省政府國資委關于做好公文改版及規(guī)范公文辦理有關工作的通知

甘肅省人民政府國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會辦公室文件

甘國資辦發(fā)〔2012〕32號 
 

省政府國資委關于做好公文改版及規(guī)范公文辦理有關工作的通知
 
各省屬監(jiān)管企業(yè)，省政府國資委各處室：
為進一步做好公文改版和規(guī)范辦文程序，提高辦文效率和質(zhì)量，根據(jù)《黨政機關公文處理條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）和《省委辦公廳關于進一步規(guī)范公文報送工作有關事項的通知》（甘辦發(fā)〔2012〕159號）、《省政府辦公廳關于進一步規(guī)范省屬企業(yè)向省政府報送公文的通知》（甘政辦發(fā)〔2012〕207號）等有關文件規(guī)定，現(xiàn)就做好公文改版及規(guī)范公文辦理有關事項通知如下：
一、關于公文的行文格式要求
（一）公文用紙幅面尺寸及版面要求
1.幅面尺寸
公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。
2.版面
（1）頁邊與版心尺寸
公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。
（2）字體和字號
如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調(diào)整。
（3）行數(shù)和字數(shù)
一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調(diào)整。
（4）文字的顏色
如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。
（二）公文格式各要素編排規(guī)則
1.公文格式各要素的劃分
版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。
頁碼位于版心外。
2.版頭
版頭包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。
（1）份號：公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。
（2）密級和保密期限：涉密公文應當根據(jù)涉密程度，標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注；密級和保密期限之間用“★”隔開；如果只標密級不標保密期限，“絕密”、“機密”或“秘密”兩字之間空1字。
（3）緊急程度：根據(jù)緊急程度，公文標注“特急”、“加急”；緊急電報標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角。如只標注份號，不標注密級和保密期限，緊急程度編排在版心左上角第二行。如同時標注份號、密級和保密期限，緊急程度編排在版心左上角第三行，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。如既不標注份號，又不標注密級和保密期限，緊急程度編排在版心左上角第一行。
（4）發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，居中紅色套印在文件首頁上端。
發(fā)文機關標志位置，不再區(qū)分上行文和平行文、下行文，統(tǒng)一為上邊緣至版心上邊緣為35mm，再加上天頭37mm，發(fā)文機關標志到上頁邊為72mm，居中排布。推薦使用紅色小標宋體字，字號不得大于18mm×15mm（高×寬），以醒目、美觀、莊重為原則。
聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，以聯(lián)合發(fā)文機關名稱為準上下居中排布；行政機關與同級或相應的黨的機關、軍隊機關、人民團體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。如聯(lián)合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。
（5）發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份和序號組成，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。
聯(lián)合行文時，只標注主辦機關的發(fā)文字號。
上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。
發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。
（6）簽發(fā)人：只用于上行文，由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，編排在發(fā)文機關標志下空二行，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字；“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。
如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。
簽發(fā)人必須是本單位正職或主持工作的負責人。
3.主體
主體包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。
（1）標題：由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形，不應使用長方形或沙漏形。
標題必須加發(fā)文機關名稱，發(fā)文機關名稱可用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。
（2）主送機關：主送機關應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱，用3號仿宋體字，居左頂格編排于標題下空一行位置，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。
（3）正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格，數(shù)字、年份不回行。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。
（4）附件說明：公文如有附件，在正文下空一行左空二字用3號仿宋體字編排“附件”二字，后標全角冒號和名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。
批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)類公文，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的內(nèi)容在公文正文中不加附件說明。
（5）發(fā)文機關署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。
單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名。
聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，主辦機關在前，每排最多排３個。
（6）成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。電報署發(fā)出的日期。
成文日期編排在正文之下，一般空兩行右空四字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應當標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。
（7）印章：發(fā)文機關印章應與署名機關相符，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。
單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。
聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。
當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌?、成文日期時，應當采取調(diào)整行距、字距的措施解決，使印章和正文同處一面，不得采取標注“此頁無正文”的方式解決。
（8）附注：即公文需要說明的其他事項，如公文的發(fā)放范圍、使用時注意的事項、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。如有附注，用3號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。
“請示”公文必須在附注處注明聯(lián)系人和電話。
（9）附件：應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。
4.版記
版記包括抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等要素，不再標注“主題詞”。
