工程合同臺(tái)賬管理軟件系統(tǒng)

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　　合同臺(tái)賬管理是企業(yè)日常工作記錄的主要形式，是指公司業(yè)務(wù)管理部門通過日記賬對(duì)工作過程中的文件、資料進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)的工作。現(xiàn)代企業(yè)大多采用電子期刊進(jìn)行管理，一些信息化程度較高的企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了期刊信息化的管理手段。作為總承包企業(yè)的合同管理部門，其業(yè)務(wù)范圍涵蓋工程、服務(wù)、材料等各種采購類別。，采購頻繁，分包商眾多，合同類別、合同金額、結(jié)算數(shù)據(jù)、供應(yīng)商信息等數(shù)據(jù)量巨大。，所以臺(tái)賬管理的重要性就顯得尤為突出。

　　一、不設(shè)立合同臺(tái)賬會(huì)出現(xiàn)哪些風(fēng)險(xiǎn)

　　1、合同法律風(fēng)險(xiǎn)。合同法律風(fēng)險(xiǎn)是指在經(jīng)營過程中，外部法律環(huán)境的變化或包括企業(yè)自身在內(nèi)的法律主體未能遵守法律規(guī)定或合同。設(shè)定有效行使權(quán)利和履行義務(wù)的可能性，并對(duì)企業(yè)造成消極的法律后果。一般來說，它是可以評(píng)估、預(yù)防和控制的，因此企業(yè)可以規(guī)范自己的行為，使其符合法律規(guī)定或合同約定，從而避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。企業(yè)不建立合同臺(tái)賬，不規(guī)范合同管理，就無法更好地做好合同風(fēng)險(xiǎn)防控管理，實(shí)時(shí)監(jiān)控合同完成情況，糾正合同履行中的偏差。企業(yè)應(yīng)建立合同管理制度和相關(guān)機(jī)制。在企業(yè)管理過程中，為了從源頭上防范合同風(fēng)險(xiǎn)和合同欺詐，維護(hù)企業(yè)權(quán)益，規(guī)范合同管理，必須建立完善的合同管理體系。

　　2、簽訂合同的風(fēng)險(xiǎn)。由于企業(yè)沒有建立合同臺(tái)賬，對(duì)企業(yè)的合同管理不規(guī)范。簽約前的準(zhǔn)備工作不夠。如果在簽約前不重視對(duì)方的信用審查，會(huì)使企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失。嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)绊懫髽I(yè)的正常運(yùn)營或造成企業(yè)整體虧損或破產(chǎn)。或者前期雖然關(guān)注了信用審核，但在過程中缺乏對(duì)對(duì)方經(jīng)營狀況和財(cái)務(wù)狀況的持續(xù)關(guān)注，不能及時(shí)掌握對(duì)方信用變化的信息，給企業(yè)造成損失。

　　二、設(shè)立合同臺(tái)賬的特點(diǎn)

　　1、合同臺(tái)賬的統(tǒng)一性和規(guī)范性

　　達(dá)到管理模式化、程序化、規(guī)范化以及信息共享的目的;達(dá)到信息共享是合同臺(tái)賬在日常管理中發(fā)揮作用的目的，合同臺(tái)賬能完整記載與反映自合同審查、合同履行、款項(xiàng)結(jié)算、質(zhì)量使用等合同管理信息資料，為建立供應(yīng)商檔案和開展供應(yīng)商評(píng)價(jià)提供基礎(chǔ)依據(jù)。

　　2、記錄完整有效

　　設(shè)立合同臺(tái)賬且，可及時(shí)查閱合同的訂立情況，了解需求計(jì)劃的執(zhí)行情況，提供物資采購價(jià)格走勢、合同履行結(jié)果與款項(xiàng)承付情況，為合理評(píng)價(jià)供應(yīng)商或客戶信譽(yù)狀況提供基礎(chǔ)資料。

　　3、合同簽訂與管理

　　有利于合同簽訂與管理達(dá)到簽訂程序化、監(jiān)督具體化、審批標(biāo)準(zhǔn)化、歸檔規(guī)范化的作業(yè)需求，及時(shí)編制管理報(bào)表，滿足各層次需求，降低人工成本，提高工作效率，在條件具備時(shí)，可實(shí)現(xiàn)在內(nèi)部局域網(wǎng)信息平臺(tái)上操作，達(dá)到信息共享。

　　三、泛普軟件-工程合同臺(tái)賬管理軟件系統(tǒng)的價(jià)值

　　1、實(shí)現(xiàn)施工企業(yè)的信息共享

　　工程合同臺(tái)賬管理軟件系統(tǒng)采用完善的數(shù)據(jù)庫管理，其最大優(yōu)勢在于保證信息的存儲(chǔ)和共享。企業(yè)內(nèi)部的信息共享可以保證企業(yè)采用的標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。它可以確保同一項(xiàng)目中不同施工方收到的信息是一致的，包括施工進(jìn)度、施工時(shí)間、財(cái)務(wù)預(yù)算、材料采購等。此外，信息共享的實(shí)現(xiàn)也便于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人掌握施工進(jìn)度和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的積累。

　　2、實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的快速處理

　　工程合同臺(tái)賬管理軟件系統(tǒng)具有非常方便準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和查詢功能，可以幫助管理人員從眾多的數(shù)據(jù)中找到項(xiàng)目所需要的信息，而且耗時(shí)很短。此外，工程合同臺(tái)賬管理軟件系統(tǒng)還可以在短時(shí)間內(nèi)對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的計(jì)算和其他處理。

　　3、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

　　在傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目管理中，數(shù)據(jù)是手工記錄的，因此在傳遞或存儲(chǔ)信息時(shí)，數(shù)據(jù)可能會(huì)由于人為因素而不準(zhǔn)確。而使用工程合同臺(tái)賬管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行處理時(shí)，項(xiàng)目數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，用戶需要獲取數(shù)據(jù)時(shí)，只需調(diào)出即可，既能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，又能避免因信息傳遞錯(cuò)誤而導(dǎo)致的材料調(diào)度或施工進(jìn)度問題。

　　4、可以呈現(xiàn)不同的報(bào)表

　　報(bào)表是數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)和傳輸?shù)囊环N常見形式。但是不同的數(shù)據(jù)往往需要采用不同的報(bào)表格式，所以工程合同臺(tái)賬管理軟件系統(tǒng)可以根據(jù)用戶選擇的數(shù)據(jù)信息制作不同格式的報(bào)表，并且可以在不同的報(bào)表格式之間自由切換。工程合同臺(tái)賬管理軟件系統(tǒng)的功能很多，各施工企業(yè)可以根據(jù)自己的實(shí)際情況選擇相應(yīng)的模塊來使用。

　　合同臺(tái)賬管理有利于合同簽訂與管理達(dá)到簽訂程序化、監(jiān)督具體化、審批標(biāo)準(zhǔn)化、歸檔規(guī)范化的作業(yè)需求，及時(shí)編制管理報(bào)表，滿足各層次需求，降低人工成本，提高工作效率。同時(shí)在臺(tái)賬資料的記錄、整理和積累過程中能夠起到自我督促、強(qiáng)化管理的作用，是企業(yè)管理提升的迫切要求。