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當(dāng)內(nèi)控搭上房地產(chǎn)erp的“順風(fēng)車”
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無(wú)疑，為企業(yè)內(nèi)部控制提供了一個(gè)全新的運(yùn)行環(huán)境，同時(shí)也對(duì)企業(yè)內(nèi)控產(chǎn)生了很大的影響。東風(fēng)悅達(dá)起亞有限公司就是一例。
“東風(fēng)悅達(dá)起亞自從內(nèi)控搭上房地產(chǎn)erp系統(tǒng)的‘順風(fēng)車’，運(yùn)營(yíng)成本降低了，費(fèi)用支出可實(shí)時(shí)監(jiān)督，數(shù)據(jù)分析更加方便及時(shí)，舞弊事件更是少之又少了。”東風(fēng)悅達(dá)起亞汽車有限公司財(cái)務(wù)部運(yùn)營(yíng)總監(jiān)仇大華在接受《中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào)》記者采訪時(shí)說(shuō)。
記錄采購(gòu)環(huán)節(jié)的“蛛絲馬跡”
在房地產(chǎn)erp系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)可以有效加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。以采購(gòu)環(huán)節(jié)為例，東風(fēng)悅達(dá)起亞每年需要采購(gòu)大量的機(jī)器設(shè)備和輔助設(shè)施，全年的采購(gòu)業(yè)務(wù)量巨大，對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)影響很大，所以加強(qiáng)采購(gòu)環(huán)節(jié)的監(jiān)督與控制顯得格外重要。
“在房地產(chǎn)erp系統(tǒng)環(huán)境下，東風(fēng)悅達(dá)起亞對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)采取了‘網(wǎng)上流程報(bào)備’的方式，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中留下的詳細(xì)數(shù)據(jù)記錄，隨時(shí)可以查看。”在對(duì)東風(fēng)悅達(dá)起亞的調(diào)研中，南昌大學(xué)科學(xué)技術(shù)學(xué)院財(cái)會(huì)系副教授譚文浩對(duì)此印象深刻。
據(jù)介紹，東風(fēng)悅達(dá)起亞的采購(gòu)分為一般設(shè)備的采購(gòu)和重大設(shè)備的采購(gòu)。一般設(shè)備的購(gòu)買由采購(gòu)部門的業(yè)務(wù)員在資材采購(gòu)系統(tǒng)中進(jìn)行電子招標(biāo)，選擇資信度高、服務(wù)好、產(chǎn)品性價(jià)比高的產(chǎn)品供應(yīng)商，這樣公司每年可以節(jié)省幾千萬(wàn)元的采購(gòu)成本，從而大大降低了經(jīng)營(yíng)成本。對(duì)于重大設(shè)備的采購(gòu)，由業(yè)務(wù)員提請(qǐng)書(shū)面報(bào)告進(jìn)行戰(zhàn)略采購(gòu)，然后領(lǐng)導(dǎo)在幾個(gè)符合條件的供應(yīng)商中選取最優(yōu)的一個(gè)。以上所有采購(gòu)流程都是在系統(tǒng)中完成，在系統(tǒng)中都有詳細(xì)的數(shù)據(jù)記錄。這些記錄在下次采購(gòu)的時(shí)候，相關(guān)人員可以參照對(duì)比，減輕公司的利益受損程度。
通過(guò)預(yù)算實(shí)時(shí)控制費(fèi)用支出
在東風(fēng)悅達(dá)起亞的系統(tǒng)流程中，所有業(yè)務(wù)部門的費(fèi)用支出，都必須通過(guò)遠(yuǎn)程操作，方能進(jìn)入SAP財(cái)務(wù)系統(tǒng)。
一般業(yè)務(wù)發(fā)生的費(fèi)用主要分成兩部分，一是綜合費(fèi)用，二是工廠投資項(xiàng)目。綜合費(fèi)用包括制造費(fèi)用、管理費(fèi)用、營(yíng)業(yè)費(fèi)用、直接材料、輔助材料等，在SAP中通過(guò)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行控制。例如，車間的設(shè)備維修費(fèi)通過(guò)該車間的制造費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行控制。而投資項(xiàng)目則是通過(guò)投資預(yù)算進(jìn)行控制。例如，沖壓車間需要購(gòu)買一臺(tái)2400T壓力機(jī)，需使用其壓力機(jī)的投資預(yù)算號(hào)。通過(guò)使用投資預(yù)算號(hào)和會(huì)計(jì)科目，有效地控制了各項(xiàng)費(fèi)用的合理有效的支出。“任何項(xiàng)目，如果前一年度沒(méi)有申請(qǐng)預(yù)算，則無(wú)法申請(qǐng)付款或報(bào)銷。SAP為預(yù)算控制職能的實(shí)現(xiàn)，提供了強(qiáng)有力的信息系統(tǒng)支撐。”仇大華總結(jié)說(shuō)。
