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一個CIO的煩惱：erp軟件教程上線，一步還是長征？
歷時一年多的erp系統(tǒng)視頻教程項目終于要上線了!對小雷來說，這意味著沒日沒夜瘋狂加班的苦日子要熬到頭了。同事們接二連三地來表示“祝賀”，小雷卻怎么也高興不起來?！皠倮氖锕?這話說得早了點?！彼荒樋嘈?，“還是想想該怎么對付黎明前的黑暗吧?！?/p>
話還要從頭說起。小雷在秦朗集團工作，職務是信息中心主管。秦朗集團下面有四個分公司。四個公司均為獨立核算，有獨立的采購權(quán)，相互之間業(yè)務聯(lián)系比較松散。兩年多之前，秦朗的主要競爭對手德諾上了erp系統(tǒng)視頻教程，效果不錯，業(yè)績增長很快。秦朗的老總看了之后，甚是眼紅，把小雷找來:“最近咱們公司要開幾個會，講講erp系統(tǒng)視頻教程的事情。業(yè)務部門的人不懂erp系統(tǒng)視頻教程，你先準備一下，開會的時候跟大家講講，然后咱們好好討論一下，是不是要上erp系統(tǒng)視頻教程?！?/p>
小雷是個認真負責的人，回去把相關(guān)資料、案例(成功的、失敗的都有)仔細整理了一遍。開會的時候，小雷條分縷析地把erp系統(tǒng)視頻教程講了一遍，老總聽得頻頻點頭。業(yè)務部門的人反應平淡，認為不上erp系統(tǒng)視頻教程，秦朗也照樣發(fā)展。
平時一貫講究民主的老總這次卻“專制”起來，沒多久就拍了板:“erp系統(tǒng)視頻教程一定要上!”公司隨后專門成立了項目組，小雷擔任項目主管。
所幸的是，老總雖然態(tài)度強硬，卻并非莽撞之人。他讓小雷做足前期準備工作，絕不要倉促上馬。小雷也沒辜負老總的期望，在接下來的半年中，他從同行那里了解了很多上erp系統(tǒng)視頻教程的經(jīng)驗和教訓，包括規(guī)劃、選型、挑選咨詢顧問公司和項目實施之后的進程控制等，小雷都有了一些初步的了解。為了避免“兩張皮”現(xiàn)象，小雷虛心地向業(yè)務部門的人討教，漸漸明白了他們的需求。
萬事具備之后，erp系統(tǒng)視頻教程項目正式啟動了。由于小雷的前期工作做得比較好，在選型等前期環(huán)節(jié)上，基本上一帆風順。項目真正開始實施之后，由于項目組人員變動，遇到了一些小麻煩，但無礙大局，項目按照計劃穩(wěn)步前進。小雷雖然很辛苦，但心情還不錯。
到了項目收尾階段，問題出現(xiàn)了。到底是一步到位，所有分公司、所有部門同時上erp系統(tǒng)視頻教程呢?還是先選擇一、兩家基礎(chǔ)比較好的分公司上?或者是讓財務、人事等部門先上，生產(chǎn)、銷售等“要害”部門再等等看?
小雷找老總請示，老總也拿不準:“要不，讓財務部、人事部先上?萬一有什么閃失，也不至于損失太大。”小雷回來跟這兩個部門的人溝通，卻遭到了強烈反對:“現(xiàn)在就上的話，風險太大了。而且數(shù)據(jù)這么多，光是輸入這一項的工作量我們一時半會兒也吃不消呀?！毙±宗s緊解釋:“我剛才沒說清楚，新系統(tǒng)和舊系統(tǒng)肯定會并行一段時間才能切換。至于輸入數(shù)據(jù)，我們項目組的人也可以搭把手幫忙?！北M管如此，財務部的人仍然不滿意:“各分公司情況差很遠，有的用上了財務軟件，有的還在手工作業(yè)?，F(xiàn)在要‘一刀切’，能行嗎?”
