基于管理的電子文檔管理系統(tǒng)系統(tǒng)

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很多公司的知識管理都是著眼于兩個方面，其一是平臺的建設(shè)，找到知名廠商實施優(yōu)秀的產(chǎn)品。其二是知識庫的建設(shè)，由項目組牽頭把大量的“知識”上傳到系統(tǒng)中，短時間內(nèi)讓知識庫顯得很豐滿。而往往忽略了第三個層面：管理層面，即企業(yè)高層的支持、共享文化的建設(shè)、建立激勵機制、業(yè)務(wù)單位知識管理團隊的建設(shè)培養(yǎng)等。我們認為管理層面是知識管理最為關(guān)鍵的層面。

凱達置地這個案例在企業(yè)知識管理應(yīng)用中極具普遍性，相信很多企業(yè)的知識管理推廣人都曾遇到過類似的問題。把公司的知識管理做成項目組的知識管理，炒房炒成房東，很失敗。

造成王小攀知識管理推行難的困境有三個方面：其一，業(yè)務(wù)部門的需求與項目組的實施內(nèi)容產(chǎn)生了較大差異。其二，企業(yè)員工對知識管理沒有概念，沒有養(yǎng)成信息分享的習慣。其三，就是知識管理的實施部門在項目上線后，扮演的角色非常被動，缺乏對知識管理系統(tǒng)的整體規(guī)劃和主動管理。也就是說，凱達置地僅實施了一個沒有管理的知識管理軟件系統(tǒng)。

作為企業(yè)知識管理的推行人王小攀沒有及時地意識到這幾個問題及其嚴重性，從而造成了凱達置地知識管理推行的難堪局面。

既然找到了問題的根源，那么，又該如何徹底解決這些問題呢？

其中最主要的就是要建立一套基于管理的知識管理系統(tǒng)。運用管理的手段將知識管理系統(tǒng)中的信息資源規(guī)范化、標準化、流程化、制度化。

知識信息與業(yè)務(wù)充分結(jié)合

首先，知識管理的本身就是一種透過協(xié)作及整合的方法來創(chuàng)造、采集、組織、截取、使用企業(yè)的數(shù)字資產(chǎn)，這些資產(chǎn)包括數(shù)據(jù)庫、文件、網(wǎng)絡(luò)信息等，但最重要的是隱性的專門技術(shù)及組織中人員的經(jīng)驗及技能。從案例中我們看出凱達置地的員工所需的信息是屬于房地產(chǎn)行業(yè)的，是專門的一類技術(shù)信息或經(jīng)驗技能。而這一類信息大部分掌握在業(yè)務(wù)部門員工的手中，而且只有他們才能真正了解這些信息的價值。

而凱達置地將這些最專業(yè)的信息提供工作給在非地產(chǎn)領(lǐng)域?qū)I(yè)的知識管理項目組來做，在業(yè)務(wù)部門的專業(yè)人員面前班門弄斧，效果自然是文不對題。

首先，需要在業(yè)務(wù)部門做深入調(diào)研，根據(jù)業(yè)務(wù)部門意見和行業(yè)習慣重新全面整合系統(tǒng)內(nèi)知識信息的分類。每個信息類型必須給出唯一信息源，便于業(yè)務(wù)部門員工查找。對于系統(tǒng)內(nèi)專業(yè)性強的內(nèi)容可培訓業(yè)務(wù)部門指定專人進行維護，并運用管理流程審批、權(quán)限等的處理方式控制上傳的文檔，讓業(yè)務(wù)部門的員工自己管理所需要的信息，將知識內(nèi)容與業(yè)務(wù)相融，才能充分提高系統(tǒng)內(nèi)知識的價值。

其次，充分利用知識管理系統(tǒng)的評分機制，請員工在知識管理系統(tǒng)中對認可的文檔或信息打分，并將排行榜按周期和分類及時公布給企業(yè)全體員工。吸引員工對有價值信息的關(guān)注度，自然淘汰垃圾信息。

建立共享的企業(yè)文化

沒有激勵，人做事情時就不會有動力，做知識管理也不例外。知識管理激勵的實質(zhì)就是讓員工明白做某件事，可為他帶來什么好處，進而讓他為了獲得這種好處而產(chǎn)生動力。當然，我們在工作中不可能凡事都用金錢來激勵員工，即便重視知識管理的企業(yè)或組織，在一開始可以為知識管理的推廣提供資金支持，但長遠來講，是沒有哪個企業(yè)能堅持下來的，通常老板上知識管理系統(tǒng)的目的其實是想少花錢或不花錢來得到員工的經(jīng)驗或重要信息資源。

由于這些客觀條件，企業(yè)或組織的知識管理推行人就必須根據(jù)企業(yè)的特點，建立相應(yīng)的激勵機制，運用管理的手段來提高員工對系統(tǒng)的關(guān)注度，充分調(diào)動員工的積極性，提高企業(yè)員工對知識管理的貢獻度。

首先，可以肯定的是，知識管理系統(tǒng)的評分機制在激勵員工共享信息方面將會產(chǎn)生非常大的作用。運用積分機制可以提高員工對提供信息的責任感，這一點，“百度知道”或“新浪愛問”等一類網(wǎng)站排行榜的激勵機制，可以給企業(yè)知識管理推行人很大的啟發(fā)。

其次，營造共享文化。引導員工養(yǎng)成信息分享的習慣，不斷挖掘員工頭腦中的價值信息，讓每個人不再吝于將個人的知識和經(jīng)驗分享給工作伙伴。讓員工了解到在這個企業(yè)中，貢獻一條技能會獲得更多經(jīng)驗的好處和利益。當然，這還需要企業(yè)高層的大力支持。

知識管理的重點是管理

仍要強調(diào)的是知識管理是一件長期的、任重而道遠的工作。知識管理不只是一個軟件系統(tǒng)這么簡單。有的企業(yè)說，我上了個知識管理軟件，我們公司就實現(xiàn)知識管理了。這樣是不對的。

知識管理的重點是管理，沒有管理任何知識都沒用，都是垃圾。一套沒有管理沒有正確分類的知識管理系統(tǒng)，就是一個垃圾庫，一個信息垃圾庫。信息不是總有價值的，它具有時間性，它也會過期。過期的信息也會成為垃圾，這也是為什么凱達置地的員工認為該企業(yè)知識管理系統(tǒng)沒用的原因之一。

首先，建立知識管理的相關(guān)制度，從管理的層面對系統(tǒng)進行長期而持續(xù)的推廣工作。將知識管理系統(tǒng)與企業(yè)管理充分融合，使知識管理系統(tǒng)成為企業(yè)管理的重要工具之一。

其次，讓員工了解知識管理系統(tǒng)是獲取企業(yè)戰(zhàn)略動態(tài)，企業(yè)信息的唯一正確途徑。使知識管理系統(tǒng)在企業(yè)信息資訊方面占有絕對的權(quán)威性，成為企業(yè)內(nèi)溝通的唯一窗口。

知識管理不是一蹴而就的事情，更不是企業(yè)知識管理推廣人一個人的事情。它需要企業(yè)自上而下的全體員工的參與和融入。提高企業(yè)內(nèi)全體員工的分享意識，讓員工對分享的信息更有責任感，這將是知識管理系統(tǒng)上線后，知識管理推行人長期所要解決的重要問題。

管理層面是知識管理最為關(guān)鍵的層面

來源：中國計算機用戶