財務信息化：如何做好預付帳款流程

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昨天，我一朋友向我請教預付帳款業(yè)務在財務管理系統(tǒng)中如何處理。這些問題我在給客戶實施財務管理系統(tǒng)項目的時候已經碰到過多次。今天我借這個機會，就把預付款這個業(yè)務流程做一下詳細說明，給有需要的人提供參考。

具體業(yè)務描述如下：

現在企業(yè)的某個供應商A，要求企業(yè)進行預付款。預付款的比例為50%?，F在企業(yè)向其下采購定單，金額為50萬。為此，企業(yè)必須要先預付25萬的貨款。

現在財務系統(tǒng)主要要考慮如下問題。

一是預付款的比例。因為不同的供應商，可能預付款的比例是不同的。一個供應商是50%，另一個供應商可能是20%，也可能是100%。所以，系統(tǒng)的預付款比例不是定死的，而是需要根據用戶的實際情況進行配置。特別的，應該在供應商級別上結合供應商付款條件，實現預付款比例的設置。同時，若跟采購系統(tǒng)結合的話，最好還能夠在采購單的級別上進行配置。由于我現在講的是一個單獨的財務管理系統(tǒng)，所以，跟采購單結合我這里先略過不講。

二是后續(xù)的沖消。在以后產生付款需求或者應收帳款的話，若這個供應商有過預付款記錄的話，則在系統(tǒng)中要能夠提醒用戶，該供應商有預付款單據，是否需要跟現有的應付帳款進行沖銷。這里要注意，在什么時候沖銷的問題。根據用戶的要求不同，沖銷的時刻一般有兩個時間點。一個是在生成應付帳款的時候就開始沖銷;另外一個是在產生付款單的時候再進行沖銷。具體在哪個時點進行沖銷的話，由財務用戶自己進行選擇。一般的要求就是，這個沖銷的時點進行確定之后，就不能再進行更改。我接觸到的大部分客戶都是選擇在付款的時候進行沖銷。

具體操作步驟說明如下：

第一步：采購提出預付款申請。

采購員在遇到需要預付款的時候，會提出預付款申請。因為財務管理系統(tǒng)是一個單獨的系統(tǒng)，沒有跟進銷存系統(tǒng)進行結合。所以，這個預付款申請的話，需要采購手動提出。

一般采購員會填寫一張預付款申請單，有相關領導簽字確認以后，拿到財務，讓財務人員付款。財務人員看到這張預付款申請單的時候，在系統(tǒng)中輸入相關的單據內容，并進行付款。

在系統(tǒng)中操作的時候，要注意兩個問題。

一是單據類型的選擇。為了與其他正常付款進行區(qū)別，在財務管理系統(tǒng)中，一般為預付款業(yè)務設置了一個特殊的的單據，即“預付款單據”。這個單據跟其他單據的區(qū)別在于，系統(tǒng)在開立普通付款單的時候，會去查詢這個預付款單據，看看有沒有未結帳的預付款單，若有的話，則會提示用戶。其實，從財務管理上來說，預付款跟其他付款也有一定的區(qū)別。因為預付款是其他的資產，而不是負債。所以，無論從實際操作上來考慮，還是從財務理論上來說，把兩者進行分開都是非常有必要的。有些財務管理系統(tǒng)，在單據上不做區(qū)別，但是，會有一個付款類型字段來進行分類。道理也是一樣的。

二是最好在注明具體的采購定單號。因為財務管理系統(tǒng)沒有跟其他的系統(tǒng)相關聯(lián)，所以，預付款單只能夠財務部門自己開立。在這開立的過程中，要注意寫明具體的采購定單號碼。這主要是為了后續(xù)沖銷作業(yè)的方便。因為我們在沖銷的過程中，一般都是要對應到具體的采購定單上，而不是只要供應商對，什么采購定單都可以沖銷的。若我們在這里注明采購定單的話，那在沖銷業(yè)務的時候，就可以一目了然的知道，這張預付款單是針對哪張采購單的。用戶在選擇的時候，就會非常的方便。（IT專家網）

最后，我們還要注意一點，就是這張預付款單據的沖銷狀態(tài)。剛開立預付款單據的時候，這張單據的沖銷狀態(tài)顯示為“未沖銷”。這個字段一般不能手工維護，而是根據下面的沖銷業(yè)務進行自動的更新。

第二步：付款單錄入。

到了實際付款的時候，采購人員在填寫付款申請的時候，一般會提交多張單據。如公司采購單、公司收貨單、供應商發(fā)票。若有預付款單的話，也會附上預付款單據。這里要注意一點，就是發(fā)票的問題?，F在大部分企業(yè)的操作習慣是，供應商在收到預付款的時候一般不開發(fā)票，而是要等到貨款結清的話，一次性開發(fā)票。當然，具體如何操作，還是要企業(yè)跟供應商之間進行協(xié)商。我這里之所以把他提出來，主要是關于單據一致性的問題。若有多張發(fā)票的時候，為了后續(xù)稽核的方便，則要在發(fā)票管理中或者付款單中輸入多張發(fā)票號碼。