泛普軟件：預(yù)算管理軟件如何化繁為簡

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         中國企業(yè)在預(yù)算管理方面常犯的一個錯誤是，沒有真正把預(yù)算過程當(dāng)作一個計劃過程。這主要取決于兩方面，一方面，傳統(tǒng)預(yù)算受其形成時期相對靜態(tài)穩(wěn)定以及賣方市場的經(jīng)營環(huán)境的影響，注重于成本控制，而不是經(jīng)營計劃。。另一方面，戰(zhàn)略管理觀念在很多企業(yè)中還沒有真正樹立起來，經(jīng)理們僅把預(yù)算當(dāng)作是一種純粹的業(yè)績衡量和控制的工具，并沒有把它納入企業(yè)的整體戰(zhàn)略管理框架中中看待和考慮。
          泛普軟件全面預(yù)算管理研究中心趙靈鐘說：世界五百強的戰(zhàn)略管理體系會把預(yù)算管理視為一個非常重要的部分，它是戰(zhàn)略計劃的財務(wù)化和數(shù)字化，不僅為戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)提供詳細(xì)的計劃，還會以財務(wù)報表的形式，準(zhǔn)確指出對企業(yè)將來財務(wù)狀況的期望。
         在我國，企業(yè)長期處于計劃經(jīng)濟的相對靜態(tài)的經(jīng)營環(huán)境中，雖然在20年市場化的改革和開放之后，企業(yè)開始面對復(fù)雜多變的環(huán)境，也迫切需要戰(zhàn)略管理的理念和工具。但在實際中，很多經(jīng)理短期內(nèi)還沒有真正樹立起這種觀念，沒有真正把預(yù)算看作一個計劃過程和手段，從而把預(yù)算同戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營計劃割裂開來，失去了預(yù)算管理的意義。
         經(jīng)營環(huán)境的迅速變化，就使企業(yè)使用的預(yù)算流程和方法成為過時。企業(yè)始終處于管理變化之中，其結(jié)果便是，在大型企業(yè)中，往往是多種預(yù)算技術(shù)同時并存。從傳統(tǒng)的基于成本中心的預(yù)算，到項目和資金預(yù)算，乃至作業(yè)預(yù)算，從“固定預(yù)算”到“彈性預(yù)算”，從“滾動預(yù)算”到“零基預(yù)算”，從“以銷售為目標(biāo)的預(yù)算”到“以利潤為目標(biāo)的預(yù)算”等等，這些眼花繚亂的預(yù)算管理方法，對非財務(wù)的直線職能經(jīng)理和員工來說，簡直是不可理喻。把預(yù)算工作視為財務(wù)部門獨自承擔(dān)的專業(yè)工作，同自己沒有多大關(guān)系，也是自然而然的事情，因此容易對分配下來的預(yù)算工作產(chǎn)生逆反心理。
         缺乏全面預(yù)算管理軟件的支持，無疑會增加企業(yè)推行全面預(yù)算管理的難度。
         泛普軟件全面預(yù)算管理軟件開發(fā)總監(jiān)韓衛(wèi)華說：軟件技術(shù)如果能在預(yù)算過程中得到恰當(dāng)?shù)膽?yīng)用，無疑會大大改善預(yù)算手段及其系統(tǒng)，從而大幅度提高預(yù)算過程的效率和價值。預(yù)算管理軟件是這幾年開始興起的新興軟件，世界五百強80%采用了專業(yè)軟件來管理預(yù)算，比如海博龍；泛普軟件的泛普軟件全面預(yù)算管理軟件在服務(wù)本土用戶方面有著很強的優(yōu)勢。
        然而，實際狀況是，很多企業(yè)基本上還是“手工作業(yè)”；一些企業(yè)即使配置了計算機和軟件，卻只局限在財務(wù)部門，局限在excel“單機作戰(zhàn)”；缺乏統(tǒng)一平臺的報表軟件并不適合組織范圍上的應(yīng)用。
輕松有效的預(yù)算
         那么，如何做到輕松有效地預(yù)算？泛普軟件全面預(yù)算管理研究中心趙靈鐘認(rèn)為：必須意味著要讓參與預(yù)算的人員，從觀念上認(rèn)可和接受預(yù)算工作，使他們認(rèn)識到自己是“做正確的事”，變“被動”的負(fù)擔(dān)態(tài)度為“主動”的輕松態(tài)度；還意味著要采取恰當(dāng)?shù)念A(yù)算方法和手段，提高預(yù)算過程的效率，“正確地做事”。具體包括：
         方法正確：預(yù)算方法的選擇，應(yīng)該考慮經(jīng)營環(huán)境、成本結(jié)構(gòu)與組織結(jié)構(gòu)等影響因素。不同行業(yè)、不同企業(yè)，具有不同的特點，經(jīng)營環(huán)境對不同的行業(yè)和企業(yè)來說，其復(fù)雜程度也相對不同，因此，企業(yè)要根據(jù)環(huán)境的特點選擇相應(yīng)的預(yù)算方法。
