電子文檔管理系統(tǒng)有什么用

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　　大中小企業(yè)都需要做好文件管理工作，不同規(guī)模的企業(yè)文件管理的工作強度不同，大型企業(yè)文件多，容易出現(xiàn)儲存工作量大、管理難、查找慢，管理效率低，文件安全性低等問題，傳統(tǒng)的文件管理模式也不能發(fā)揮文件的價值，文件知識共享收效低，因此需要文檔管理軟件來輔助。

　　一、文檔管理軟件有什么功能

　　1、加密存儲

　　文件管理系統(tǒng)中的文件采用加密存儲的方法，縮小了文件擴散的范圍，保證企業(yè)文件資料的安全。

　　2、備份數(shù)據(jù)

　　文件管理系統(tǒng)不僅支持數(shù)據(jù)庫備份，還支持完整數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)雙重備份保護下，提升內(nèi)部數(shù)據(jù)的安全性。用戶還可自定義設(shè)置備份的時間和備份的位置，時間一到，系統(tǒng)會自動備份文件到制定存儲位置。

　　3、借閱文檔

　　有借閱權(quán)限的用戶可申請借閱文檔，系統(tǒng)為為用戶發(fā)出消息通知，借閱時間一到，文檔會自動收回。

　　4、定義審批流程

　　文件管理系統(tǒng)支持用戶自定義審批流程，解決流程固化、審批混亂的問題。

　　二、文檔軟件哪個好

　　當下市面上有種類繁多的文檔軟件，如何找到適合企業(yè)的就顯得比較困難了，除了價格、功能等因素外，其實企業(yè)在選擇一款軟件的時候也要考慮其他因素。

　　其實選擇文檔管理軟件，那么只要滿足簡單、好用、安全這幾點，如果軟件太復(fù)雜，公司使用人數(shù)比較多，那么就會出現(xiàn)員工不愛使用的情況。

　　文檔的安全是最為重要的，畢竟里面都存放著企業(yè)的商業(yè)文件，所以對服務(wù)器和系統(tǒng)的安全都要作出嚴格要求。如泛普軟件采用B/S架構(gòu)，配合阿里云的服務(wù)器，在安全上添加更多保障。

　　電子文件已經(jīng)成為重要的資源形式，它的價值也得到了肯定，現(xiàn)在電子文件在運行中的占比在上升，電子文件的管理工作也越來越重要，企業(yè)構(gòu)建規(guī)范一體化的文件管理系統(tǒng)被提上日程，盡快確保信息的安全性和可靠性。