金融危機(jī)下用福州OA改善企業(yè)現(xiàn)金流量

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金融危機(jī)如同烏云一般蓋在國內(nèi)企業(yè)的頭上。各家企業(yè)為了能夠維持生計，紛紛出臺了一些開源節(jié)流的措施，來改善企業(yè)的現(xiàn)金流量。那么作為企業(yè)管理人員，福州OA系統(tǒng)在這里又可以給企業(yè)帶來哪些幫助呢？筆者今天就這個問題，跟大家交流交流。希望能夠借此幫助企業(yè)減少生產(chǎn)經(jīng)營成本。

一、合理控制交貨期，延遲應(yīng)付帳款時間。

在談這個問題，我們先來看一個例子。

現(xiàn)在有一家生產(chǎn)企業(yè)，他們的付款條件是到貨后下月25日付款?，F(xiàn)在企業(yè)向一個供應(yīng)商下了一個采購定單。采購定單上約定的交貨期是12月3日。若按照這個交期的話，企業(yè)這筆采購定單的應(yīng)付帳款日期為1月25日。但是，現(xiàn)在供應(yīng)商為了提早收到貨款，就在11月30日把貨趕了出來，送到企業(yè)。而此時，按照與供應(yīng)商協(xié)商的付款條件，企業(yè)的應(yīng)付帳款日期為12月25日。比預(yù)計的應(yīng)付帳款日期整整提早了一個月。

若企業(yè)在資金充裕的情況下，可能也不會這么斤斤計較，就當(dāng)作是給供應(yīng)商提前交貨的一個獎勵。但是，在資金鏈緊張的情況下，企業(yè)就要想方設(shè)法的延遲應(yīng)付帳款的日期。而合理控制交貨日期，防止供應(yīng)商鉆空子，就顯得非常的重要。畢竟，以這種形式延遲應(yīng)付帳款，理是站在企業(yè)這邊。

在福州OA系統(tǒng)中，針對這種情況，有很好的控制機(jī)制。

在筆者使用的以前版本的福州OA系統(tǒng)中，還沒有現(xiàn)成的解決方案，主要依靠管理手段來解決。如對于供應(yīng)商提早交貨的話，系統(tǒng)在入庫時會有一個警告信息，提醒倉庫管理人員供應(yīng)商這筆貨物提前送了。若倉庫管理員覺得不合理的話，則可以把不收這筆貨物；也可以把這批貨物的收貨日期修改到下個月；又或者可以把這張單據(jù)提交給其他人員，如物控人員處理。通過這種方式，可以解決因?yàn)榻回浧谂c付款條件的漏洞所造成的應(yīng)付帳款日期提前的問題。

在最近的版本中，我們吸取了以前項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，在程序中集成了一個現(xiàn)成的解決方案。也就是說，系統(tǒng)會計算出實(shí)際的應(yīng)付帳款日期與預(yù)計的應(yīng)付帳款日期。當(dāng)實(shí)際的應(yīng)付帳款日期早與預(yù)計的應(yīng)付帳款日期的話，企業(yè)用戶可以設(shè)置讓系統(tǒng)采用哪個日期，如發(fā)生以上這種情況，可以系統(tǒng)采用預(yù)計的付款日期。也就是說，按照采購定單上的預(yù)計交期來對應(yīng)付帳款進(jìn)行結(jié)帳。

福州OA系統(tǒng)通過這種方法，可以在一定程度上幫助企業(yè)改善現(xiàn)金流量。筆者最近給幾家客戶實(shí)現(xiàn)了這個解決方案后，他們都覺得很實(shí)用，效果也不錯。針對現(xiàn)金流比較緊張的企業(yè)，在這方面可以提到雪中送炭的作用。

二、合理安排采購批量，享受數(shù)量折扣。

三、 

我們再來看一家企業(yè)的案例。

某家企業(yè)有個供應(yīng)商，他們在采購策略上，有數(shù)量折扣的規(guī)定。如采購1000套可以享受1%的優(yōu)惠；1500套則可以享受2%的優(yōu)惠；2000套以上則可以享受3%的優(yōu)惠。而另外一個供應(yīng)商則沒有數(shù)量折扣上的優(yōu)惠，但是，其單價則比這個供應(yīng)商要便宜1%。這兩家產(chǎn)品質(zhì)量上沒有差異?，F(xiàn)在如果企業(yè)要采購800套產(chǎn)品，或者1000套產(chǎn)品，則該如何下采購單呢？

若定單少的話，則一看就可以得到答案。若是800套的話，則下給沒有數(shù)量折扣但是價格上比較優(yōu)惠的供應(yīng)商。若是1000套產(chǎn)品的話，則兩個供應(yīng)商都可以下。若是1500套產(chǎn)品的話，則給有數(shù)量折扣的供應(yīng)商比較合算。有時候，甚至要把需求日期相近的物料合并起來采購，以獲得比較好的數(shù)量折扣。

