企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程診斷分析與再造研究（二）

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  (二)運(yùn)用ABC作業(yè)成本法和時(shí)間效率法診斷分析采購流程

  表2 采購流程活動—時(shí)間—價(jià)值分析

  (注：表中的時(shí)間均為經(jīng)過處理后的平均時(shí)間，第4步活動因缺乏數(shù)據(jù)暫時(shí)忽略不計(jì))

  分析表2可以看出，信息傳遞時(shí)間占整個(gè)流程時(shí)間的18%，等待時(shí)間占42.6%，業(yè)務(wù)處理時(shí)間占39.4%，該流程的周期效率為14.7%。與世界一流水平周期效率50%相比，還存在很大的差距，還有很大的提升空間。

  從流程內(nèi)部活動來看，總流程時(shí)間的70%左右被非增值作業(yè)占用了。因此，想辦法盡可能縮短非增值作業(yè)活動時(shí)間，將會有效縮減采購管理流程的時(shí)間周期，有助于明顯提高流程周期效率。

  從數(shù)據(jù)來看，我們發(fā)現(xiàn)等待時(shí)間所占比例過大，達(dá)到42.6%，當(dāng)然其中某些活動是由其活動性質(zhì)決定的，例如活動12簽訂采購合同，因其中還要經(jīng)過大量的審價(jià)環(huán)節(jié)，并且如果是臨時(shí)調(diào)整，還有與供應(yīng)商的協(xié)商環(huán)節(jié)，所以等待時(shí)間較長;而另一些活動，例如入庫檢驗(yàn)和車間領(lǐng)用的等待時(shí)間長達(dá)28小時(shí)，分解采購計(jì)劃等待17.3小時(shí)，比業(yè)務(wù)處理時(shí)問還多出6小時(shí)，這些都是重點(diǎn)改善的地方。

  另外很多活動的信息傳遞時(shí)間也很長。例如活動1銷售分公司制訂銷售計(jì)劃。業(yè)務(wù)處理時(shí)間為6小時(shí)，信息傳遞時(shí)間卻長達(dá)8.7小時(shí)：從生產(chǎn)計(jì)劃的制訂到計(jì)劃傳到供配處需要一天的時(shí)間;從生產(chǎn)計(jì)劃的變更到供配處得到消息也需要超過一天的時(shí)間。究其原因，跨部門的信息交流速度緩慢是主要問題，反映了部門橫向溝通交流的機(jī)制不健全;在公司實(shí)施信息化后非增值不必要作業(yè)2和5就可以省略，相關(guān)人員通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)可以直接得到信息，其他一些信息傳遞活動也可以大大節(jié)省時(shí)間。

  調(diào)查還發(fā)現(xiàn)某些處理時(shí)間中理想時(shí)間、一般時(shí)間和最長時(shí)間之間有很大的差別。一些活動是因?yàn)樘幚韺ο蟮牟煌蚴菍?shí)際工作性質(zhì)而造成的，另一些卻是正常處理時(shí)間被人為的延長。

  （三）該公司采購流程再造的重點(diǎn)及措施

  綜上所述，可以提出該公司采購業(yè)務(wù)流程再造的初步方案。

  1、將非增值不必要作業(yè)環(huán)節(jié)減少到最低，并且盡可能壓縮非增值必要作業(yè)的處理時(shí)間，同時(shí)，對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)按扁平化要求進(jìn)行改造，加快信息傳遞速度和審批進(jìn)行速度。

  2、提高企業(yè)信息化建設(shè)整體水平，用快捷、高效、便利的信息化處理取代傳統(tǒng)的手工處理，這樣既可以提高工作效率，還可以解決由于信息傳遞失真而造成的采購計(jì)劃不準(zhǔn)確的問題。

  3、加強(qiáng)對流程執(zhí)行過程的動態(tài)監(jiān)控，通過對過程信息進(jìn)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，迅速采取有效措施實(shí)施干預(yù)，比如采用并行工程，這樣，可以變事后控制為事中控制，來提高流程周期效率和運(yùn)行質(zhì)量。

  三、結(jié)束語

  通過運(yùn)用ABC作業(yè)成本法和時(shí)間效率法。對企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行量化分析，與定性分析相結(jié)合，針對重慶某機(jī)器有限責(zé)任公司提出了實(shí)施采購流程再造的重點(diǎn)和措施，使企業(yè)能夠通過采購業(yè)務(wù)重構(gòu)最大限度地獲取和利用資源，適應(yīng)市場環(huán)境出現(xiàn)的新變化，增強(qiáng)競爭優(yōu)勢。

  原文來源暢享網(wǎng)