協(xié)同辦公系統(tǒng)到底有什么用

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協(xié)同辦公系統(tǒng)到底有什么用？行業(yè)內(nèi)外存在兩種認(rèn)識(shí)上的極端。

力挺派認(rèn)為：協(xié)同辦公系統(tǒng)能量巨大，可深度參與企業(yè)的流程再造、組織創(chuàng)新、知識(shí)管理、文化建設(shè)、執(zhí)行力提升等工作，甚至?xí)鸬街鲗?dǎo)作用。

輕視派認(rèn)為：協(xié)同辦公系統(tǒng)的主要作用就是流程審批、信息發(fā)布、文檔共享，以及其他行政管理工作，可以提升一些工作效率，降低辦公成本。

顯然，這兩種認(rèn)識(shí)都是很片面主觀的，前者過分高估了協(xié)同辦公系統(tǒng)的作用，后者又過分低估了協(xié)同辦公系統(tǒng)的作用。

通常，協(xié)同辦公系統(tǒng)廠商會(huì)大力宣傳協(xié)同辦公系統(tǒng)的管理理念和作用，結(jié)果就很容易夸大事實(shí)。而一些不了解協(xié)同辦公系統(tǒng)的人，對(duì)它的認(rèn)識(shí)還停留在多年前“辦公自動(dòng)化”的階段，不知道它的理念、功能、應(yīng)用都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了跨越式的發(fā)展。

協(xié)同辦公系統(tǒng)的作用很簡(jiǎn)單，那就是幫助企業(yè)做好該做的事：溝通、協(xié)作和管理。

看起來很簡(jiǎn)單吧，這三件事是每一個(gè)企業(yè)最基本、最常規(guī)的事情。但試問：有幾個(gè)企業(yè)能把這三件事做好？

我們看到的，是大部分企業(yè)都存在溝通不暢、協(xié)作低效、管理混亂的問題。

哈佛大學(xué)教授拉姆·查蘭在《CEO說》中說過一段話，“就算你在合適的崗位上找到了合適的員工，除非你能夠使他們的工作協(xié)同一致，把他們的優(yōu)先業(yè)務(wù)聯(lián)系起來，否則，你就沒有執(zhí)行的優(yōu)勢(shì)。”這段話完美詮釋協(xié)同辦公系統(tǒng)的價(jià)值。

協(xié)同辦公系統(tǒng)吸收先進(jìn)的管理理念和辦公方式，實(shí)現(xiàn)了表單化、工具化和可視化。它以事務(wù)為中心，以結(jié)果為導(dǎo)向，幫助組織建立通暢的信息交流體系，有效的協(xié)作執(zhí)行體系，精準(zhǔn)的決策支撐體系，提升組織內(nèi)部溝通、協(xié)作和管理的能力。

在協(xié)同辦公系統(tǒng)中，組織結(jié)構(gòu)、崗位層級(jí)、責(zé)任權(quán)限更加清晰明了，卻并不僵化。因?yàn)橄到y(tǒng)的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)可以完全打破層級(jí)、部門、崗位的壁壘，使得溝通、協(xié)作與管理不再完全依賴于個(gè)人的能力、意愿與習(xí)慣，而是依賴于系統(tǒng)的運(yùn)作。

這個(gè)系統(tǒng)是整體的、精確的、高效的、可控的，它使得各項(xiàng)工作的質(zhì)量和效率有了保障，而每個(gè)人的工作因?yàn)橛辛诉@個(gè)系統(tǒng)，也變得更加輕松，可以將更多的精力用于核心事務(wù)，而非內(nèi)耗上。

其實(shí)，協(xié)同辦公系統(tǒng)的作用到底有多大，一方面取決于系統(tǒng)的性能，但更關(guān)鍵的，還要看企業(yè)怎么用，能否用好。

同樣一個(gè)系統(tǒng)，有的企業(yè)真的能夠?qū)崿F(xiàn)“力挺派”所描述的作用，而有的企業(yè)卻只能達(dá)到“輕視派”所認(rèn)為的水平。這就像是同樣一把寶劍，有的人用來征服天下，有的人卻用來切西瓜。