中國熱帶農業(yè)科學院公文處理辦法

院辦發(fā)〔2013〕36號

中國熱帶農業(yè)科學院辦公室關于印發(fā)

《中國熱帶農業(yè)科學院公文處理辦法》的通知

各院區(qū)管委會、各單位、各部門：

為進一步提高我院公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化水平，根據(jù)國家《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》和《農業(yè)部公文處理辦法》規(guī)定，我院修訂了《中國熱帶農業(yè)科學院公文處理辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請認真組織學習并遵照執(zhí)行。

特此通知。

附件：1.中國熱帶農業(yè)科學院文件（平行文、下行文）格式

2.中國熱帶農業(yè)科學院文件（上行文）格式

      3.中國熱帶農業(yè)科學院函件格式

      4.中共中國熱帶農業(yè)科學院黨組文件格式

      5.中國熱帶農業(yè)科學院辦公室文件格式

6.中國熱帶農業(yè)科學院辦公室函件格式     

      7.中國熱帶農業(yè)科學院發(fā)文稿紙

      8.中國熱帶農業(yè)科學院公文呈批單

                   中國熱帶農業(yè)科學院辦公室

2013年3月29日

中國熱帶農業(yè)科學院公文處理辦法

第一章　總則

第一條  為進一步推進院公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，切實提高公文處理質量和效率，根據(jù)中共中央辦公廳、國務院辦公廳《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、國家標準《黨政機關公文格式》（GB/T 9704—2012）和《農業(yè)部公文處理辦法》（農辦辦〔2012〕63號），結合我院工作實際，制定本辦法。

第二條  本辦法所指公文是指院機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布規(guī)章制度，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

第三條  公文處理是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條  公文處理應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則，做到及時、準確、安全、高效。

第五條  院辦公室主管院機關公文處理工作，并對院屬各單位、機關各部門的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。

第六條  院屬各單位、機關各部門應當高度重視公文處理工作，切實加強本單位、本部門公文處理工作的組織領導，并指定專人負責公文處理工作。公文處理人員應當具有強烈的責任心、較高的政策水平和良好的公文處理能力。

第二章  公文種類

第七條  結合實際工作需要，院適用的公文種類包括決定、意見、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要。

（一）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。

（二）公告。適用于向院內外宣傳重要事項或者法定事項。

（三）通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（四）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（五）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文；發(fā)布規(guī)章制度，任免人員等。

（六）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（七）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

（八）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

（九）批復。適用于答復下級機關請示事項。

（十）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

（十一）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

第三章公文格式

第八條  公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應該分別標注“特急”、“加急”，電報應該分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

（七）標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。

（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內容。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

（十一）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。

（十三）印章。公文中發(fā)文機關署名的，除紀要外，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。向上級機關報送請示時，應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

（十六）抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。院公文的印發(fā)機關為熱科院辦公室。

（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。

第九條  公文版式要求。

（一）公文用紙采用國際標準A4型紙(210mm×297mm)，雙面印刷、左側裝訂、不掉頁。版心為：156mm×225mm（不含頁碼）；附件用紙應當與主件一致，并一起裝訂；張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字，公文中文字的顏色均為黑色。特定情況可以作適當調整。一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。版心內公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

（二）版頭，由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等部分組成。

1. 份號。如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

2. 密級和保密期限。如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。

3. 緊急程度。如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

4. 發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。

5. 發(fā)文字號。編排在發(fā)文機關標志下空二行、紅色分隔線上方；位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

6. 簽發(fā)人。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關標志下空二行、紅色分隔線以上右側位置，同時發(fā)文字號移至左側?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

（三）主體，包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注等部分。

1. 標題。應當準確、簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關；公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

2. 主送機關。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。

3. 公文正文。公文首頁必須顯示正文。編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

4. 附件說明。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1. ××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

5. 發(fā)文機關署名、成文日期和印章。成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。除“會議紀要”以外，應當加蓋印章，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

