建始縣氣象局機關公文處理規(guī)范

為進一步加強公文管理，提高公文處理質(zhì)量和效率，根據(jù)《湖北省氣象局公文處理實施細則》要求，制定本規(guī)范。

公文（含電子版）一般指文件、電報、信件、函件等，是行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。公文處理是指收文處理過程中的接收、拆封、登記、批辦、分送(傳閱)、承辦、催辦(查辦)、歸檔和行文過程中的擬稿、審核、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、分發(fā)、督辦反饋、立卷歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。局辦公室主管局機關公文處理工作。

一、收文處理

(一)收進

凡屬發(fā)送給建始縣氣象局及其機關股室的公文，統(tǒng)一由辦公室負責接收并認真履行清點、檢查、簽字手續(xù)。局領導或中層干部外出參加會議時，會上發(fā)的所有文件、材料等，都應主動交給局辦公室（資料室管理人員）登記、辦理。

(二)啟封

1、發(fā)送給氣象局的公文，由局辦公室主任負責啟封；局領導、機關股室若收到上級機關發(fā)來的公文，應交局辦公室處理。年底由辦公室組織歸檔。

2、啟封后應對封內(nèi)文件進行檢查、清點。對少發(fā)或錯發(fā)的公文要及時通知發(fā)文機關補齊或調(diào)換改正;對不完整的公文(如有缺頁、白頁、未具落款、未蓋章等)要及時進行處理后才能分發(fā)。

 (三)登記

1、局辦公室對收到的公文要及時進行登記。對于一般性的簡報、公開或不帶密級的刊物、資料以及純屬事務性的便條、請柬和一般性的通知等,可不予登記，直接分發(fā)處理。

2、登記一般應列收文日期、序號、來文單位、發(fā)文字號、文件標題、緩急、批辦意見、承辦(主辦)單位、分轉(zhuǎn)日期及簽收人、催辦情況等欄目。

(四)分辦

公文分辦由局辦公室主任負責。根據(jù)文件的內(nèi)容及各科室的職責分工，分輕重緩急，在文件“處理意見”欄中提出分辦意見，也可提出初步處理意見供局領導批示時參考。

公文分辦應掌握好以下幾種情況：

1、上級機關發(fā)來的批示性文件，首先送請局領導批示。

2、屬股室職責范圍內(nèi)能直接辦理的公文，在處理箋上寫“請XX股室閱處”。

3、對非承辦性公文，需局領導或有關股室了解文件中重大問題和情況的，可在處理箋上寫“請局領導或XX股室負責人閱”。

（五）傳閱

公文傳閱由辦公室工作人員負責。公文傳閱應注意如下事項：

1、傳閱公文要應及時并執(zhí)行登記交接制度。一般應做到當日文件當日送出,急件和有時限要求的文件要立即送出,不得積壓延誤。

2、傳為防止丟失，公文不得橫傳。

3、傳閱公文要根據(jù)文件內(nèi)容和緩急程度,保證重點,按順序送達分管領導、主要領導和承辦股室。 承辦股室有2個以上時，先送主辦股室。

（六）批辦

只需閱知不需承辦的公文，局領導閱后簽字并注明日期即可。需承辦的公文，局領導應明確批示辦理部門、辦理原則、辦理意見等。對需要兩個以上股室承辦的公文，應明確主辦、協(xié)辦股室。主辦股室要速商協(xié)辦股室辦理。

（七）承辦

承辦是公文處理的中心環(huán)節(jié)。

1、上級機關交辦的事項,屬本局職責范圍內(nèi)的,應立即辦理；涉及其他部門的,應主動與相關部門協(xié)商，意見不一致的,要如實反映,并報請上級機關協(xié)調(diào)或裁定。

2、對局領導批示的公文，承辦股室（單位）要認真研究文件內(nèi)容和批辦意見,及時提出處理意見(有前案材料的應將前案材料作為參閱件附在后面),超出職責權限范圍或不宜由本股室辦理的公文，應迅速退回局辦公室文秘人員，并注明理由。理由不充分的，承辦科室仍應按領導批示辦理。

