連鎖行業(yè)OA軟件：搭建內部運營平臺

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江蘇新日電動車股份有限公司是主要從事電動車研發(fā)、生產與銷售的大型民營股份制公司。本著“優(yōu)化結構、突出主業(yè)、集中資源、產業(yè)創(chuàng)新”的經(jīng)營思路和“有陽光的地方就有新日”的發(fā)展理念，新日電動車利用自身強大的技術研發(fā)力量及新產品開發(fā)能力，不斷拓寬經(jīng)營領域，目前已發(fā)展成為在中國擁有無錫、天津、襄陽三大生產基地，產品遠銷歐美和東南亞市場50多個國家和地區(qū)的中國電動車行業(yè)龍頭企業(yè)。2008年新日服務了北京奧運會，2010年成為上海世博會指定電動車供應商，2011年成為西安世園會全球合作伙伴，產品的高品質獲得了世界級盛會的認可。

新日股份是高新技術企業(yè)，擁有行業(yè)規(guī)模最大、實力最強的研發(fā)中心、檢測中心等科研檢測機構，同時與中國科學院、清華大學、合肥工業(yè)大學等形成了產學研一體化戰(zhàn)略合作關系，同時新日電動車成立了純電動車行業(yè)首個“博士后工作站”和“院士工作站”。本著“走進新日，感受陽光”的服務理念，新日電動車在全國各地建立了銷售與服務網(wǎng)點5,000余家，為顧客提供全程全網(wǎng)的優(yōu)質服務。憑借高品質的產品和服務、雄厚的研發(fā)實力與強大的營銷網(wǎng)絡，新日成為中國純電動交通工具行業(yè)首家被國家工商總局認定為“中國馳名商標”的企業(yè)。2009年6月，新日電動車以37.25億元的品牌價值入選世界品牌實驗室（WBL）“2009年中國500最具價值品牌排行榜”，2012年又以62.08億元的品牌價值作為行業(yè)唯一品牌再度當選“中國品牌價值500強”，被評估為中國電動交通工具行業(yè)品牌價值最高的企業(yè)。2009年，新日電動車還先后榮膺“金譜獎－電動車行業(yè)冠軍”、“2009中國最佳商業(yè)模式”、“第八屆成長百強冠軍”。2010年，新日電動車榮獲聯(lián)合國頒發(fā)的“綠色文明貢獻獎”和APEC“成長標桿企業(yè)20強”。

展望未來，到第三個五年計劃即2014年末，新日電動車將實現(xiàn)年產銷各類電動交通工具400萬輛；到第四個五年計劃即2019年末，新日將進一步鞏固在電動交通工具產業(yè)領航者地位，成為對電動汽車行業(yè)有影響的、在中國企業(yè)界有知名度和影響力的大中型企業(yè)。

1. 您的行動案例，是為了解決企業(yè)中存在的什么問題 / 您的企業(yè)為什么要采取相關的管理行動？

“汽車太貴，自行車太累，公交車太擠，摩托車又危險，都不如電動車實用又不貴”——在中國式“低碳模式”日益發(fā)展的當下，電動車行業(yè)的發(fā)展勢頭可謂“如日中天”。自1995年第一臺輕型電動車面世以來，短短十幾年時間，中國從無到有，發(fā)展出一個全球最大的輕型電動車產業(yè)。然而，隨著市場爆發(fā)式增長終結，電動車行業(yè)步入成熟期，電動車廠商之間的競爭比以往任何時候都更加激烈：他們需要通過各種手段、方法、策略從競爭對手口中奪取市場蛋糕，從而達成業(yè)績增長指標以及鞏固自己的行業(yè)地位。未來電動車行業(yè)轉型升級的步伐將繼續(xù)朝著專業(yè)化、精細化、體系化、綜合化的方向持續(xù)推進，并將在產品力、品牌力、渠道力、營銷力、服務力、終端力等六大力的全面提升和強力支撐下朝著更加積極健康的方向不斷前進。

而另一方面國家對電動車行業(yè)以及上下游產業(yè)鏈的政策調控開始加強，2011年3月，國家公安部、工業(yè)和信息化部、國家工商行政管理總局、國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局等四部委聯(lián)合下文，整頓電動車行業(yè)。同年，國家九部委整治鉛酸電池企業(yè)，致使大量電池企業(yè)停產、關閉，加上3月份四部委出臺的“超標令”，整個行業(yè)陷入前所未有的困境。