6. 附注。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行?！罢埵尽睉斣诟阶⑻幾⒚髀?lián)系人的姓名和電話。

7. 附件。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

8. 公文中的橫排。表格A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

（四）版記，包括抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。

1. 版記中的分隔線。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

2. 抄送機關。如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

3. 印發(fā)機關和印發(fā)日期。印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。院發(fā)文和辦公室發(fā)文的印發(fā)機關為中國熱帶農業(yè)科學院辦公室（簡稱“熱科院辦公室”）。

4. 頁碼。一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

第十條  公文的特定格式。

（一）信函格式

1. 發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關標志。

2. 發(fā)文機關標志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排布。

3. 如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

4. 發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

5. 標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

6. 第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

7. 首頁不顯示頁碼。

8. 版記不加印發(fā)機關和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。

（二）紀要格式

1. 紀要標志由“××××紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。

2. 標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

3. 標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

4. 紀要格式可以根據(jù)實際制定。

第十一條  裝訂要求。

公文應左側裝訂，不掉頁。公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。

第四章行文規(guī)則

第十二條  行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

第十三條  行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的單位。

第十四條  向上級單位行文，應當遵循以下規(guī)則：

（一）原則上主送一個上級單位，根據(jù)需要同時抄送相關上級單位和同級單位，不抄送下級單位。

（二）各單位、部門向上級單位請示、報告重大事項，應當經(jīng)本單位所（站、場、中心、學校）務會、本部門處務會同意或者授權；屬于職權范圍內的事項應當直接報送上級單位。

（三）各單位和部門的請示事項，如需以院名義向上級單位請示，應當提出我院傾向性意見后上報，不得原文直接轉報上級單位。

（四）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

（五）除上級單位負責人直接交辦事項外，不得以本單位名義向上級單位負責人報送公文，不得以本單位負責人名義向上級單位報送公文。

（六）受雙重領導的單位向一個上級單位行文，必要時抄送另一個上級單位。

第十五條  向下級單位行文，應當遵循以下規(guī)則：

（一）主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送發(fā)文單位的直接上級單位。

（二）院辦公室根據(jù)院黨組和院的授權，可以向院屬各單位、各部門行文，除人事處、機關黨委外其他部門不得向院屬單位和部門發(fā)布指令性文件。

（三）院屬單位在各自職權范圍內可以向下級單位和部門行文。

（四）涉及機關多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，院應當責令其糾正或者撤銷。

（五）向受雙重領導的下級單位行文，必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。

第十六條  因工作需要，院可以與同級黨政單位及其他同級單位聯(lián)合行文；屬于院自身職權的工作，不得聯(lián)合行文。院機關各部門除院辦公室外不得對外正式行文。

第十七條  院屬單位原則上不得以“中國熱帶農業(yè)科學院”、“中共中國熱帶農業(yè)科學院黨組”和“中國熱帶農業(yè)科學院辦公室”名義對外行文，也不得使用帶有“中國熱帶農業(yè)科學院”、“中共中國熱帶農業(yè)科學院黨組”和“中國熱帶農業(yè)科學院辦公室”字樣的文頭對外行文。確需以“中國熱帶農業(yè)科學院”、“中共中國熱帶農業(yè)科學院黨組”和“中國熱帶農業(yè)科學院辦公室”名義對外行文的，應當由業(yè)務歸口管理部門辦理。

第十八條  我院公文分為“中國熱帶農業(yè)科學院文件”、“中共中國熱帶農業(yè)科學院黨組文件”、“中國熱帶農業(yè)科學院辦公室文件”、“紀要”四類。

（一）中國熱帶農業(yè)科學院文件

發(fā)文機關標識為“中國熱帶農業(yè)科學院文件”，代字為“熱科院×”的發(fā)文適用于下列事項（其中代字為“熱科院發(fā)” 的主要適用于重要、重大、全局性的事項；“熱科院×”的主要適用于某個方面為主的事項）：

