如何用協(xié)同OA實現天津OA信息化應用

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   OA信息化作為信息化中的新型應用，最近越來越受到用戶的重視，我們相信未來的優(yōu)秀的組織必定是基于知識管理基礎的學習型組織。

    但是，由于知識管理的發(fā)展還處于發(fā)展的初級階段，因此，客戶、廠商在對知識管理的范圍與應用的界定上存在著一定的分歧和認知模糊。從市場的角度來看，不少廠商在推銷著昂貴的知識管理軟件，國外知識管理軟件的每個許可的費用高達萬元以上，用戶根本就用不起。另一方面，其實在用戶每天的工作中，大量的潛在的知識被分散在無數的電腦之中，孤立并被遺忘著，難以發(fā)揮效用。因此本文側重于與讀者探討如何利用現有的高性價比系統(tǒng)如OA，遵從知識管理的方向和理念，進行不同層次的應用，有效發(fā)揮知識的價值。

    知識管理的概念與應用探討

    知識的定義：知識是一種對個人有價值的信息。從廣義上來講，由于個人的價值取向的差異，所以任何信息都有成為知識的可能性。顯然，在此處我們不是要探討這種個性化的知識為主，盡管你可能是超級女聲的“玉米”或者“涼粉”，大可用google、百度在互聯(lián)網大量收集并篩選、存儲對于你的愛好有價值的知識，但這些“知識”對組織并無價值。我們在此探討狹義的知識——組織知識。

    組織知識：是一種對組織有價值的信息。組織中的信息經過系統(tǒng)化地收集、篩選、分類、存儲、共享的過程，那些原本在我們身邊的信息將被粹取為知識(以下簡稱知識)。

    組織知識類型：從介質類型來看早期主要是紙質文檔，隨著電腦的普及，數字化信息或者電子信息已經成為主導，而且格式從最初的非結構化文本擴展到多媒體(如視頻)和結構化表單等。從知識的內容來看，早期主要是以公文、合同、計劃、總結、圖紙、表單為主，顯著的特征是靜態(tài)結果，而現在組織開始注重保留經營管理的過程作為知識的擴展和延伸。

    知識層次：即使在同一個組織中，不同的知識對不同的個體也有不同的正向價值甚至是負向價值(風險)。在組織中規(guī)章制度作為公開的知識是普遍現象，新人到單位基本上是先學習這些知識，而財務報表或者薪資數據則對大多數人是保密的，但對同樣是新人如新到任總經理則是最重要的知識之一，同樣，圖紙或者工藝對絕大部分人是毫無價值的，即使開放給每個人學習，也沒有價值。因此，我們會發(fā)現知識是有層次的，分為公開或基礎知識、專業(yè)知識、特種知識三個層次。

    組織保障：傳統(tǒng)組織中辦公室主任或者文檔管理員，這類角色作為早期的知識管理員已經司空見慣了，但這類傳統(tǒng)角色無論從經驗還是素質都僅限于對知識的結果管理，甚至只是一個掌管鑰匙的保安而已，完全不能承擔現在或未來的知識管理的需求。因此有必要設置專門的知識管理員，國外的CKO(首席知識執(zhí)行官)的經驗國內企業(yè)也可以借鑒，由具備這種素質的人來對知識進行真正的管理。另外由于電腦的普及，傳統(tǒng)的知識以個體的頭腦經驗的存儲方式已經變成越來越數字化了，傳統(tǒng)的管理方式只注重組織中最核心的信息如公文，現在則有必要建立更大范圍的知識管理，甚至要求每個部門有知識管理的責任人或者二級知識管理員，強制對知識的采集擴大到部門級，建立起中央知識庫和二級知識庫。

    知識管理：從字面上理解，知識管理就是對組織知識的管轄治理，管的概念涵蓋了知識的采集和應用，知識從狀態(tài)角度來看分為顯性知識和隱性知識，在組織中常常是隱性知識的數量大大多于顯性知識的儲量，因此要有相應的激勵(正負激勵)制度保障，促進從隱性知識向顯性知識轉化，從理的概念來看，在具備知識管理員的前提下，知識管理員必須去建立知識的采集流程、篩選條件、分類規(guī)則、共享權限、學習計劃、知識生命周期管理等一系列的規(guī)則，對知識進行價值最大化的擴散和利用。因此，筆者認為知識管理分為知識形成和分享兩大范疇和階段，理想的情況下通過組織保障和信息化手段循環(huán)不休。

    如何用協(xié)同OA進行知識管理

    顯然，在了解了知識管理的重要性之后，不少組織將會考慮將知識納入到管理范疇，但市場上的知識管理軟件大多為靜態(tài)知識設計，雖然能夠不斷更新、添加知識，但明顯缺少管理過程類的知識，如決策過程、審批過程等，因此造成知識體系的完整性方面存在非常大的缺陷。并且這類軟件大多針對組織中少數人應用而設計，強調檢索、內容管理、學習考核等，應用范圍狹窄且昂貴，讓用戶望而卻步。反觀最近幾年其他管理軟件的發(fā)展，如OA、HR、CRM的廠商都開始注意到了知識管理的重要性，知識管理方面的應用和功能開始從這些軟件上延伸并發(fā)展出來了，應該說，知識管理作為單一用途的軟件的前途并不明朗，將會成為各類應用特征更明顯的管理軟件的一部分而融合消失，正如手機以短信的方式消滅掉了傳呼機，又將對MP3形成強大挑戰(zhàn)。所以用戶不妨在挑選管理軟件時候注重選擇那些具有知識管理功能或應用價值的軟件，另辟蹊徑同樣可以達成知識管理的目的。

