OA系統(tǒng)建設走過了重復開發(fā)、自成系統(tǒng)階段

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隨著信息化的推進，OA系統(tǒng)的普及度越來越高，由原來的各個單位獨立建設，到現(xiàn)在的在通用基礎平臺上實現(xiàn)個性化定制，OA系統(tǒng)建設走過了重復開發(fā)、自成系統(tǒng)階段，進入了平臺規(guī)范、高度集成的產(chǎn)品時代。大大降低了開發(fā)成本，節(jié)省了開發(fā)時間，同時系統(tǒng)的穩(wěn)定性、適應性也得到有效保證，從而更好地推動企業(yè)、行業(yè)的工作方式轉(zhuǎn)變，深化企業(yè)、行業(yè)深層改革，使其在新形勢下的國內(nèi)、國際競爭中立于不敗之地。

1 通用基礎平臺

通用基礎平臺采用完全基于Java技術的三層結(jié)構模式，客戶端用WEB瀏覽器，表現(xiàn)層采用JSP技術，按照J2EE技術標準和XML技術構建應用邏輯層即中間層服務，實現(xiàn)了跨平臺?；A平臺應用上實現(xiàn)企業(yè)的組織、人員管理、信息發(fā)布、點對點信息或文件傳遞、點對點視頻、各級工作計劃(總結(jié))等常規(guī)辦公業(yè)務。企業(yè)可根據(jù)自己需求簡單配置，即可使用?；A平臺后臺功能包括：

1.1 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理用于區(qū)域、組織、人員、權限的管理。

1.1.1 區(qū)域管理

有的企業(yè)是跨省、甚至跨國企業(yè)，需要為其設置不同區(qū)域，便于垂直管理。

1.1.2 組織機構管理

在指定區(qū)域下，新建組織機構，輸人組織名稱及組織基本情況介紹。

1.1.3 群組管理

可以為臨時組成且有共同屬性的一群人建立群組，便于為其實現(xiàn)集體授權等功能。

1.1.4 人員管理

選擇區(qū)域，再選擇該區(qū)域下的某個組織機構，在其下新建人員，為其設置用戶登錄名和密碼，以及注冊用戶數(shù)字證書，并為其配置使用OA系統(tǒng)的相應權限。其中密碼、數(shù)字證書信息需先加密后再存入數(shù)據(jù)庫。

1.1.5 權限管理

權限設置可在人員頁面完成，為每個用戶設置其有權操作的欄目或子欄目；也可在欄目頁面設置權限，為某一欄目或子欄目設置有權使用的個人或組織。用戶在發(fā)布信息時，可對其發(fā)布的每一條信息設置可見的個人或組織。權限類型包括只讀、新建、維護、刪除。具有新建權限的用戶只能新建并修改自己發(fā)布的信息，具有維護權限的用戶可以修改自己或其他用戶發(fā)布的信息。
1.2 欄目設置

用戶可以根據(jù)實際需要創(chuàng)建欄目，為欄目指定顯示路徑、顯示模板、隸屬的子欄目；以及指定該欄目是獨立欄目，還是由其他幾個欄目生成的合成欄目。合成欄目可用于主頁某位置的占位，解決單個欄目信息少時頁面不飽滿問題。

1.3 模板定制

為主頁、各級欄目頁、內(nèi)容頁定制模板，可選擇系統(tǒng)自帶的不同風格模板，不同配色方案，也可將自己設計的模板上傳至系統(tǒng)，供各級頁面調(diào)用，實現(xiàn)頁面的個性化設計。

1.4 通訊錄

系統(tǒng)管理員創(chuàng)建好區(qū)域、組織、人員信息后，每個系統(tǒng)用戶在通訊錄中維護自己的信息，并可瀏覽其他用戶信息。通訊錄按區(qū)域、組織以樹形結(jié)構顯示。當前用戶可選擇具體人員或組織或整個區(qū)域，甚至用戶自己設置的群組，發(fā)起點對點的即時通信、文件傳輸、視頻交流等應用。

1.5 工作計劃(總結(jié))

