提高企業(yè)云oa系統(tǒng)管理效率迫在眉睫

    如今,云OA系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)的必需品,企業(yè)關(guān)注的是如何提高云oa系統(tǒng)的效率,從而實現(xiàn)IT資源利用率的最大化。國際知名調(diào)查機構(gòu)Gartner調(diào)查發(fā)現(xiàn),在云oa系統(tǒng)成本中,源自技術(shù)或產(chǎn)品(包括硬件、軟件、云oa等)成本其實只占20%,而流程維護成本占40%,運維人員成本占40%。流程維護成本包括日常維護、變更管理、測試成本等;人員成本包括訓練、教育、人員流失、招聘成本等。因此，如何提高云oa系統(tǒng)管理效率,降低運維成本是時下IT界和CIO最熱門的話題之一。

　　一.傳統(tǒng)云oa系統(tǒng)管理面臨挑戰(zhàn)

　　目前許多企業(yè)的云oa系統(tǒng)雖然已經(jīng)實現(xiàn)從人工運維到計算機管理,但這只是處在“半自動化”的運維狀態(tài)。因為這種云oa系統(tǒng)仍然是等到IT故障出現(xiàn)后再由運維人員采取相應的措施,所以傳統(tǒng)被動的、孤立的、半自動式的云oa系統(tǒng)管理模式經(jīng)常是讓IT部門疲憊不堪，云oa系統(tǒng)管理效率極其低下。主要有以下幾個方面:

　　(1)云oa系統(tǒng)人員被動低效率手工救火

　　在云oa系統(tǒng)過程中,IT員工被動低效率手工救火,只有當事件已經(jīng)發(fā)生并已造成業(yè)務影響時才能發(fā)現(xiàn)和著手處理。這種被動“救火”不但使云oa系統(tǒng)人員終日忙碌,也使云oa系統(tǒng)本身質(zhì)量很難提高,導致IT部門和業(yè)務部門對云oa系統(tǒng)的服務滿意度都不高。目前絕大多數(shù)的企業(yè)的云oa系統(tǒng)現(xiàn)狀是如此:①云oa系統(tǒng)人員日常大部分時間和精力是處理一些簡單重復的問題;②由于故障預警機制不完善,往往是故障發(fā)生后或報警后才會進行處理,使到云oa系統(tǒng)人員的工作經(jīng)常是處于被動“救火”的狀態(tài),不但事倍功半而且故障還常常會出現(xiàn)惡性連鎖反應。

　　(2)缺乏一套高效的云oa系統(tǒng)機制支撐

　　目前許多企業(yè)現(xiàn)有的云oa系統(tǒng)機制存在如下問題:云oa系統(tǒng)管理過程中缺少自動化的運維管理模式,也沒有明確的角色定義和責任劃分,使到問題出現(xiàn)后很難快速、準確地找到根本原因,并及時地找到相應的人員進行修復和處理;或者是在問題找到后缺乏流程化的故障處理機制,而在處理問題時不但欠缺規(guī)范化的解決方案,也缺乏全面的跟蹤記錄。

　　(3)缺乏高效的云oa系統(tǒng)技術(shù)工具

　　隨著信息化建設(shè)的深入,企業(yè)IT系統(tǒng)日趨復雜,林林總總的云oa設(shè)備、服務器、中間件、業(yè)務系統(tǒng)等讓云oa系統(tǒng)人員難以從容應對,即使加班加點地維護、部署、管理也經(jīng)常會因設(shè)備出現(xiàn)故障而導致業(yè)務的中斷,嚴重影響企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。部分原因是企業(yè)缺乏事件監(jiān)控和診斷工具等云oa系統(tǒng)技術(shù)工具,因為在沒有高效的技術(shù)工具的支持下故障事件很難得到主動、快速處理。

　　盡管云oa系統(tǒng)管理的技術(shù)在不斷進步,但實際上很多云oa系統(tǒng)人員并沒有真正解脫出來,原因并不復雜。目前的技術(shù)雖然能夠獲取IT設(shè)備、服務器、云oa流量,甚至數(shù)據(jù)庫的警告信息,但成千上萬條警告信息堆積在一起更本沒法判斷問題的根源在哪里。還有,目前許多企業(yè)的更新管理絕大多數(shù)工作都是手工操作的。即使一個簡單的系統(tǒng)變更或更新往往都需要運維人員逐一登錄每臺設(shè)備進行手工變更,當設(shè)備數(shù)量達至成百上千時,其工作量之大可想而知。而這樣的變更和檢查操作在云oa系統(tǒng)中往往每天都在進行,占用了大量的運維資源。因此,實現(xiàn)云oa系統(tǒng)管理工作的自動化、提高云oa系統(tǒng)管理效率對企業(yè)來說已迫在眉睫。

