山西省糧食局機關(guān)公文管理辦法

晉糧辦字〔2013〕182號

山西省糧食局關(guān)于印發(fā)《山西省糧食局機關(guān)公文管理辦法》的通知

局機關(guān)各處室、山西糧油集團有限責任公司、局直各單位：
    《山西省糧食局機關(guān)公文管理辦法》已經(jīng)2013年9月30日局黨組會議討論通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真組織學習，嚴格遵照執(zhí)行。

                                                                     山西省糧食局
　　　　　　　　　　　　                               2013年10月12日

山西省糧食局機關(guān)公文管理辦法

　第一章 總 則
　　

    第一條 為使局機關(guān)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》，結(jié)合局機關(guān)實際，制定本辦法。
　　第二條 局機關(guān)的公文處理工作應(yīng)堅持實事求是的原則，做到準確、及時、安全、保密。
　　第三條 局辦公室主管局機關(guān)并負責指導下級單位的公文處理工作，主要任務(wù)是：
　?。ㄒ唬┴撠熅謾C關(guān)的收、發(fā)文辦理及公文的管理、歸檔等工作；
　?。ǘ┢鸩荨⑿：艘跃趾途洲k公室名義制發(fā)的公文；
　　（三）負責公文處理中的督促檢查工作；
　　（四）負責公文處理中的安全保密工作；
　　（五）對下級單位公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導，組織業(yè)務(wù)交流和業(yè)務(wù)培訓；
　?。┴撠熍c公文處理有關(guān)的其他工作。
　　第四條 局辦公室負責公文處理工作的人員應(yīng)具有較高的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，工作積極，作風嚴謹，遵守紀律，恪盡職守，刻苦鉆研，樂于奉獻。要熟悉各種辦公自動化手段，努力提高工作效率和質(zhì)量。
　　第五條 局機關(guān)公文處理工作應(yīng)貫徹“黨政分開”的原則，行政公文不得對黨的組織作指示，不處理黨內(nèi)各種事務(wù)。

第二章 公文種類

    第六條 公文種類主要有：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。
　?。ㄒ唬Q議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
　　（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。
    （三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。
　?。ㄋ模┕珗?。適用于公布重要決定或者重大事項。
　?。ㄎ澹┕妗＿m用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項?！　?
    （六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項。
　?。ㄆ撸┮庖姟＿m用于對重要問題提出見解和處理辦法。
    （八）通知。適用于發(fā)布、傳達、要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
　　（九）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
    （十）報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。
    （十一）請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
    （十二）批復。適用于答復下級機關(guān)請示事項。
    （十三）議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。
    （十四）函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。
　?。ㄊ澹┘o要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
　　　

第三章 公文格式

    第七條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
    （一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當標注份號。
    （二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
    （三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當分別標注“特急”“加急”，電報應(yīng)當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。
    （四）發(fā)文機關(guān)標志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加 “文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。
    （五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。
    （六）發(fā)文代字。山西省糧食局黨組代字：晉糧黨組字；山西省糧食局代字：分為文件、信函、山西省發(fā)電三種格式，按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口代字，晉糧(辦、人、調(diào)、儲、財、市、產(chǎn)、黨、離)字（函、電）；山西省糧食局辦公室代字：按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口代字，晉糧辦(人、調(diào)、儲、財、市、產(chǎn)、黨、離)發(fā)。
　?。ㄆ撸┖灠l(fā)人。上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。
　?。ò耍祟}。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。
    （九）主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。
　?。ㄊ┱?。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。
　?。ㄊ唬└郊f明。公文附件的順序號和名稱。
　?。ㄊ┌l(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
    （十三）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期?！　?
    （十四）印章。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。
　?。ㄊ澹└阶ⅰ９挠“l(fā)傳達范圍等需要說明的事項。
    （十六）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
    （十七）抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。
　　（十八）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。
    第八條 公文的版式按照《黨政機關(guān)公文格式》國家標準執(zhí)行。
　　第九條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關(guān)國家標準和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。
　　第十條 公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。