3、局領導有明確批示的公文，承辦股室應根據(jù)領導的批示意見辦理，辦理情況要及時向領導反饋。局領導沒有明確批示或由局辦公室負責人直接分辦的公文，由承辦股室根據(jù)有關規(guī)定或慣例處理。

4、在承辦中有什么意見和看法，承辦股室可直接向分管局領導請示，也可直接與有關股室當面商量，不應以簽字的形式將公文轉(zhuǎn)回局領導重閱或送其他股室閱。

5、涉及多個股室辦理的文件,主辦股室要先擬好處理意見,再與協(xié)辦股室協(xié)商、會簽,然后歸納整理各股室意見辦理,需報批的要報批后辦理。若主辦股室與協(xié)辦股室的意見有分歧,經(jīng)主辦股室主要負責人協(xié)商后仍難以協(xié)商一致,主辦股室應將各方意見、理據(jù)及處理建議一并整理后報局領導裁決。

6、承辦股室應抓緊辦理公文，不得推諉或延誤。需請示局領導的事項,應當抓緊做好前期工作及時上報,給局領導留出研究、決策的時間:一般事項不得少于7個工作日,緊急事項不得少于3個工作日,特別緊急的事項,需要即時批辦的,必須在文中說明特別緊急原因及在本部門的辦理過程。

7、公文辦理結(jié)束后，承辦股室負責人或承辦人應在公文處理簽上作簡要“注辦”，說明辦理情況，并及時將公文交還局辦公室工作人員保管。

(八) 催辦（查辦）

為提高辦文效率,辦公室主任要對文件運轉(zhuǎn)特別是承辦情況進行催辦(查辦)。對于呈送局領導批閱的公文,辦公室主任要根據(jù)緩急程度進行催批。對于需要承辦的文件, 辦公室主任要按時限要求催促承辦單位及時辦理。

催辦公文的時限要求：

“特急件”應即收即辦；“急件”一般應在3日內(nèi)(或來文要求的時間內(nèi))辦復；一般公文應在15日內(nèi)辦復。因某些原因不能按時限要求辦復的,應書面答復報文單位。

(九)歸檔

1、局辦公室每年底應將全局所有公文（包括人教科登記處理的公文）收集齊全，按照“三合一”制度,及時及時進行整理、分類、立卷、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。對所接收的電子文檔，年底以光盤方式存貯，一式2份編號歸檔。

2、公文復制件作為正式文件使用時,應當加蓋復制機關證明章,視同正式文件妥善保管。

（十）銷毀

沒有存檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別和分管領導批準,可以定期進行登記、銷毀。銷毀帶有密級的公文,至少有兩人監(jiān)銷,保證不泄密、不漏銷。銷毀公文由局辦公室主任會同局保密人員在分管局領導的組織下進行。

二、發(fā)文處理

(一)行文規(guī)則

1、行文關系應根據(jù)單位的隸屬關系和職權范圍確定。我局對州氣象局、縣委、縣政府行文屬上行文(請示、報告等);對州局各科室、地市有關平級單位和部門行文屬平行文(函、通知等)；對本局辦、站、中心行文屬下行文（通知等）。

2、一般不越級行文,若遇特殊或緊急情況需越級行文時,應當抄報被越過的上級機關。

3、縣氣象局與我縣正科級單位和有關行使行政職能的事業(yè)單位等可以聯(lián)合行文。

4、局機關中除辦公室外,其他股室不應以正式文件行文。屬機關股室職權范圍內(nèi)的工作聯(lián)系和事務性通知，確需對外行文的，采用“函”的形式。

5、上報、下發(fā)的公文,必要時應當抄報（送）有關單位和州局或州局相關科室。

6、嚴格控制重復性行文和不必要的行文。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關的文件,若無具體的貫徹意見,不再行文,可直接復印加蓋公章后下發(fā)執(zhí)行。凡能口頭商量、網(wǎng)絡聯(lián)系、電話答復等形式解決的問題,不發(fā)文件。

7、各辦、站、中心向縣局請示、報告問題,要以規(guī)范的書面形式上報。

8、行文要堅持“黨政分開”的原則。要嚴格按黨、政各自的職責范圍分別行文。黨內(nèi)行文參照《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》執(zhí)行。

