非確定條件下的有效信息流與信息需求(楊烈飆)

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

在非確定狀態(tài)的競爭條件下，公司需要越來越多的信息以轉(zhuǎn)移或降低經(jīng)營決策風(fēng)險，由此對信息的需求已經(jīng)成幾何級數(shù)般增長，各種信息系統(tǒng)、知識系統(tǒng)、智能系統(tǒng)窮出不窮，但根本的問題是這些信息究竟在何種程度上真正降低了不確定因素，真正支持組織戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。另外一個問題，是不是過多的信息甚至根本無用的信息也蜂擁而來，從而增加的對決策的干擾。本文著重討論基于公司戰(zhàn)略的決策信息流的信息需求以及減少避免冗余或浪費公司資源。

一、 有效信息流（effective information flow）

有效信息流即指對與決策與運(yùn)營直接相關(guān)的信息流動。在許多公司，尤其組織架構(gòu)復(fù)雜的大公司，各種信息流錯綜復(fù)雜、縱橫交錯。如何組織、獲取、傳遞、分析這些信息并最終形成各種決策基礎(chǔ)從而支持公司戰(zhàn)略目標(biāo)將變得至關(guān)重要。有效信息可以分為程序性信息和例外信息。程序性信息（procedure information）即公司日常運(yùn)營信息，包括公司各核心流程的計劃、實施、運(yùn)營、統(tǒng)計、分析等。例外信息（exceptional information）是指關(guān)于項目決策及單獨事項的決策，這些決策的信息依賴程序性信息，但更依賴和特定項目相關(guān)的信息，這類信息包括投資、新產(chǎn)品等項目性決策信息。公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)有效信息流的通暢、敏捷、決策相關(guān)性，減少避免無效的信息產(chǎn)生和流動，從而加速決策的速度提高決策的質(zhì)量

二、 信息需求框架

信息需求必須建立在公司的戰(zhàn)略目標(biāo)上，程序性信息和例外信息必須為實現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)，任何和決策無關(guān)的信息必須排除在系統(tǒng)之外。信息需求框架的建立可以減少信息的冗余，提高決策質(zhì)量、節(jié)約公司資源、加快敏捷速度，從而不斷培育加強(qiáng)公司的整體競爭優(yōu)勢，實現(xiàn)組織目標(biāo)。信息需求框架可以用下圖簡單描述：

三、 建立敏捷有效的信息流

建立敏捷有效的信息流應(yīng)當(dāng)建立與核心流程一致的工作流，同時公司的信息流應(yīng)當(dāng)與核心流程協(xié)同一致。組織往往因為部門的割裂或其他的利益沖突造成信息的阻塞和偏離。比如，不同部門的績效指數(shù)的評估之間比較容易產(chǎn)生信息流的栓塞和冗余。建立有效的信息流公司應(yīng)當(dāng)滿足：

1、 設(shè)計明確的信息需求和流程

信息的需求是信息流的源頭，信息需求的有效性是信息流的觀念，防止無理、無關(guān)的信息需求可以減少噪音信息的產(chǎn)生和傳播。因此信息的需求需要從整個公司的層面進(jìn)行設(shè)計安排。

2、 清晰的工作流和作業(yè)流程

清晰的工作流和作業(yè)流程可以將信息需求轉(zhuǎn)化為輸入輸出，從而在組織內(nèi)有效、快捷、通暢地流動。一個現(xiàn)實的例子是某國際知名公司的財務(wù)部門會在不同的時間提交五份對于不同的上級的報告，而他們會發(fā)現(xiàn)五個不同版本的實事。而底層的編制人員根本了解采集信息的源頭和報告最終的流向。

3、 靈活、柔性的信息系統(tǒng)

信息流應(yīng)當(dāng)基于靈活柔性的信息系統(tǒng)，同時系統(tǒng)必須適應(yīng)日益復(fù)雜的信息要求的擴(kuò)展性。

4、 適應(yīng)公司戰(zhàn)略的組織架構(gòu)

不同部門之間的信息需求和信息不對稱層巒疊嶂，嚴(yán)重制約公司的靈活性和決策質(zhì)量。有效的信息流需依賴清晰的組織基礎(chǔ)，組織的成長和競爭力的提升同樣依靠為戰(zhàn)略服務(wù)的有效信息流。

四、 結(jié)論

實施有效信息流管理不但可以減少決策風(fēng)險，提高信息的集成度和精確度而且提高公司的敏捷度和決策質(zhì)量，因而在信息技術(shù)比較成熟的今天，公司應(yīng)當(dāng)充分利用IT技術(shù)構(gòu)建基于信息平臺的信息流管理，降低不確定因素，增強(qiáng)核心競爭能力和敏捷反應(yīng)速度。

本文由作者向AMT提供

楊烈飆 專欄