淺談中小企業(yè)采購管理

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　　采購是公司生產(chǎn)產(chǎn)品及維護(hù)正常運作而必須消耗的物品及必須配置的設(shè)施之購入活動的總稱， 是公司成本控制的重點。 無論是公司管理者還是財務(wù)部門， 對采購工作存在的風(fēng)險都有著非常強的敏感， 這不僅因為采購是直接影響生產(chǎn)成本的主要因素， 而且有著很高的人為欺詐的可能。 在日趨完善的現(xiàn)代經(jīng)營管理模式中， 公司管理當(dāng)局越來越注重財務(wù)管理和財務(wù)運作的有效性， 那幺， 作為中小企業(yè)， 怎樣進(jìn)行采購管理才能達(dá)到預(yù)期的效果呢？ 以筆者所在公司的經(jīng)歷表明， 以財務(wù)職能控制采購無論是在理論上還是在實務(wù)中都是直接可行而且行之有效的途徑。

　　筆者曾任職深圳某公司財務(wù)經(jīng)理。 上任后， 經(jīng)對公司的全盤財務(wù)運作及利潤分析， 筆者發(fā)現(xiàn)公司的成本管理松弛， 有降低成本的空間。 經(jīng)進(jìn)一步分析得出， 導(dǎo)致公司成本松弛的原因， 很大一個方面為采購管理工作的薄弱和不到位， 綜合后主要存在以下幾方面問題： 1.沒有專門的職能部門對公司采購活動進(jìn)行全盤控制。 2. 沒有有效的采購控制制度對公司采購工作進(jìn)行規(guī)范和約束 3.沒有相應(yīng)的事前控制措施， 即未經(jīng)批準(zhǔn)即可辦理采購業(yè)務(wù)或采購業(yè)務(wù)發(fā)生后辦理補批手續(xù)。 4.采購單價與市場行情不盡相符， 正面評價有議價不力情形， 負(fù)面評價有人為欺詐可能。 5. 采購員持有大筆公司現(xiàn)金流轉(zhuǎn)， 且未進(jìn)行清結(jié)（其中一人一次借支5萬元采購工程物資， 后來采取多種措施都未有有效的憑據(jù)平衡此帳）， 財務(wù)上隱藏著很大的風(fēng)險。 6.采購員有跨月或跨數(shù)月的采購報帳（有的采購單據(jù)兩三個月后才報帳）， 月結(jié)供應(yīng)商送貨單據(jù)有遺漏或跨月甚至跨兩三月入帳等。 如何徹底解決以上問題呢？ 結(jié)合公司的實際情況， 筆者圍繞著控制和降低生產(chǎn)經(jīng)營中必需的成本及防止和減少人為欺詐兩個方面 .將公司的采購管理作為成本控制的一個專項進(jìn)行籌劃， 并形成了一套系統(tǒng)的運作流程進(jìn)行貫徹執(zhí)行， 下面對此進(jìn)行綜合簡述。

　　一。設(shè)立采購監(jiān)管部門。

　　針對沒有專門的職能部門對公司所有的采購活動進(jìn)行控制， 作為綜合性的管理部門， 筆者認(rèn)為， 財務(wù)部具有包括生產(chǎn)物料、工模材料、總務(wù)維護(hù)、設(shè)備維修、辦公用品、飯?zhí)没锸臣昂笄谟闷返仍趦?nèi)的所有采購活動的全面管理的涵蓋面， 因為公司任何活動都以資金作為介質(zhì)， 所以， 以財務(wù)職能來控制公司的全盤采購是再合適不過了。 .作為采購管理工作的開始， 首先對財務(wù)部在采購管理中扮演的角色進(jìn)行合適的定位。 在其位， 謀其職， 只有名正了， 才能言順， 才能有人信服和認(rèn)可。 公司管理當(dāng)局在公司組織架構(gòu)上賦予財務(wù)部為公司之采購監(jiān)控部門的職能， 即財務(wù)部負(fù)責(zé)有關(guān)采購政策的制訂和采購實務(wù)的監(jiān)控工作。 管理當(dāng)局明確授權(quán)： 財務(wù)部有權(quán)對公司任何采購事宜進(jìn)行質(zhì)疑、調(diào)查、監(jiān)控和必要的參予，并對不合理或不利于公司利益之采購事項否決或終止（有必要時， 報請總經(jīng)理或管理委員會決定）。 財務(wù)部設(shè)專職（本文中取名采購管理會計）分管采購控制工作， 此職位亦可由相應(yīng)崗位兼任，并直接向財務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)。 財務(wù)部之采購監(jiān)控工作直接向總經(jīng)理負(fù)責(zé)。

　　二。建立和實施制度化的采購管理程序。

　　建立和實施制度化的采購管理程序， 這是采購管理工作有效進(jìn)行的根本保證。 有法必依， 違法必究， 這是制度能切實貫徹執(zhí)行的保證。只有制度化了， 才能在公司中用法治， 而不是人治。 采購管理程序主要包括以下方面： ① 規(guī)定采購條件。 明確采購人員對供應(yīng)商的選擇、采購物品的質(zhì)量、需求的滿足保證等負(fù)完全責(zé)任， 并明確采購主管人對下屬的工作過程和結(jié)果的監(jiān)控負(fù)責(zé)、采購物品必須是必需的不可或缺的， 而且經(jīng)查對無庫存或庫存不足以滿足需要者。 采購物品必須適量， 不得超標(biāo)積壓或不可用或根本不需用、采購物品的單價須為掌握內(nèi)的合適單價， 而且力求是最低的單價。 執(zhí)行價格不得高于公司核定價格或掌握的現(xiàn)行市場價