企業(yè)網(wǎng)上審批系統(tǒng)實現(xiàn)完美實施需要注意的五個事項

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　眾所周知,網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件作為企業(yè)信息化管理軟件的一種,主要是通過統(tǒng)一辦公流程,規(guī)范信息流動,從而達到有效提高公司員工的工作效率,并降低公司的運營成本。而一個企業(yè)網(wǎng)上審批系統(tǒng)運行的情況,也從根本上顯現(xiàn)了該企業(yè)的信息化進程。此外,也正是因為網(wǎng)上審批系統(tǒng)順應(yīng)了信息技術(shù)發(fā)展的潮流,當(dāng)前國內(nèi)的大多數(shù)企業(yè)的網(wǎng)上審批系統(tǒng),已經(jīng)成為或者即將成為企業(yè)日常運營的必備工具之一。

　　雖然,許多朋友可能認為網(wǎng)上審批系統(tǒng)應(yīng)該算是比較簡單的一款信息化工具。不過,實際上一個企業(yè)的網(wǎng)上審批系統(tǒng)從開始選擇直到成功實施,有著其相對繁雜的過程。從調(diào)研到最終上線,其間需要經(jīng)過多次的溝通、測試、調(diào)整。而企業(yè)在進行的過程中,需要著重注意以下幾個事項：

　　一：初期調(diào)研是根本

　　我們知道,在互聯(lián)網(wǎng)高度普及及快速發(fā)展的情況下,企業(yè)職員往往對企業(yè)信息系統(tǒng)多少有所了解,并且很有可能產(chǎn)生過通過企業(yè)信息化,來擺脫手工處理繁瑣而重復(fù)工作的想法。事實上,這就是對網(wǎng)上審批系統(tǒng)功能的一種最基本的需求。如果能夠仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求,也就達到了前期功能調(diào)研的目的。

　　此外,針對產(chǎn)品進行調(diào)研的時候,我們需要“廣撒網(wǎng)”。也就是要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品,其產(chǎn)品資料也是越多越好。這樣,我們收集到的產(chǎn)品資料才能更直觀,也能更方便了解其功能。

　　其次,應(yīng)帶有一定標(biāo)準(zhǔn)去了解各產(chǎn)品,這個標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從前期對本企業(yè)的調(diào)研中總結(jié)出來,不一定要形成書面材料,但在產(chǎn)品調(diào)研過程中要心中有數(shù)。市面上的產(chǎn)品形形色色,只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業(yè)需求的重點產(chǎn)品,以備詳細了解和比較,為后期的選型工作打好堅實基礎(chǔ)。

　　二：堅持觀念去選型

　　對于網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件的造型來說,我們在此前已經(jīng)有過介紹。其實在這一步,我們只需在調(diào)研初期選定的幾個重點產(chǎn)品中選擇就可以了。不過,事情并不比之前的工作輕松。由于這些產(chǎn)品往往在主要功能實現(xiàn)上差別很小,這就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試,取舍將會更難。

　　首先從軟件結(jié)構(gòu)上考慮,應(yīng)選擇與公司條件相適應(yīng)的,這樣修改、擴充和維護時將容易實現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的網(wǎng)上審批系統(tǒng)大多通用性很強,可以隨時根據(jù)用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改,但選擇不同的系統(tǒng),對軟件進行修改的幅度肯定是不同的,從而增加的軟件成本也就高低不一了。通常基于平臺架構(gòu)的系統(tǒng)一般適應(yīng)性和設(shè)計合理性要強于同類其他產(chǎn)品,比如基于普巴軟件的軟件開發(fā)平臺上的大網(wǎng)上審批系統(tǒng)方案。

　　其次,就是從售后服務(wù)方面考慮了,基本應(yīng)選擇能及時提供服務(wù)支持的開發(fā)商。

　　三：試用階段多測試

　　在進行了選擇之后,我們就該進入網(wǎng)上審批系統(tǒng)試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情,尤其是工作流的部分。由于信息部門的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少,光靠在調(diào)研中得到的那些資料對系統(tǒng)中的工作流部分進行簡單的流轉(zhuǎn)測試,是很難發(fā)現(xiàn)細節(jié)上的問題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會,則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。

　　四：運行過程重溝通

　　運行中出現(xiàn)了問題要解決,就涉及到了與軟件開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點：一是內(nèi)部問題,就是說與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統(tǒng)存在問題達成一致意見,然后再去與對方進行溝通。否則,就可能在一些關(guān)于對按鈕的使用習(xí)慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現(xiàn)分歧,有的主張改進,有的說不改也行,這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關(guān)緊要,但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響,使己方處于被動。二是對對方實施人員要有要求,對能夠解決的問題,應(yīng)提醒其在計劃時間內(nèi)實現(xiàn),對軟件不能解決的問題,要拿出相關(guān)理由,以方便對照查找資料,共同找出其他解決方法。

　　五：重點培訓(xùn)是保障

　　對于培訓(xùn)來說,其實主要可以分兩個方面：

　　一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)；

　　二是普通用戶的培訓(xùn)。

　　事實上,這也通常是實施成功的關(guān)鍵。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要,由于系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識,管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時具備分析與處理的能力,以保證系統(tǒng)正常運行。另外,培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運行中出現(xiàn)的問題交替進行的方式。這樣,有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。