協(xié)同OA辦公系統(tǒng)通用解決方案研究

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    隨著信息化的推進，OA系統(tǒng)的普及度越來越高，由原來的各個單位獨立建設(shè)，到現(xiàn)在的在通用基礎(chǔ)平臺上實現(xiàn)個性化定制，OA系統(tǒng)建設(shè)走過了重復(fù)開發(fā)、自成系統(tǒng)階段，進入了平臺規(guī)范、高度集成的產(chǎn)品時代。大大降低了開發(fā)成本，節(jié)省了開發(fā)時間，同時系統(tǒng)的穩(wěn)定性、適應(yīng)性也得到有效保證，從而更好地推動企業(yè)、行業(yè)的工作方式轉(zhuǎn)變，深化企業(yè)、行業(yè)深層改革，使其在新形勢下的國內(nèi)、國際競爭中立于不敗之地。

1 通用基礎(chǔ)平臺

    通用基礎(chǔ)平臺采用完全基于Java技術(shù)的三層結(jié)構(gòu)模式，客戶端用WEB瀏覽器，表現(xiàn)層采用JSP技術(shù)，按照J2EE技術(shù)標準和XML技術(shù)構(gòu)建應(yīng)用邏輯層即中間層服務(wù)，實現(xiàn)了跨平臺?；A(chǔ)平臺應(yīng)用上實現(xiàn)企業(yè)的組織、人員管理、信息發(fā)布、點對點信息或文件傳遞、點對點視頻、各級工作計劃(總結(jié))等常規(guī)辦公業(yè)務(wù)。企業(yè)可根據(jù)自己需求簡單配置，即可使用?；A(chǔ)平臺后臺功能包括：

    1.1 系統(tǒng)管理

    系統(tǒng)管理用于區(qū)域、組織、人員、權(quán)限的管理。

    1.1.1 區(qū)域管理

    有的企業(yè)是跨省、甚至跨國企業(yè)，需要為其設(shè)置不同區(qū)域，便于垂直管理。

    1.1.2 組織機構(gòu)管理

    在指定區(qū)域下，新建組織機構(gòu)，輸人組織名稱及組織基本情況介紹。

    1.1.3 群組管理

    可以為臨時組成且有共同屬性的一群人建立群組，便于為其實現(xiàn)集體授權(quán)等功能。

    1.1.4 人員管理

    選擇區(qū)域，再選擇該區(qū)域下的某個組織機構(gòu)，在其下新建人員，為其設(shè)置用戶登錄名和密碼，以及注冊用戶數(shù)字證書，并為其配置使用OA系統(tǒng)的相應(yīng)權(quán)限。其中密碼、數(shù)字證書信息需先加密后再存入數(shù)據(jù)庫。

    1.1.5 權(quán)限管理

    權(quán)限設(shè)置可在人員頁面完成，為每個用戶設(shè)置其有權(quán)操作的欄目或子欄目；也可在欄目頁面設(shè)置權(quán)限，為某一欄目或子欄目設(shè)置有權(quán)使用的個人或組織。用戶在發(fā)布信息時，可對其發(fā)布的每一條信息設(shè)置可見的個人或組織。權(quán)限類型包括只讀、新建、維護、刪除。具有新建權(quán)限的用戶只能新建并修改自己發(fā)布的信息，具有維護權(quán)限的用戶可以修改自己或其他用戶發(fā)布的信息。

    1.2 欄目設(shè)置

    用戶可以根據(jù)實際需要創(chuàng)建欄目，為欄目指定顯示路徑、顯示模板、隸屬的子欄目；以及指定該欄目是獨立欄目，還是由其他幾個欄目生成的合成欄目。合成欄目可用于主頁某位置的占位，解決單個欄目信息少時頁面不飽滿問題。

    1.3 模板定制

    為主頁、各級欄目頁、內(nèi)容頁定制模板，可選擇系統(tǒng)自帶的不同風(fēng)格模板，不同配色方案，也可將自己設(shè)計的模板上傳至系統(tǒng)，供各級頁面調(diào)用，實現(xiàn)頁面的個性化設(shè)計。

    1.4 通訊錄

    系統(tǒng)管理員創(chuàng)建好區(qū)域、組織、人員信息后，每個系統(tǒng)用戶在通訊錄中維護自己的信息，并可瀏覽其他用戶信息。通訊錄按區(qū)域、組織以樹形結(jié)構(gòu)顯示。當前用戶可選擇具體人員或組織或整個區(qū)域，甚至用戶自己設(shè)置的群組，發(fā)起點對點的即時通信、文件傳輸、視頻交流等應(yīng)用。

    1.5 工作計劃(總結(jié))

