合同法務平臺的策劃之路

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　　為進一步規(guī)范合同管理流程，滿足SOX法案和企業(yè)風險控制的迫切要求，滿足財務集中管理和企業(yè)風險控制，有效提升統(tǒng)一信息平臺總體服務水平，體現(xiàn)"一個中國移動"戰(zhàn)略思想，迫切需要建立企業(yè)級合同管理模塊，整合起湖南移動各部門的合同管理需求。

　　基于信息化對標研究發(fā)現(xiàn)，國際先進企業(yè)均建立起支持各類合同端到端一體化管理的系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)了統(tǒng)一的合同管理流程、標準的合同條款和范本管理、規(guī)范的合同執(zhí)行控制和監(jiān)督、共享的合同法律法規(guī)管理、結構化的合同數(shù)據(jù)管理、前瞻的合同付款資金需求預測、并與相關系統(tǒng)實現(xiàn)了有效集成。

　　集團管理信息系統(tǒng)部在2008年企業(yè)信息化滾動規(guī)劃中也對合同管理模塊進行了初步規(guī)劃，并明確要求獨立建設。在此背景下，湖南移動擬建設合同管理系統(tǒng)一期工程。

　　在此基礎上，中國移動湖南公司將以合同管理系統(tǒng)為契機，結合法律事務管理的需要，逐步打造一個統(tǒng)一、完整、集成的法律事務管理平臺。法律事務管理平臺將作為法律事務管理部門與各級業(yè)務部門間的溝通和協(xié)作平臺，大大提升管理水平。

　　二. 產品目標

　　湖南移動的合同綜合管理以支持合同管理決策、提高合同管理的準確性及合規(guī)性、提升管理效率為宗旨，在內部實現(xiàn)各部門間合同管理的垂直集成，在外部與供應商、顧客、合作伙伴實現(xiàn)橫向集成，有效利用信息技術，規(guī)范經營行為、降低經營風險、保障公司的合法權益、提高組織和管理系統(tǒng)的柔性，使公司在經營管控及管理效率上具備領先優(yōu)勢。以合同管理系統(tǒng)為契機，結合法律事務管理的需要，逐步打造一個統(tǒng)一、完整、集成的法律事務管理平臺。法律事務管理平臺將作為法律事務管理部門與各級業(yè)務部門間的溝通和協(xié)作平臺，大大提升管理水平。

　　? 合同綜合管理實現(xiàn)以下目標

　　1)公司領導

　　在合同簽訂審批時，清晰了解供應商信息、價格信息、項目編碼等信息，可支持領導審核合同簽訂的合規(guī)性、合同價格的合理性，支持審批決策;

　　在合同付款審批時，明確展示合同簽署授權信息、授權人名、合同簽章等合同有效性信息，同時了解合同付款歷史數(shù)據(jù)、主辦人員數(shù)據(jù)，便于領導快捷方便了解合同履行情況，實現(xiàn)合同管理過程的可視化、可控化，支持付款審批決策;

　　可以方便的自定義統(tǒng)計需要的報表內容，并進行形象的圖形顯示，進行統(tǒng)計分析。

　　可以全盤了解合同信息，包括合同基本資料、應收應付款信息、使公司合同資料情況一目了然。讓繁瑣的合同管理變得信息準確、簡單快捷。

　　2)合同承辦部門項目人員和部門經理

　　可以隨時查看與本人或本部門有關的合同條款和合同基本信息，而不用再向相關管理人員借閱;

　　可以隨時查看合同執(zhí)行進展和結款情況，而不用財務人員逐個通知;

　　自動提醒合同到期日期和結算時間，幫助合同承辦及時進行相應的付款工作。

　　3)合同主管部門法務合同管理人員

　　方便及時了解合同的簽訂和執(zhí)行進展;

　　可以進行周、月、季、年的合同簽訂和結款情況匯總，并打印出相應的報表;

　　可以按時間或合同類別等眾多合同分類方式進行復合條件的統(tǒng)計;

　　接收相關的合同提醒，配合業(yè)務人員進行相應的風險防范、業(yè)務糾紛法務工作。

　　4)合同協(xié)助部門人員

　　按照合同承辦人員反饋的合同進展和建議，進行合同結款安排;

　　對全公司的合同結款安排情況和費用情況進行周、月、季、年統(tǒng)計，結合實際現(xiàn)金流情況，進行安排時間金額的協(xié)調和平衡控制;

　　輸入實際的結款情況，按照系統(tǒng)自動統(tǒng)計的結算金額對比預警進行費用核算。

　　? 法律事務管理將實現(xiàn)以下目標

　　對涉及法律事務管理的前、中、后各個環(huán)節(jié)進行覆蓋，強調了事前管理風險、事中防范風險、事后減少風險的全流程法律管理模式，促使法律管理重心進一步向事中和事前轉移。