（1）版記中的分隔線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。
（2）抄送機關：如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。
如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。
對不同系統(tǒng)的機關，應當根據(jù)主送或抄送對象，按照黨、政、軍、群、人大機關、政協(xié)機關、法院、檢察院、各民主黨派的順序分行排列。
（3）印發(fā)機關和印發(fā)日期：一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期以公文付印的日期為準，并右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。
版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。版記應編排在公文最后一面（雙頁）。如果附件是公文，該公文后面也有版記，應當隱去被轉(zhuǎn)載公文的原版記。正式公文應當標識自己的版記。
（4）頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。
公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。
（三）公文的特定格式
1.信函格式
發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關標志。
發(fā)文機關標志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排布。
如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。
第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。
首頁不顯示頁碼。
版記不加印發(fā)機關和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。
2.紀要格式
紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，使用紅色小標宋體字。
標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。
標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單，并標注列席人員單位。
如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在版心左上角，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。
紀要不加蓋印章。
紀要不分主送機關、抄送機關，只設“分送”，分送標注方法同抄送機關。
（四）公文中表格
公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。  
公文如需附A3紙型表格，又當最后一頁為A3紙型表格時， 封三、封四(可放分送，不放頁碼)應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁(封印上）。
二、關于請示報告類公文的行文要求
1.行文注重實效。行文應嚴格執(zhí)行《黨政機關公文處理條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）及省政府有關規(guī)定，應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。
2.文種使用準確。“請示”要一文一事，請示事項要明確；“報告”等非請示性公文中不得夾帶請示事項。
3.公文格式規(guī)范。行文各要素應符合《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）的規(guī)定要求，要素齊全、標注準確、格式規(guī)范。
4.行文關系正確。請示或報告的事項應屬主送機關職權范圍內(nèi)的事項，并留出一定的研究、決策時間。邀請有關上級機關領導出席會議、活動的請示，要事先與有關部門溝通，將會議、活動方案一并上報。下級單位的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關。
5.行文范圍恰當。請示和報告一般只寫一個主送機關，需同時送其他機關的，應用抄送形式，但不得抄送下級機關。嚴禁多頭請示。
三、關于省政府國資委機關公文辦理的要求
1.實行集中統(tǒng)一管理。省政府國資委辦公室負責公文的具體管理工作。機關各處室原則上不接收公文，確有代收的，應及時轉(zhuǎn)交辦公室，按辦文程序辦理。
2.嚴格落實有關規(guī)定。省政府國資委機關各處室應認真貫徹落實《中共甘肅省委辦公廳甘肅省人民政府辦公廳關于進一步精簡文件和簡報的實施意見》（甘辦發(fā)〔2012〕103號）精神，對沒有實質(zhì)內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的文件，一律不發(fā)；凡國家法律法規(guī)和黨內(nèi)法規(guī)已作出明確規(guī)定的，一律不再制發(fā)文件；過去已有明確規(guī)定且規(guī)定仍然適用的，不重復發(fā)文；對照抄照轉(zhuǎn)省上文件、無具體實施意見的不予印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)；可用函件、電報等形式的，不發(fā)正式文件。
3.嚴格發(fā)文審核程序。各處室起草的文稿，由本處室負責人負責初審，辦公室負責審核后，呈送委領導簽發(fā)，不得倒置程序先簽發(fā)后審核。凡涉及國資監(jiān)管方面的規(guī)范性文件，應先送政策法規(guī)處研究并提出審核意見后，按照機關公文辦理程序運轉(zhuǎn)。
4.嚴格公文上報工作。主送省委、省政府等有關上級機關的公文，由承辦處室負責公文審簽、校核、繕印后交辦公室，辦公室派專人報送有關上級機關。
5.關于公文報送份數(shù)。省政府國資委主送省委的報告25份、請示5份，抄送省委的報告15份；主送省政府的公文30份；報送省委、省政府的《國資監(jiān)管工作簡報》、《國資監(jiān)管工作動態(tài)》各30份。
四、關于省屬監(jiān)管企業(yè)報送公文的要求
1.嚴格公文報送工作。上報省政府國資委的公文應報省政府國資委辦公室按規(guī)定程序辦理，原則上不得直接向委領導個人或承辦處室報送公文，不得多頭分送；確需分送的，應在首頁注明分送情況。
2.嚴格執(zhí)行有關規(guī)定。省屬監(jiān)管企業(yè)應嚴格執(zhí)行《省委辦公廳關于進一步規(guī)范公文報送工作有關事項的通知》（甘辦發(fā)〔2012〕159號）、《省政府辦公廳關于進一步規(guī)范省屬企業(yè)向省政府報送公文的通知》（甘政辦發(fā)〔2012〕207號）等有關規(guī)定，原則上不直接向省委、省政府報送公文和簡報。
特殊情況下，省屬監(jiān)管企業(yè)需要向省政府緊急請示或報告工作時，可向省委、省政府行文，但應當由企業(yè)法定代表人或主持工作的負責人簽發(fā)，并同時抄送省政府國資委。
除省委、省政府或省政府國資委領導明確要求直接報送其本人外，省屬監(jiān)管企業(yè)不得將公文直接報送省委、省政府、省政府國資委領導個人。
省屬監(jiān)管企業(yè)下屬單位不得直接向省政府國資委報送公文。
3.認真辦理委領導批示件。省屬監(jiān)管企業(yè)接到省政府國資委領導批示件后，應及時呈送企業(yè)有關領導閱示。對有明確辦理時限要求的，應按要求按期辦理；無明確時限要求的，應抓緊辦理，及時反饋。
4.認真辦理省政府國資委交辦的信訪件。省屬監(jiān)管企業(yè)對省政府國資委交辦的信訪件，應按規(guī)定時限辦結，并將交辦信訪件的調(diào)查和處理情況報省政府國資委。
5.關于公文報送份數(shù)。省屬監(jiān)管企業(yè)主送省政府國資委的請示性公文、綜合性和重要情況的報告類公文、答復意見、報送材料、備案類公文各送2份；抄送類公文送1份；其他有份數(shù)要求的，按要求報送。
五、其它有關要求
1.公文處理工作要按照《黨政機關公文處理條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）等規(guī)定，須嚴格執(zhí)行內(nèi)容、格式、行文規(guī)范等方面的要求。對不符合要求的公文，省政府國資委辦公室將按規(guī)定退回報送單位或處室重報。
2.公文改版工作從2013年1月1日起實施，各省屬監(jiān)管企業(yè)及省政府國資委各處室做好公文改版各項準備工作。
3.省政府國資委辦公室將加強監(jiān)督檢查，對各省屬監(jiān)管企業(yè)和機關各處室報送公文情況進行綜合分析，并視情進行通報。
各省屬監(jiān)管企業(yè)、省政府國資委機關各處室要高度重視公文處理工作，嚴格執(zhí)行有關規(guī)定，開展相關培訓，不斷加強公文處理的規(guī)范化、制度化、科學化建設，確保公文處理各項工作規(guī)范協(xié)調(diào)高效運轉(zhuǎn)。 
 
省政府國資委辦公室
2012年12月3日