1. 需要向農業(yè)部等上級機關請示、報告的重大事項。

2. 公布我院制定的有關政策、重大措施、規(guī)章制度，以及干部人事任免。

3. 印發(fā)、轉發(fā)農業(yè)部等上級機關領導的重要講話。

4. 制定或調整院中長期規(guī)劃、專項發(fā)展規(guī)劃。

5. 發(fā)布重大獎懲決定。

6. 確定或調整院屬單位方向任務、管理體制、機構設置和人員編制等重大事項。

7. 與地方政府及其部門商洽工作。

8. 下達或調整院年度計劃和財務、資產(chǎn)、基建計劃等。

9. 與有關單位的聯(lián)合發(fā)文。

10. 開展重要的外事活動。

11. 對院屬單位請示重大問題的批復。

12. 公布需要院各單位、各部門周知的重要事項。

13. 其他確需以院名義行文的事項。

發(fā)文機關標志為“中國熱帶農業(yè)科學院”， 代字為“熱科院×”的發(fā)文適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題。

（二）中共中國熱帶農業(yè)科學院黨組文件

發(fā)文單位標識為“中共中國熱帶農業(yè)科學院黨組文件”，代字為“院黨組發(fā)”，適用于下列事項：

1. 需要向農業(yè)部黨組或有關業(yè)務部門請示、報告的重大事項。

2. 公布有關黨的工作的政策、重大措施、規(guī)章制度，以及干部任免。

3. 印發(fā)、轉發(fā)農業(yè)部黨組領導的重要講話。

4. 發(fā)布重大獎懲決定。

5. 發(fā)布對綜合治理等重大問題的通知和批復。

6. 對組織建設和發(fā)展、工會、共青團、職工代表大會等有關事宜的批復，部署統(tǒng)一戰(zhàn)線、民族宗教和知識分子工作。

7. 公布需要各基層黨組織、各單位、各部門周知的重要事項。

8. 其他確需以院黨組名義行文的事項。

（三）中國熱帶農業(yè)科學院辦公室文件

發(fā)文機關標識為“中國熱帶農業(yè)科學院辦公室文件”，代字為“院辦×”的發(fā)文適用于下列事項（其中代字為“院辦發(fā)” 的主要適用于重要或普遍性事項；“院辦×”的主要適用于某個方面為主的事項）：

1. 向院屬單位和部門行文。

2. 通知召開全院性的會議。

3. 詢問、答復院屬單位和部門有關問題。

4. 布置業(yè)務工作。

5. 印發(fā)節(jié)假日放假通知。

6. 轉發(fā)上級有關文件，印發(fā)院工作會議報告、院領導講話等。

7. 其他確需以院辦公室名義行文的事項。

（四）紀要

發(fā)文機關標志為“中國熱帶農業(yè)科學院院務會紀要”、“中共中國熱帶農業(yè)科學院黨組會紀要”、“中國熱帶農業(yè)科學院常務會紀要”、“中國熱帶農業(yè)科學院院長辦公會紀要”的公文分別適用于記載、傳達院務會、黨組會、常務會和院長辦公會會議情況和議定事項。

第五章公文制發(fā)

第十九條  公文制發(fā)包括起草、審核、會簽、簽發(fā)、制文、繕印、分發(fā)等程序。

第二十條  公文起草。公文起草應當做到：

（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。

（二）堅持確有必要的原則。凡國家法律法規(guī)已作出明確規(guī)定的，一律不再制發(fā)文件；現(xiàn)行文件規(guī)定仍然適用的，不再重復發(fā)文；沒有實際內容、可發(fā)可不發(fā)的文件，一律不發(fā)。

（三）從實際出發(fā)，深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（四）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。

（五）文種正確，格式規(guī)范。

（六）公文涉及其他單位或者部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關單位或者部門意見，力求達成一致。