系統(tǒng)提供全年、季度、月、周、日工作計劃，全年、季度、月、周、日工作總結(jié)。用戶自己瀏覽、維護自己的信息，直屬領導可以瀏覽其所管轄員工的信息。

1.6 上傳下載

管理員可設置若干上傳下載專題，指定權限讓不同用戶上傳下載。

1.7 電子郵件

系統(tǒng)根據(jù)已注冊的用戶名自動為其開啟系統(tǒng)內(nèi)的電子郵箱。

1.8 短信平臺

系統(tǒng)提供獨立短信發(fā)送空間，用戶可根據(jù)已建好的區(qū)域、組織樹為某區(qū)域某組織或某個用戶發(fā)送短信。也可在任意一個欄目的新增或修改信息頁面，直接勾選“發(fā)送短信”按鈕，將該信息標題發(fā)送至選定的用戶或用戶組。

1.9 報表系統(tǒng)

可根據(jù)用戶需求自定義各種報表，只要是數(shù)據(jù)庫存在的字段就可生成報表字段。并可將生成的報表在系統(tǒng)任何地方引用，對表內(nèi)數(shù)據(jù)按用戶權限進行選擇顯示。

1.10 會議管理系統(tǒng)

將需要電話和人工記錄的會議室預定和取消流程用計算機實現(xiàn)，并為會議室情況的預定和查詢提供形象細致的圖形展示。同時提供會議室的基本情況管理，包括會議室的位置、座位數(shù)量、配套設備，使預定者能夠直觀的了解會議室情況。并提供包括預定時間、會議時間和預定單位等內(nèi)容的查詢和展示，以及會議室使用情況統(tǒng)計。

1.11 設備管理系統(tǒng)

對計算機、打印機、照相機、掃描儀、投影儀等電子辦公設備的整個生命周期及使用狀態(tài)進行全程監(jiān)管，包括設備使用人員信息及需要人網(wǎng)的設備管理，設備配發(fā)情況監(jiān)控和統(tǒng)計等內(nèi)容。最終生成各類設備臺賬。

1.12 視頻應用系統(tǒng)

視頻應用系統(tǒng)是基于桌面的視頻會議應用，不需要硬件投資建設視頻會議室，只要用戶的機器安裝攝像頭即可使用。用戶既可在視頻會議室參加會議，也可在辦公桌上參加視頻會議。系統(tǒng)內(nèi)任何具有權限的用戶，可以組織發(fā)起一個視頻會議，邀請全體或部分系統(tǒng)內(nèi)用戶參與，既可實現(xiàn)全系統(tǒng)范圍的視頻會議、培訓、講座，也可小范圍針對某一具體事項進行商討。系統(tǒng)支持點對點通訊和多點對多點通訊。

1.13 移動辦公系統(tǒng)

移動辦公平臺為通用基礎平臺的移動版。當用戶因出差、借調(diào)等原因不能在自己辦公室登錄系統(tǒng)時，可通過智能終端(筆記本電腦、智能手機、PAD)接入各類應用系統(tǒng)，實現(xiàn)遠程異地信息查詢、公文處理、資料下載等辦公業(yè)務。

1.14 系統(tǒng)安全

系統(tǒng)在安全策略上將采用全面的防護，集成一流的技術，可以在安全威脅滲透到網(wǎng)絡之前將其阻止，即便由最狡猾的未知新攻擊者發(fā)起的攻擊也不例外。以實時方式檢測并阻止惡意軟件，包括病毒、蠕蟲、特洛伊木馬、間諜軟件、廣告軟件和rootkit。

主動防護一全新的主動威脅掃描使用獨特的技術為未知應用程序的良好行為和不良行為評分，從而無需創(chuàng)建基于規(guī)則的配置即可增強檢測能力并減少誤報。

業(yè)界最佳的威脅趨勢情報一防護機制使用業(yè)界領先的全球情報網(wǎng)絡，可以提供有關整個互聯(lián)網(wǎng)威脅趨勢的全面視圖。借助此情報可以采取相應的防護措施，并且可以防御不斷變化的攻擊。
2 個性化定制

個性化定制主要指各類流程的定制，系統(tǒng)提供流程定制工具，用戶可根據(jù)業(yè)務需要自行進行定制。流程定制過程如圖1所示：

圖1 個性化流程定制過程示意圖

2.1 創(chuàng)建流程

新建流程，并完成流程針對不同用戶顯示名稱等基本信息的定義。

2.2 制作表單

表單為該流程在整個流轉(zhuǎn)過程中前端用戶的顯示頁面，用戶可使用系統(tǒng)嵌入的編輯器直接編輯，也可將已經(jīng)編輯好的本地表單直接上傳至系統(tǒng)。

