huì)因?yàn)闆]有重視投資回報(bào)，要么是純技術(shù)導(dǎo)向，崇尚“高精尖”，在軟硬件上盲目超前投入，造成資金浪費(fèi)；要么是純實(shí)用主義導(dǎo)入，強(qiáng)調(diào)夠用就好，投入過于保守，造成系統(tǒng)上線之時(shí)，就是技術(shù)淘汰之是，導(dǎo)致重復(fù)投資。這兩種都是不可取的。這就需要IT人也對(duì)企業(yè)信息化的技術(shù)經(jīng)濟(jì)性負(fù)責(zé)，充分運(yùn)用價(jià)值工程理論把80%的資源，投入到80%的IT需求上去，實(shí)現(xiàn)信息化的效益最大化。在整個(gè)導(dǎo)入過程中，全面運(yùn)用項(xiàng)目管理的技術(shù)和手段，控制導(dǎo)入的進(jìn)度、質(zhì)量和成本，以保證投資回報(bào)率。在傳統(tǒng)制造型企業(yè)導(dǎo)入信息化的過程中，流程、員工和技術(shù)是如同一個(gè)鐵三角，相輔相成，缺一不可。以業(yè)務(wù)流程為核心，結(jié)合業(yè)務(wù)流程來規(guī)劃信息化的總體范圍和實(shí)現(xiàn)路徑；以關(guān)鍵員工為主體，提高他們的參與熱情和信息化技能；以實(shí)際需要為目的，圍繞整體規(guī)劃框架和員工實(shí)際使用來采購(gòu)和實(shí)現(xiàn)IT技術(shù)，這樣才能將管理信息化穩(wěn)步導(dǎo)入，體現(xiàn)出信息化的效益。（硅谷動(dòng)力）