 (二)發(fā)文程序及要求

以縣局名義行文的，一般為如下程序：起草人擬稿——股室負責人核稿并在《發(fā)文處理箋》相應欄簽字——辦公室主任核稿并在《發(fā)文處理箋》上注明“已核”字樣——分管領導簽字——主要領導簽發(fā)——工作人員排版打印。

1、擬稿。以縣局名義發(fā)文的,在擬稿之前，承辦股室負責人應事先向局領導口頭說明發(fā)文意圖和依據(jù)。起草公文應達到如下要求：

(1)應符合國家的法律、法規(guī)及其他相關規(guī)定。若提出新的政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。重要文稿,局分管領導要親自動手或主持起草。

(2)要全面客觀地反映問題，重點突出,觀點明確,條理清楚,文字簡練通順，標點符號得當，篇幅力求簡短(“請示”一般不超過1000字，“報告”一般不超過3000字)。

(3)需要貫徹落實的公文,措施要具體、明確,具有可操作性。

(4)人名、地名、數(shù)字、引文要準確。引用公文要先引標題,然后在括弧中注明發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。文內(nèi)使用簡稱時,應當先用全稱,并注明簡稱。日期應當寫具體的年、月、日,不應將“20××"年簡化成"××"年。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)字。

(5)應使用國家法定計量單位。

(6)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。

(7)正確使用文種,符合公文格式。

(8)承辦人完成擬稿后，用黑色墨水手工抄正或打出清樣，首頁附《建始縣氣象局發(fā)文處理箋》。并按要求填寫處理箋，如主辦單位、起草人姓名、主送機關名稱、抄送機關名稱、文件標題、附件標題、印發(fā)分數(shù)等。若有前案參考材料，一并附后供領導參考。

2、核稿。

⑴承辦股室（單位）主要負責人是第一核稿人。審核后，分別在行文處理箋上“核稿人”和“承辦單位送簽意見”欄簽字和簽署意見。

若涉及到幾個股室職責范圍的行文,還需送有關股室會簽。會簽一般不要超過2個工作日。因領導外出或公文中的事項確需開會研究等原因無法按時限要求會簽的,應及時告訴主辦股室。會簽時若需修改原文,應當另附紙說明,不得在原件上圈、改、涂、劃。承辦股室根據(jù)會簽意見進行協(xié)調(diào)處理。

⑵辦公室主任是第二核稿人。主要檢查內(nèi)容有：一是與上級文件有無抵觸；二是同一份公文前后段落、條款之間有無自相矛盾；三是屬于指示、決定、條例、規(guī)定等政策性文件有無模棱兩可或規(guī)定過死、過于繁瑣的現(xiàn)象；四是措施是否可行,由誰執(zhí)行,怎樣執(zhí)行及時限是否相宜；五是程序和手續(xù)方面是否齊全，發(fā)文處理箋是否按規(guī)定填寫完整等；六是文字表達是否準確、簡煉、通順、明了、合乎語法邏輯，標點符號使用是否正確；計量單位是否符合國家法定標準,有無錯漏等；七是文種的使用是否恰當，語氣是否得體,文件標題、發(fā)送機關、抄送機關、主題詞標引等是否準確和安排的位置是否妥當八是公文應附的會簽意見、依據(jù)、事由和前案等參閱材料和發(fā)文的附件是否齊全；九是否排列與標注一致；十是公文制發(fā)份數(shù)是否合理(除有特殊需要，下發(fā)的文件一般一個單位只發(fā)一份。請示性的上行文和商洽性的平行文按受文機關的要求份數(shù)發(fā)送)。

3、簽發(fā)

(1)送簽。文稿審核后，由承辦股室送分管領導審核并簽字，再送局長簽發(fā)。局領導審批公文一般不超過4個工作日。

(2)簽發(fā)公文的權限（含網(wǎng)上發(fā)送）。以縣局名義向州氣象局及機關科室和縣委、縣政府、無隸屬關系的其他單位行文,經(jīng)分管局領導審核后報局長簽發(fā),特殊情況可由局長委托主持工作或其他副局長簽發(fā)；以股室名義向州局各科室發(fā)請示、匯報（含網(wǎng)上發(fā)送），由各股室直接送分管局領導簽發(fā)。