第四章 行文規(guī)則

    第十一條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當同時抄送被越過的機關(guān)。
　　第十二條 上行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：
    （一）原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級單位。
    （二）向上級主管部門請示、報告重大事項，屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當直接報送上級主管部門。
    （三）下級單位的請示事項，如需以本機關(guān)名義向上級機關(guān)請示，應(yīng)當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關(guān)。
    （四）請示應(yīng)當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。
    （五）除上級機關(guān)負責人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文，不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文。
    第十三條 下行文，應(yīng)當遵循以下規(guī)則：
    （一）主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)領(lǐng)導和單位。重要行文應(yīng)當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。
    （二）涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文。
    （三）向受雙重領(lǐng)導的下級單位行文，必要時抄送該下級單位的另一個上級機關(guān)。

第五章 公文擬制

    第十四條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。
    第十五條 公文起草應(yīng)當做到：
　?。ㄒ唬┓蠂曳煞ㄒ?guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
    （二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。
    （三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精煉。
　?。ㄋ模┤嗣⒌孛?shù)字、引文準確。引用公文應(yīng)當先引標題后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當寫具體年月日。
    （五）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。
    （六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文結(jié)構(gòu)層次不宜過多。
    （七）公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。必須使用國家法定計量單位。
　?。ò耍┯迷~用字準確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當先用全稱，并注明簡稱。
    第十六條 公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當由局辦公室進行審核。審核的重點是：
    （一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。
    （二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。
　?。ㄈ┥婕坝嘘P(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。
    （四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。
　?。ㄎ澹┢渌麅?nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。
　　第十七條 經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當退回起草處室并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的，由起草處室修改后重新報送。
　　第十八條 公文應(yīng)當經(jīng)領(lǐng)導審批簽發(fā)。重要公文和上行文應(yīng)由局主要領(lǐng)導簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關(guān)的負責人會簽。經(jīng)授權(quán)，有的公文可以由辦公室主任簽發(fā)。
　　

