OA系統(tǒng)辦公管理系統(tǒng)的輔助功能介紹

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廈門OA軟件的輔助功能
1.5.1 對文檔的修訂改動、版本保留痕跡
需求理解：
在公文的處理過程中，一般客戶都會提關(guān)于痕跡保留的問題。痕跡保留主要是體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
 文件的每一次改動（包括插入、刪除、段落和文字移動等）都能保留痕跡，顯示修改的痕跡和修改時(shí)間及人員；
 廈門泛普OA軟件可由流程管理員或者節(jié)點(diǎn)相關(guān)人員動態(tài)配置是否保留當(dāng)前版本，即能夠一份文件保留多個(gè)版本；
 文件歸檔時(shí)，同時(shí)保留修改稿和清樣各一份；
 附件也要求能有痕跡保留（Word，Excel等格式）。
實(shí)現(xiàn)方案
 首先對于文檔的改動都是word的控件支持，只要在流程的節(jié)點(diǎn)設(shè)置—〉節(jié)點(diǎn)表單字段—〉設(shè)定有權(quán)編輯正文字段，就可以實(shí)現(xiàn)正文以及附件的修改留有痕跡，并且通過word的控制權(quán)限可以保留版本。
 如果在流程中的每一個(gè)人具有附件的編輯權(quán)限，則修改的內(nèi)容就自動可以存為一個(gè)新版本，歷史版本可以在權(quán)限設(shè)置中設(shè)定一個(gè)管理權(quán)限，只要具有這個(gè)管理權(quán)限的人可以看到每一個(gè)人修改的版本。
 在文檔歸檔的時(shí)候，如果需要保留修改稿和清樣各一份的時(shí)候，你可以利用word控件中的清稿，當(dāng)清稿后所有的格式進(jìn)行重新的編排與整理，將原來的修改痕跡都去掉，對文檔的格式、字體都作了相應(yīng)的設(shè)定；
 對于附件，目前只能支持word、wps的修改留痕功能，這個(gè)是對word、wps本身的功能進(jìn)行的開發(fā)。而excel本身就沒有留痕的功能，因此無法實(shí)現(xiàn)對excel的修改留痕功能
1.5.2 在公文處理中，有自動記錄常規(guī)辦理意見以及固定意見的功能 。
需求理解：
在公文的處理過程中，很多領(lǐng)導(dǎo)都會有一些習(xí)慣用語，例如同意，請速辦理等。系統(tǒng)是否可以將此種簡短的辦理意見進(jìn)行自動的收藏，下一次在調(diào)用的時(shí)候可以自由選擇處理意見。
 OA辦公系統(tǒng)是否可以支持記錄十天內(nèi)的辦理意見，方便在辦理時(shí)可以調(diào)用。
 協(xié)同OA系統(tǒng)可以事先初始化一些常用一件，供用戶自行選擇。
實(shí)現(xiàn)方案
 對于自動的記錄十天內(nèi)的處理意見。
 在個(gè)人設(shè)置中心，可以事先設(shè)定好習(xí)慣用語
1.5.3 在公文處理中，對工作的委托授權(quán)
需求理解：
在公文的處理過程中，很多領(lǐng)導(dǎo)出出差或者是不在工作崗位上，或者遇到突發(fā)的時(shí)間需要緊急處理，這個(gè)時(shí)候可以通過委托授權(quán)的方式來處理。一般委托授權(quán)有以下幾種情況。
 工作人員可以在出差時(shí)委托指定的代理人處理其負(fù)責(zé)的公文；
 廈門泛普OA可按公文類型委托，如：黨委的文件委托給黨委的人員，工會的委托給工會的人員；
 授權(quán)人回來后可方便地查看到具有明顯代理人辦理標(biāo)識的文件辦理信息情況
 取消委托授權(quán)：自動、手動兩種方式可供選擇。
實(shí)現(xiàn)方案
對于委托授權(quán)就可以采用工作流程中的流程代理功能實(shí)現(xiàn)。
 根據(jù)不同的流程類型來制定不同的人員來負(fù)責(zé)公文
 如果委托人要收回委托的事情有兩種方式，一種在委托時(shí)間還未到的時(shí)候就可強(qiáng)制收回委托，如果在正常情況下系統(tǒng)會自動根據(jù)委托時(shí)間來停止委托事宜。
 被委托的事情都會有詳細(xì)的記錄，可以隨時(shí)查看被委托事項(xiàng)的辦理情況