巧用報表組件系統(tǒng)

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隨著軟硬件技術的發(fā)展和信息化的普及，OA網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)幫很多企業(yè)實現(xiàn)了現(xiàn)代網(wǎng)絡化日常辦公。隨著使用的深入，企業(yè)業(yè)務數(shù)據(jù)不斷積累，如何從這些業(yè)務數(shù)據(jù)中挖掘出更多符合企業(yè)需要的信息、把OA推上更高一層？這又成為企業(yè)信息化建設面臨的又一大難題。A集團的辦法是借人力資源軟件的一些功能為OA推波助瀾，使其功效發(fā)揮到最大。
 
報表成OA系統(tǒng)中的不和諧音符
 
A集團公司是一家特大型國有重要骨干企業(yè)，集中了我國重工業(yè)的骨干研制和生產(chǎn)能力，擁有研發(fā)、流通和生產(chǎn)企業(yè)140余家，并在全球數(shù)十個國家和地區(qū)建立了近百家海外分支機構。
 
人力資源部是A公司一個常設職能機構，實現(xiàn)對全集團人力資源的人、財兩方面的預算平衡和執(zhí)行監(jiān)控是人力資源部一項重要職能，為此人力資源部每年初、年末都要向集團各成員單位下達大量預算和執(zhí)行情況報表，然后由各成員單位根據(jù)自身實際情況負責填報和上報相關數(shù)據(jù)。各個單位報表數(shù)據(jù)上報到人力資源部這一層面來之后，人力資源部將組織大量的人力對各成員單位所報送的數(shù)據(jù)進行邏輯審核和數(shù)據(jù)匯總，從中得出全集團人力資源預算和執(zhí)行報表，為預算和執(zhí)行決策提供重要依據(jù)。
 
然而長期以來，由于缺乏相應的專業(yè)工具，無論是成員單位數(shù)據(jù)上報，還是人力資源部層面所進行的數(shù)據(jù)審核和匯總，都是由人工通過Excel這一比較初級的工具進行逐單元格數(shù)據(jù)審核和匯總，每天每個成員單位都有幾張不同報表，再打印后進行審批，耗紙量很多，關鍵是到月底年底要進行數(shù)據(jù)匯總分析時那麻煩就更大了，效率慢不說，還容易出現(xiàn)落差。這樣，一方面需要花費大量的人力、物力，另一方面因所有人都在把紙質(zhì)報表中的數(shù)據(jù)一一輸入新的Excel表中進行統(tǒng)計，卻無法保證在短時間內(nèi)得到?jīng)Q策所需要的高質(zhì)量的數(shù)據(jù)，存檔也不便，真可謂是“即吃力、又不見好”的事情，而這過程中因數(shù)據(jù)前后邏輯不一致、匯總數(shù)據(jù)無法還原成各單位報送數(shù)據(jù)而出現(xiàn)返工是“家常便飯”的事情。盡管對于這么大的一個集團公司來說，施行人力資源預算宏觀調(diào)控是集團公司實現(xiàn)發(fā)展一個重要舉措，然而在執(zhí)行中卻由于缺乏專業(yè)工具而或多或少顯得“心有余而力不足”。

基于WEB開發(fā)新型網(wǎng)絡報表系統(tǒng)

針對以上種種問題，A公司信息中心決定對其通達OA網(wǎng)絡智能辦公系統(tǒng)進一步全面研發(fā)，以開發(fā)出一種新型具有統(tǒng)計、分析、匯總的報表系統(tǒng)，以能充分有效擴充原有OA功能，深度挖掘出業(yè)務數(shù)據(jù)中更多符合企業(yè)需要的有用信息，并融合其它軟件系統(tǒng)（如EHR）性能、把OA推上更高一層，真正全面輕松實現(xiàn)對企業(yè)OA建設中的關鍵數(shù)據(jù)分析、整理與決策。它應具備以下幾大功能與特性：
 
①數(shù)據(jù)管理工具：報表系統(tǒng)應融合電子表格和數(shù)據(jù)庫軟件的優(yōu)勢，能結合EHR一些特性，有類似電子表格的界面，同時又有很多數(shù)據(jù)庫軟件特有的功能和靈活性；能將復雜的操作簡單化，讓普通用戶輕松完成復雜的數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計分析工作，并且采用當前最流行的B/S架構體系，使其成為當前流行的數(shù)據(jù)管理工具。
 