⑶局領導在審核或簽發(fā)公文時，若有疑問或認為還需修改，可直接在原稿上修改，也可找承辦股室了解情況或提出修改意見，承辦股室拿回修改后直接送局領導再次審核或簽發(fā)。局領導若認為不必行文或暫不行文，則說明情況，由辦公室將文稿退回承辦股室。

⑷最終簽發(fā)人對公文從政治上到文字上負有完全責任。簽發(fā)人應當寫明“發(fā)”、“同意”或其他具體意見,圈閱或簽字視為同意。姓名要寫全名。注明簽批日期。

(5)局領導簽批意見若有分歧,應以職務較高者簽批的意見為準。

⑹局領導簽發(fā)后，應將公文退還給送簽人員，便于其掌握公文辦理結(jié)果并安排打印或網(wǎng)上發(fā)送。

⑺已經(jīng)局領導簽發(fā)或?qū)徟墓?一般不得再行修改。若要修改,則必須回呈簽發(fā)人或最終審定人批準同意。若只有個別字需修改 ，則由辦公室主任親自修改或委托相關人員修改。

⑻擬稿、修改和簽批公文,所用紙張和書寫字跡等必須符合存檔要求。不能使用鉛筆和純藍墨水。

4、編號、繕印、校對

(1)經(jīng)局領導簽發(fā)的文稿，辦公室予以編號。對未按規(guī)定程序簽字的公文，工作人員應拒絕辦理（含網(wǎng)上發(fā)送公文）。

(2)對需編制文號的，要編號后登記。

(3)辦公室要根據(jù)公文種類，按規(guī)定格式和字體排版、付印。排印工作有如下過程：起草人將文稿電子版交文印室輸出清樣——起草人校對——文印室修改——起草人再次校對——文印室最后付印。

(4)從交付排印之日起，公文一般要在3個工作日內(nèi)印出,急件要在一個工作日內(nèi)印出,特急件要當日或限時印出。

⑸辦公室及有關人員應注意做好保密工作。

5、用印、分發(fā)

(1)排印完畢的公文，文印室要及時送起草人用印和分發(fā)。

(2)印鑒管理人員要嚴格審驗發(fā)文定稿中的發(fā)文機關和簽發(fā)人,符合規(guī)定后方可在公文上加蓋發(fā)文機關印章,并在發(fā)文定稿印發(fā)日期處蓋章封文。

(3)控制公文蓋章份數(shù),留存和多余的公文不加蓋印章。

6、督辦、反饋

局發(fā)文（函）和各股室發(fā)文(函),需要貫徹落實或回復的,承辦單位應盡快組織落實和催辦,并將貫徹落實和催辦情況適時向領導反饋。

7、立卷、歸檔

(1)公文辦完后,承辦單位（聯(lián)合辦理的公文,由主辦單位）要及時將公原始稿、文定稿、原文正本及有關資料收集齊全，送辦公室工作人員根據(jù)文書立卷、歸檔的有關規(guī)定進行整理立卷。個人不得保存應當歸檔的公文。

(2)公文立卷要按事件和發(fā)生時間的順序及相互聯(lián)系、特征和保存價值分類立卷,保證檔案的真實、齊全和完整。

(3)凡本機關召開或主辦的重要會議形成的公文及錄音、錄像、照片等有關資料，應由會議組織人員負責送本機關辦公室工作人員立卷、存檔。

(三)  正確使用文種

1、決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

2、通告

適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

3、通知

適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文;發(fā)布部門規(guī)章;傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項;任免和聘用人員。

4、通報

適用于表彰先進，批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

5、報告

適用于向上級機關匯報工作,反映情況,答復上級機關的詢問。報告”中不得夾帶請求審批等需要答復的問題和事項,更不能“請示”和“報告”合二為一。如果提出意見和建議,應當注明僅供上級機關參考。

6請示

適用于向上級機關請求指示、批準?！罢埵尽睉晃囊皇?只報一個主送機關,若確需同時報送其他機關,應當用抄送形式但不得同時抄送下級機關。除上級機關負責人直接交辦的事項外不得以機關名義向上級機關負責人個人報送“請示”、“意見”和“報告”等公文。

