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政府機(jī)關(guān)建置天津OA信息化系統(tǒng)須突破之困境

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壹、前言       隨著計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，因特網(wǎng)的應(yīng)用已成為二十一世紀(jì)的新趨勢，然而因政府職能不斷擴(kuò)充及民眾參與公共事務(wù)的日益頻繁，行政機(jī)關(guān)「機(jī)械化」、「正式化」與「僵化」的服務(wù)方式，已難為社會大眾所接受，因此師法企業(yè)電子化儼然成為政府再造中所必須包含的重要項目之一。       而知識管理是近年來新興的名詞，在民間企業(yè)紛紛建立知識管理系統(tǒng)的同時，身為政府機(jī)關(guān)信息人員，莫不希望能將相關(guān)信息及技術(shù)導(dǎo)入機(jī)關(guān)內(nèi)部，有效整合機(jī)關(guān)內(nèi)部的信息及知識，以提升政府機(jī)關(guān)常年來所受到人民詬病的行政效率與服務(wù)質(zhì)量不彰的弊病。       然而在將知識管理系統(tǒng)導(dǎo)入機(jī)關(guān)內(nèi)部時，常會遭遇到許多困難，唯有解決這些困難，才能有效的導(dǎo)入及使用該系統(tǒng)。   貳、知識管理的意義       信息隨著時代不斷的累積，使得二十一世紀(jì)已成為信息爆炸的時代，然而信息必須經(jīng)過有效的處理及分析后，才能變成有用的信息，而有用的信息則必須再經(jīng)過整理、審核及分類后，才能真正變成有價的知識，所以我們通?？蓪⒅R定義為能協(xié)助個人、機(jī)關(guān)或團(tuán)體創(chuàng)造智能與價值的有用信息。       另知識依其表現(xiàn)的方式，又可分為內(nèi)顯知識(tacit knowledge)及外顯知識(explicit knowledge)二種。       內(nèi)顯知識(tacit knowledge)：在政府機(jī)關(guān)中所指的就是主官(管)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工的經(jīng)驗、技術(shù)、文化、習(xí)慣等知識。       外顯知識(explicit knowledge)：則包括一切以文件、報告、圖片、聲音及影像等方式呈現(xiàn)的知識。       而知識管理就是將這些知識，透過信息科技的協(xié)助，經(jīng)由創(chuàng)造、分類、儲存、分享、更新并為機(jī)關(guān)或員工產(chǎn)生實質(zhì)價值的流程。       藉由以上的解釋，我們可知，當(dāng)知識在保存及傳承的過程中，如果能有效利用信息科技的協(xié)助，來盡量保存知識的原意及作適當(dāng)?shù)姆诸?，將可為使用者省下許多知識探索的時間，使機(jī)關(guān)內(nèi)部所有使用者均能成為優(yōu)秀的知識工作者。   參、建置知識管理系統(tǒng)所可能遭遇到的困境       然而各級政府機(jī)關(guān)在建置知識管理系統(tǒng)時，通常會遭遇到以下幾點困境：       一、主官(管)本身的信息知能及支持程度       通常由于機(jī)關(guān)主官(管)本身欠缺信息的知能及不支持，而導(dǎo)致知識管理系統(tǒng)不易建置成功及獲得機(jī)關(guān)內(nèi)部成員的使用，此項困難乃是政府機(jī)關(guān)在導(dǎo)入知識管理系統(tǒng)時，所須解決的首要難題。       二、組織文化與溝通習(xí)性難以調(diào)整       組織文化通常是各機(jī)關(guān)積弊及特有的文化，如果組織過于封閉，缺乏溝通的機(jī)制及行為，無法接受新的改革，將導(dǎo)致知識管理系統(tǒng)導(dǎo)入及預(yù)算編制的困難。       三、信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性及安全性受質(zhì)疑       在信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性上，系統(tǒng)處理的速度可能會很緩慢，等待時間可能增長。而在信息系統(tǒng)的安全性上，可能因受網(wǎng)絡(luò)黑客、計算機(jī)病毒的入侵及影響，造成使用者的不便，而導(dǎo)致使用者對系統(tǒng)的安全性產(chǎn)生合理的懷疑，出現(xiàn)不去使用它的情形。       四、信息及知識分類及系統(tǒng)管理的不當(dāng)       信息須經(jīng)過適當(dāng)?shù)姆诸惣罢?，方能成為有利用價值的知識，如果因信息分類的不適當(dāng)，可能會造成使用者不易搜尋到所需獲得的信息及知識。另外也可能發(fā)生系統(tǒng)權(quán)限控管的不嚴(yán)密，而導(dǎo)致使用者個人數(shù)據(jù)外流的情形，更加深使用者對該系統(tǒng)的不信任感，而減少使用該系統(tǒng)的次數(shù)。       五、操作及使用流程設(shè)計不當(dāng)       因操作流程的改變，有可能使操作流程變得更為復(fù)雜或改變使用者已根深柢固的流程，導(dǎo)致流程紊亂，進(jìn)而影響使用者使用該系統(tǒng)的機(jī)率。       六、缺乏人性化的接口       無法引起使用者使用該系統(tǒng)的興趣，枯燥乏味無親切感。       七、教育訓(xùn)練成效不彰       當(dāng)系統(tǒng)設(shè)計完成時，經(jīng)由教育訓(xùn)練仍無法讓使用者明確了解其建置的真正目標(biāo)，且未對使用者認(rèn)知程度的差異作個別的教育，容易造成系統(tǒng)的不當(dāng)使用及降低使用率。       八、知識及信息的來源缺乏及不易取得      OA信息化系統(tǒng)雖是機(jī)關(guān)不可或缺的一項重要應(yīng)用，但是此系統(tǒng)中知識及信息的取得，可能會有所困難，并導(dǎo)致無數(shù)據(jù)的窘境，因此如何讓所有使用者均樂于貢獻(xiàn)本身的知識及信息、經(jīng)驗等，保持良好的溝通及互動，乃是影響該系統(tǒng)成敗所須考慮的重要因素之一。   肆、結(jié)論       因應(yīng)政府機(jī)關(guān)推動電子化及將知識管理運用在信息科技上的同時，如何利用知識管理系統(tǒng)，及針對上述所探討的困難點，提出解決方案，使機(jī)關(guān)與員工藉由知識管理互相創(chuàng)造雙贏局面，則有賴于政府高階管理者與各機(jī)關(guān)信息人員的縝密規(guī)劃與深思，共同為提升政府機(jī)關(guān)的行政效率、服務(wù)品質(zhì)及形象而努力。 (本文作者為南投縣政府信息管理所技士 陳建岳)  
發(fā)布：2007-03-25 09:53    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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