②信息系統(tǒng)設計工具：報表系統(tǒng)應能在強大的數(shù)據(jù)管理功能基礎之上實現(xiàn)“流程”+“表單”處理，能被各企事業(yè)單位管理人員和工作人員作為設計和實現(xiàn)自己管理信息系統(tǒng)的平臺工具，利用這一平臺工具可以設計出，而不局限于EHR系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、erp系統(tǒng)等。
 
③數(shù)據(jù)挖掘工具：報表系統(tǒng)能增加對外部數(shù)據(jù)源的挖掘功能，數(shù)據(jù)規(guī)律可以通過圖表形式進行展示，使業(yè)務系統(tǒng)真正服務于企事業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營決策。
 
④報表管理工具：報表系統(tǒng)所應內(nèi)置的填報、報送、審核及匯總等功能，使其成為各種場合下報表數(shù)據(jù)管理的首選工具。
就這樣，一種全新、功能優(yōu)異、融合其它軟件優(yōu)秀特點、適合行政、人事共用的通達報表組件應需而生。
 
該報表組件是在CReportShop數(shù)據(jù)報表管理系統(tǒng)的基礎上，采用了當前流行的B/S架構，運用了“填報、匯總”的工作模式，引進“表單”+“流程”的設計理念，融合電子表格和數(shù)據(jù)庫軟件的優(yōu)勢，類似電子表格的界面，同時又有很多數(shù)據(jù)庫軟件特有的功能和靈活性，是一款基于Web計算的管理信息系統(tǒng)設計和實現(xiàn)平臺，是各企事業(yè)單位實現(xiàn)“管理制度化?制度表格化”管理理念的直接工具。
 
報表組件其內(nèi)置“填報”、“匯總”的工作模式與人力資源部這一需求極度吻合。人力資源部基于這套系統(tǒng)，把集團組織機構和模板定義后，很快就搭建出了人力資源預算平臺。由于報表組件采用Excel理念并完全兼容Excel文檔格式，因此之前用Excel設計的模版和公式可以直接導入到報表系統(tǒng)中來，最大程度地重用了以前的勞動成果而不會造成不必要的損失，類似Excel的操作界面，各成員單位實際操作者毫無生疏感，不需要培訓就可以迅速上手。
人事數(shù)據(jù)共享 上報數(shù)據(jù)一目了然

同時，集團公司在前幾年實施了人力資源信息化，因此很多數(shù)據(jù)（比如年初數(shù)、實際數(shù)等）可以通過由報表系統(tǒng)提供的表間公式進行定義從而實現(xiàn)自動抽取，而無需重復進行人工統(tǒng)計和計算，各成員單位只要補充其它數(shù)據(jù)即可，大大方便了企業(yè)信息統(tǒng)計員。成員單位數(shù)據(jù)在填報過程中、保存報表以及上報時系統(tǒng)都將自動觸發(fā)審核公式，對報表內(nèi)和報表間的勾稽關系進行審核，從而保證各成員單位填報及上報數(shù)據(jù)的準確和合理性。
 
數(shù)據(jù)上報到人力資源部層面之后，通過填報情況列表，人力資源部可以一目了然地識別出哪些單位上報了、哪些單位未上報、哪些單位上報數(shù)據(jù)是審核通過的、哪些單位數(shù)據(jù)是未審核或審核未通過的等等。通過系統(tǒng)提供的匯總工具，人力資源部可以有選擇地匯總哪些（類）成員單位數(shù)據(jù)，從而通過點擊一個按鈕就可以迅速得到全集團或者特定類型所有成員單位亦或具體某各成員單位的預算和執(zhí)行報表，以高效、高質(zhì)的數(shù)據(jù)為集團公司領導決策提供依據(jù)，一改過去“要個數(shù)要不來，要來的數(shù)據(jù)無法用”的尷尬局面。
 
自運用報表組件系統(tǒng)之后，其強大的的流程化、數(shù)據(jù)統(tǒng)計能力、數(shù)據(jù)的運算能力，讓統(tǒng)計人員可以輕松使用很復雜的運算公式，徹底擺脫了計算器，直接統(tǒng)計出需要的各種精準結果，使整個A公司范圍內(nèi)形成了“表樣從上往下流、數(shù)據(jù)從下往上流”的生動局面，保障了“年初預算、年未決算”人力資源預算調(diào)控目的，讓集團企業(yè)經(jīng)營管理真正實現(xiàn)無紙化、智能化、網(wǎng)絡化的目標。(it168)