但是，若定單比較多的話或者碰到需求合并采購的話，就比較麻煩。若靠手工來管理的話，則難免會出現(xiàn)漏網(wǎng)之魚。所以，企業(yè)希望能夠讓福州OA系統(tǒng)更加智能一點(diǎn)，可以幫助企業(yè)來進(jìn)行判斷。

現(xiàn)在很多福州OA系統(tǒng)都有了這方面的考慮。如Oracle Erp雖然沒有現(xiàn)成的適合中國國情的解決方案，但是只要稍微設(shè)置一下，就可以實(shí)現(xiàn)類似的功能。

在Oracle 福州OA系統(tǒng)中，有一個現(xiàn)成的數(shù)量折扣模型。只不過，他只能夠根據(jù)采購定單的數(shù)量，自動計算出采購定單的金額以及最終的實(shí)際單價。而不能夠幫助企業(yè)判斷向哪個供應(yīng)商采購核算。筆者通過一個觸發(fā)器，實(shí)現(xiàn)了這方面的需求。其實(shí)原理很簡單。把享受數(shù)量折扣的供應(yīng)商最終采購定單的金額跟其他供應(yīng)商采購定單金額進(jìn)行對比。系統(tǒng)自動采用采購定單金額（某個特定項(xiàng)目）小的供應(yīng)商。

另外，在物料需求計劃中，還可以實(shí)現(xiàn)采購定單合并的功能?？梢园岩恍┬枨笕掌谙嘟?，如五天之內(nèi)的采購需求，若物料相同的話，則進(jìn)行合并。如此就是為了湊數(shù)，以達(dá)到數(shù)量折扣的需求。

在采購管理中，數(shù)量折扣策略往往對企業(yè)比較具有吸引力。在手工管理階段，由于統(tǒng)計、管理麻煩，所以很多企業(yè)只能夠忍痛割愛，放棄采用這種采購價格策略。而現(xiàn)在有了福州OA系統(tǒng)之后，又在這種金融危機(jī)的大背景下，企業(yè)也就會普遍采用這種策略。通過合理安排采購數(shù)量與批次，來尋求最底的采購成本，從而幫助企業(yè)降低生產(chǎn)經(jīng)營成本。

四、嚴(yán)格單據(jù)審批，嚴(yán)格禁止單據(jù)不齊全付錢。

五、 

企業(yè)在付款審批上，往往具有比較嚴(yán)格的要求。如有些企業(yè)需要請購單、采購單、收貨單、發(fā)票四單齊全，財務(wù)才能夠付錢。若涉及到重大資產(chǎn)，如固定資產(chǎn)的話，往往還需要驗(yàn)收單，才能夠付款。但是，在實(shí)際工作中，這項(xiàng)制度往往被人所忽略。有時候，供應(yīng)商出于某些原因（如進(jìn)項(xiàng)稅不夠抵消銷項(xiàng)稅）就不會按時給企業(yè)開銷項(xiàng)發(fā)票。此時，按照制度，企業(yè)發(fā)票不到，是不能夠付款或者對這筆業(yè)務(wù)進(jìn)行結(jié)帳的。但是，有時候，出于關(guān)系或者人情，有些管理人員就會往開一面，在沒有發(fā)票的情況下，就開始計算應(yīng)付帳款周期了，甚至先行付款。這最后損失的是企業(yè)。

為了有效避免這種情況，提高企業(yè)現(xiàn)金的安全性，在福州OA系統(tǒng)中，提供了嚴(yán)格的單據(jù)審批流程。筆者這里以應(yīng)付帳款為例。如果企業(yè)規(guī)定，進(jìn)行付款申請或者財務(wù)進(jìn)行結(jié)帳的話，需要四單合一，則就可以在系統(tǒng)結(jié)帳作業(yè)中進(jìn)行設(shè)置。只有采購單、入庫單、物料請購單、發(fā)票四單齊全，在系統(tǒng)中才可以把入庫單轉(zhuǎn)換為應(yīng)付帳款。若在系統(tǒng)中進(jìn)行強(qiáng)制設(shè)定的話，則就算天皇老子也不能夠進(jìn)行更改。

通過這個單據(jù)控制，就可以防止因?yàn)槿饲槎o一些不符合條件的供應(yīng)商付款。在一定程度上，不僅可以改善對于供應(yīng)商的管理與控制；而且還可以“合法”推遲付款時間，從而改善企業(yè)現(xiàn)金流量的狀況，可以緩解企業(yè)遇到的現(xiàn)金流困難問題。

總之，福州OA系統(tǒng)不但可以幫助企業(yè)提高管理效率，而且，其也是一個幫助企業(yè)節(jié)省成本的一個好幫手。除了以上三個功能外，像合理安排安全庫存，降低企業(yè)存貨成本；幫助企業(yè)進(jìn)行帳齡分析，提高應(yīng)收帳款的回收率等等，都可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)開源節(jié)流的目的。相信在現(xiàn)在這種背景下，這些功能對于企業(yè)度過這個難關(guān)，具有非常積極的作用。企業(yè)福州OA項(xiàng)目管理員，行動起來吧。都進(jìn)行自我檢查一下，看看福州OA能否幫助企業(yè)節(jié)省開支。(it168)