    系統(tǒng)提供全年、季度、月、周、日工作計劃，全年、季度、月、周、日工作總結(jié)。用戶自己瀏覽、維護自己的信息，直屬領(lǐng)導(dǎo)可以瀏覽其所管轄員工的信息。

    1.6 上傳下載

    管理員可設(shè)置若干上傳下載專題，指定權(quán)限讓不同用戶上傳下載。

    1.7 電子郵件

    系統(tǒng)根據(jù)已注冊的用戶名自動為其開啟系統(tǒng)內(nèi)的電子郵箱。

    1.8 短信平臺

    系統(tǒng)提供獨立短信發(fā)送空間，用戶可根據(jù)已建好的區(qū)域、組織樹為某區(qū)域某組織或某個用戶發(fā)送短信。也可在任意一個欄目的新增或修改信息頁面，直接勾選“發(fā)送短信”按鈕，將該信息標題發(fā)送至選定的用戶或用戶組。

    1.9 報表系統(tǒng)

    可根據(jù)用戶需求自定義各種報表，只要是數(shù)據(jù)庫存在的字段就可生成報表字段。并可將生成的報表在系統(tǒng)任何地方引用，對表內(nèi)數(shù)據(jù)按用戶權(quán)限進行選擇顯示。

    1.10 會議管理系統(tǒng)

    將需要電話和人工記錄的會議室預(yù)定和取消流程用計算機實現(xiàn)，并為會議室情況的預(yù)定和查詢提供形象細致的圖形展示。同時提供會議室的基本情況管理，包括會議室的位置、座位數(shù)量、配套設(shè)備，使預(yù)定者能夠直觀的了解會議室情況。并提供包括預(yù)定時間、會議時間和預(yù)定單位等內(nèi)容的查詢和展示，以及會議室使用情況統(tǒng)計。

    1.11 設(shè)備管理系統(tǒng)

    對計算機、打印機、照相機、掃描儀、投影儀等電子辦公設(shè)備的整個生命周期及使用狀態(tài)進行全程監(jiān)管，包括設(shè)備使用人員信息及需要人網(wǎng)的設(shè)備管理，設(shè)備配發(fā)情況監(jiān)控和統(tǒng)計等內(nèi)容。最終生成各類設(shè)備臺賬。

    1.12 視頻應(yīng)用系統(tǒng)

    視頻應(yīng)用系統(tǒng)是基于桌面的視頻會議應(yīng)用，不需要硬件投資建設(shè)視頻會議室，只要用戶的機器安裝攝像頭即可使用。用戶既可在視頻會議室參加會議，也可在辦公桌上參加視頻會議。系統(tǒng)內(nèi)任何具有權(quán)限的用戶，可以組織發(fā)起一個視頻會議，邀請全體或部分系統(tǒng)內(nèi)用戶參與，既可實現(xiàn)全系統(tǒng)范圍的視頻會議、培訓(xùn)、講座，也可小范圍針對某一具體事項進行商討。系統(tǒng)支持點對點通訊和多點對多點通訊。

    1.13 移動辦公系統(tǒng)

    移動辦公平臺為通用基礎(chǔ)平臺的移動版。當用戶因出差、借調(diào)等原因不能在自己辦公室登錄系統(tǒng)時，可通過智能終端(筆記本電腦、智能手機、PAD)接入各類應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)遠程異地信息查詢、公文處理、資料下載等辦公業(yè)務(wù)。

    1.14 系統(tǒng)安全

    系統(tǒng)在安全策略上將采用全面的防護，集成一流的技術(shù)，可以在安全威脅滲透到網(wǎng)絡(luò)之前將其阻止，即便由最狡猾的未知新攻擊者發(fā)起的攻擊也不例外。以實時方式檢測并阻止惡意軟件，包括病毒、蠕蟲、特洛伊木馬、間諜軟件、廣告軟件和rootkit。

    主動防護一全新的主動威脅掃描使用獨特的技術(shù)為未知應(yīng)用程序的良好行為和不良行為評分，從而無需創(chuàng)建基于規(guī)則的配置即可增強檢測能力并減少誤報。

    業(yè)界最佳的威脅趨勢情報一防護機制使用業(yè)界領(lǐng)先的全球情報網(wǎng)絡(luò)，可以提供有關(guān)整個互聯(lián)網(wǎng)威脅趨勢的全面視圖。借助此情報可以采取相應(yīng)的防護措施，并且可以防御不斷變化的攻擊。

