項目辦公室的重要職能——提供項目管理培訓（二）

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　　通過培訓來保持一個好的項目管理運作，這種需求是顯而易見的。問題在于項目辦公室在編寫教材、提供培訓以及在培訓工作總的協(xié)調方面應該發(fā)揮怎樣的作用呢？真正的問題是項目辦公室在培訓中應該起主要作用還是僅僅為培訓部門的培訓活動提供支持。從大多數(shù)組織對這一問題的反應來看，項目辦公室應該兼具這兩種角色。對一些小的專業(yè)課題的培訓，比如了解PMBOK以及組織內部的項目管理程序，項目辦公室經常起主要作用，而在更多傳統(tǒng)式的課堂培訓中，它起到的是一個支持者的角色。
　　更復雜的問題是，在與為組織提供項目管理培訓的外部培訓機構一起工作時，項目辦公室應擔當什么角色？當組織內有一個很強的培訓部門時，培訓部一般發(fā)揮主導作用。當培訓部門較弱而項目辦公室很強時，項目辦公室往往發(fā)揮主要作用。
　　有一點很清楚，那就是無論項目辦公室在課程編制、提供培訓和協(xié)調工作中是否扮演主要角色，但在確定課程內容方面它必須表現(xiàn)出其領導地位。因為項目辦公室自身的角色決定了其在識別組織對項目管理培訓的需求上最具發(fā)言權。他們明白什么是目前項目管理的最優(yōu)方法，他們也了解大多數(shù)項目的執(zhí)行人員。他們自己也具備豐富的項目管理培訓經驗，了解什么樣的培訓有效，什么樣的培訓根本不起作用。
　　下面是四種標準模式用以說明項目辦公室在培訓中充當?shù)慕巧?BR>
與培訓部門密切合作
　　在設置有培訓中心的組織中，就像進行其他方面的培訓一樣，讓培訓中心承擔項目管理課程設計和培訓的主導作用會比較好。由于培訓中心的地位，它們了解整個組織的培訓計劃，可以使項目管理課程與組織中其他培訓內容相適應。這樣可以使培訓效果更好，并節(jié)約培訓成本。
　　在這種情況下，培訓人員在安排培訓計劃時，項目辦公室提供他們所需的技術信息。例如，如果組織決定自行編寫培訓教材，項目辦公室就可以為培訓中心提供編寫教材的專家。在某種意義上，項目辦公室的專家“受雇于”培訓中心為其編寫教材，培訓中心扮演的是客戶的角色，而項目辦公室是其開發(fā)商。
　　如果管理層決定使用內部人員進行項目管理培訓，由于項目辦公室擁有項目管理專家，因而它可以提供教員。如果組織內部需要安排一個讓許多雇員參加的為時6個月的項目管理速成培訓，項目辦公室就可以安排一個全職人員與培訓部一起共同完成這6個月的培訓工作。

開發(fā)和講授課程
　　如果組織內部沒有培訓中心，項目辦公室就要承擔起開發(fā)和講授項目管理課程的主要使命，尤其是在項目辦公室權利很大而且能力很強時更是這樣。
　　在培訓工作方面，項目辦公室必須與培訓部密切合作。但是，雙方的角色發(fā)生了轉換：項目辦公室擔負領導角色，而培訓部門起支持作用。
培訓部門的支持可包括如下內容：
　　▲指導設計適宜的課程；
　　▲審核教材的“可教性”；
　　▲設計制作教材的標準格式；
　　▲幫助制作培訓手冊；
　　▲幫助選擇培訓場所；
　　▲提供教學手段，如投影儀（膠片或液晶）、活動掛圖等等。

即時培訓
　　之前的文章曾提到項目辦公室的咨詢人員在進行工作指導中可提供即時的培訓。比如，當設計工程師需要了解怎樣用工作分解結構（WBS）來控制項目活動時，他們可與組織內的咨詢人員聯(lián)系，咨詢人員會就此向他們提供現(xiàn)場指導；當市場部員工在使用計劃軟件上出現(xiàn)問題時，內部咨詢人員可進行指導。
　　項目辦公室在提供即時培訓方面扮演主要角色。因為培訓部門不具備對員工的臨時性培訓要求作出即時反應的能力。

識別和選擇外部培訓機構
　　有時，組織會發(fā)現(xiàn)設計開發(fā)自己的項目管理培訓方案并不經濟，特別是偶爾才會用到這種培訓，比如一年只有兩三次的情況下更不劃算。這時，建立項目管理培訓能力意味著要