上海煙草機(jī)械有限責(zé)任公司成功運(yùn)用eHR軟件

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隨著全球化步伐的加快，外資大量涌進(jìn)國(guó)門，國(guó)外的管理理念和經(jīng)驗(yàn)同樣隨之而入。那么，對(duì)國(guó)有大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，如何在原有的管理體制上吸收和融入現(xiàn)代化的信息管理方法？在這個(gè)充滿探索性而又必須要進(jìn)行的挑戰(zhàn)中， HR身負(fù)重任，并將率先在自身業(yè)務(wù)中努力實(shí)施和實(shí)現(xiàn)變革。

世上無(wú)難事，只要肯攀登。隨著國(guó)有企業(yè)對(duì)人力資源信息軟件系統(tǒng)需求的增加和國(guó)內(nèi)eHR的日漸成熟，越來(lái)越多的eHR系統(tǒng)飛入了國(guó)有企業(yè)這樣的“帝王之家”。上海煙草機(jī)械有限責(zé)任公司與萬(wàn)古的成功合作即是一個(gè)典型案例。

上海煙草機(jī)械有限責(zé)任公司建于1952年4月2日，系由中國(guó)煙草機(jī)械集團(tuán)公司與上海煙草集團(tuán)公司出資、由原上海煙草機(jī)械廠改制而成的股份制公司，其前身是頤中（英美）煙公司浦東煙廠銅匠間，是我國(guó)第一家煙草機(jī)械專業(yè)生產(chǎn)單位，也是我國(guó)機(jī)械行業(yè)的重點(diǎn)骨干企業(yè)，1999年成為中國(guó)煙草機(jī)械集團(tuán)有限責(zé)任公司核心企業(yè)。

上海煙草機(jī)械有限公司占地面積8.14萬(wàn)平方米，是浦東區(qū)內(nèi)最大的國(guó)營(yíng)企業(yè)。企業(yè)實(shí)行公司制，按專業(yè)化分工下設(shè)鑄造、金工、裝配、零件等四個(gè)分廠?，F(xiàn)有職工1200余人，其中專業(yè)技術(shù)人員300余名。

2002年，上海煙草機(jī)械有限責(zé)任公司再次進(jìn)行了全方位、大規(guī)模的變革，公司不但要在產(chǎn)品設(shè)計(jì)、制造、到總裝進(jìn)行全過(guò)程的技術(shù)改造，而且還將對(duì)信息化管理系統(tǒng)（ERP）進(jìn)行創(chuàng)造性應(yīng)用——這就需要公司HR引進(jìn)一整套人力資源管理系統(tǒng)。

消息發(fā)出后，數(shù)家國(guó)內(nèi)外的HR管理軟件公司紛紛伸出了“橄欖枝”。從2002年底到2003年下半年，公司HR人員一直在認(rèn)真地考察。最后，公司在綜合了企業(yè)知名度、產(chǎn)品報(bào)價(jià)、客戶群反映等因素，選擇了萬(wàn)古作為合作伙伴。

上海煙草機(jī)械有限責(zé)任公司規(guī)模龐大，日常工作涉及到產(chǎn)品設(shè)計(jì)、訂單、生產(chǎn)、 出產(chǎn)、售后服務(wù)等一個(gè)龐大的流程，因此公司對(duì)eHR系統(tǒng)的要求主要集中在兩點(diǎn)：

第一，從外部來(lái)說(shuō)，公司需要與上、下家客戶及時(shí)溝通和聯(lián)系，故而引進(jìn)的系統(tǒng)要能建立一個(gè)平臺(tái)，保證集團(tuán)外部信息的共享。

第二，從內(nèi)部來(lái)說(shuō)，企業(yè)在人事、工資和考勤方面的管理都以紙質(zhì)記錄和計(jì)算為主，系統(tǒng)需要建立能夠保證內(nèi)部共享的考勤、薪資、培訓(xùn)、績(jī)效考核等模塊，并能跟蹤和管理員工的工作過(guò)程信息，包括從試用期到退休/離職的全程以及調(diào)動(dòng)、晉升、休假以及其他流動(dòng)等。

根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)，由于人事、考勤、薪資三者是人事工作不可分割的主體，萬(wàn)古在對(duì)客戶實(shí)施項(xiàng)目時(shí)往往是將它們齊頭并進(jìn)，此后再陸續(xù)加入培訓(xùn)、評(píng)估、績(jī)效等功能。但在與客戶進(jìn)行了充分 溝通后，萬(wàn)古與客戶達(dá)成了一致意見，即把這些任務(wù)分割后一一進(jìn)行，以達(dá)到步步為營(yíng)、便進(jìn)行邊修改邊調(diào)整邊深入的準(zhǔn)確目的。萬(wàn)古公司成功地為上海煙草機(jī)械實(shí)施了包括人事、薪資福利、考勤休假、培訓(xùn)、績(jī)效、員工經(jīng)理自助平臺(tái)在內(nèi)的整套eHR系統(tǒng)。