這說中了小雷的心事，這個問題他翻來覆去想了很久也沒找到解決的法子。再去跟老總商量:“咱們選一個基礎(chǔ)好的分公司先上erp系統(tǒng)視頻教程吧，各部門都上。其他的分公司等條件具備了再慢慢來。再說，到那個時候，erp系統(tǒng)視頻教程的好處大家都親眼見到了，業(yè)務部門的人接受起來也會更積極一些?！崩峡偸裁匆矝]說，算是默許了。
問題算是初步解決了，不過小雷心里卻一點也不輕松。他知道，如果只有一個分公司上erp系統(tǒng)視頻教程的話，麻煩也是很多的:數(shù)據(jù)方面跟別的分公司能兼容嗎?各分司共用集團資源的編碼能否統(tǒng)一也是個問題。各分公司之間以及與集團之間相關(guān)的關(guān)聯(lián)交易還能像原來那樣統(tǒng)一處理嗎?任何一個環(huán)節(jié)的疏忽都會影響erp系統(tǒng)視頻教程的使用效果。如果那樣的話，以后其它分公司上erp系統(tǒng)視頻教程就會更難了，人氣方面就會更差了。
“干脆一步到位得了。所有的分公司、所有的部門，在同一時間統(tǒng)統(tǒng)都上erp系統(tǒng)視頻教程，就沒有這么多的麻煩了?！边@個念頭在小雷的腦子里閃了一下，很快就煙消云散了。風險、分公司基礎(chǔ)各有差異……這些事情老總不說，小雷也明白。當初向同行取經(jīng)的時候，聽說了太多類似的教訓。
該怎么辦?如果把這個項目比作一盤圍棋，小雷覺得現(xiàn)在已經(jīng)到了放出勝負手的關(guān)鍵時刻，一不小心就有可能前功盡棄、滿盤皆輸。他還在猶豫……
erp系統(tǒng)視頻教程上線，計劃先行
文/北京新華信管理顧問有限公司IT/信息化運作咨詢中心顧問佟偉楠
在erp系統(tǒng)視頻教程上線時，企業(yè)需要制定一個科學合理的上線策略,包括數(shù)據(jù)、業(yè)務流程、員工三個大的方面。
案例中的小雷遇到的困惑實際上是erp系統(tǒng)視頻教程項目實施中一個至關(guān)重要的問題—上線決策。通常企業(yè)的實施erp系統(tǒng)視頻教程之初就會確定一個總體的實施策略，例如，“整體規(guī)劃，分步實施”。我們策略是非常容易確定，但是如何執(zhí)行這種策略就并不那么容易了。因此，在erp系統(tǒng)視頻教程上線時，企業(yè)需要制定一個科學合理的上線策略。通常上線策略包括:數(shù)據(jù)、業(yè)務流程、員工三個大的方面。
數(shù)據(jù)準備要做足
首先我們來看數(shù)據(jù)。通常企業(yè)在實施erp系統(tǒng)視頻教程時的數(shù)據(jù)是包含兩部分的，一部分我們稱之為靜態(tài)數(shù)據(jù)，例如，物料信息、客戶信息等;另一部分我們稱之為動態(tài)數(shù)據(jù)，例如，未結(jié)訂單、庫存期初量等。在制定erp系統(tǒng)視頻教程上線策略時需要綜合考慮這兩方面的數(shù)據(jù)。
對于靜態(tài)數(shù)據(jù)，通常我們會認為相對比較簡單，只要保證這些靜態(tài)數(shù)據(jù)是完整并且準確的就足夠了。而事實上，只是完整和準確是遠遠不夠的，還必須要保證這些數(shù)據(jù)在集團或整個企業(yè)內(nèi)部的通用性，如果企業(yè)在實施erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)時，對原有的物料編碼進行改進或重編，就必須要保證，新的編碼在erp系統(tǒng)視頻教程上線前已經(jīng)被各業(yè)務部門所熟悉，并且已經(jīng)在本企業(yè)或集團內(nèi)部進行了相應的培訓和推廣工作。