政策的調控引發(fā)行業(yè)低迷，但同時也讓新日意識到，電動車要真正承擔起綠色低碳的使命還有很長的路要走，而作為廠商，投入固定的成本用于綠色環(huán)保技術的研發(fā)更是一項持久的課題。那么，要實現(xiàn)新日的穩(wěn)定持續(xù)增長，一方面要竭盡所能拓展市場，而另一方面要使管理降本增效成為重中之重，而后者的重心最終落到新日內部管理體系和機制上。

2. 您的行動案例的具體計劃和實施情況，請舉例說明。

作為電動車行業(yè)快速崛起的企業(yè)，新日有著敏銳的行業(yè)洞察和對企業(yè)發(fā)展階段的明確認知以及對自身發(fā)展的綜合考量，當前正處于新日第三個五年計劃（2009年～2014年）的關鍵期，一方面，新日要實現(xiàn)年產銷各類電動交通工具400萬輛，實現(xiàn)年產值100億元，達到20%的市場占有率等一系列的硬指標，另一方面，新日需要尋求自身發(fā)展的新突破。新日領導層認為，新日已經(jīng)走過了單純追求業(yè)績增長的階段，走上了規(guī)?；l(fā)展的道路，而在這個階段，強化管理、打造品牌資產成為重中之重，為此，新日展開了“開源、節(jié)流”的系列行動。

一、品牌戰(zhàn)略打響“開源”行動

新日采用“品牌+扁平化渠道布局”，目前已在全國32個省市、500多個二三線城市建立了1,000多家縣市級代理。如果說這樣的終端布局奠定了新日規(guī)?；l(fā)展的基礎，那么品牌營銷上的大手筆則讓新日這個快速崛起的中國電動車品牌廣為人知。

新日品牌在初創(chuàng)期經(jīng)歷過SARS的洗禮，也遭遇過沒有品牌優(yōu)勢、消費者消費信心不足的尷尬，2003 新日首先在山東、河南等地推出了“1234”服務，意為1輛車、2個人、3個標準、4項服務。新日投入10輛輕型面包車用于運送產品、上門服務，為每輛車配備了兩位既懂營銷又懂技術的技師，并明確了相應的服務標準和服務項目。2005年之后，“1234”服務轉變?yōu)?ldquo;6S”服務，在整車銷售（Sale）、零配件（Sparepart）、售后服務（Service）、信息反饋（Survey）基礎上又增加了微笑（Smile）和陽光（Sun），并推廣到全國，投入數(shù)百萬元在專賣店上升降機、制作統(tǒng)一的服裝，設立服務區(qū)和休閑區(qū)，全面發(fā)力服務營銷。

隨著企業(yè)實力的增強，新日開始在品牌營造上投入重金。2006年12月29日，新日提煉出“有陽光的地方就有新日”的企業(yè)發(fā)展理念，簽約國際巨星成龍為形象代言人，并推出“成龍新日環(huán)保計劃”，承諾自2007年1月1日起，新日每銷售一輛電動車，將拿出一定的金額作為捐贈資金。

2009年，新日電動車成為中國純電動交通工具行業(yè)首家被國家工商總局認定為“中國馳名商標”的企業(yè)，2009年3·15期間，新日與老人頭、華倫天奴等知名品牌一起在中央電視臺《經(jīng)濟半小時》欄目現(xiàn)身說法，號召全社會共同行動，杜絕“傍名牌”的不法現(xiàn)象。

新日電動車是電動車行業(yè)唯一一個服務過北京奧運會、上海世博會、西安世園會三大世界級盛會的企業(yè)。第三方權威機構品牌中國《北京奧運與品牌中國研究報告》顯示：通過奧運會，新日電動車的知名度和美譽度在短時間內飛速上升，成為一個強勢的知名品牌。新日也因此獲得了豐厚的回報。2012年，經(jīng)世界品牌實驗室評定，新日品牌價值達62.08億元，高居行業(yè)第一。相對于行業(yè)內其他品牌，新日電動車的價格普遍高出幾百元，“品牌溢價”不但幫助新日電動車樹立其行業(yè)高端品牌的良好形象，也使新日電動車利潤遠超所有同行。2013年，新日成為智能電動車創(chuàng)領者，引領行業(yè)產品升級。