 第六章 公文辦理
　　

    第十九條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
　　第二十條 收文辦理主要程序是：
　　（一）簽收。對收到的公文應(yīng)當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。
　?。ǘ┑怯?。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當詳細記載。
    （三）初審。對收到的公文應(yīng)當進行初審。初審的重點是：是否應(yīng)當由本機關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當及時退回來文單位并說明理由。
    （四）承辦。閱知性公文應(yīng)當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要由局辦公室主任確定范圍后分送。批辦性公文由局辦公室主任根據(jù)來文內(nèi)容和輕重緩急，及時提出擬辦意見送局領(lǐng)導批示，或者發(fā)送有關(guān)處室、單位辦理。緊急公文應(yīng)當明確辦理時限。除特殊情況外，局領(lǐng)導不受理未經(jīng)辦公室登記、注批的公文。需要兩個以上處室辦理的，應(yīng)當明確主辦處室。經(jīng)局領(lǐng)導批示的公文，或辦公室注請各處室、單位閱處的公文，由辦公室送達，各承辦處室、單位要簽收、登記。承辦處室、單位對交辦的公文應(yīng)當及時辦理，不得延誤、推諉，有明確辦理時限要求的應(yīng)當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。對不屬于本處室、單位職權(quán)范圍或者不適宜本本處室、單位辦理的，應(yīng)當迅速退回局辦公室并說明理由。
　　（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。對需送幾位局領(lǐng)導傳閱或傳批的公文，由局辦公室按一定的順序送有關(guān)領(lǐng)導閱知或批示。辦理公文傳閱應(yīng)當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤?！　?
    （六）催辦。送局領(lǐng)導批示或者有關(guān)處室、單位辦理的公文，局辦公室要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。
    （七）答復。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。
    第二十一條 發(fā)文應(yīng)做到確有必要，注重實效，控制數(shù)量，力求簡短。已開會作了布置和可用電話或當面議定的事項，不行文；會議文件、會議紀要和局領(lǐng)導在會上的報告、講話，一般不再行文；貫徹上級文件精神，不再制發(fā)具體措施的表態(tài)性或照抄照搬的公文。
    第二十二條 對確無必要行文的公文文稿，應(yīng)提出不予行文的建議并說明情況，報分管局領(lǐng)導審定。經(jīng)領(lǐng)導批準不予行文的，應(yīng)終止核稿。
    第二十三條 凡與外單位聯(lián)合行文的，應(yīng)由其他單位簽發(fā)后，再到我局會簽。會簽時，先由相關(guān)處室提出意見，再由辦公室核稿，然后送分管局領(lǐng)導審定。文件內(nèi)容以我局業(yè)務(wù)為主的，編我局文號；業(yè)務(wù)以其他單位為主的，由其他單位編文號。
    第二十四條 轉(zhuǎn)發(fā)文件和一般會議通知、事項通知由局辦公室主任簽發(fā)，以局辦公室文號發(fā)文。
    第二十五條 發(fā)文辦理主要程序是：
　?。ㄒ唬秃?。已經(jīng)局領(lǐng)導簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當報原簽批人復審。
　　（二）登記。對復核后的公文，應(yīng)當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細記載。
　?。ㄈ┯≈?。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當在符合保密要求的場所印制。
　?。ㄋ模┖税l(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進行檢查后分發(fā)。
    第二十六條 凡本局產(chǎn)生的公文，印制后由辦文處室到文印室取回裝訂蓋章后，負責分發(fā)主、抄送單位和領(lǐng)導，需要郵寄的公文交收發(fā)室辦理。駐并局直單位的公文一般直接送達（不通過郵局）。郵寄一般每周不少于兩次，急件隨時送寄。
    第二十七條 涉密公文應(yīng)當通過機要交換站或者收發(fā)件機關(guān)機要收發(fā)人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機信息系統(tǒng)進行傳輸。
　　第二十八條 需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復制件。公文印發(fā)后，一般應(yīng)將原稿和正稿一式二份送機要室，由機要室交檔案室存檔。局機關(guān)會議資料和外面開會帶回的資料，須在會議結(jié)束后5個工作日內(nèi)交檔案室歸檔。
    第二十九條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。
　　第三十條 公文確定密級前，應(yīng)當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應(yīng)當由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關(guān)或者其上級機關(guān)決定。
　　第三十一條 上級行政機關(guān)的秘密公文，除絕密和注明不準翻印外，經(jīng)局領(lǐng)導或辦公室主任批準，可以翻印、復印，翻印、復印件按機要文件進行管理，密碼電報不得翻印、復印。匯編機密級、秘密級公文，應(yīng)當符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機關(guān)負責人批準。絕密級公文一般不得匯編，確有工作需要的，應(yīng)當經(jīng)發(fā)文機關(guān)或者其上級機關(guān)批準。匯編的公文視同原件管理。
    第三十二條 公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關(guān)、上級機關(guān)或者權(quán)力機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。
　　第三十三條 涉密公文應(yīng)當按照發(fā)文機關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進行清退或者銷毀。
　　第三十四條 不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。
　　

第七章 文印事務(wù)
　　

    第三十五條 局文印室負責局機關(guān)文印事務(wù)，原則上不承印私人和外單位文件、材料。局機關(guān)各處室的業(yè)務(wù)性材料、簡報等，應(yīng)由各處室自行打印好后，交文印室印制。特殊情況下私人和外單位需印制文件、材料，須經(jīng)局辦公室主任同意。
　　第三十六條 文印室一般不直接承接各處室、單位送印任務(wù)，需印件應(yīng)先由局辦公室核定印制數(shù)量，統(tǒng)籌安排后，交文印室印制。催印或發(fā)現(xiàn)印制數(shù)量、質(zhì)量上的問題，各處室亦應(yīng)告知辦公室處理，一般不直接同文印室聯(lián)系。
　　第三十七條 文印室應(yīng)熱情為機關(guān)服務(wù)，準確熟練地掌握和使用公文排印標準，努力提高文印效率和質(zhì)量。在保證質(zhì)量的前提下，對緊急或重要公文應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)打印完畢。送印件集中時，應(yīng)按照輕重緩急，抓緊處理。
    第三十八條 厲行節(jié)約。局機關(guān)各處室應(yīng)盡量減少文件、材料，文印室應(yīng)杜絕浪費，熟練掌握速印、復印技巧，嚴格按核定數(shù)量印制公文。

第八章 附 則
　

    第三十九條 本辦法從發(fā)布之日起實施。