工單管理軟件檔案管理系統(tǒng)解決方案分析

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢(xún)電話(huà)：400-8352-114

　　1. 前言 　　檔案管理員拿著大把的鑰匙，打開(kāi)走廊盡頭檔案室的房門(mén)，淡淡的霉味和著昏黃的燈光撲面而來(lái)，一排排落地到頂?shù)奈募駭D滿(mǎn)了他的視野：在迷宮般狹小的空間里，他瞪大眼睛、輕輕地翻找著需要的資料，小心地拂去塵土，生怕泛黃的紙張?jiān)谑种腥苯菙噙叀Ｐ臒┮鈦y的他盼望著快一點(diǎn)找到想要的文件，渴望離開(kāi)那令人窒息的空間，回到外面任意縱橫的網(wǎng)絡(luò)世界。 　　這樣的場(chǎng)景時(shí)刻發(fā)生在我們周?chē)恳粋€(gè)用紙張記錄信息的地方。亙古不變的檔案管理方式，使得檔案管理員在看似清閑的工作中付出了繁重的體力。面對(duì)著滿(mǎn)目的紙張、資料、書(shū)籍，查找你所需要的一點(diǎn)點(diǎn)重要的文件資料，真不是一件容易完成的工作?，F(xiàn)代人們對(duì)信息資源的更大需求，使得用紙張記載保存資料交流起來(lái)越來(lái)越不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求。首先是紙張記載的單位信息資料非常有限，幾K的文檔資料就需要打印成厚厚的一沓紙，使用時(shí)很不方便。其次，用紙張保存文檔資料時(shí)，會(huì)占用大量空間，當(dāng)我們看到檔案館的藏書(shū)室就知道了紙張的力量了。而且紙張保存起來(lái)很麻煩，即要防濕、防蟲(chóng)，還要放火等等。所以紙張記錄數(shù)據(jù)人們交流起來(lái)很不方便。 　　在當(dāng)今社會(huì)，信息化、數(shù)字化是整個(gè)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，把大量的紙張文件、圖書(shū)轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)所能識(shí)別的電子文件是一件非常實(shí)用、非常有意義的事情。應(yīng)用平板式掃描儀對(duì)紙張進(jìn)行掃描是一個(gè)解決辦法。但是當(dāng)面對(duì)數(shù)量非常大的紙張文件和圖書(shū)時(shí)，平板式掃描儀的速度就不能應(yīng)付了。平板式掃描儀的掃描速度只有每分鐘兩到三張，只有應(yīng)用高速掃描儀才能處理這種業(yè)務(wù)。Bell&Howell快速掃描儀是一種專(zhuān)為大量商業(yè)票據(jù)及文件所設(shè)計(jì)的掃描儀,每分鐘可處理125頁(yè)以上的單據(jù),或是雙面掃描可處理250個(gè)影像,并能支持長(zhǎng)時(shí)間高負(fù)荷的工作,是金融服務(wù)業(yè)不可或缺的設(shè)備。把紙張變成電子文件儲(chǔ)存起來(lái)就需要存儲(chǔ)設(shè)備。選擇一種物美價(jià)廉的設(shè)備是每個(gè)客戶(hù)所追求的目標(biāo)?，F(xiàn)在的存儲(chǔ)設(shè)備主要有三種：磁帶、硬盤(pán)和光盤(pán)。用磁帶作為存儲(chǔ)設(shè)備，它的容量很大，但是存在著很大的缺點(diǎn)，保存時(shí)和紙張一樣對(duì)環(huán)境要求很高，用戶(hù)使用查詢(xún)時(shí)只能順序查詢(xún)，所以很不方便;硬盤(pán)的存儲(chǔ)速度在三種存儲(chǔ)設(shè)備里面是最快的，用戶(hù)使用硬盤(pán)時(shí)對(duì)資料的存儲(chǔ)、查詢(xún)、檢索等操作時(shí)非常迅速，但是對(duì)某些行業(yè)來(lái)說(shuō)，硬盤(pán)的安全性太低了，用戶(hù)保存一些重要資料時(shí)，硬盤(pán)的缺點(diǎn)是暴露無(wú)疑。光盤(pán)，作為三種存儲(chǔ)設(shè)備里面，單位存儲(chǔ)容量成本是最低的，攜帶非常方便。相對(duì)于硬盤(pán)，它的安全性非常高，只要管理好，其他人不可能越權(quán)查看資料。相對(duì)于磁帶，光盤(pán)可以隨時(shí)查詢(xún)用戶(hù)想要看到的資料，不用像磁帶一樣只能順序查找。