　　通過對經營中相關環(huán)節(jié)主動提供法律支持的方式，使法律工作從合同審核和訴訟環(huán)節(jié)走向經營鏈條的各個環(huán)節(jié)，工作主動性的變化使法律管理價值再次體現(xiàn)出來。

　　三. 產品概述

　　在企業(yè)法律事務管理中,往往存在一些困境，比如: 法務工作向公司管理層提供的經營決策支撐缺少更精確的量化數(shù)據(jù)和更專業(yè)的科學分析;隨著公司的快速發(fā)展，內部各單位之間法律文件的流轉愈加頻繁，法律管理工作缺乏相對開放、完整的平臺;法律工作辦公效率較難滿足公司業(yè)務飛速發(fā)展的需要法律管理手段亟需改善和提升;涉及到各項經營活動的法律工作缺少標準化、規(guī)范化的管理，不利于約束規(guī)范公司相關法律行為。為了解決以上困境，以提升法律管理價值為落腳點，將法律事務管理完全融入到企業(yè)管理流程中，有必要建設一套功能完備的法務管理信息平臺。

　　四. 產品的特點

　　1) 法律管理內容集成化

　　法務管理信息平臺各管理模塊全面涵蓋法律管理工作的各個環(huán)節(jié)，各個模塊流轉程序完全透明化，操作界面人性化。將分散在線下和線上的各項法律工作統(tǒng)一納入管理系統(tǒng)平臺，有效提升了效率、減少了冗余。

　　2) 法律管理流程全程化

　　對涉及法律事務管理的前、中、后各個環(huán)節(jié)進行覆蓋，強調了事前管理風險、事中防范風險、事后減少風險的全流程法律管理模式，促使法律管理重心進一步向事中和事前轉移。

　　3) 法律管理服務主動化

　　通過對經營中相關環(huán)節(jié)主動提供法律支持的方式，使法律工作從合同審核和訴訟環(huán)節(jié)走向經營鏈條的各個環(huán)節(jié)，工作主動性的變化使法律管理價值再次體現(xiàn)出來。

　　4)法律管理支撐科學化

　　在對經營決策支撐方面，法律事務管理系統(tǒng)改變了以往法律支撐滯后的局面，能夠對與法律事務相關的信息進行準確、實時、量化的科學統(tǒng)計，為公司決策層決策提供強有力的統(tǒng)計信息支持。

　　五. 產品功能說明

　　法務平臺的功能模型如下：

　　A) 合同綜合管理

　　合同綜合管理主要包括：合同起草、合同審批管理、合同文檔管理、合同簽訂管理、合同維護管理、合同履行監(jiān)控、合同異常管理、合同查詢管理、合同統(tǒng)計管理、供應商管理等，詳見下圖關系。

　　B) 法律風險管理

　　1) 法律風險分析

　　主要功能為完成法律風險識別、測評及定向分析工作，生成法律風險清單、風險排序分級結果、重大法律風險清單以及風險定向分析結果。

　　2) 法律風險控制

　　主要功能為對需要控制的法律風險進行風險控制現(xiàn)狀評估，并制定風險控制計劃。

　　3) 控制實施評估

　　主要功能為對各業(yè)務部門的法律風險控制計劃執(zhí)行情況進行評估打分。

　　4) 法律風險報告

　　主要功能為系統(tǒng)自動生成或手工上傳法律風險年度分析報告以及法律風險定向分析報告、法律風險控制現(xiàn)狀評估報告、法律風險控制實施評估報告等各項專題報告，并可以將報告提交各級部門及領導公司審閱。

　　5) 查詢及維護

　　主要功能為提供法律風險數(shù)據(jù)庫、重大法律風險清單、風險控制計劃以及風險控制實施評估結果等信息的導入、查詢及維護。

　　C) 資質授權管理

　　資質授權管理主要包括：證照管理、公司證照年檢備案管理、授權書管理等。

　　D) 合規(guī)審查管理

　　合規(guī)審查管理主要包括：法律意見書管理、公證管理等。

　　E) 知識產權管理

　　知識產權管理主要包括：知識產權內容發(fā)布、知識產權內容檢索、商標注冊申請管理、許可第三方使用商標管理、專利實施許可管理等。

　　F) 普法教育培訓

　　普法教育培訓主要包括：法律咨詢、交流論壇、訪問量統(tǒng)計等。

　　G) 案件糾紛管理

　　案件糾紛管理主要包括：訴訟糾紛上報管理、訴訟糾紛情況統(tǒng)計、案例共享等。

　　H) 通信協(xié)查管理

　　通信協(xié)查管理主要包括："通信協(xié)查"工單審批等。

      作者：肖志武