高校辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展?fàn)顩r手探

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高校校園網(wǎng)在高校教育中所承擔(dān)的作用愈來愈明顯，它已成為高校教學(xué)、科研、辦公及管理不可缺少的支撐環(huán)境。高校網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，高校管理信息化時機(jī)已逐步成熟，建立一套方便快捷自動化辦公系統(tǒng)，是高校在新的形勢下進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能、工作方式和工作作風(fēng)，提高工作質(zhì)量和效率的一項重要手段，也是落實胡錦學(xué)濤總書記在黨的十七大提出的“建設(shè)資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會”科學(xué)發(fā)展觀的新舉措，因此，辦公自動化是高校自身建設(shè)、改革和發(fā)展的必然要求，實現(xiàn)和推進(jìn)辦公自動化系統(tǒng)是高校管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然趨勢。

一、高校辦公自動化系統(tǒng)的主要功能

高校辦公自動化是指利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，盡可能充分地利用信息資源，提高工作效。其基本特征是采用計算機(jī)文字處理技術(shù)生產(chǎn)、存儲各種文檔，使用復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)或網(wǎng)絡(luò)等其他先進(jìn)設(shè)備復(fù)制、傳遞文檔。高校辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)著眼于順應(yīng)現(xiàn)代行政辦公的需要，總體上要體現(xiàn)出操作方便、信息共享、切合實際、功能完整、安全高效、設(shè)置靈活、智能決策等特點。高校辦公自動化系統(tǒng)主要功能為：事務(wù)型、管理型、決策型。事務(wù)型為基礎(chǔ)層，包括公文管理、督查管理、電子公文審批、公共信息查閱及收集，內(nèi)部請示報告管理、會議管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、個人待辦事宜、日程安排、通訊錄、快遞辦理、資源管理，以及其他有關(guān)機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理等；管理型為中間層，它包含事務(wù)型，管理型系統(tǒng)是支持各種辦公事務(wù)處理活動的辦公系統(tǒng)、支持管理控制活動的管理信息系統(tǒng)相結(jié)合的辦公系統(tǒng)；決策型為最高層，它以事務(wù)型和管理型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過建立校內(nèi)的郵件系統(tǒng)和信息發(fā)布平臺，使辦公文檔、規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流等能夠在高校機(jī)關(guān)內(nèi)部得到及時的傳播或傳送。高校辦公自動化不僅能為高校管理和決策提供大量的信息服務(wù)，而且還能實現(xiàn)教育管理信息資源的交流與共享、提高高校的行政管理水平和工作效率及增強(qiáng)高校的節(jié)能意識。

二、高校具有實行辦公自動化的優(yōu)越環(huán)境

1、完善的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。辦公自動化產(chǎn)生于20世紀(jì)80年代，從最初計算機(jī)單機(jī)制作文檔、電子表格,撰寫、打印各類文稿等，到利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件傳輸與共享、收發(fā)電子郵件。在短短的20多年內(nèi)經(jīng)歷了先后5次的延伸和發(fā)展，高校擁有大量的計算機(jī)，校園網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)率較高，傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、電話全面普及，具有良好的基礎(chǔ)設(shè)施條件，實現(xiàn)了大量的數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)上信息傳遞。

2、高水平的計算機(jī)應(yīng)用隊伍。高校是知識和信息集散地，人員素質(zhì)較高,接受新知識、新事物較快，近年來，為提高辦公人員的素質(zhì)和工作效率，各高校對原有工作人員進(jìn)行了計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等知識的培訓(xùn)；新招聘人員基本上都是碩士以上文憑的研究生及少數(shù)優(yōu)秀的本科本生，他們具有良好計算機(jī)應(yīng)用水平。在高校，使用辦公軟件、收發(fā)電子郵件都已經(jīng)成為人們工作、交流的重要手段，這為辦公自動化系統(tǒng)的推廣奠定了良好的人員隊伍。

