企業(yè)網上審批系統實現完美實施需要注意的五個事項

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　　眾所周知,網上審批系統軟件作為企業(yè)信息化管理軟件的一種,主要是通過統一辦公流程,規(guī)范信息流動,從而達到有效提高公司員工的工作效率,并降低公司的運營成本。而一個企業(yè)網上審批系統運行的情況,也從根本上顯現了該企業(yè)的信息化進程。此外,也正是因為網上審批系統順應了信息技術發(fā)展的潮流,當前國內的大多數企業(yè)的網上審批系統,已經成為或者即將成為企業(yè)日常運營的必備工具之一。

　　雖然,許多朋友可能認為網上審批系統應該算是比較簡單的一款信息化工具。不過,實際上一個企業(yè)的網上審批系統從開始選擇直到成功實施,有著其相對繁雜的過程。從調研到最終上線,其間需要經過多次的溝通、測試、調整。而企業(yè)在進行的過程中,需要著重注意以下幾個事項：

　　一：初期調研是根本

　　我們知道,在互聯網高度普及及快速發(fā)展的情況下,企業(yè)職員往往對企業(yè)信息系統多少有所了解,并且很有可能產生過通過企業(yè)信息化,來擺脫手工處理繁瑣而重復工作的想法。事實上,這就是對網上審批系統功能的一種最基本的需求。如果能夠仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求,也就達到了前期功能調研的目的。

　　此外,針對產品進行調研的時候,我們需要“廣撒網”。也就是要盡可能了解目前市面上的所有產品,其產品資料也是越多越好。這樣,我們收集到的產品資料才能更直觀,也能更方便了解其功能。

　　其次,應帶有一定標準去了解各產品,這個標準應從前期對本企業(yè)的調研中總結出來,不一定要形成書面材料,但在產品調研過程中要心中有數。市面上的產品形形色色,只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業(yè)需求的重點產品,以備詳細了解和比較,為后期的選型工作打好堅實基礎。

　　二：堅持觀念去選型

　　對于網上審批系統軟件的造型來說,我們在此前已經有過介紹。其實在這一步,我們只需在調研初期選定的幾個重點產品中選擇就可以了。不過,事情并不比之前的工作輕松。由于這些產品往往在主要功能實現上差別很小,這就好比到了企業(yè)招聘的最后一關面試,取舍將會更難。

　　首先從軟件結構上考慮,應選擇與公司條件相適應的,這樣修改、擴充和維護時將容易實現。雖然現在的網上審批系統大多通用性很強,可以隨時根據用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改,但選擇不同的系統,對軟件進行修改的幅度肯定是不同的,從而增加的軟件成本也就高低不一了。通?；谄脚_架構的系統一般適應性和設計合理性要強于同類其他產品,比如基于普巴軟件的軟件開發(fā)平臺上的大網上審批系統方案。

　　其次,就是從售后服務方面考慮了,基本應選擇能及時提供服務支持的開發(fā)商。

　　三：試用階段多測試

　　在進行了選擇之后,我們就該進入網上審批系統試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情,尤其是工作流的部分。由于信息部門的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少,光靠在調研中得到的那些資料對系統中的工作流部分進行簡單的流轉測試,是很難發(fā)現細節(jié)上的問題的。而經常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉中曾經出現的偶然事件有較切身的體會,則往往能發(fā)現在該部分存在的缺漏。

　　四：運行過程重溝通

　　運行中出現了問題要解決,就涉及到了與軟件開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點：一是內部問題,就是說與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統存在問題達成一致意見,然后再去與對方進行溝通。否則,就可能在一些關于對按鈕的使用習慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現分歧,有的主張改進,有的說不改也行,這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關緊要,但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響,使己方處于被動。二是對對方實施人員要有要求,對能夠解決的問題,應提醒其在計劃時間內實現,對軟件不能解決的問題,要拿出相關理由,以方便對照查找資料,共同找出其他解決方法。

　　五：重點培訓是保障

　　對于培訓來說,其實主要可以分兩個方面：

　　一是系統管理員的培訓；

　　二是普通用戶的培訓。

　　事實上,這也通常是實施成功的關鍵。系統管理員的培訓非常重要,由于系統管理員對系統各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統實施效果產生很大影響。只有掌握了這些知識,管理員才能在系統出現問題時具備分析與處理的能力,以保證系統正常運行。另外,培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現的問題交替進行的方式。這樣,有助于用戶更快地熟悉系統。