（七）單位和部門負責人應當組織并直接參與重要公文起草，切實加強對公文起草工作的指導。

第二十一條  公文審核。公文審核實行分級審核制度。各級審核人員必須認真履行崗位職責，嚴格把關，有效控制公文數(shù)量，確保發(fā)文質量。

院發(fā)文和辦公室發(fā)文審核重點和程序如下：

（一）公文主辦部門對公文質量負主要責任，在擬制公文的各個環(huán)節(jié)，主辦部門的擬稿人、業(yè)務分管負責人、部門負責人必須切實承擔起審核責任，嚴格把好公文出口關。

1. 主辦單位公文涉及的業(yè)務分管負責人負責初審，重點審核文稿內容、數(shù)據(jù)的準確性，是否符合草擬公文的有關要求。

2. 主辦單位負責人負責復審。重點審核文稿的內容是否符合國家方針政策、法律法規(guī)以及農業(yè)部的有關規(guī)定，文稿的觀點是否正確，文稿中所提措施是否切實可行，是否超越本部門業(yè)務和職權范圍，文字表述是否準確。并核簽需要會簽的單位、部門，提出需要簽閱和簽發(fā)的院領導。

（二）院辦公室對公文質量負監(jiān)督檢查責任，在文稿送相關領導簽發(fā)前，負責對文稿進行全面審核。其中重點審核：是否確需行文，行文程序是否規(guī)范，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求。

（三）經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草部門（單位）并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草部門（單位）修改后重新報送。

第二十二條  會簽。凡涉及其他部門的業(yè)務和職權范圍的公文，文稿在送院辦公室審核之前，應當先送有關部門領導會簽；未協(xié)調一致、未經(jīng)會簽的公文，不得送院領導審閱、簽發(fā)。院機關內部會簽文件時，擬稿部門可針對不同事項提出時限要求，會簽部門應及時會簽并反饋。

第二十三條  公文簽發(fā)。

（一）簽發(fā)權限。院各類公文的簽發(fā)權限，按《中國熱帶農業(yè)科學院工作規(guī)則》有關規(guī)定執(zhí)行。

1. 院發(fā)文原則上由院長簽發(fā)，院黨組文件原則上由書記簽發(fā)。

2. 上報農業(yè)部以及其他中央部委、地方省級機構的發(fā)文，一般經(jīng)業(yè)務分管院領導簽閱后，由院長或書記簽發(fā)。

3. 其他院發(fā)文，一般由業(yè)務分管院領導簽發(fā)。如涉及事項重大或業(yè)務分管院領導認為確有必要，應報院長、書記簽發(fā)或審閱。

4. 院領導已經(jīng)通過一定形式批示同意的院發(fā)文，經(jīng)有關院領導授權，可由院辦公室主任、相關部門負責人簽發(fā)。

5. 遇有緊急公文或負責審核和簽發(fā)的院領導不在院內時，由院辦公室通過電話、短信、傳真、電子郵件等方式請示有關領導后發(fā)文，待院領導回院后履行補簽手續(xù)。

6. 我院主辦的聯(lián)合發(fā)文，本院簽發(fā)后再送聯(lián)合發(fā)文單位（部門）簽發(fā)。其他單位（部門）主辦的聯(lián)合發(fā)文或會簽文，由有關院領導會簽。

7. 院辦公室發(fā)文原則上由主辦部門負責人簽發(fā)；如有需要，可由主辦部門負責人審核后報請業(yè)務分管院領導簽發(fā)。

8. 已經(jīng)簽發(fā)的文稿，其他人員不得再作改動，確需修改的，須經(jīng)簽發(fā)人同意。

（二）簽發(fā)方法。

1. 擬制、簽發(fā)、會簽、審核、修改公文一律使用黑色或藍色墨水的鋼筆、簽字筆、毛筆，不允許使用圓珠筆、鉛筆、色彩筆。

2. 簽發(fā)人應在發(fā)文稿紙首頁簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。

3. 簽發(fā)和審核文稿時，審改意見應寫在文稿左側裝訂線內，以免裝訂壓字，影響文稿查閱。

第二十四條  復核。公文簽發(fā)后，應由院辦公室文秘部門負責復核，重點審核：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。并進行編號、登記，根據(jù)保密要求和事項輕重緩急，分別標注密級和緊急程度。