3、多媒體技術(shù)廣泛普及。辦公自動化系統(tǒng)引入多媒體技術(shù)，使之處理語音、圖形、圖像功能加強(qiáng)，更能夠滿足辦公要求，提高辦公信息處理的應(yīng)用范圍和價值。隨著信息化教學(xué)系統(tǒng)的發(fā)展，對于多媒體教學(xué)來說，利用多媒體教學(xué)制作軟件，可以為教師提供更好的教學(xué)素材和教學(xué)方式，擴(kuò)展教師的能力空間。

4、成熟的數(shù)字化校園軟件。校園卡主要具有儲蓄、取款、消費、身份認(rèn)證、個人信息查詢等功能，其應(yīng)用覆蓋綜合消費系統(tǒng)，包括收、繳費及各類款項支取，校內(nèi)熱水收費及其它小額消費；以及信息查詢系統(tǒng)，包括身份認(rèn)證，門禁、考勤、圖書借閱、計算機(jī)房上機(jī)、管理信息查詢及統(tǒng)計分析等。整個系統(tǒng)還可與銀行系統(tǒng)和校內(nèi)原有的軟件系統(tǒng)及學(xué)校管理信息系統(tǒng)進(jìn)行良好的銜接。高校應(yīng)把推進(jìn)辦公自動化和數(shù)字化校園建設(shè)結(jié)合起來，進(jìn)一步健全網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，讓網(wǎng)絡(luò)覆蓋學(xué)校管理和服務(wù)的方方面面。

三、高校辦公自動化是自身建設(shè)的需要。

高校辦公自動化發(fā)展隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，在現(xiàn)有的校園網(wǎng)基礎(chǔ)上建立高效、協(xié)調(diào)、集成的辦公自動化系統(tǒng)已成為可能，這也是從根本上提高辦公效率的有效途徑。當(dāng)前，我國高等教育快速發(fā)展，高校的辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大，高校辦公工作的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，如何保障管理信息的公開與暢通，管理關(guān)系的協(xié)調(diào)與統(tǒng)一，已成為高校管理者必須著手解決的主要問題，與此同時,許多高校存在幾個校區(qū)，且地理位置各異，傳統(tǒng)辦公方式明顯不能適應(yīng)遠(yuǎn)程辦公的需求，這就要求校區(qū)間的新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式出現(xiàn)。首先，能創(chuàng)造一個集成化的工作環(huán)境，為學(xué)校各部門的工作人員提供多功能的桌面辦公環(huán)境，從而解決不同人員處理不同事務(wù)需要使用不同工作環(huán)境的問題，實現(xiàn)辦公資源共享；其次，辦公自動化系統(tǒng)能提供集成處理及發(fā)布信息的工作平臺，解決以往信息收集、處理和發(fā)布過程相分割的問題，減少許多不必要的交接環(huán)節(jié)，并通過替代傳統(tǒng)的人工紙介質(zhì)或磁介質(zhì)信息傳遞，提高信息傳遞效率和可靠性[4]；第三，辦公自動化系統(tǒng)還能提供具有工作流程性質(zhì)的處理過程和監(jiān)督功能，解決多部門協(xié)作問題，推動部門間的高效率協(xié)作，高校辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用可以大大提高高校辦公效率，也是適應(yīng)未來辦公發(fā)展的必然趨勢，我們應(yīng)該充分認(rèn)識到盡早普及辦公自動化系統(tǒng)的重要性，大力推進(jìn)辦公自動化，使高校辦公水平上一個新層次。