所以，特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)突出的光盤(pán)是作為海量存儲(chǔ)設(shè)備的首選。所以應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、保存、交流數(shù)據(jù)文件是現(xiàn)在社會(huì)的必然趨勢(shì)。 　　作為光盤(pán)大容量的存儲(chǔ)設(shè)備----光盤(pán)庫(kù)，它容量大：光盤(pán)庫(kù)的容量非常大(600片DVD庫(kù)，5.6TB),換盤(pán)速度快，支持跨盤(pán)檢索，支持網(wǎng)絡(luò)無(wú)縫的數(shù)據(jù)刻錄(同時(shí)支持六臺(tái)刻錄機(jī))，機(jī)械手自動(dòng)加載盤(pán)片，內(nèi)部組件模塊化設(shè)計(jì)，內(nèi)置錯(cuò)誤診斷系統(tǒng)，機(jī)械手自動(dòng)翻面可讀取雙面盤(pán)片，是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代理想的存儲(chǔ)設(shè)備。 　　本方案是一個(gè)DVD-ROM/RAM檔案存儲(chǔ)檢索系統(tǒng)，它是專(zhuān)門(mén)用于對(duì)各種檔案資料的存儲(chǔ)備份、檢索查閱的系統(tǒng)。管理員可以對(duì)原始數(shù)據(jù)資料進(jìn)行掃描備份，刻錄成光盤(pán)存放于DVD-ROM/RAM光盤(pán)庫(kù)中，用戶(hù)利用網(wǎng)絡(luò)很方便的檢索查閱數(shù)據(jù)資料。此系統(tǒng)用途非常廣泛，可適用于多種用戶(hù)環(huán)境。例如象銀行、檔案館、圖書(shū)館等等單位。 　　2 . 方案說(shuō)明： 　　1、先將舊的文件資料通過(guò)高速掃描儀進(jìn)行掃描，利用服務(wù)器做數(shù)據(jù)處理，把文件存成JPEG等圖象格式，并把這些數(shù)據(jù)刻錄成光盤(pán)。這個(gè)服務(wù)器叫做鏡像檢索服務(wù)器。 　　2、作為鏡像數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)器，它要把所掃描的文件光盤(pán)存放在光盤(pán)庫(kù)中，并統(tǒng)一管理光盤(pán)庫(kù)。服務(wù)器對(duì)數(shù)據(jù)光盤(pán)設(shè)置權(quán)限，管理客戶(hù)對(duì)數(shù)據(jù)的訪(fǎng)問(wèn)查詢(xún)。 　　3、客戶(hù)端的應(yīng)用：當(dāng)這些數(shù)據(jù)信息成功的存放在光盤(pán)庫(kù)中，服務(wù)器能夠管理這些數(shù)據(jù)時(shí)，客戶(hù)就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便快捷的檢索查詢(xún)所需的數(shù)據(jù)資料了。 　　4、對(duì)于一些經(jīng)常被檢索應(yīng)用的數(shù)據(jù)光盤(pán)，管理軟件可以自動(dòng)在服務(wù)器中做緩存，使客戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)速度更快。 　　3. 系統(tǒng)構(gòu)成 　　硬件需求： JVC系列光盤(pán)庫(kù)：600片盤(pán)庫(kù)容量可達(dá)5。6TB 　　服 務(wù) 器：Windows NT 　　高速掃描儀：BELL+HOWELL 8000系列掃描儀 　　客戶(hù)終端：清華同方品牌機(jī) 　　網(wǎng)絡(luò)設(shè)備(HUB，SWITCH) 　　軟件需求： 掃描儀管理軟件：清華同方光盤(pán)掃描儀管理軟件 　　光盤(pán)檢索管理軟件：SamrtStor光盤(pán)庫(kù)管理軟件 　　4.本系統(tǒng)的工作過(guò)程包括六個(gè)部分： 　　即對(duì)文檔圖本的采集、索引、核對(duì)、存儲(chǔ)、查詢(xún)和輸出。 　　●采集：由圖像錄入工作站把檔案資料通過(guò)掃描儀或通過(guò)圖像采集平臺(tái)轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)能識(shí)別的圖像數(shù)據(jù)，并對(duì)該檔案文檔進(jìn)行索引要素的錄入。 　　