         企業(yè)的生產(chǎn)過程和系統(tǒng)，影響著企業(yè)產(chǎn)品的成本結(jié)構(gòu)。不同的企業(yè)具有不同技術(shù)水平的生產(chǎn)過程和系統(tǒng)，因此它們的生產(chǎn)成本結(jié)構(gòu)也不同。在過去生產(chǎn)過程和系統(tǒng)技術(shù)含量較低的情況下，直接人工等變動成本是產(chǎn)品成本的主要組成部分，固定性制造費用比例很小。針對此種狀況，變動成本法克服了傳統(tǒng)的完全成本法在產(chǎn)銷量不相同時出現(xiàn)利潤不正常，尤其是銷量下降、利潤反而上升的虛假現(xiàn)象等缺點，成為企業(yè)短期預(yù)算和決策的有效工具。但是，在新的高技術(shù)制造環(huán)境下，變動成本的比例愈來愈小，變動成本法將逐漸失去其意義。完全成本法有回歸的趨勢，但已經(jīng)不是過去那種同變動成本法一樣，以“數(shù)量為基礎(chǔ)”的成本計算和預(yù)算法了；而是同以“作業(yè)為基礎(chǔ)”的成本計算和預(yù)算法緊密結(jié)合。
        “預(yù)算”激勵：預(yù)算是一個十分重要的管理工具，已經(jīng)超越了原來“成本控制”的意義，要從整體管理的角度對待預(yù)算。企業(yè)高級管理層制訂企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略之后，有必要向全體員工傳達(dá)，使其明確預(yù)算同戰(zhàn)略過程中的企業(yè)使命、戰(zhàn)略目標(biāo)、戰(zhàn)略類型、政策、行動計劃、程序以及業(yè)績等要素之間的互動關(guān)系，明確預(yù)算的重要定位，體會各自的預(yù)算工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。
          充分鼓勵各級經(jīng)理人和普通員工，對各自的責(zé)任業(yè)務(wù)活動進行資源分析和計算，同時要鼓勵各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和信息，縱向和橫向地充分流通和共享。這樣，員工就會普遍感覺到在做自己分配而不是主管分配的工作，普遍主動地投入預(yù)算工作，從而增加預(yù)算和經(jīng)營計劃的匹配度和數(shù)據(jù)信息的可靠性。
         模式匹配：預(yù)算模式要反映企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變化并與之相匹配。多事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu)（M型結(jié)構(gòu)），是工業(yè)經(jīng)濟時代企業(yè)組織的標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)。在這種結(jié)構(gòu)中，高層管理者掌握著資本、知識以及其它資源，并且按照自己制訂的戰(zhàn)略意圖進行分配，中層經(jīng)理對資源的使用過程和結(jié)果進行監(jiān)控，而一線經(jīng)理則是執(zhí)行者，具體對資源加以運用。這種結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)，以資本是主要資源為基礎(chǔ)，目的在于支持企業(yè)多元化經(jīng)營，開發(fā)新產(chǎn)品，拓展新市場，以及實施多種戰(zhàn)略。
         現(xiàn)實中，不同的企業(yè)具有不同的組織結(jié)構(gòu)。更多的企業(yè)是具有M型結(jié)構(gòu)及其初級形態(tài)的“職能制結(jié)構(gòu)”，既然M型結(jié)構(gòu)是工業(yè)經(jīng)濟時代企業(yè)組織的標(biāo)準(zhǔn)形式，與其相適應(yīng)的預(yù)算模式自然可以為初級階段的組織結(jié)構(gòu)所借鑒使用。但是，從M型結(jié)構(gòu)走向N型結(jié)構(gòu)，不是在一夜之間就能完成的，因此，在過渡階段就要根據(jù)兩種結(jié)構(gòu)的“成分”多寡，進行預(yù)算流程的建設(shè)和預(yù)算方法的選擇。
         化繁為簡：為了把復(fù)雜的預(yù)算專業(yè)知識和計算方法，對非財務(wù)專業(yè)預(yù)算人員產(chǎn)生的負(fù)面影響降到最低，除了給予這些人員必要的基本知識培訓(xùn)之外，應(yīng)用界面友好、通俗易懂、易于使用的專業(yè)預(yù)算軟件是至關(guān)重要的。“易用性”對全面預(yù)算軟件尤為重要，在利用IT技術(shù)方面，還應(yīng)充分注意全面預(yù)算管理軟件的“擴展性”，因為國內(nèi)企業(yè)處于快速發(fā)展中，管理模式無時不刻在變化。通過泛普軟件全面預(yù)算管理軟件進行“網(wǎng)絡(luò)預(yù)算”，不失為一種有效方法。