第二十五條  印制。要嚴格控制公文印制數(shù)量，公文承辦單位應按主送、抄送單位、分送領導和留存數(shù)量計算印刷份數(shù)。

第二十六條  校對。公文在用印前必須進行校對，校對無誤后方可用印。

第二十七條  用印?！爸袊鵁釒мr業(yè)科學院”、“中共中國熱帶農業(yè)科學院黨組”、“中國熱帶農業(yè)科學院辦公室”印章，由院辦公室負責監(jiān)印。

第二十八條  核發(fā)。公文制作完畢，由主辦單位對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發(fā)。院內單位通過送達、信箱投遞、電子郵件等方式分發(fā)，分發(fā)后須備注確認；郵寄的公文應掛號郵寄，上報農業(yè)部的公文應特快專遞郵寄；重要文件、涉密文件由院辦公室機要員通過機要交換站封發(fā)。

第二十九條  院網(wǎng)公布。根據(jù)院務公開有關規(guī)定，應當讓廣大職工知曉且不涉密的文件應在院網(wǎng)上公布，院辦公室統(tǒng)一管理院網(wǎng)公文發(fā)布事宜。在院網(wǎng)公布公文需由主辦部門報請院辦公室批準同意。

第三十條  發(fā)文一律填寫發(fā)文稿紙。用計算機草擬和修改文稿，應當保留領導的修改稿，作為原稿存檔。

第三十一條  公文原稿及正式文件2份由院辦公室存檔。

第六章收文辦理

第三十二條  收文辦理，是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、初審、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等程序。收文辦理應當做到及時、準確，主次分明，手續(xù)嚴密。

第三十三條  主送我院的收文，應當由院辦公室統(tǒng)一處理。機關各部門收到外單位主送我院的來文，應及時送院辦公室處理。

第三十四條  對國家領導和農業(yè)部、海南省領導的重要批示件，農業(yè)部下發(fā)或交辦的公文，以及院領導批示上報農業(yè)部等上級機關的批示件，應作為緊急公文優(yōu)先辦理。辦理完畢后應主動將辦理情況和辦復時間及時報院辦公室，以便及時向院領導反饋。

第三十五條  簽收、審核與登記。

（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，并認真履行簽收手續(xù)。

（二）初審。院屬單位和部門上報的公文，院辦公室文秘部門應當進行審核，審核的重點是：是否符合行文規(guī)則，公文內容是否符合國家方針政策和院有關規(guī)定，文種的使用、公文標題、主送機關、發(fā)文字號、發(fā)文機關的標識等公文格式是否符合規(guī)范。

對不符合《黨政機關公文處理工作條例》和本辦法規(guī)定，有下列情況之一的公文，經(jīng)院辦公室批準后，應退回來文單位并說明理由：

1. 內容不符合國家法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定的。

2. 要求辦理或者解決的事項，不屬于院職權范圍或者不應當由院受理的。

3. 無特殊情況而越級請示、報告的。

4. 屬于院機關部門或院屬單位職權范圍內處理的事項而要求院處理的。

5. 內容涉及有關部門但未經(jīng)與有關部門協(xié)商一致，或者雖經(jīng)協(xié)商但沒有如實反映有關部門意見、不符合會簽程序的。

6. 一文多事，多頭請示或者不蓋印章的。

7. “報告”中夾帶請示事項的。

8. 上行文未按照要求注明簽發(fā)人或者簽發(fā)人不是主要負責人而未附說明的。

9. “請示”未在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話的。

10. 代上級部門草擬或者送審的文稿，未附上相關的文件、法規(guī)和材料的。

11. 其他違反《黨政公文處理工作條例》和本辦法規(guī)定的。

（三）登記。登記內容應包括來文單位、收文日期、來文字號、公文標題等。

第三十六條  分類辦理。上級、同級機關等來文和經(jīng)審核符合《黨政機關公文處理工作條例》和本辦法規(guī)定的公文，我院實行分類處理，收文分為閱辦件和閱知件兩種。