另外，任何部門申請(qǐng)費(fèi)用或投資都必須由業(yè)務(wù)部門的預(yù)算員做一份起案報(bào)告，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行必要性、價(jià)格、數(shù)量等項(xiàng)目的審核，確認(rèn)通過(guò)后由領(lǐng)導(dǎo)簽字，然后通過(guò)資材采購(gòu)系統(tǒng)傳輸?shù)讲少?gòu)部，由采購(gòu)部對(duì)價(jià)格、數(shù)量、付款條件進(jìn)行審核。在此基礎(chǔ)上，才能進(jìn)行招標(biāo)并確定最終的供應(yīng)商。這樣做的好處顯而易見(jiàn)：在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，可以選擇質(zhì)量、服務(wù)最好的供應(yīng)廠商。若采購(gòu)價(jià)格低于業(yè)務(wù)部門的預(yù)算申請(qǐng)價(jià)格，則業(yè)務(wù)部門就節(jié)省了該部門的預(yù)算經(jīng)費(fèi)，改善了資金的配置。
數(shù)據(jù)分析方便及時(shí)
在傳統(tǒng)的環(huán)境下，財(cái)務(wù)人員將大量的時(shí)間花費(fèi)在上，很少有時(shí)間去分析數(shù)據(jù)，并在數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上改善企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理。
比如在手工環(huán)境下，領(lǐng)導(dǎo)要取得一個(gè)重要的決策數(shù)據(jù)，通常要由下面的人忙碌很長(zhǎng)時(shí)間才能得到，而且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性還很低，嚴(yán)重影響決策的質(zhì)量。“但是，現(xiàn)在在房地產(chǎn)erp環(huán)境下，要提供一個(gè)數(shù)據(jù)，可以隨時(shí)從系統(tǒng)中導(dǎo)出，非常方便快捷。”仇大華說(shuō)。
在房地產(chǎn)erp系統(tǒng)環(huán)境下，東風(fēng)悅達(dá)起亞可以通過(guò)系統(tǒng)直接掌控某些核心數(shù)據(jù)。“在此基礎(chǔ)上，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次的挖掘、分析，比較分析企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況是否正常、健康，在同行業(yè)中是否處于優(yōu)勢(shì)地位。如果企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)不是很理想，則及時(shí)分析原因，控制成本費(fèi)用、改善營(yíng)銷策略、提高銷量、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、挖掘產(chǎn)能加快技術(shù)改造，通過(guò)一系列的數(shù)據(jù)分析，快速改善了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀，優(yōu)化了資源配置，加強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部的控制，提高了資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)效益。”譚文浩對(duì)此做出較高的評(píng)價(jià)。
將舞弊事件“扼殺在搖籃”
房地產(chǎn)erp系統(tǒng)信息系統(tǒng)的本質(zhì)就是要將企業(yè)內(nèi)部的資源進(jìn)行整合，優(yōu)化資源配置，最大可能地發(fā)揮資源優(yōu)勢(shì)。
“要使得資源優(yōu)勢(shì)最大化，首先就是要將所有業(yè)務(wù)流程規(guī)范化，將人為操縱的影響控制在最小范圍內(nèi)。而要做到這一點(diǎn)，既要有強(qiáng)有力的內(nèi)部控制制度的有效運(yùn)行，又要有嚴(yán)密的系統(tǒng)控制程序。”譚文浩說(shuō)。
在東風(fēng)悅達(dá)起亞，房地產(chǎn)erp正是這種管理理念的載體，在實(shí)施房地產(chǎn)erp系統(tǒng)信息系統(tǒng)的過(guò)程中，就將這些控制理念灌輸在系統(tǒng)執(zhí)行程序中。“例如，填制會(huì)計(jì)憑證的人與審核記賬的人不能是同一個(gè)人，負(fù)責(zé)發(fā)票入賬的人員不能同時(shí)具有付款清償權(quán)限等等。在SAP系統(tǒng)中，每一筆付款清賬憑證都可以找到對(duì)應(yīng)的應(yīng)付款憑證，這兩個(gè)憑證是相互關(guān)聯(lián)與牽制的，真正起到了內(nèi)部控制的作用。”仇大華舉例說(shuō)。
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