請示事項涉及其他部門的,主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商,取得一致意見后再上報；不能取得一致時,主辦部門可列明各方理據(jù),提出處理建議,并與有關部門會簽后報請上級機關裁定。

7批復

適用于答復下級機關的請示事項。

8意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

9函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

10、會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

三、公文格式

 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期、校對人等部分組成。

（一）用紙及裝訂

公文用紙大小為A4型，其成品幅面尺寸為：210mm*297mm，公文版心尺寸為：156mm*225mm（不含頁碼）。公文應在左側(cè)用兩顆平訂裝訂，不掉頁。釘鋸與書脊間的距離為5mm，與書脊平行，兩顆釘之間的距離為文件整個高度的1／3。

（二）發(fā)文機關標識、發(fā)文字號

發(fā)文機關標識由發(fā)文機關名稱加“文件”二字組成，如“建始縣氣象局文件”。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成，如“建氣發(fā)〔2002〕1號”。具體規(guī)定如下：

1、以縣氣象局名義向州氣象局、縣委、縣政府呈送請示、報告，用上行文格式。發(fā)文機關標識為“建始縣氣象局文件”。發(fā)文字號為：“建氣文〔XXXX〕X號”。

2、以縣氣象局名義向各辦、站、中心下發(fā)重要通知、決定等，用下行文格式。發(fā)文機關標識為“建始縣氣象局文件”。發(fā)文字為“建氣發(fā)〔XXXX〕X號”。

3、以縣氣象局名義與州氣象局各科室、縣直各有關單位聯(lián)系、商洽工作，用“函”的形式。發(fā)文機關標識為“建始縣氣象局”，屬平行文。發(fā)函字號為：“建始縣氣函〔XXXX〕X號”。

上行文發(fā)文機關標識上邊緣距版心上邊緣80mm。下行文發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣25mm。發(fā)文機關標識使用紅色小標宋體字，字號應小于22mm（長）×15mm（寬）。

聯(lián)合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

發(fā)文字號在發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色線。聯(lián)合行文,只標明主辦機關發(fā)文字號。

（三）簽發(fā)人

只有上行文需標識簽發(fā)人姓名。聯(lián)合上報的公文,應同時標識相關部門簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人姓名排列應與發(fā)文機關標識順序一致。

簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷書體字標識簽發(fā)人姓名。

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之距離為4mm。

（四）標題

公文標題,一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種三部分組成,也可省略發(fā)文機關名稱。公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容,并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。

在某些公文標題中,發(fā)文機關名稱、事由可省略,但在任何情況下文種都不能省略。

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文,標題應避免使用重復用語和相同的公文種類。標題一般不超過40個字。

標題排列在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布，回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當，不得將人名、地名、年份、詞組分隔成兩行。

（五）主送機關

主送機關指公文的主要受理機關,主送機關應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。主送兩個以上機關時,一般按先系統(tǒng)外，后系統(tǒng)內(nèi),先大后小的順序排列。建始縣氣象局普發(fā)性公文,主送機關一律統(tǒng)稱為“各辦、站、中心”；非普發(fā)性公文，主送機關為受文單位名稱。

主送機關位于標題下空1行左側(cè)頂格處。用3號仿宋體字，回行時仍頂格。最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

（六）正文

正文是公文的主要部分。公文首頁必須顯示正文。

正文在主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行時頂格。

正文用3號仿宋體字，一般每頁排22－23行，每行排28個字。數(shù)字、年份不能回行。

（七）附件

公文如有附件，應當在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱。具體位置在正文下空1行，左空2個字，用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號則使用阿拉伯數(shù)字（如“附件：1 、”）。附件名稱后不加標點符號。

附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，如“附件1”。附件的序號和名稱及排列順序前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。           

（八）成文日期

成文時間是公文生效的日期，一般以簽發(fā)人的署名日期為準;聯(lián)合行文,以最后一個簽發(fā)人的署名日期為準。電報以發(fā)出日期為準。

成文日期用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“O”。

成文日期的標識位置在最后一頁，右空4個字；會議通過的公文,其成文日期外加圓括號標注于標題下方。

（九）印發(fā)機關和印發(fā)日期

由局辦公室組織印制的公文，印發(fā)機關一律標注“建始縣氣象局辦公室”。

印發(fā)日期為完成公文印制的日期，用阿拉伯數(shù)字表示。

（十）印章

印章是公文的生效標志。一般情況除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的公文以外,應當加蓋印章（印章用紅色），否則應視為無效。印章必須清晰端正地蓋在成文日期中間,上不壓正文,下壓成文日期。

