如何降低采購風險

[關鍵詞：采購風險,供應商,風險管理]

一、企業(yè)采購風險現(xiàn)狀

采購供應過程由明確需求、供應市場分析，供應戰(zhàn)略制定、供應商評價與選擇、合同簽訂與管理等一系列活動組成，任何一個環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問題，從而影響采購供應的效果，進而影響到企業(yè)的整體利益。如采購供應之初，如果對需求缺乏準確地描述，將導致供應物無法滿足產品的技術要求；對供應市場的分析不夠全面，將造成所需投入品不能有效提供，生產被迫中斷的局面；不恰當?shù)墓繕嗽O置與供應戰(zhàn)略制定將使采購活動背離采購初衷；不道德的供應商會在后續(xù)采購中實施對采購方的盤剝；合同條款中模糊闡述將增加企業(yè)的成本支出等等。

很多研究人員在采購風險識別及其量化方面進行了不同程度的分析。如：影響采購風險的因素分別是來自供應商的風險、來自商品的風險以及來自其他市場因素的風險；采購風險包括原料價格波動和供應商交貨時間波動。針對跨國采購、應急采購等特定領域或信息不對稱、道德因素等特定因素分析其風險及防范，考慮供應商“失敗”的概率，將與多個供應商或單一供應商相關的風險與成本進行聯(lián)合考慮，建立決策樹確定供應商數(shù)量，而供應商失敗概率可以看作對采購風險的判斷，取值依賴決策者的主觀經(jīng)驗。在采購風險因素及風險規(guī)避行為引入不同問題的決策過程中，在研究隨機市場信息與隨機需求環(huán)境下兩周期庫存系統(tǒng)最優(yōu)采購策略時，采用效用函數(shù)描述風險決策行為；采用Var方法對采購過程中的價格波動因素風險進行量化分析；利用條件風險值(CVar)理論表現(xiàn)由于需求不確定性帶來的風險。通過借鑒廣泛應用于證券組合投資問題中的風險度量方法，較好地對采購風險進行量化分析，但也僅僅局限對單一風險因素的考慮。

二、提高風險管理意識

企業(yè)采購風險管理首先是人的管理，因此應首先讓每一位物資采購人員樹立并提升、強化采購風險意識，應從職業(yè)道德、責任、業(yè)務素質三個方面進行教育和培訓，引導和幫助從業(yè)人員樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，將物資供應價值取向轉移到科學理性采購和防控供應風險上來，把安全供應放在企業(yè)物資供應的第一位。提高從業(yè)人員的業(yè)務素質和業(yè)務技能，培養(yǎng)他們按規(guī)章制度、按采購程序做事的責任感，從而保障風險管理目標的實現(xiàn)，組織開展相關部門領導、業(yè)務主管、關鍵崗位人員參加采購風險控制頭腦風暴討論會，結合實際，認真分析在采購工作中已經(jīng)發(fā)生或可能發(fā)生的各種采購風險，進一步增強對風險管理工作的認識和理解。

三、提高企業(yè)采購風險抵抗力的措施

1、健全制度，預先防范風險

對照原制度和上級的工作要求，梳理和完善物資供應管理制度，通過制度管控采購風險，提高管理的效率和效果，避免由于采購人員能力素質弱和徇私行為，以及制度缺失或管理疏漏而增加采購的風險。全面推行崗位責任制、服務承諾制、責任追究制，防范采購過程中的風險。

預估各種風險因素，對不同種類的物資通過集中會審確定年度采購策略，分別制定相應的供應商選擇策略、采購方式選擇策略、質量控制策略、價格控制策略，進度控制策略，明確質量控制、進度控制的不同級別，注重事前、事中、事后控制相結合，從根本上控制了價格風險、質量風險和進度風險，對規(guī)范采購行為、穩(wěn)定供需關系、建立監(jiān)督制約機制、促進采購人員廉潔從業(yè)行為，都起到了很好的推動作用。

2、加強對采購全過程的監(jiān)督

采購全過程是指應從計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。重點是對計劃制定、簽訂合同訂單、質量驗收和結賬付款四個關鍵控制點的監(jiān)督，以保證工作的實效性及責任到位。全方位的監(jiān)督是指內控價格、責任考核、監(jiān)管審計、財務掛賬、程序制度等工作流程和部門共管齊下；科學規(guī)范的采購機制，不僅可以降低企業(yè)的物資采購價格，提高物資采購質量，加大責任和瀆職追究力度，提高工作效率，還可以保護采購人員和避免內外部矛盾。主要方法和途徑是：

（1）加強對企業(yè)排產與消耗計劃的審核，其次對物資采購計劃的審核。關鍵審定采購部門的采購計劃與需求計劃的編制依據(jù)是否科學；市場調查預測與企業(yè)需求是否存在偏離實際的情況；計劃目標與實現(xiàn)目標是否一致；從采購目標、采購渠道、采購數(shù)量、采購價格、采購進度、運輸方式、使用消耗、程序審批、質量達標是否有保證措施。

