機(jī)械產(chǎn)品開發(fā)管理軟件

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　　企業(yè)信息化是當(dāng)前社會熱門的話題之一，雖然整個社會在企業(yè)信息化建設(shè)方面投入了大量資源，但其發(fā)展現(xiàn)狀并不令人十分滿意，很多信息系統(tǒng)利用率很低。其實，隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，建立起一個應(yīng)用系統(tǒng)并不困難，困難的是如何讓應(yīng)用系統(tǒng)真正產(chǎn)生效益。其中，數(shù)據(jù)質(zhì)量是問題的關(guān)鍵所在?？蛻糁艺\度主要由企業(yè)與客戶及各方面溝通的有效性及準(zhǔn)確性來決定，系統(tǒng)運營效率也主要依賴于數(shù)據(jù)獲取的可靠性和及時性。而數(shù)據(jù)質(zhì)量很大程度上取決于信息化過程中數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段工作質(zhì)量的好壞。在此，筆者將結(jié)合自己在erp系統(tǒng)實施過程中的體會，和大家一起探討企業(yè)ERP實施過程中數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的一些問題。

　　1、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的重要性

　　在ERP系統(tǒng)的實施過程中，通常認(rèn)為系統(tǒng)成功三大因素按重要性排序依次為;人、數(shù)據(jù)、技術(shù)。

　　在機(jī)械行業(yè)中，數(shù)據(jù)作為ERP系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)信息集成的首要條件。也曾有“三分技術(shù)、七分實施、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”的說法，可見數(shù)據(jù)管理的重要性。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備也因此成為實施過程中的一個非常重要的階段。在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的各項工作中，信息編碼這項基礎(chǔ)工作最為復(fù)雜，其復(fù)雜程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過ERP軟件提供商的想象。作為智邦國際的實施顧問，從一開始就會非常重視基礎(chǔ)資料的編碼問題，并會提醒到企業(yè)，以下這些編碼原則供企業(yè)編碼時參考：

　　●編號應(yīng)該反映順序

　　●編號應(yīng)該反映分類

　　●編號愈簡短愈好

　　●避免采用有異議編號

　　●避免使用特殊符號

　　●編號長度應(yīng)求一致

　　●避免使用英文字母

　　●變動屬性不應(yīng)納入編號

　　●編號應(yīng)有防錯功能

　　實施顧問從一開始就應(yīng)該強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性，并會要求企業(yè)采取切實的措施來保證這一點，使企業(yè)從一開始就對這個問題表現(xiàn)出極大的關(guān)注，才能保證項目在上線過程中不因為數(shù)據(jù)質(zhì)量差而受到影響。

　　2、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的過程

　　數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的過程概括為以下幾個方面。

　　(1)建立數(shù)據(jù)準(zhǔn)備有關(guān)組織。

　　為了更好地完成數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，建議在項目組內(nèi)專設(shè)數(shù)據(jù)組，從而保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的順利進(jìn)行。數(shù)據(jù)組的主要工作是分析數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的范圍，建立數(shù)據(jù)搜集模板，組織必要的培訓(xùn)，監(jiān)督數(shù)據(jù)質(zhì)量，并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的最終導(dǎo)入和使用。

　　(2)明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求和范圍。

　　一般經(jīng)過初期的項目調(diào)研和培訓(xùn)后，項目組會確定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的范圍和要求。數(shù)據(jù)組在此基礎(chǔ)上要分析基礎(chǔ)數(shù)據(jù)從哪些部門搜集，明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的難點和重點，從而確定數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的分工和進(jìn)度安排。

　　(3)準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模板。

　　一旦明確了數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求和范圍，數(shù)據(jù)組要分別為各種類型的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備相應(yīng)的搜集模板，并與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通，解釋基本資料中的重要字段，勾選必要字段。同時與該部門確認(rèn)數(shù)據(jù)資料整理的進(jìn)度并取得相關(guān)責(zé)任人的承諾。比如說，要準(zhǔn)備供應(yīng)商資料，我們把軟件中的供應(yīng)商資料導(dǎo)出到Excel表格，針對表格中需要填寫的項目提供一個詳細(xì)的說明，讓業(yè)務(wù)部門填寫。但必須明確表格中哪些數(shù)據(jù)是必須填寫的。這樣每個準(zhǔn)備供應(yīng)商信息的人，就會知道供應(yīng)商資料應(yīng)該包括供應(yīng)商名稱、編號、地址、稅號/賬號、聯(lián)系人等等。

　　(4)對數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗和核對。

　　在數(shù)據(jù)的搜集整理過程中，數(shù)據(jù)組要不斷對整理的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗和核對，以保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)錯誤和遺漏要及時與具體負(fù)責(zé)部門和人員進(jìn)行溝通，不要等大量數(shù)據(jù)積壓后再解決。對于不影響整體上線效果的部分資料，如果其本身過于龐大，可就其中一部分先行整理，其余在上線后慢慢補(bǔ)充。

　　(5)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導(dǎo)入。

　　基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備到一定程度時，可以考慮進(jìn)行部分?jǐn)?shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和導(dǎo)入。如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量不大，導(dǎo)入可以采用組織專門錄入員直接輸入的方式，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量很大，一般就需要采用通用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序或開發(fā)專門的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序，比如易飛系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入就可以通過SQL Server的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出工具來進(jìn)行。因此如果數(shù)據(jù)量大，在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時就更需要按一定格式準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，否則，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序不能正常工作。