淺談協(xié)同OA辦公系統(tǒng)中的資金審批管理應用

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    辦公自動化系統(tǒng)(以下簡稱OA系統(tǒng))主要用于公文處理、解決辦公自動化問題。筆者在實踐中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)可以利用OA系統(tǒng)中公文處理的原理處理企業(yè)資金審批，這樣既能滿足財務精細化管理的需要，也解決了資金審批不及時等問題。

一、資金審批前的準備工作

    一是制訂資金審批管理辦法。資金審批是企業(yè)管理活動中的重要內容之一，它關系到企業(yè)的生存與發(fā)展。因此，企業(yè)必須要根據(jù)財務管理規(guī)定制訂《使用OA系統(tǒng)進行財務資金審批管理辦法》，主要包括資金審批權限規(guī)定、資金審批流程和資金審批責任追究等，作為業(yè)務經(jīng)辦人、財務管理人員和資金審批審核人共同遵守的企業(yè)法則。

    二是發(fā)布每日資金情況。企業(yè)可利用現(xiàn)有OA系統(tǒng)的“信息發(fā)布”一“公告管理”外掛EXCEL表格，實現(xiàn)各公司逐筆審批過程的累計和列示明細功能，該表由指定人員定期填寫、上傳，并通過OA系統(tǒng)后臺權限設置，開放給相關人員查閱，為資金審批提供相應的參照和依據(jù)。

    三是設置資金審批表格和審批流程。企業(yè)要在OA系統(tǒng)的“公文管理”模塊中設置《單位借(付)款審批表》、《部門借(付)款審批表》、《大額借(付)款審批表》、《預算外資金借(付)款審批表》等表格，并按財務規(guī)定設定審批流程，從而在OA系統(tǒng)中實現(xiàn)資金審批的功能并快速安全地實現(xiàn)資金的審批。

二、資金審批管理

    (一)資金審批權限規(guī)定

    一是內部借款審批。因采購、出差、業(yè)務接待、業(yè)務費用及其他因公事項的需要，以現(xiàn)金形式申請支付的行為視為借款發(fā)生。單次事項金額在3萬元(含3萬元)以上的，必須通過OA審批程序報所屬部門負責人、財務部門負責人、分管領導審核，總經(jīng)理審批。3萬元以下的，按一般財務規(guī)定辦理。

    二是預算內支出審批。子公司或分公司同一事項累計金額超過10萬元(含10萬元)的各項支出付款，應按OA審批程序由所屬分、子公司逐級報公司預算財務部、監(jiān)察審計部、分管領導、總經(jīng)理審批。

    三是公司本部支出審批。公司本部3萬元(含3萬元)以上支出必須通過OA審批程序逐級報公司總經(jīng)理審批，但借款時己通過OA審批程序的，在批準的開支額度和范圍內可不再重復審批。各項支出付(借)款應由財務部門負責人審核后方可列賬支付。業(yè)務接待費支出按公司業(yè)務接待費管理辦法規(guī)定辦理，員工薪酬支出按公司薪酬相關規(guī)定辦理。

    四是預算外支出及付款。按照“嚴控開支、先批后用”的原則，所有的開支均應嚴格控制在董事會批準的預算內執(zhí)行。超出預算的開支，無論金額大小，均須通過OA審批程序報所屬部門負責人、財務部門負責人、分管領導審核，經(jīng)公司總經(jīng)理同意后報董事長審批。

    (二)資金審批流程

    1．填制《資金審批表》。各子公司業(yè)務經(jīng)辦人辦理付款申請時，應根據(jù)進貨驗收單和合同付款條款的約定，進入OA系統(tǒng)的“資金審批表”欄，按照審批表的格式填好《資金審批表》并提出申請，付款依據(jù)(如合同、進貨驗收單等)應通過掃描件同時放人OA系統(tǒng)中的“工作附件”，以便后續(xù)審批人審閱時作為參考依據(jù)。

    2．完成各層級審批或審核，從始至終分別經(jīng)過分公司或子公司業(yè)務部門審批、子公司財務室負責人審核、子公司負責人審批、公司預算財務部部長和監(jiān)察審計部部長審核、公司分管領導審批、總經(jīng)理審批。其中，各相關負責人員應根據(jù)合同的條款和進貨驗收單據(jù)顯示的內容，對各分、子公司業(yè)務經(jīng)辦人在《資金審批表》中提出的付款事項進行審核，根據(jù)職責權限簽署具體審核、審批意見。子公司財務室負責人應把與該付款事項相關的賬務情況和未達賬項的經(jīng)濟業(yè)務情況說明清楚后才簽署本部門的審核意見。公司預算財務部部長和監(jiān)察審計部部長負責對《資金審批表》的相關審批流程是否完善、付款理由是否充分、公司資金狀況是否允許等情況進行復核，對不符合付款條件的應注明原因后予以退回。“審批”操作在OA系統(tǒng)中，都是以“待辦事項”形式掛在“待辦事項”模塊中的，所有審批操作都與OA系統(tǒng)中公文處理流程的審批操作相同。

    3．統(tǒng)計并制作表格。對下次還需審批的未完事項，在領導批準付款后，資金付款申請主辦人員根據(jù)《資金審批表》進行統(tǒng)計并制作EXCEL表格，掛在“電子公告”上，為下一次的審批流程做審批基礎，供有權限的審核人、審批人實時查閱歷史審批記錄。

    4．短信通知。在OA系統(tǒng)一般操作功能的基礎上加入的短信通知功能，鏈接了專業(yè)信息技術公司的SP信息端口，實現(xiàn)了實時手機短信息通知并提醒當事人資金審批流程功能。具體表現(xiàn)為：當有審批任務時，OA系統(tǒng)會發(fā)送短信至審批人，提醒該審批人當前有待審批任務，并可多次提醒催促審批人有待辦任務。

    5．資金審批憑據(jù)保存。審批流程完成后，最后審批人將資金審批單提交發(fā)起人，發(fā)起人保存后，在OA系統(tǒng)中將資金審批單打印并交財務部門作為付款審批憑證附件，隨記賬憑證保存。

    6．資金審批責任追究。為保證財務收支審批制度的嚴肅性，所有財務收支應嚴格按照流程辦理審批手續(xù)，若未按照規(guī)定履行審批手續(xù)的，經(jīng)發(fā)現(xiàn)應追究財務人員和其他相關責任人責任，造成經(jīng)濟損失的，追究其經(jīng)濟責任甚至法律責任。

    (三)資金審批人外出時的審批方式

    一種是審批人可在出差前，做好“授權”設置。審批人可進入“個人辦公”—“個人設置”—“外出授權”，新建一個“代理人”，將審批權限授權給該代理人。另一種是填表人可經(jīng)過電話請示審批人，審批人口頭同意后，通過手機短信息發(fā)送授權信息至填表人、OA系統(tǒng)管理員、下一審批人手機進行三方確認，信息保留期到審批人補簽為止。OA系統(tǒng)管理員根據(jù)審批人確認信息在OA系統(tǒng)中做適當?shù)墓ぷ髡{度。在審批完成后，填表人再將信息返至審批人進行確認。審批人還可隨身攜帶筆記本電腦出差，并配備CDMA無線上網(wǎng)設備，便于隨時隨地進入OA系統(tǒng)進行資金審批工作。