2.3 建數(shù)據(jù)庫表

根據(jù)步驟2的表單，可選擇自動生成對應的數(shù)據(jù)庫表，也可在此基礎上手動補充字段，用于后臺統(tǒng)計或存放某個中間結(jié)果等非前臺顯示時使用。

2.4 制作正文模板

正文即附著在表單上的正式文件，可為其指定固定樣式，如包含企業(yè)宣傳信息的頁眉頁腳，或政府機關的紅頭。并可通過標簽的使用，讓正文模板自動繼承表單上的相應內(nèi)容，如文件的文號、擬稿人等信息。同時，正文模板集成了電子簽章，手寫簽名等內(nèi)容，防止文件被惡意篡改。

2.5 繪制流程圖

流程圖是由若干動作連接起來的若干任務。任務是用戶看到的流程步驟，每個步驟，用戶可以根據(jù)需要選擇不同的動作執(zhí)行。如“擬稿”是任務，“送主管領導”是動作。動作又分為單人、順序串行、無序串行、并行閱辦、搶占處理、委托、抄送、退回、自由流等類型。

單人：只能將文件傳遞給一個指定用戶。

順序串行：同時傳遞文件給多個用戶，但用戶辦理順序只能按發(fā)送者發(fā)送時選擇的用戶順序進行。所有用戶都辦理完成，流程才能進入下一個任務。

無序串行：同時傳遞文件給多個用戶，先登錄的用戶具有操作權限，其他用戶此時為只讀狀態(tài)。所有用戶都辦理完成，流程進入下一任務。

并行閱辦：同時傳遞文件給多個用戶，多個用戶可同時進行辦理。所有用戶都辦理完成，流程進入下一任務。

搶占處理：同時傳遞文件給多個用戶，只要其中一個人辦理完成，流程就進入下一任務。

委托：只能選擇一個用戶傳遞文件，該用戶將代替當前用戶執(zhí)行本該當前用戶執(zhí)行的所有操作。

抄送：用戶可選擇多個抄送對象，每個抄送對象將獲得當前文件的一個只讀副本，當前用戶的操作不受抄送動作影響，可繼續(xù)進行任何操作。

退回：當前用戶可將文件退回給上一任務的操作者。

自由流：用戶可以從系統(tǒng)全體用戶中，任選一個用戶進行點對點傳遞。

2.6 配置權限

權限配置包括為流程圖中的每個任務、動作指定具體的操作人員或人員組，也包括為數(shù)據(jù)庫的每個字段設置針對某個用戶在某個任務中是只讀還是讀寫狀態(tài)。

2.7 流程發(fā)布

流程發(fā)布后，前臺用戶可以使用該流程。前臺用戶可以新建自己有權限操作的流程實例，也就是新建一個文件。同時可以查看自己參與的各個流程中不同狀態(tài)的文件，如待辦件、已辦件(尚未辦結(jié))、已辦結(jié)件，并可以跟蹤每個參與辦理文件的詳細流轉(zhuǎn)過程。

2.8 電子簽章

個性化定制為用戶提供電子簽章功能，該簽章采用核心智能識別簽認技術，應用COM、ActiveX技術開發(fā)，可以與所有OFFICE文檔編輯控件集成使用。實現(xiàn)了在Word、Excel、Html、GDF等版式的文檔上簽名、蓋章，并可實現(xiàn)多人會簽、簽章驗證、認證、防抵賴等功能。

系統(tǒng)提供簽章制作功能，可將真實印章圖案掃描至系統(tǒng)或?qū)戇M用戶的密鑰中，在需要蓋章處，提供快捷蓋章鍵，并可對當前用戶身份合法性進行確認。同時，支持手寫簽名，以及文檔和表單的痕跡保留。

3 結(jié)論

這種“基礎平臺+個性化定制”的解決方案，使OA系統(tǒng)的建設過程更快，投資更小，且系統(tǒng)穩(wěn)定性、靈活性都獲得了顯著提高。