●索引：本系統(tǒng)可以最多在線(xiàn)保存1億張檔案數(shù)據(jù)(CD-R方式)的原件圖像，要想如此眾多的票據(jù)文檔圖像在以后查詢(xún)時(shí)被快速、準(zhǔn)確的定位，就要為每一張采集到的圖像加上一個(gè)特定的"標(biāo)簽"，這個(gè)標(biāo)簽就是索引值。索引值可以是檔案名稱(chēng)、發(fā)生日期等信息。索引值輸入成功就完成了索引。 　　●核對(duì)：當(dāng)用戶(hù)的應(yīng)用系統(tǒng)采用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集中處理的主機(jī)系統(tǒng)，檔案的要素?cái)?shù)據(jù)在其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)錄入過(guò)，并保存在主機(jī)中。在這種情況下，要求本系統(tǒng)中對(duì)同一張憑證所加的索引值，與主機(jī)中的該憑證的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)嚴(yán)格校核并確保一致。 　　●存儲(chǔ)：經(jīng)索引和校對(duì)后的圖像信息，要存入中心數(shù)據(jù)庫(kù)。但在存儲(chǔ)之前必須進(jìn)行壓縮，以最大限度的節(jié)約存儲(chǔ)空間。經(jīng)壓縮后的圖像數(shù)據(jù)最終存入光盤(pán)庫(kù)。 　　●查詢(xún)：需要查詢(xún)時(shí)，可以用多種方法來(lái)檢索，可以使用條件查詢(xún)或模糊查詢(xún)的方式，而不一定要知道憑證的全部要素。比如按名稱(chēng)、按發(fā)生日期范圍檢索等。通過(guò)快速檢索技術(shù)，多臺(tái)查詢(xún)工作站可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)同時(shí)檢索文檔圖像。如果在分館等下級(jí)單位，可以通過(guò)下發(fā)光盤(pán)或通過(guò)廣域網(wǎng)來(lái)進(jìn)行查詢(xún)。 　　●輸出：文檔被檢索出來(lái)之后，自動(dòng)的還原顯示在計(jì)算機(jī)的彩色顯示器上，并且可以根據(jù)用戶(hù)的需要使用彩色打印機(jī)以1：1的比例把原始圖像還原打印輸出或使用傳真機(jī)把圖像傳真出去;或是通過(guò)INTERNET，INTRANET把圖像作為E-MAIL發(fā)送到查詢(xún)終端。 　　5. 主要的用戶(hù)群 　　企業(yè)和政府 　　★　設(shè)計(jì)方案管理(CAD Print)　　　　★　報(bào)紙管理(新聞局) 　　★　用戶(hù)管理(銀行、保險(xiǎn)公司)　　　　★　專(zhuān)利管理 　　★　技術(shù)報(bào)告管理　　　　　　　　　　　★　技術(shù)信息管理 　　★　印刷數(shù)據(jù)管理(印刷廠) 　　醫(yī)院 　　★　醫(yī)療紀(jì)錄管理 　　★　診斷報(bào)告管理 　　6、簡(jiǎn)單應(yīng)用說(shuō)明(保險(xiǎn)公司) 　　隨著保險(xiǎn)公司擴(kuò)大經(jīng)營(yíng)規(guī)模，各類(lèi)原始憑證、單證、檔案原件產(chǎn)生的數(shù)量越來(lái)越大。這個(gè)檔案管理系統(tǒng)的建立全面解決了保險(xiǎn)公司原始檔案管理的庫(kù)房擁擠、查閱不便、投資大、勞動(dòng)強(qiáng)度高等問(wèn)題，提高了保險(xiǎn)公司檔案的電子化、自動(dòng)化、無(wú)紙化管理水平。保險(xiǎn)公司文檔管理系統(tǒng)結(jié)合中國(guó)國(guó)情，適合保險(xiǎn)公司業(yè)務(wù)需求和操作習(xí)慣，是集數(shù)據(jù)采集、壓縮存儲(chǔ)、模式識(shí)別、圖象處理、錄入查詢(xún)、綜合管理于一體的保險(xiǎn)業(yè)務(wù)自動(dòng)化管理系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)將成為保險(xiǎn)公司加強(qiáng)管理、提高服務(wù)質(zhì)量的重要手段之一。它提供了五大功能：內(nèi)容的