二、公司級信息化平臺降本增效

正如管理大師邁克爾·波特所言：“在生態(tài)和經(jīng)濟之間存在著一個固有的權衡取舍問題。這個取舍涉及兩方面：一方面是嚴格的環(huán)保標準所帶來的社會效益，而另一方面則是行業(yè)為防治污染所付出的私有成本——這些成本會導致價格上升和競爭力下降。”作為追求環(huán)保生態(tài)的電動車企業(yè)，同樣也面臨著這樣的問題。而新日的策略是利用信息化實現(xiàn)降本增效。為此，新日先后上線了用友U9和連鎖企業(yè)OA管理軟件兩大公司級的信息化平臺。

1.用友U9：綜合提升業(yè)務能力

2010年9月，新日啟動用友U9項目，期間完成了U9的18個模塊（銷售、采購、庫存、委外、工程、應收、應付、成本等）上線，梳理與整合110個流程、基礎業(yè)務管理標準化規(guī)范化（料號、BOM、價表）、預警與審批流、短信產銷日報、短信質量日報，U9全面覆蓋集團業(yè)務，最終達到按時采購、按需采購、按量采購；改進生產配料機制，不齊套的每個零件物料不進入車間；委外倉自動倒扣物料，保證賬實一致；成車和料品質檢，對暴露的問題及時反饋、處理、共享、傳遞和統(tǒng)計分析；條碼的全程應用，保障了從生產到銷售、售后的全生命周期產品管理；實現(xiàn)財務精細化成本核算。主要包含：

搭建新日的集團財務管理，包括成本管理、財務業(yè)務一體化管理、內部賬務結算管理、統(tǒng)一資金管理。建立新日資金計劃，形成了資金統(tǒng)一調配使用管理，提高了資金的利用率和資金鏈的安全，與此同時，實現(xiàn)了采購管理、銷售管理、計劃管理、物流配送、生產過程管理的精細化。

●采購管理：結合多級計劃，實現(xiàn)采購計劃管理、采購訂單管理、采購配送管理等采購業(yè)務的實現(xiàn)，并為新日建立了價格制定和審核管理；

●銷售管理：實現(xiàn)對渠道的管理、銷售政策的管理、銷售訂單評審管理、銷售計劃管理；

●多級計劃管理：實現(xiàn)了銷售計劃、多級生產計劃、多級采購需求計劃的使用，提高了計劃的準確性，有效降低了產業(yè)鏈中的整體庫存水平；

●數(shù)據(jù)分析平臺：為公司管理層搭建了直觀的數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)；

●物流配送體系：實現(xiàn)了供應商物料配送計劃的制定與發(fā)布；生產現(xiàn)場的定點定時定量的準確物料配送；

●現(xiàn)場生產過程管理：結合條碼系統(tǒng)，實現(xiàn)了單車檔案的管理，為后續(xù)的質量追溯提供依據(jù)。

U9系統(tǒng)的實施使經(jīng)營業(yè)績量化改善。從2007年至今平均每年新日均能實現(xiàn)產銷三成左右的增長。與之相關的管理指標也有明顯的提升。如庫存準確率提高了40%以上，成車庫存達到100%；生產效率提高200%，原來生產200臺/天，現(xiàn)在達到單線日產400到500臺/天；采購提前期平均縮短了40%；訂單滿足率提高了20% ，停工待料減少至接近于零。實現(xiàn)了財務業(yè)務一體化、產銷一體化，大大縮短了結賬時間。解決了原來多組織、跨地區(qū)的管理問題，通過一套系統(tǒng)管理全公司。解放了大量的手工作業(yè)。

2.連鎖行業(yè)OA軟件：搭建內部運營平臺

新日把協(xié)同辦公系統(tǒng)定位為一個可逐步擴充的系統(tǒng)平臺，最終將搭建一個集團各公司各部門之間的信息與管理協(xié)同平臺，按照信息流暢、資源共享、信息安全的統(tǒng)一要求，建設一個系統(tǒng)的辦公管理平臺，實現(xiàn)部門的互聯(lián)互通機制，保證信息暢通和上傳下達，實現(xiàn)部門的快速響應。主要內容包含：