    在這些類型的管理軟件中，協(xié)同OA具有最突出的應用價值，原因如下：首先，OA是組織中全員信息化的第一臺階，每一個組織都將選擇協(xié)同OA作為統(tǒng)一工作平臺，使用者范圍遍及組織中所有人，為知識采集和共享的范圍最大化奠定了基礎，并且由于協(xié)同OA的高性價比，使得組織的知識管理成本降到最低。其次，OA中普遍具有文檔管理、查詢功能，配合訪問權限的控制，可以實現對知識的分類、檢索關鍵字定義，以及針對不同角色分配學習、訪問、檢索的權限，構架安全嚴密的知識擴散體系。第三，協(xié)同OA中工作流技術承載著組織的重要審批流程，這些流程的過程和節(jié)點中的信息是組織的歷史，是不可或缺的重要的知識的組成部分。因此以協(xié)同OA構建組織的知識管理體系無疑是一種非常有價值的增值應用方式。

    以用友致遠的A6協(xié)同辦公軟件為例，我們可以更清楚的看到協(xié)同OA的知識管理應用的價值。

    1、靈活的文檔體系：在A6中有一個角色為文檔管理員，這個角色和傳統(tǒng)的后臺系統(tǒng)管理員并不是同一個角色，該角色可以以類似WINDOWS文件夾的方式設置多達99級的文件夾(目錄)，并且在同級對文件夾數量并無限制。因此用戶可以用這個角色建立自己的知識管理根節(jié)點目錄體系，并且可以為每個部門建立部門級目錄，授權每個部門的二級文檔管理員進行管理，從而構架集中可控的多級知識管理體系。

    2、海量、兼容：A6的文件夾是一個超級大胃口，可以上傳小于50M的單一文件，并且對存儲量無限制，只要硬盤夠大，就能無限擴充，滿足知識的不斷追加。并且A6中的文件夾是一個“雜食動物”，用戶可以上傳doc、jpg、xls、ppt、avi、mpeg、html、eml、rar、zip……所有WINDOWS支持的格式文檔，同時還能存儲工作流產生的公文審批、項目審批、合同審批、計劃審批之類的所有重要的制度化行為過程和結果，有效地保證了知識的完整性，這是傳統(tǒng)知識管理軟件所不具備的。

    3、嚴密的權限體系：在A6的文檔權限體系設計時考慮到了授權的多種角度，能按照人員姓名、組群、部門、職務級別、崗位等多種方式進行訪問授權，高效建立復合的知識分享學習的權限體系。另外從細節(jié)上考慮了，既能對訪問者開放整個目錄，也能逐條開放記錄訪問，即使個別用戶臨時性借閱(可設置時間期限自動或手動撤銷)機密知識，也不會看到權限以外的機密材料。這樣的應用既能保證知識的最大化傳播，又能保護重要知識的安全。
    4、知識管理：由于知識采集的途徑是多樣化的，所有在A6中為前文中提到的工作流設計了一種自動歸檔的機制，用戶可以根據組織的知識篩選標準，在不同的工作流模版當中規(guī)定好自動歸檔的緩存目錄，這樣，有效的信息會在每天的協(xié)同OA的正常使用當中源源不斷地轉化為知識，知識管理員可以在緩存目錄中對這些信息進行評估，選擇那些符合知識標準的信息存儲到指定的知識文件夾下，對其進行關鍵字定義，便于以后使用者的模糊查詢。除增加、刪除功能之外，A6還有對指定文檔進行替換的功能，能用新的知識覆蓋老的知識，減少了生命周期較短的知識的維護工作量。A6中的知識可以被管理員復制、移動到不同文件夾(目錄)中，最值得一提的是“映射”功能，能夠幫助客戶把在比如財務部目錄中的某條知識記錄投射到類似知識庫、新員工必讀之類等其他目錄下，當這條知識記錄發(fā)生變化時其投射的其他目錄的投影也會發(fā)生同樣的改變，這有點像知識的分身術，可以讓知識特別是管理類知識在滿足其部門的管理的同時，化身無數出現在其他需要這條知識的學習者面前。

    隨著產品的不斷進化和發(fā)展，A6將在學習的自動化、效果評估等方面進行大量的應用擴展和增強，用戶可以通過產品升級包不斷得到新技術帶來的進步和價值。正如A6的名稱中所包涵的理念一樣——Arranging-Administering Availably Anyway Anywhere Anytime!我們相信，用戶也能在享受協(xié)同工作高效的同時，在任何時間、任何地點、以任何方式享受知識所帶來的價值提升!

主編：魏強