提升OA辦公系統(tǒng)的績效

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摘要：本文控討OA辦公系統(tǒng)作了一種交付組織戰(zhàn)略目標(biāo)的支持方式的本質(zhì)和結(jié)構(gòu)，分析了OA辦公系統(tǒng)對項(xiàng)目、項(xiàng)目群和項(xiàng)目組合三個層次的支持，兩個案例分析聚焦于OA辦公系統(tǒng)的關(guān)系管理能力，并提出一個利益相關(guān)方圓環(huán)模型TM作為利益相關(guān)方管理和銜接戰(zhàn)略的方法論和工具。
關(guān)鍵詞：OA辦公系統(tǒng) 溝通和銜接 項(xiàng)目關(guān)系管理 利益相關(guān)方圓環(huán)TM
0 引言

許多在技術(shù)上有競爭力的OA辦公系統(tǒng)不能夠通過專注于技術(shù)、數(shù)據(jù)和過程來最大化自身對它們母組織的價值，把那些OA辦公系統(tǒng)的價值感覺從簡單地被看做一個“管理總部”(administrative overhead)變?yōu)橐粋€有價值、基本的組織資源是可能的，只要通過適當(dāng)?shù)臏贤ê豌暯?engagement)戰(zhàn)略對組織的所有層面提供有效的支持。

為達(dá)到“超大規(guī)模的績效”(supersized performance),當(dāng)OA辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)被管理層設(shè)計(jì)成與組織的成熟度相一致時，它是最有效的。成熟度在這個意義上是組織運(yùn)用項(xiàng)目群和項(xiàng)目把業(yè)務(wù)戰(zhàn)略變?yōu)闃I(yè)務(wù)利益和競爭優(yōu)勢的能力，對它來說，OA辦公系統(tǒng)必須認(rèn)識到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和高級管理層對它有不同的感覺、期望和對成功的度量，并且必須定制自身溝通戰(zhàn)略來滿足他們的不同需求，通過使用恰當(dāng)?shù)墓芾砗蜏贤☉?zhàn)略，OA辦公系統(tǒng)可以更方便地獲取自身所需的信息，并使自身的報(bào)告和訊息得到理解與執(zhí)行，注重關(guān)系和OA辦公系統(tǒng)是值提項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，和高級管理層相信和依賴的，因?yàn)樗鳛橐粋€在兩個群體之間的、有效的文化翻譯并最終成為一個幫助高級管理層達(dá)到組織目標(biāo)的合作伙伴，作為一個結(jié)果，OA辦公系統(tǒng)將被認(rèn)為交付了額外的價值。

在為達(dá)到“超大規(guī)模的績交”的自身動力中，OA辦公系統(tǒng)需要注意母組織當(dāng)前的和演進(jìn)的成熟度層次，并考慮所處不同階段來平衡自身的效果，因?yàn)樗诮M織中起著一個日益重要的角色---通過自身成功地參與組織的業(yè)務(wù)幫助組織達(dá)到成功。

1 通過OA辦公系統(tǒng)交付戰(zhàn)略目標(biāo)

在許多組織中，項(xiàng)目、項(xiàng)目群和項(xiàng)目組合這三個層次獨(dú)立地和互相依賴存在，項(xiàng)目被定義為：“為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而采取的一個臨時的努力”（PMI 2004 368）；項(xiàng)目群被定義為：“為得到利益和控制不能通過單獨(dú)的管理而只能以協(xié)調(diào)的方式管理的一組相互聯(lián)系的項(xiàng)目。項(xiàng)目群包括要素或在其單個項(xiàng)目的范圍之外的相關(guān)工作”（PMI 2004 368）項(xiàng)目組合是：“由項(xiàng)目、項(xiàng)目群或其他組合在一起的工作組成的集合，為的是利于達(dá)成戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)的工作的有效管理（PMI 2004 367）”,組織生成一個愿景，然后把愿景變成一系列的戰(zhàn)略目標(biāo)，再把戰(zhàn)略目標(biāo)變?yōu)轫?xiàng)目組合。建立項(xiàng)目群來達(dá)到這些目標(biāo)，符合這些目標(biāo)的項(xiàng)目被批準(zhǔn)并被組織在項(xiàng)目群中，通常項(xiàng)目交付項(xiàng)目群的產(chǎn)品、服務(wù)或成果的一個目的或方面，這些產(chǎn)品、服務(wù)或成果是被預(yù)先定義并與組織戰(zhàn)略目標(biāo)相一致的。

根據(jù)PMBOK，項(xiàng)目管理辦公室(project management office,PJMO)提供在自身領(lǐng)域下的那些項(xiàng)目的、集中的和協(xié)調(diào)的管理，而項(xiàng)目群辦公室(program management office,PGMO)提供戰(zhàn)略性的和集中的支持，“因而公司利益通過共享資源、方法論、工具和技術(shù)以及相關(guān)高層次項(xiàng)目管理的關(guān)注被實(shí)現(xiàn)了”（PMI 2004 369）

OA辦公系統(tǒng)s被定義為連續(xù)的成熟度術(shù)語，從“項(xiàng)目辦公室”到“優(yōu)秀中心”，在不同的能力水平上，其職能包含對以下的支持：戰(zhàn)略性規(guī)劃；制定基準(zhǔn)和持續(xù)改進(jìn)；課程學(xué)習(xí)；估算數(shù)據(jù)庫和項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)形式的知識管理(Kerzner 2005:101).OA辦公系統(tǒng)的角色被描述為：“通過專業(yè)的項(xiàng)目管理實(shí)踐應(yīng)用以及把業(yè)務(wù)利益調(diào)整和整合到項(xiàng)目和項(xiàng)目群的管理和成功交付中，來幫助項(xiàng)目經(jīng)理和相關(guān)組織”。在探究這些和其他的定義后，很