信息化管理制度完善困難重重

日常的工作已經(jīng)讓李明磊疲于奔命了。雖然作為CIO，一些具體的事情不需要他本人去做，比如系統(tǒng)參數(shù)的調整，訂單的排程等，但是IT 管理、系統(tǒng)運行維護、應用開發(fā)、項目管理等工作他還是要一一過問。作為CIO，他需要及時了解業(yè)務部門的需求和戰(zhàn)略，了解信息技術的發(fā)展趨勢，判斷哪些技術可以用來滿足業(yè)務部門的發(fā)展需求。也就是要保證信息系統(tǒng)能支撐企業(yè)業(yè)務的未來發(fā)展。這也是公司CEO和業(yè)務部門所擔心。

公司CEO不止一次在他面前表示過對IT戰(zhàn)略能否支撐未來業(yè)務的關注。他還記的當初讓他負責公司ERP系統(tǒng)建設時，CEO對他說的話：“我們公司上ERP系統(tǒng)呢，并不是想追趕什么潮流，是公司在考慮了當前和未來業(yè)務需求做出的決定。很多國內(nèi)外的公司，使用ERP起到了實效。你懂財務知識，以后要結合業(yè)務，把我們公司ERP切實有效地用起來?！?/P>

在ERP系統(tǒng)建設過程中，在與業(yè)務部門多次通氣會上，業(yè)務部門多次提到對以下問題的擔心：適應業(yè)務戰(zhàn)略要求的IT藍圖是什么;信息系統(tǒng)是否能支撐未來的業(yè)務定位;在業(yè)務部門對市場需求和業(yè)務模式不斷變動，IT系統(tǒng)能否提高前瞻性，驅動業(yè)務的創(chuàng)新很不放心;未來的IT系統(tǒng)運維需要什么樣的運維策略，如何提高IT實現(xiàn)能力?

李明磊心里明白這種擔心不是沒有道理。ERP系統(tǒng)建設后，美盛的信息化建設重點應該從系統(tǒng)實施轉向以應用提升為主，運維保障和安全機制也變得重要起來。但是現(xiàn)在自己的部門確實面臨現(xiàn)實的困難，顯得力不從心：公司多種業(yè)務模式帶來運營觀念上的沖突和管理的復雜性，也帶來IT建設和運營環(huán)境復雜性和不確定性;業(yè)務快速發(fā)展，不斷變化的市場和業(yè)務導致IT需求不斷增加;但同時業(yè)務與IT部門的沖突在不斷強化，妨礙了問題的解決。

工作和矛盾交織在一起，使李明磊感到自己的工作越來越難以開展了。想起剛剛上任時，當時的信息化建設是一窮二白，跟電腦房沒什么兩樣，信息化制度也僅限于進機房要換鞋之類十分初級的規(guī)定。隨著信息化建設的深入，李明磊感到：如果沒有科學、完善的制度來管理，正常的運轉就不可能。雖然制度不是萬能的，但離了它也是萬萬不能的。

為此，這些天來李明磊一直在醞釀出臺一套信息化管理制度，現(xiàn)在已形成了一個綱要(見表1)。由于自己也是新媳婦上轎頭一次，至于如何現(xiàn)在的制度分類是否合適和全面，每項制度包括的內(nèi)容是否全面，具體的內(nèi)容如何設定，他心里沒底。比如，在管治制度這一塊，他希望通過對管治模式、組織架構和組織管理制度的設定，來幫助解決與業(yè)務部門時常發(fā)生沖突等問題，但不知如何設定具體內(nèi)容;現(xiàn)在系統(tǒng)運維保障和安全變得重要了，怎樣的安全制度才能疏而不露，保證系統(tǒng)安全運行。

李明磊希望制定出來的信息化制度，能幫助他解決目前工作的困境，平息員工心里的不滿。想到這，李明磊繃緊的眉頭稍稍舒緩了一下。但是接踵而來的問題是：誰能幫助他盡快把這套制度制定出來?

希望您幫助李明磊構建一套有效的信息化制度，來幫助李明磊解決目前美盛信息化工作所面臨的困境。

制度分類及主要內(nèi)容：
 
信息化管治制度：信息化管治模式、信息化組織架構、信息化組織管理制度（職責、范圍、流程）
 
信息系統(tǒng)基礎設施管理制度：集團網(wǎng)絡管理制度
 
信息系統(tǒng)應用系統(tǒng)管理制度：集團核心應用系統(tǒng)（CAS）應用管理制度、集團網(wǎng)上銀行系統(tǒng)管理制度
 
信息化項目建設與開發(fā)制度：信息化項目建設與開發(fā)管理
 
信息安全制度：組織與職責、風險評估、策略、合規(guī)管理、風險管理和工程管理
 
信息化審計制度：信息化審計意義與框架、信息化審計內(nèi)容及流程和信息化審計相關部門職責

王以斌點評

本案例的關鍵在信息部門和其他部門的認識統(tǒng)一上，即表現(xiàn)在溝通的有效性上存在比較大的問題。信息部門沒有了解到業(yè)務部門真正的需求，而業(yè)務部門不知道信息部門的工作情況，業(yè)務部門的人員總是有很多的需求不斷地提出，他們不可能全面地了解到信息部門能不能滿足他們的需求，在實現(xiàn)的同時有什么配套的計劃要他們來完成;而信息部門的人員總是認為業(yè)務部門不懂信息化，所以總覺得自己在不斷地救火，沒有長遠的規(guī)劃，看不到希望。因此，彼此產(chǎn)生了很多懷疑，工作顯得比較被動。