　　二.為什么自動化是云oa系統(tǒng)的發(fā)展趨勢？

　　(1)為什么云oa系統(tǒng)需要自動化？

　　現(xiàn)在隨著云oa系統(tǒng)管理工作的復雜度和難度的大大增加,僅靠過去幾個“運維英雄”或“技術(shù)大拿”來包打天下已經(jīng)行不通了,企業(yè)開始需要運用專業(yè)化、標準化和流程化的手段,來實現(xiàn)運維工作的自動化管理。因為通過自動化監(jiān)控系統(tǒng)能及時發(fā)現(xiàn)故障隱患,主動的告訴用戶需要關(guān)注的資源,以達到防患于未然。例如,全天候自動檢測與及時報警能實現(xiàn)云oa系統(tǒng)的“全天候無人值守”,大大降低云oa系統(tǒng)人員的工作負擔。而且,通過自動化診斷能最大限度地減少維修時間,提高服務質(zhì)量。因此, 對于越來越復雜的云oa系統(tǒng)來說,將純粹的人工操作變?yōu)橐欢ǔ潭鹊淖詣踊芾硎且粋€重要發(fā)展趨勢。

　　首先,云oa系統(tǒng)流程自動化能夠提高流程的可控性,可以基于業(yè)務需求來制定個性化的流程,使企業(yè)領(lǐng)導有機會看見他們的業(yè)務流程,對企業(yè)流程有一個深刻的分析和理解,進而改造和優(yōu)化流程。其次,云oa系統(tǒng)流程的自動化能提高透明度。因為隨著業(yè)務需求1的變化可能會有多個版本出現(xiàn),手工流程的不透明將會給流程定制和優(yōu)化帶來相當大的困難,而自動化流程可以使用戶能夠一目了然的看到整個流程的各個節(jié)點運轉(zhuǎn)情況,自動化工具潛移默化地提升業(yè)務保障能力。再者,運維系統(tǒng)實行了自動化監(jiān)控以后,通過工具自動監(jiān)控對人的工作是一種減負,也是一種降低成本的表現(xiàn)。

　(2)云oa系統(tǒng)自動化管理的具體內(nèi)容

　　云oa系統(tǒng)已經(jīng)在風風雨雨中走過了十幾個春秋,如今它正以一種全新的姿態(tài)擺在我們面前--自動化,這是IT技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果。現(xiàn)在,IT系統(tǒng)的復雜性已經(jīng)客觀上要求云oa系統(tǒng)必須能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化、自動化維護。所謂云oa系統(tǒng)管理的自動化是指通過將日常云oa系統(tǒng)中大量的重復性工作,小到簡單的日常檢查、配置變更和軟件安裝,大到整個變更流程的組織調(diào)度,由過去的手工執(zhí)行轉(zhuǎn)為自動化操作,從而減少乃至消除運維中的延遲,實現(xiàn)“零延時”的云oa系統(tǒng)。

　　簡單的說,云oa系統(tǒng)自動化是指基于流程化的框架,將事件與IT流程相關(guān)聯(lián),一旦被監(jiān)控系統(tǒng)發(fā)生性能超標或宕機,會觸發(fā)相關(guān)事件以及事先定義好的流程,可自動啟動故障響應和恢復機制。自動化工作平臺還可幫助云oa系統(tǒng)人員完成日常的重復性工作(如備份,殺毒等),提高云oa系統(tǒng)效率。同時,云oa系統(tǒng)的自動化還要求能夠預測故障、在故障發(fā)生前能夠報警,讓云oa系統(tǒng)人員把故障消除在發(fā)生前,將所產(chǎn)生損失減到最低。

　　對于企業(yè)來說,要特別關(guān)注兩類自動化工具:一是云oa系統(tǒng)監(jiān)控和診斷優(yōu)化工具;二是運維流程自動化工具。這兩類工具主要應用于:①監(jiān)控自動化,是指對重要的IT設(shè)備實施主動式監(jiān)控,如路由器、交換機、防火墻等。②配置變更檢測自動化,是指IT設(shè)備配置參數(shù)一旦發(fā)生變化,將觸發(fā)變更流程轉(zhuǎn)給相關(guān)技術(shù)人員進行確認,通過自動檢測協(xié)助云oa系統(tǒng)人員發(fā)現(xiàn)和維護配置。③維護事件提醒自動化,是指通過對IT設(shè)備和應用活動的時時監(jiān)控,當發(fā)生異常事件時系統(tǒng)自動啟動報警和響應機制,第一事件通知相關(guān)責任人。④系統(tǒng)健康檢測自動化,是指定期自動地對IT設(shè)備硬件和應用系統(tǒng)進行健康巡檢,配合云oa系統(tǒng)團隊實施對系統(tǒng)的健康檢查和監(jiān)控。⑤維護報告生成自動化,是指定期自動的對系統(tǒng)做日志的收集分析,記錄系統(tǒng)運行狀況,并通過階段性的監(jiān)控、分析和總結(jié),定時提供云oa系統(tǒng)的可用性、性能、系統(tǒng)資源利用狀況分析報告。

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