提到動態(tài)數(shù)據(jù)，最為熟悉的就應該算是庫存期初值以及財務數(shù)據(jù)。而除了這兩部分外還包括企業(yè)未結(jié)訂單。要想準備好這部分數(shù)據(jù)，企業(yè)首先需要確定未來的erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)在上線時需要錄入多長時間(跨度)的未結(jié)訂單。整個時間跨度確定好了之后，下一步需要確定每一種狀態(tài)的訂單以什么方式進入系統(tǒng)。這里需要提醒的是，并不是時間跨度越大越好，例如，erp系統(tǒng)視頻教程上線時間確定為6月30日，但并不意味著企業(yè)要將本年度前六個月未結(jié)訂單數(shù)據(jù)全部都錄入系統(tǒng)，而是需要對這個六個月的訂單數(shù)據(jù)進行分析，將其分類然后來確定需要向系統(tǒng)中錄入的數(shù)據(jù)。
業(yè)務流程分析是關(guān)鍵
其次我們來看業(yè)務流程。談到業(yè)務流程我們必須首先明確:企業(yè)的業(yè)務流程是持續(xù)不斷改進的，也就是說在erp系統(tǒng)視頻教程上線時企業(yè)的業(yè)務流程并不一定是最優(yōu)的。業(yè)務流程分析是erp系統(tǒng)視頻教程實施的一個重要階段，只有當業(yè)務流程確認及erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)按照此業(yè)務流程完成了配置之后才能夠具備上線的條件。那么企業(yè)在制定上線策略時，除了準備和確認正常的系統(tǒng)業(yè)務流程之外，還必須要準備大量的系統(tǒng)外流程的處理辦法。
就如同案例中所講的，如果分步上線后，各分公司與集團關(guān)聯(lián)業(yè)務是否還能像原來那樣統(tǒng)一處理?特別是分步上線的企業(yè)，更加應該準備好，已經(jīng)使用系統(tǒng)的分廠/分公司同未使用系統(tǒng)如何進行業(yè)務銜接，最為可行的辦法是保留使用系統(tǒng)前的手工單據(jù)進行傳遞，對于需要進入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，根據(jù)手工單據(jù)錄入，并將系統(tǒng)中的單據(jù)打印后同手工單據(jù)一起傳遞至未使用系統(tǒng)的分廠/分公司。
另外，還有一方面的流程也必須要考慮到，就是意外流程的處理。例如，逆向流程，補救流程等。由于erp系統(tǒng)視頻教程系統(tǒng)在上線之初，通常會面臨業(yè)務人員操作不夠熟練，工作習慣不能馬上改變等情況，就必須要有保證在系統(tǒng)錄入出錯誤或出現(xiàn)誤操作時，能夠快速的糾正系統(tǒng)數(shù)據(jù)的流程。并且要將這些流程處理辦法形成紙介質(zhì)文檔，下發(fā)至各業(yè)務部門。需要特別注意的是，并不僅僅是erp系統(tǒng)視頻教程上線所涉及的部門而是全部集團內(nèi)部，并對這些流程進行充分的培訓，以保證各業(yè)務部門能夠熟練掌握。
業(yè)務流程所涉及的另一個內(nèi)容是管理規(guī)章制度，這些也必須在上線前制定完畢，并保證已經(jīng)能夠全部或部分在企業(yè)中實行。
員工培訓必不可少
通常企業(yè)在erp系統(tǒng)視頻教程實施過程中都會安排大量的員工培訓，特別是在上線前，企業(yè)員工更是需要反復地對系統(tǒng)操作進行強化，甚至有的企業(yè)還祭出了“考核上崗”的法寶。不能不說企業(yè)這種做法對erp系統(tǒng)視頻教程的上線及未來的運行有著極大的好處，但是企業(yè)也往往忽略了對員工進行流程培訓。而實際上，員工往往由于不清楚流程，發(fā)生操作錯誤或是不知道該怎么做的情況，因此，一定不能忽視對流程的培訓。
如果企業(yè)在制定上線策略的時候，能夠充分考慮以上三個方面的問題，并制定適合本企業(yè)的解決方案，那么相信在erp系統(tǒng)視頻教程上線時就不會遇到案例中小雷的困惑了。
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成都公司：成都市成華區(qū)建設(shè)南路160號1層9號
重慶公司：重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務大廈18樓