（一）閱辦件：包括農業(yè)部、科技部、海南省等上級部門來文交辦事項；平級單位來文需回復或辦理事項；院屬各單位、機關各部門來文需要辦理的事項。

辦理程序如下：由院辦公室提出擬辦意見呈送院領導批示，或直接批轉院機關各部門辦理。

1. 擬辦。院辦公室文秘部門認真仔細閱讀文件內容，撰寫文件摘要和擬辦意見，院辦公室負責人審定擬辦意見。

2. 征求意見。如來文涉及機關部門業(yè)務，應根據(jù)擬辦意見充分征求相關部門的書面意見，為院領導批辦提供參考依據(jù)。

3. 批辦。由院領導審閱院辦公室擬辦意見并提出批辦意見。院領導出差在外的，由院辦公室通過電話、短信、郵件等方式請示院領導批辦，或由院辦公室負責人批轉機關職能部門先予辦理。

4. 分發(fā)。院辦公室根據(jù)批辦意見分發(fā)公文承辦部門和單位。分發(fā)應準確及時、主次分明、手續(xù)嚴密。無時限的公文，應當在收文的當日分送。特急公文應當隨到隨分，不得拖延、積壓。

5. 承辦。承辦部門（單位）收到公文后應當及時辦理，不得拖延、推諉。緊急公文應當立即辦理，確有困難的，應當及時向院辦公室說明情況。對不屬于本部門（單位）業(yè)務和職權范圍的，應經(jīng)部門（單位）負責人簽署意見后，及時退回院辦公室并書面說明理由。

6. 催辦。建立健全公文的催辦制度，加強公文的催辦工作。要做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。院辦公室文秘部門負責對各公文承辦單位的催辦工作。院屬單位和部門文秘人員負責對本單位（部門）承辦公文的催辦工作。

7. 答復。公文的辦理結果應當及時反饋來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。

8. 注辦。辦理完畢的公文，院辦公室文秘部門注辦并歸檔。

（二）閱知件：不需要回復或辦理的閱知性文件

由院辦公室文秘部門定期匯編成冊，呈送院領導閱知。院領導簽閱過程中認為應當讓院屬單位和機關部門知曉的，經(jīng)院領導批示由院辦文秘部門復印分發(fā)至有關單位、部門閱知；院辦公室領導或院辦公室文秘部門認為機關有關單位和部門有必要知曉的，也可復印分發(fā)至有關單位、部門閱知。

第七章公文歸檔

第三十七條  公文辦理完畢，應當按照檔案法和我院檔案管理工作的有關規(guī)定，及時整理立卷歸檔。任何個人不得保存應當歸檔的公文。

第三十八條  歸檔范圍內的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理立卷，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十九條  聯(lián)合辦理的公文，我院為主辦單位的，由擬稿部門將會簽后的原件交院辦公室歸檔，其他單位保存復制件或其他形式的公文副本。

第四十條  歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交。

第四十一條  擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章公文管理

第四十二條  院公文由院辦公室文秘部門統(tǒng)一管理。

第四十三條  涉密公文的使用和管理按照保密法規(guī)進行管理。

第四十四條  公文復制件作為工作辦理使用時，應加蓋復制機關的證明章。

第四十五條  公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關、上級機關根據(jù)職權范圍和有關規(guī)定決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第四十六條  院內設機構合并時，全部公文應當隨之合并管理。院內設機構撤銷時，需要歸檔的公文，整理后按有關規(guī)定移交檔案部門。工作人員離崗離職時，所在單位（部門）應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

