泛普OA軟件在制造業(yè)客戶案例

XXXX是一家以針織胚布加工為主的港資公司，創(chuàng)建于2003年，公司坐落在紡織工業(yè)發(fā)達(dá)的江陰經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)內(nèi)。它屬于傳統(tǒng)的勞動密集型紡織企業(yè)，公司的信息化水平受行業(yè)限制，大大落后于其他企業(yè)。雖然企業(yè)自主定制了ERP管理系統(tǒng)，但由于公司許多員工自身知識水平的局限，造成ERP的系統(tǒng)運行沒有達(dá)到預(yù)期的效果;同時，由于內(nèi)部網(wǎng)內(nèi)沒有一個先進(jìn)的信息發(fā)布平臺，有的只是一個文件服務(wù)器，部門之間交換文件只能到文件服務(wù)器上翻找，所以實際操作十分復(fù)雜，為日常工作帶來了許多不便。為了改善這種局面，XXXX決定選用一款OA系統(tǒng)，在公司內(nèi)部搭建一個統(tǒng)一的平臺。經(jīng)過多方面的考察與甄選，XXXX公司最后決定選用泛普OA軟件的OA系統(tǒng)。

　　從功能的實用性、全面性、可操作性考慮，從企業(yè)信息化的實際情況出發(fā)，我們初步選擇了泛普OA軟件OA3000系統(tǒng)。

　　系統(tǒng)實施根據(jù)在試用過程中發(fā)現(xiàn)的問題和XXXX的實際情況，OA在原有系統(tǒng)基礎(chǔ)上，又做了定制修改，包括：

　　1、文件發(fā)送的規(guī)范由于企業(yè)OA系統(tǒng)有集團(tuán)其他分公司的用戶存在，基于工作的方便性，要過濾掉與分公司用戶無關(guān)的信息，所以發(fā)送消息、文件、網(wǎng)上填報中，把發(fā)送類別中的"全體員工"去掉，以免許多員工為了省事而直接選擇全體員工了事，而不管接收者是否需要該信息，往往引起很多人的抱怨。

　　原來未實施協(xié)同辦公OA系統(tǒng)時，發(fā)送文件或做通知的部門，有專人到各部門分發(fā)，不會存在這種問題?，F(xiàn)在有了辦公OA系統(tǒng)之后，點擊"發(fā)送"就認(rèn)為自己的工作就完成了，而沒有去關(guān)心接收對象是否收到、是否看到等追蹤后續(xù)工作。如此一來，就有員工抱怨了，再遇到這種情況也是以牙還牙，都這樣做便不利于工作的開展。所以，經(jīng)過商量，決定取消"全體員工"發(fā)送類別，相應(yīng)地在通訊組里邊建立便于工作的通訊組替代之。經(jīng)過觀察和了解，員工觀念得到了相當(dāng)大的改變。

　　2、消息、文件的快速刪除在剛剛試用OA系統(tǒng)的時候，如果發(fā)現(xiàn)不需要的文件員工必須逐一才能刪除，由于操作復(fù)雜、麻煩，很多員工都不予處理，日積月累，積攢了不少的垃圾郵件。根據(jù)我們的需求，增加了全部刪除、隨即刪除、復(fù)選等多種功能，簡化了刪除工作，大大方便了我們。

　　3、網(wǎng)上填報XXXX公司是利用發(fā)送通知、通告、投訴等不允許接收者修改的信息，可以加蓋電子公章和簽名等，感覺比較方便而且顯得莊重嚴(yán)肅。但是在正式使用中發(fā)現(xiàn)某些部門經(jīng)常用到填報而且內(nèi)容大致類似，主題相同，接收對象相同，于是就提出了需求。在進(jìn)行一番考慮之后，在網(wǎng)上填報功能中添加了“多個發(fā)送組”和“轉(zhuǎn)發(fā)”等功能。

　　4、手機(jī)短信隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，系統(tǒng)中又添加了短信功能，并且在OA系統(tǒng)中增加了“通訊錄”、“識別亂碼”等功能，提高了公司業(yè)務(wù)的發(fā)展。

　　5、郵件由于本公司之前郵件的服務(wù)器接收協(xié)議為IMAP，沒有開通pop3協(xié)議，而現(xiàn)有系統(tǒng)只支持pop3協(xié)議，目前為止沒有大規(guī)模使用此功能。

　　6、"我的辦公桌"中其他的功能對于工作日記、工作計劃等功能，由于管理仍屬粗放式，我公司基本還未啟用。因此，功能上未做更改。

　　7、工作流轉(zhuǎn)在工作流轉(zhuǎn)中添加了消息提醒機(jī)制，完成了申請者查詢申請文件是否被篡改的"痕跡顯示痕跡隱藏"功能，而且在申請者發(fā)送的文件中有明顯錯誤時，后面的接收者可以在"自定義"中發(fā)回讓其重新填寫或者對無效申請做撤銷處理，如果最后完成環(huán)節(jié)的人員認(rèn)為其后仍需審閱，那么他可以在其后邊再添加節(jié)點人員。

　　8、網(wǎng)絡(luò)硬盤隨著公司的日常業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)向OA系統(tǒng)，硬盤中的文件將不斷增多，文件目錄層級的增多讓查詢?nèi)藛T不堪忍受查找之辛苦，因此設(shè)計了按照目錄來查詢的功能。同時，OA還為XXXX添加了"管理人員"功能，擁有硬盤目錄管理，并且擁有這個權(quán)限的人員就可以對任何人建立的目錄進(jìn)行管理(包括目錄名稱的改變、上傳人的編輯、訪問本目錄人員的改變等等)。

　　9、規(guī)章制度規(guī)章制度模塊基本上與網(wǎng)絡(luò)硬盤的管理類似，只不過這些制度絕大部分每個員工都可以訪問。對于規(guī)章制度目錄和文檔的管理，也面臨著與"網(wǎng)絡(luò)硬盤管理"同樣的問題。但作為公司的制度，要統(tǒng)一進(jìn)行歸類整理，所以O(shè)A的處理方法是：建立"檔案員"帳戶，由其建立規(guī)章制度的目錄，并歸類整理，統(tǒng)一格式進(jìn)行上傳!

　　10、交流管理為了便于員工之間的交流，增加了論壇功能。通過這個渠道可以發(fā)現(xiàn)更多優(yōu)秀人才，而且可以豐富公司的文化。

　　11、會議管理隨著公司事務(wù)和各部門溝通的增加，公司會議室也需要有序安排，以避免時間沖突。為了有效管理會議室，決定啟用OA系統(tǒng)中的會議管理功能模塊。同時，還在此模塊中增加了會議室管理員等功能，方便會議室的管理和時間沖突等問題的產(chǎn)生。

　　12、其它功能在該OA系統(tǒng)中，還設(shè)置了任務(wù)管理、車輛管理、圖書管理和辦公用品管理等模塊，但由于公司規(guī)模和部分模塊比較簡單的原因，這些功能還沒有開通使用。

　　系統(tǒng)實施體會通過在公司內(nèi)部使用這套OA系統(tǒng)，加快了公司整體的工作速度，整合了信息資源，方便了工作。

發(fā)布：2006-04-02 18:32 編輯：泛普軟件 · admin [打印此頁] [關(guān)閉]

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