作為信息部門主管的CIO，工作既要符合CEO制訂的戰(zhàn)略規(guī)劃，又要起到承上啟下的作用，將戰(zhàn)略層面的計劃轉化為切實可行的IT戰(zhàn)略，并在IT戰(zhàn)略的指導下分布實施。就象美盛公司上ERP系統(tǒng)一樣，它雖然符合公司的戰(zhàn)略，但在ERP的實施過程中必然會涉及到工作、管理流程的改造，這就必然會導致有些部門和人員的不理解。這所有的一切都需要CIO帶領信息部門的員工不斷地與其他部門進行溝通，在日常的工作中時刻注意了解其他部門的需求，并加以匯總和歸納，要通過一切渠道來傳播信息化的工作和意義，在公司里要扮演好引導者、傳播者和服務者的角色。

結合案例分析，我建議首先應該將信息部門的定位從服務導向提升為引導導向，這既符合公司的戰(zhàn)略定位，又能從業(yè)務出發(fā)結合信息化的實施最終達到提升業(yè)務的目的。從服務導向到引導導向的提升就是從被動到主動的過程，就是提倡信息部門的所有員工都要轉化工作方式，從被動的交流到主動的溝通，強調首先從信息部門自我做起，改變原先的工作方式。這一方面能讓其他部門愿意來了解信息部門的工作，另一方面又能提高信息部門員工的工作積極性，原則定為“為別人帶來好處，主動幫助別人解決問題”。這樣就能初步形成廣泛溝通的氛圍，為信息化工作的開展打下基礎。

在形成一定認同的基礎上，逐步建立起信息化管理制度，但一定要明確信息化管理制度是一種信息部門和其他部門進行有效溝通的手段，絕對不要認為建立了信息化管理制度就能解決現(xiàn)有的問題。其實前期的工作更為重要，當員工能體會到信息化給他們帶來的好處并能形成普遍認同的話，信息化制度的建立就是水到渠成的事。

因為建立信息化管理制度的真正目的是管理的提升，所以其原則就是圍繞改善管理展開，避免繁雜的條款，以切實可行為標準，即在制訂之前應達成共識，但制訂了就必須執(zhí)行到底，這樣才能看到效果。同時工作方法上要有策略性，建議建立信息化管理制度制訂小組，最好讓CEO作為小組組長，CIO牽頭具體實施，各主要部門的負責人共同參與，有必要邀請外腦做咨詢，但要以公司的力量為主，將信息化工作提升到公司層面來對待，這樣能讓員工意識到信息化是全員參與的工作，從而避免一些不必要的矛盾。建議提出“普遍認同、深刻自覺”的實施方針。

具體來看，美盛信息化制度綱要應該比較完善了，制度的分類也比較科學，關鍵是如何制訂，分別應該把握什么要點。

◇ 信息化管治制度建立的重點在于框架的合理性。具體內(nèi)容可以將現(xiàn)有的信息化共有的內(nèi)容先固化下來形成各種條款，例如“公司以外的電腦原則上不能接入公司局網(wǎng)，有工作需要一定要接入的必須通過公司信息部門的許可”;“公司新進員工和離職員工的計算機和其他IT設備的配置由各自部門提出申請，由信息部門統(tǒng)一配置”等等。然后根據(jù)不同部門的個性的需求由各部門申報各自的管理制度，最終由信息部門和各部門達成共識后形成管治制度。

◇ 信息系統(tǒng)基礎設施管理制度的要點應該在網(wǎng)絡和計算機等基礎設施的應用和管理上，例如可以制訂計算機管理制度、各部門的網(wǎng)絡使用的權限上的管理辦法等等。

◇ 信息系統(tǒng)應用系統(tǒng)管理制度應重視應用系統(tǒng)的操作和使用權限，例如應該有專職人員操作，信息部門的對口人員等。在集團網(wǎng)上銀行系統(tǒng)管理制度上應該著重強調系統(tǒng)安全性方面的操作和維護等。

◇ 信息化項目建設與開發(fā)制度要把握項目申報和評估體系，著重流程上的控制。

◇ 信息安全制度上可以采用國際標準的安全管理制度，分模塊的落實到位。

◇ 信息化審計制度的建立建議聘請專業(yè)的咨詢公司和專家，根據(jù)公司的具體情況出具具體實施方案，這樣比較公正和客觀。

建議根據(jù)公司的實際情況還可以建立信息化溝通和反饋制度，采用開研討會和發(fā)布會等形式讓員工不定期地了解信息化的建設成果，以及要配合信息化建設的工作。有條件還可以建立信息化培訓和獎勵制度等。

在所有的管理制度的具體內(nèi)容上應以切實可行為原則，避免冗余的描述，注意獎罰分明、權責明確。因為信息化管理制度的建立是規(guī)范信息化的使用環(huán)境，鼓勵而不是限制員工使用信息化，目的是使員工利用信息化的手段進行溝通、對業(yè)務開展提供幫助、提高工作效率等。當員工在日常的工作中體會到信息化帶來的好處時，慢慢地就會形成“普遍認同、深刻自覺”的工作氛圍，這樣信息化溝通的氛圍也就形成了，繼而達到實現(xiàn)管理提升的目的。