四、高校辦公自動化發(fā)展措施

1、更新觀念,強(qiáng)化意識。必須充分認(rèn)識高校辦公自動化建設(shè)的價值、地位、作用和意義, 高校辦公自動化建設(shè)的好壞是衡量高校現(xiàn)代管理水平高低的重要標(biāo)尺之一，從坐、等、靠、要及觀望、求穩(wěn)怕亂、安于現(xiàn)狀的陳舊觀念中解脫出來，開拓辦公人員意識問題，消除重硬件、輕軟件，重理論、輕應(yīng)用，重技術(shù)、輕管理等認(rèn)識上的誤區(qū)。辦公自動化的建設(shè)是衡量高校管理水平的標(biāo)志，加強(qiáng)辦公自動化宣傳，用信息增強(qiáng)人們意識，用人們的強(qiáng)烈意識去加強(qiáng)辦公自動化工作，提高人們的辦公自動化意識，尤其要強(qiáng)化各級領(lǐng)導(dǎo)的辦公自動化意識，只有領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都有現(xiàn)代化意識和觀念，才有可能加快辦公自動化的建設(shè)步伐，要使各級領(lǐng)導(dǎo)和工作人員提高認(rèn)識和更新觀念,可采取參觀學(xué)習(xí)的方法，不定期組織人員，到辦公自動化建設(shè)較成功的兄弟院校參觀學(xué)習(xí)，讓領(lǐng)導(dǎo)和工作人員有一個感性的認(rèn)識，提高他們辦公自動化的意識和觀念，增強(qiáng)他們改變傳統(tǒng)辦公手段的信心同時，在技術(shù)上要采取多方面的措施，確保辦公自動化系統(tǒng)安全可靠。

2、合理應(yīng)用，逐步推廣。辦公自動化如同計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)一樣,本身不是目的,只是一種技術(shù)、一種工具,是一門應(yīng)用學(xué)科和技術(shù)，盡管它也有相應(yīng)的理論做依托，但主要是應(yīng)用，離開了應(yīng)用，辦公自動化就毫無價值，離開了提高辦公效率,提高辦公質(zhì)量,辦公自動化就失去了意義。這樣，在推行辦公自動化系統(tǒng)的初期，只能保留辦公自動化系統(tǒng)和傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)并行的方式，行政管理系統(tǒng)的工作量不可能減少，所以，搞好傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的銜接, 做到建設(shè)一個，運行一個，發(fā)展一個，鞏固一個，以點帶面，遵循邊建邊用邊受益，逐步完善的原則，最后形成一個完整的、合理的、有效的辦公自動化體系。

3、完善制度，加強(qiáng)監(jiān)督。辦公自動化系統(tǒng)還沒有國家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，電子文檔的法律效力還未得到公認(rèn)，還未形成有效的規(guī)章制度，目前，公文的法定效力只有在還原為紙質(zhì)文件后才能產(chǎn)生或得到公認(rèn)，公文歸檔也主要是紙質(zhì)文檔，文件的審核、簽批等涉及到電子簽名、電子印章問題，其使用的有效性受到質(zhì)疑，目前文件簽批仍以紙質(zhì)為準(zhǔn)，缺乏與辦公自動化相適應(yīng)的規(guī)章制度及應(yīng)用性不強(qiáng)，隨著辦公自動化系統(tǒng)的逐步建立，各種相關(guān)的規(guī)章制度也需要建立和加以完善，以保證系統(tǒng)的正常運行，工作人員也必須接受和使用該軟件系統(tǒng)，在系統(tǒng)的管理過程中,還必須有一種制度對人為的方式進(jìn)行管理，制定有關(guān)的使用、授權(quán)、錄入、保密等制度。

辦公自動化化建設(shè)是高等學(xué)校建設(shè)的重要部分，是一項基礎(chǔ)性、長期性和經(jīng)常性的工作，在發(fā)展過程中不可能一帆風(fēng)順，遇到一些阻力和問題，也不能一蹴而就，我們要有足夠的思想準(zhǔn)備，在辦公自動化建設(shè)中敢于發(fā)現(xiàn)問題，正視問題，解決問題，堅持以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展，有計劃、分步驟地實施，做“節(jié)能減排學(xué)校行動”的榜樣，帶動學(xué)校的信息化工作，其建設(shè)和應(yīng)用不僅是提高學(xué)校管理效率的重要途徑,而且是章顯學(xué)校辦學(xué)水平的標(biāo)志之一。（中國教育和科研計算機(jī)網(wǎng)）