1、單一行文印章

單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文日期。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；

當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

2、聯(lián)合行文印章

聯(lián)合上報的公文,由主辦機關加蓋印章。

聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機關都應當加蓋印章。印章排列順序應與發(fā)文機關標識順序相一致。當兩個機關聯(lián)合下發(fā)文件時，應將成文日期的字距拉開，左右端離版心各空7個字，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm，保證印章排列整齊。當三個以上機關聯(lián)合下發(fā)文件時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在正文和成文日期之間，主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文日期。

3、特殊情況說明

當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（十一）附注

附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意的事項加以說明。不是對公文的內(nèi)容作出的解釋或注釋。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行。

（十二）主題詞

公文應按規(guī)定標注主題詞。上報的公文,應按照上報機關的要求標注主題詞。“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

（十三）抄送

指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關。抄送機關應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機關名稱一般按先外后內(nèi)、先大后小的順序排列。

抄送機關在主題詞下1行，左空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。

（十四）“局內(nèi)發(fā):”

指主送單位以外的需知曉文件內(nèi)容的本局機關股室。其排列順序根據(jù)《湖北省國家氣象系統(tǒng)機構(gòu)改革方案》(鄂氣人發(fā)〔2001〕113號)文件中的排序為依據(jù)。

（十五）印發(fā)機關和印發(fā)日期

位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1個字，印發(fā)日期右空1個字。印發(fā)時間以公文完成付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字表示。

（十六）校對

公文應注明校對人。

校對人姓名位于印發(fā)機關和印發(fā)時間之下占1行位置，右空1個字。用3號仿宋體字。

（十七）版記中的反線

主題詞、抄送、印發(fā)機關和印發(fā)日期、校對、印制份數(shù)作為版記各要素，前4個要素之下均加一條反線，寬度同版心。

（十八）版記的位置

版記應置于公文最后一頁（若公文有附件，版記應在附件的最后一頁）。版記的最后一個要素置于公文的最后一行。

（十九）頁碼

用4號半角白體阿拉伯數(shù)字標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1個字，雙頁碼居左空1個字?；蝽摯a居中?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。

（二十）公文特定格式

1、涉及國家秘密的公文應當標明密級及保密期限,“絕密”、“機密”級公文應當標明份數(shù)序號。秘密等級和保密期限的確定，按照國家保密工作部門的規(guī)定確定。

2、帶有密級的公文應當標明印制份數(shù),并用括號括起。

3、緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

4、函件格式：發(fā)文機關標識為“建始縣氣象局”。發(fā)文機關標識的上邊緣距紙邊的距離為30mm，用紅色小標宋字體；發(fā)文機關標識下4mm處為一條紅色反線，反線長為170mm。每行居中排28個字。發(fā)文字號位于反線下右上角頂格。其他要素的標識方法與其他公文相應要素相同。

5、會議紀要格式：會議紀要標識由“XX會議紀要”組成。其標識位置同“發(fā)文機關標識”，用紅色小標宋字體。會議紀要不加蓋印章。

公  文  管  理

（一）公文的運轉(zhuǎn)、傳遞等環(huán)節(jié),必須建立登記、簽收制度。 傳遞帶有密級的公文,應采取保密措施。利用計算機、傳真機等傳送帶有密級的公文應采用加密裝置；絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

（二） 上級機關的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,經(jīng)局領導批準可以翻印。翻印時,應當注明翻印的機關、日期、份數(shù)和發(fā)放范圍。復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印機關證明章。

（三） 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

（四）  密碼電報的使用和管理,按照有關規(guī)定執(zhí)行。

附  則

(一)行政法規(guī)、規(guī)章類的公文,依照有關行政法規(guī)處理。

(二)本規(guī)范由建始縣氣象局負責解釋。

(三)本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。