●OA電子簽核系統(tǒng)：利用OA系統(tǒng)中內置的工作流引擎，根據(jù)企業(yè)內部管理要求，定義、優(yōu)化、再造出各種復雜程度不一的流程模塊，除公文外，例如采購、資金申請、網(wǎng)上報銷等供流轉使用，降低企業(yè)員工花費在找人簽批、審核等過程中的時間，可以把更多的精力投入到本職工作，領導可以實時查看流轉狀態(tài)并進行監(jiān)督，能及時發(fā)現(xiàn)工作停滯的環(huán)節(jié)。通過OA應用，公司日常管理過程中的300多項流程、授權均通過系統(tǒng)來完成，不僅提高了辦公效率，還使日常管理過程中的流程、授權得到有效落地，真正實現(xiàn)了管理的可視化以及可控化，辦公效率大幅提升。

●目標管理和項目管理：通過OA系統(tǒng)計劃任務管理功能模塊，把各項管理事物升級為有主次的、可控的、高效的管理活動，激勵員工共同參與，以實現(xiàn)組織和個人目標；個人、部門逐日、逐周、逐月匯報工作情況，可以隨時進行檢查和考評，便于歸檔管理以及月末、季度末、年末進行查詢和總結。

●企業(yè)電子協(xié)作環(huán)境：電子郵件、BBS、在線交談、網(wǎng)絡會議等是OA系統(tǒng)中常用的電子溝通手段。會議通知、會議紀要、請示報告、工作研討、情報資料等都可以通過OA系統(tǒng)進行交流，不僅省卻了找人、等人的時間，而且使溝通更及時、更充分。將外地分支機構納入OA系統(tǒng)中，可以有效降低電話、傳真、差旅等方面的費用。

利用OA系統(tǒng)來進行知識的管理，目的是幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有和潛在的知識，并在恰當?shù)臅r候將正確的知識傳遞出去，使企業(yè)員工在實踐中學會采用最為合適的行動，避免重復錯誤和重復勞動。文件管理把分散在各處的對企業(yè)員工工作有幫助的信息數(shù)據(jù)、方法和理論知識等分類沉淀在系統(tǒng)中供企業(yè)所有員工共享使用，也可設定權限。系統(tǒng)把培訓員工的材料知識、規(guī)范制度以及所有有價值的文稿數(shù)據(jù)都納入OA系統(tǒng)權限管控中，供員工以各種形式進行學習和培訓。這種培訓完全可以不受時間、空間的限制。

連鎖行業(yè)OA軟件系統(tǒng)的應用改變了新日日常業(yè)務的運作模式。例如：合同管理，將日常合同計算機管理的應用層面由簡單的合同登記、打印、存檔擴展到合同審批、報表統(tǒng)計生成、分類專門管理、歸檔設置等各個方面，涵蓋了在合同登記、分級審批、分類整理、報表生成、合同歸檔等方面的全面管理，將公司合同范圍內的各類文件資源、信息資源、知識資源有效地集中管理起來。

通過OA應用，使公司日常管理過程中的300多項流程、授權均通過系統(tǒng)完成，不僅提高了辦公效率，而且實現(xiàn)了無紙化辦公降低成本，還能有效監(jiān)督人員工作效率和數(shù)量。通過嵌入式即時通訊工具RTX以及Emessage，能進行點對點的文件傳輸，實現(xiàn)了小組桌面會議功能。“從3天到7分鐘”是新日真實發(fā)生的故事：新日的組織層級屬于比較復雜的類型，如果碰到政府項目投標、經(jīng)銷商授權都需要用到營業(yè)執(zhí)照，這件事情需要客戶代表完成審批之后給到反饋，客戶代表上邊有組長、科長、部門長（經(jīng)理、總監(jiān)）、營銷中心、總裁辦公室，這一系列審批的過程，原來用紙質，客戶代表需要逐層提交審批，平均整個流程走下來要3天，走OA只需要7分鐘。當然，電子化審批也在很大程度上消除了因為個人情緒等原因造成的執(zhí)行效率低下問題。

目前，新日協(xié)同系統(tǒng)總使用人數(shù)約1,500人，平均同時在線600人左右，每天登錄次數(shù)超過4,000次；搭建了中心門戶、個人門戶、各職能部門門戶，以及培訓管理中心門戶，讓信息的共享更加簡單、及時、有效；搭建流程300余條，流程流轉數(shù)量每周上萬個；建立了各中心、各科室知識目錄100個，半年的文檔量7萬余篇，形成了中心基礎知識庫。