（2）全力做好合同訂單鑒證審計。①審查簽訂經(jīng)濟合同當事人是否具有主體資格，是否具有民事權利能力和行為能力。②審查經(jīng)濟合同當事人意思表示是否真實。③審查經(jīng)濟合同主要條款是否符合國家的現(xiàn)行法律和行政法規(guī)的要求。④審查經(jīng)濟合同主要條款是否完備，文字表述是否準確，合同簽訂是否符合法定程序。通過審計鑒證，可以及時發(fā)現(xiàn)和糾正在合同訂立過程中出現(xiàn)的不合理、不嚴謹、不合法現(xiàn)象；提請當事人對缺少的必備條款予以補充；對顯失公平的內容予以修改；對利用經(jīng)濟合同的違法活動予以制止，從而減少和避免經(jīng)濟合同糾紛的發(fā)生。

（3）認真做好對合同及訂單臺帳、合同匯總及信息反饋的審查。當前，合同糾紛日趨增多，管理不當會失去有利的地位而遭受風險或損失。因此，運用先進管理手段，向相關部門提供及時準確、真實的反饋信息，也是加強合同管理，控制合同風險的一個重要舉措。

（4）強化對物資采購合同執(zhí)行中的審計。①審查合同及訂單的內容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄，是否嚴格按合同的規(guī)定付款。②審查物資驗收工作執(zhí)行情況，是否對物資進貨、入庫、發(fā)放過程中，都要對物資入庫單與掛賬發(fā)票進行驗收控制。③對不合格原料及商品質量控制情況的審計，發(fā)現(xiàn)不合格質量問題應及時記錄，果斷控制、并采取措施確保生產安全。④重視對合同履行違約糾紛的處理、權益追索。⑤加強對物資采購績效考核的審計。在通常實施的計劃完成、比價采購、部門費用中，著力在責任采購、價格支撐、質量否決、資金控制、合同管理各個環(huán)節(jié)的考核，并加強檢查與制度創(chuàng)新，建立相應機構和工作程序；把企業(yè)監(jiān)督檢查工作，特別是合同規(guī)定的采購任務和各項相關工作轉化分解指標及責任，明確規(guī)定出工作的數(shù)量和質量標準，分解，落實到各有關部門和個人，結合經(jīng)濟效益進行考核，以盡量避免合同風險的發(fā)生。

3、選擇規(guī)避風險的策略

應提升企業(yè)體制和機制的創(chuàng)新，以應對市場的考驗抵御和規(guī)避風險。推行企業(yè)精細化管理是化解風險的首要前提，采購工作與采購風險并不是采購部門一家的事，是企業(yè)各部門共同義務和責任來協(xié)同，要在實際管理工作和制度建設中，不斷加強和應對，例如：(1)采購工作必須堅持安全標準化體系管理，按國家安監(jiān)局化學品行業(yè)標準，確保采購原料環(huán)保與指標質量均達標。落實財務制度，規(guī)范二級資金分配運作，加強風險防范控制，做好應收應付賬款的結算與管理，營造良好的企業(yè)誠信氛圍。(2)關注市場動態(tài)和趨勢，在主要資源和能源集中采購區(qū)域，有重大會議及活動或遇災害事故情況時，快速反應、及時調整等，確保生產穩(wěn)定運行。(3)主動接受監(jiān)督，依據(jù)廠務公開要求，拓展采購價格支撐的依據(jù)來源，并與同行業(yè)資源信息和完成價格進行對標；定期將采購渠道和價格進行公示，增加公信力。

4、加強供應商資格審查

供應商管理不僅是物資供應管理工作的重中之重，而且是控制物資供應風險的關鍵環(huán)節(jié)，來自于供應商方面的風險是采購工作中面臨的重要風險。企業(yè)應通過建立供應商資格預審制和交易供應商現(xiàn)場考評機制來降低和化解此類風險。除了對申請入網(wǎng)的供應商嚴格實行資格錄制管理，還對年度采購策略中的供應商選擇，由生產、技術、財務、審計、監(jiān)察等部門組成的物資供應管理委員會集中審查，把住采購前的準入關。同時，制訂供應商現(xiàn)場考評標準，每年組織物資供應管理委員會的相關職能部門，針對交易供應商的質量管理體系運行和保持情況、財務資金狀況、技術裝備情況、合同履行情況等方面展開現(xiàn)場考評，考評結果作為制訂供應商選擇策略的依據(jù)。

四、持續(xù)改進風險管理

每季度至少一次對重大、重要風險及相應的控制措施進行跟蹤評價。對一般風險及相應防范措施不定期進行抽查，對預先制定風險控制措施但效果不明顯的，以及隨著時間的推延而發(fā)生變化的風險及時調整控制策略。年末對各項風險逐一進行綜合評價，并將評價結果作為開展下年度風險管理工作的依據(jù)，推動風險管理持續(xù)有效開展和不斷深化。

結語：

采購管理是能夠在很大程度上影響企業(yè)產品最終定價的過程，做好采購風險度量和管理工作有利于企業(yè)控制成本，可以使企業(yè)在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢。本文作者結合我國采購風險管理的現(xiàn)狀，提出了加強企業(yè)采購風險管理工作的方法和措施。首先要加強采購風險管理意識，只有具備了這種意識，才能時時刻刻的警惕采購風險管理中的各種問題，其次作者提出了具體的措施，健全制度，預先防范風險、加強對采購過程的監(jiān)督、選擇規(guī)避風險的策略、加強供應商資格審查，然后持續(xù)改進采購風險管理，從而做好企業(yè)采購風險度量和管理工作。

發(fā)布：2007-03-14 11:24 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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