第四十七條  不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)鑒別和本單位負責人批準，可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第九章  電子公文

第四十八條  院大力推進電子政務辦公系統(tǒng)建設，公文辦理視條件逐步實行計算機自動化處理。在電子政務辦公系統(tǒng)未建立應用前，鑒于我院單位地域分散的原因，為提高公文辦理效率，可以使用公共網(wǎng)絡發(fā)送非涉密公文，發(fā)布的公文在我院內部具有行政效力，可以作為內部處理公務的依據(jù)。院屬單位要安排專人負責登錄郵箱管理文件。

第四十九條  院內部發(fā)送的各類布置性、告知性、事務性公文，應采用電子公文。既有電子公文，又有紙質文件的，以紙質文件為準。需要對院以外的其他單位發(fā)送的公文，應當制成紙質文件。

第十章附 則

第五十條  本辦法自公布之日起施行，2008年7月1日印發(fā)的《中國熱帶農業(yè)科學院公文處理辦法》（試行）停止執(zhí)行。本辦法由院辦公室負責解釋。

附件1

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特急

中國熱帶農業(yè)科學院文件

熱科院×〔20××〕××號

中國熱帶農業(yè)科學院

關于××××××××××的通知

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

     中國熱帶農業(yè)科學院

20××年××月××日

附件2

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特急

中國熱帶農業(yè)科學院文件

熱科院×〔20××〕××號             簽發(fā)人：×××

中國熱帶農業(yè)科學院

關于××××××××××的請示

××××：

    ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

                           中國熱帶農業(yè)科學院

20××年××月××日

（聯(lián)系人：×××，聯(lián)系電話：×××，手機：×××）

抄送：××××，××××，××××。

熱科院辦公室                       20××年××月××日印發(fā)

附件3

中國熱帶農業(yè)科學院

熱科院×〔20××〕××號

中國熱帶農業(yè)科學院

關于××××××××××的函

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

    中國熱帶農業(yè)科學院

20××年××月××日

附件4

000001

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特急

中共中國熱帶農業(yè)科學院黨組文件

院黨組發(fā)〔20××〕××號

                          ★

中共中國熱帶農業(yè)科學院黨組

關于××××××××××的通知

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

                   中共中國熱帶農業(yè)科學院黨組

20××年××月××日

附件5

000001

機密★1年

特急

中國熱帶農業(yè)科學院辦公室文件

院辦×〔20××〕××號

中國熱帶農業(yè)科學院辦公室

關于××××××××××的通知

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

                   中國熱帶農業(yè)科學院辦公室

20××年××月××日

附件6

中國熱帶農業(yè)科學院辦公室

院辦×〔20××〕××號

中國熱帶農業(yè)科學院辦公室

關于××××××××××的函

××××：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：1. ××××××××××××

      2. ××××××××××××

                   中國熱帶農業(yè)科學院辦公室

20××年××月××日

附件7

中國熱帶農業(yè)科學院發(fā)文稿紙

密級（    ）    緊急程度（    ）    熱科院× 〔20××〕× 號

簽發(fā)：

會簽：

辦公室審核

××月××日

處室負責人：

主辦單位: ×××  電話: ××

擬稿人: ××  ××月×××日

標題：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件： 1．×××××××××××××

　　　　2．×××××××××××××

主送單位：××××

抄送單位：××××，××××，××××

院內發(fā)送：××××，××××，××××  

膠印        打印           主件××份        附件××份

附件8

中國熱帶農業(yè)科學院公文呈批單

來文單位

收文日期

   年   月   日

來文字號

辦文編號

公文標題

辦理時限要求

摘要及擬辦意見：

院領導批示：

院辦公室主任擬辦意見：

業(yè)務承辦部門意見：

秘書科承辦人：                                             聯(lián)系電話：66962965