首先，在人事方面。萬(wàn)古幫助上海煙草對(duì)所有員工資料進(jìn)行歸納、整理后，分門別類地導(dǎo)入到系統(tǒng)中，并改善上海煙草已有的操作流程，保證在最快的速度下，讓各部門能夠很快地利用系統(tǒng)，使用系統(tǒng)分析數(shù)據(jù)。萬(wàn)古EHRSOFT2000系統(tǒng)人性化的功能設(shè)計(jì)，大大方便和簡(jiǎn)化了HR的實(shí)際業(yè)務(wù)操作，比如原先非常麻煩的員工內(nèi)退或退休問(wèn)題，現(xiàn)在有了系統(tǒng)只要輸入工號(hào)，便可立即解決，系統(tǒng)已經(jīng)將內(nèi)退或退休的各項(xiàng)內(nèi)容內(nèi)置到系統(tǒng)中了。

其次，在考勤方面。萬(wàn)古的HR考勤軟件與考勤機(jī)硬件系統(tǒng)自動(dòng)鏈接，員工的所有考勤數(shù)據(jù)都進(jìn)入HR考勤系統(tǒng)，并自動(dòng)分析。按照上海煙草經(jīng)常加班加點(diǎn)的情況，系統(tǒng)可對(duì)員工加班終點(diǎn)和計(jì)算自動(dòng)跟蹤和生成，并以星期為單位進(jìn)行核算。這樣做的結(jié)果，一方面規(guī)范了員工的務(wù)工時(shí)間，避免了“人為因素”的摻入，提高了勞動(dòng)積極性和效率；另一方面則大大解放了此前HR在這方面的大量運(yùn)算等勞動(dòng)，提高了管理水平。

再次，在薪資方面。按照上海煙草的實(shí)際情況設(shè)置薪資計(jì)算公式，將員工的薪資、福利和保險(xiǎn)等納入計(jì)算系統(tǒng)，并按業(yè)務(wù)需要由不同部門的人來(lái)操作，再進(jìn)行審批。透明薪資由HR部門做，不透明部分由部門負(fù)責(zé)人做，在領(lǐng)導(dǎo)批示后返回HR部門，直接導(dǎo)入系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)放。而在以前，這一流程都是紙質(zhì)不定期傳送，現(xiàn)在則是定期網(wǎng)上傳送。萬(wàn)古薪資系統(tǒng)幫助煙草大大提高了HR業(yè)務(wù)的自動(dòng)化程度和準(zhǔn)確程度。

第四，在培訓(xùn)方面。系統(tǒng)將所有員工的教育經(jīng)歷、職業(yè)資格和以往培訓(xùn)等資料進(jìn)行貯存，并優(yōu)化了培訓(xùn)流程的審批：?jiǎn)T工可提出培訓(xùn)需求，由部門匯總，按季度提請(qǐng)審批。此后，系統(tǒng)會(huì)對(duì)培訓(xùn)是否進(jìn)行、培訓(xùn)開展情況進(jìn)行跟蹤，為下次培訓(xùn)提供分析數(shù)據(jù)和資料。最終，企業(yè)搭建了一套培訓(xùn)框架。

最后，在評(píng)估方面。這一模塊是在上面各個(gè)模塊成功上線后最后進(jìn)行的。煙草公司在這方面的積累幾近空白，但經(jīng)過(guò)雙發(fā)的努力，系統(tǒng)選求“閉環(huán)”效應(yīng)，采用KBS系統(tǒng)，各部門按照時(shí)間、人員、內(nèi)容等不同情況對(duì)任務(wù)進(jìn)行具化分解。同時(shí)，公司將目前的戰(zhàn)略方針、企業(yè)目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)等聯(lián)系在一起，給予部門一定權(quán)限，有效改善了以前“個(gè)人隨意性”、“會(huì)議紀(jì)要性”等不良弊端。

經(jīng)過(guò)兩年多的合作，上海煙草機(jī)械有限責(zé)任公司的HR項(xiàng)目在企業(yè)全面變革體系中率先完成，其項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)萬(wàn)古表現(xiàn)大為贊賞。她們?cè)u(píng)價(jià)說(shuō)：第一，萬(wàn)古表現(xiàn)出的實(shí)力、耐心、信任和對(duì)客戶的充分尊重都是保證本次合作成功的首要因素；第二，萬(wàn)古對(duì)解決問(wèn)題的效率非常高；第三，從HR角度看，萬(wàn)古交付的整個(gè)系統(tǒng)充滿活力，并認(rèn)為該項(xiàng)目是萬(wàn)古進(jìn)入國(guó)企的里程碑。(amt)