協(xié)同辦公管理系統(tǒng)公文的歸檔與查詢

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協(xié)同辦公管理系統(tǒng)公文的歸檔與查詢
1.7.1 系統(tǒng)可以對文件可進(jìn)行多條件、模糊查詢
需求理解：
系統(tǒng)可以對文件可進(jìn)行多條件、模糊查詢。如：按文號、按流程、按主題詞等關(guān)鍵字進(jìn)行查詢；
實現(xiàn)方案
對于公文的查詢主要通過兩種方式實現(xiàn)，可以對流程與文檔的查詢實現(xiàn)，
 首先可以通過工作流程中的自定義查詢，廈門OA軟件可以對公文表單中的屬性信息進(jìn)行查詢，包括了對公文的標(biāo)題，發(fā)文單位、發(fā)文類型、主題詞等。
 其次可以通過文檔的查詢功能，對公文歸檔的信息進(jìn)行查詢。
1.7.2 支持全文檢索功能，全文檢索的結(jié)果是根據(jù)權(quán)限篩選
需求理解：
對于OA系統(tǒng)的公文流程以及文檔支持全文檢索，對檢索出的結(jié)果有權(quán)限控制；查詢的結(jié)果可按文號或時間等排序，且結(jié)果可以導(dǎo)出到EXCEL表
實現(xiàn)方案
對于全文檢索的功能屬于自主知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行研發(fā)，無須采用第三方的軟件，對檢索出的結(jié)果可以實現(xiàn)對權(quán)限的控制。
 對于公文流程，如果流程中沒有涉及到歸檔后沒有查看權(quán)限。如果需要對沒有權(quán)限的流程也可以設(shè)置是否可以訂閱的功能，假設(shè)設(shè)置了可以訂閱的功能就可以對沒有權(quán)限的流程檢索到流程標(biāo)題，由流程管理員決定是否可以共享給檢索人
 對于文檔的全文檢索可以通過知識管理中的全文檢索實現(xiàn)，文檔的控制權(quán)限由知識管理—〉目錄設(shè)置—〉設(shè)置每一個文檔的共享以及查看權(quán)限
 對于全文檢索出的流程以及文檔都可以導(dǎo)出到excle表中。
1.7.3 系統(tǒng)對所辦理的公文按年份進(jìn)行各種統(tǒng)計
需求理解：
系統(tǒng)對所辦理的公文按年份進(jìn)行各種統(tǒng)計。廈門OA辦公系統(tǒng)包括：公文分類總數(shù)、已辦公文、未辦公文、在辦公文、辦結(jié)率等報表。
實現(xiàn)方案
在公文的績效管理中，廈門OA軟件可以對已經(jīng)處理的公文，以時間、部門、公文類型等作為統(tǒng)計條件，按照多樣化的報表展現(xiàn)公文的辦理情況。
 通過我的報表對公文的辦理效率進(jìn)行統(tǒng)計與分析。
 可以按照發(fā)文、收文等公文類型作為統(tǒng)計條件
1.7.4 對公文檔案可自動編號，也可手動編號；
需求理解：
在公文歸檔的時候，辦公OA可以對公文進(jìn)行手動與自動的編號。對于編號可以建立規(guī)則，例如單位、公文類型等作為一組編號。
實現(xiàn)方案
 首先關(guān)鍵的點是在于公文的編號規(guī)則的建立。
 除了在建立編號規(guī)則的時候，用戶也可以選擇手動編號，如果選擇手動編號的話，可以在文檔的字段上開放字段的編輯。
1.7.5 具有重號校驗、廢號利用、預(yù)留文號功能；
需求理解：
在公文編號的時候，如采用重號或者是廢號等問題的時候需要系統(tǒng)可以自動地檢驗，包括對于一些特殊文件就需要考慮到預(yù)留文號的功能。
實現(xiàn)方案
 知識管理中—〉目錄設(shè)置—〉選擇重號檢驗
 有權(quán)限的人員，如果對文檔的號碼進(jìn)行廢號，則可以在該文檔上選擇廢號并重新選擇號碼
1.7.6 對跨年度狀態(tài)，文號可根據(jù)系統(tǒng)時間自動更新年份,計數(shù)器自動清零
需求理解：
對于跨年度的文檔可自動更新年份，所有的計數(shù)器可以歸
實現(xiàn)方案
 系統(tǒng)可自動根據(jù)年份來更新年月日，流水號自動清零
1.7.7 支持編排不規(guī)則的文號
需求理解：
對于編排不規(guī)則的，例如廈門泛普OA軟件人事001 發(fā)文00231滬0802，在文號中參雜數(shù)字、文本、單位名稱、文檔類型等。
實現(xiàn)方案
 系統(tǒng)提供了根據(jù)不同文檔類型有不同的編號規(guī)則，在編號規(guī)則中可以建立多重文本與數(shù)字的交替。
1.7.8 支持編排不規(guī)則的文號
需求理解：
對于編排不規(guī)則的，例如泛普OA軟件人事001 發(fā)文00231滬0802，在文號中參雜數(shù)字、文本、單位名稱、文檔類型等。
實現(xiàn)方案
 系統(tǒng)提供了根據(jù)不同文檔類型有不同的編號規(guī)則，在編號規(guī)則中可以建立多重文本與數(shù)字的交替。