2 個性化定制

    個性化定制主要指各類流程的定制，系統(tǒng)提供流程定制工具，用戶可根據(jù)業(yè)務(wù)需要自行進行定制。流程定制過程如圖1所示：

圖1 個性化流程定制過程示意圖

    2.1 創(chuàng)建流程

    新建流程，并完成流程針對不同用戶顯示名稱等基本信息的定義。

    2.2 制作表單

    表單為該流程在整個流轉(zhuǎn)過程中前端用戶的顯示頁面，用戶可使用系統(tǒng)嵌入的編輯器直接編輯，也可將已經(jīng)編輯好的本地表單直接上傳至系統(tǒng)。

    2.3 建數(shù)據(jù)庫表

    根據(jù)步驟2的表單，可選擇自動生成對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫表，也可在此基礎(chǔ)上手動補充字段，用于后臺統(tǒng)計或存放某個中間結(jié)果等非前臺顯示時使用。

    2.4 制作正文模板

    正文即附著在表單上的正式文件，可為其指定固定樣式，如包含企業(yè)宣傳信息的頁眉頁腳，或政府機關(guān)的紅頭。并可通過標簽的使用，讓正文模板自動繼承表單上的相應(yīng)內(nèi)容，如文件的文號、擬稿人等信息。同時，正文模板集成了電子簽章，手寫簽名等內(nèi)容，防止文件被惡意篡改。

    2.5 繪制流程圖

    流程圖是由若干動作連接起來的若干任務(wù)。任務(wù)是用戶看到的流程步驟，每個步驟，用戶可以根據(jù)需要選擇不同的動作執(zhí)行。如“擬稿”是任務(wù)，“送主管領(lǐng)導(dǎo)”是動作。動作又分為單人、順序串行、無序串行、并行閱辦、搶占處理、委托、抄送、退回、自由流等類型。

    單人：只能將文件傳遞給一個指定用戶。

    順序串行：同時傳遞文件給多個用戶，但用戶辦理順序只能按發(fā)送者發(fā)送時選擇的用戶順序進行。所有用戶都辦理完成，流程才能進入下一個任務(wù)。

    無序串行：同時傳遞文件給多個用戶，先登錄的用戶具有操作權(quán)限，其他用戶此時為只讀狀態(tài)。所有用戶都辦理完成，流程進入下一任務(wù)。

    并行閱辦：同時傳遞文件給多個用戶，多個用戶可同時進行辦理。所有用戶都辦理完成，流程進入下一任務(wù)。

    搶占處理：同時傳遞文件給多個用戶，只要其中一個人辦理完成，流程就進入下一任務(wù)。

    委托：只能選擇一個用戶傳遞文件，該用戶將代替當前用戶執(zhí)行本該當前用戶執(zhí)行的所有操作。

    抄送：用戶可選擇多個抄送對象，每個抄送對象將獲得當前文件的一個只讀副本，當前用戶的操作不受抄送動作影響，可繼續(xù)進行任何操作。

    退回：當前用戶可將文件退回給上一任務(wù)的操作者。

    自由流：用戶可以從系統(tǒng)全體用戶中，任選一個用戶進行點對點傳遞。

    2.6 配置權(quán)限

    權(quán)限配置包括為流程圖中的每個任務(wù)、動作指定具體的操作人員或人員組，也包括為數(shù)據(jù)庫的每個字段設(shè)置針對某個用戶在某個任務(wù)中是只讀還是讀寫狀態(tài)。

    2.7 流程發(fā)布

    流程發(fā)布后，前臺用戶可以使用該流程。前臺用戶可以新建自己有權(quán)限操作的流程實例，也就是新建一個文件。同時可以查看自己參與的各個流程中不同狀態(tài)的文件，如待辦件、已辦件(尚未辦結(jié))、已辦結(jié)件，并可以跟蹤每個參與辦理文件的詳細流轉(zhuǎn)過程。

    2.8 電子簽章

    個性化定制為用戶提供電子簽章功能，該簽章采用核心智能識別簽認技術(shù)，應(yīng)用COM、ActiveX技術(shù)開發(fā)，可以與所有OFFICE文檔編輯控件集成使用。實現(xiàn)了在Word、Excel、Html、GDF等版式的文檔上簽名、蓋章，并可實現(xiàn)多人會簽、簽章驗證、認證、防抵賴等功能。

    系統(tǒng)提供簽章制作功能，可將真實印章圖案掃描至系統(tǒng)或?qū)戇M用戶的密鑰中，在需要蓋章處，提供快捷蓋章鍵，并可對當前用戶身份合法性進行確認。同時，支持手寫簽名，以及文檔和表單的痕跡保留。

3 結(jié)論

    這種“基礎(chǔ)平臺+個性化定制”的解決方案，使OA系統(tǒng)的建設(shè)過程更快，投資更小，且系統(tǒng)穩(wěn)定性、靈活性都獲得了顯著提高。