會議管理：告別文山文海與領(lǐng)導(dǎo)脫口秀下

開會是我們的日常工作方式，開好會自然也是我們的日常技能。在國外的MBA課堂上，會議管理經(jīng)常作為課程來教授，在企業(yè)培訓(xùn)中，會議管理則是必備項目。如何確定開會的必要性、如何選擇議題和參與人、如何估算會議成本、如何安排發(fā)言時間、如何組織討論、如何形成共識、如何表決、如何落實決議等，還有會務(wù)工作，都需要認真考慮。維持會議的秩序和紀律，不同意見者的聲音能夠被有效表達，都必須靠穩(wěn)妥的方式予以規(guī)定，并在流程中有效執(zhí)行，這些都體現(xiàn)著會議程序的必要性和嚴肅性。會議最常見的問題包括會議繁多無實質(zhì)內(nèi)容、不能準時開始、缺乏中心和主題、會議時間過長、互相重復(fù)空話套話等。開會的效率，反映了一個組織、一個團隊和個人的基礎(chǔ)管理水平。高效的會議能產(chǎn)生高效率與高效益，低效的會議成本高、效率低、效益差，讓我們把握時機，掌握技巧，開高水平高收益率的會議。那么，有何收益呢？
    了解會議的目的、種類和體系
    掌握有效為會議做準備的要領(lǐng)
    掌握會議中的溝通技巧和反饋技巧
    了解會議效率不高的原因及對策
    掌握會議主持人的會議管理技巧
    學(xué)會提高會議效率和質(zhì)量的技巧
    如今，世界上各大、中、小型企業(yè)正積極地進行會議革命。我了解到，日產(chǎn)汽車靠著會議革命，省下了60億日元成本，未來三年預(yù)計還可省下300億日元！針對現(xiàn)代社會會議多的特點，提出會議管理的新主張，對涉及到會議的方方面面加以闡述，以提高會議效果、降低會議成本、促進會議管理效率為宗旨，會議的低效直接導(dǎo)致管理低效，有些企業(yè)的會議到了不得不優(yōu)化的階段了。但是如何優(yōu)化呢？會議組織管理活動在所有工作環(huán)節(jié)上，必須體現(xiàn)出高效的要求，做好如下幾個工作：
    第一，會議的方式必須是優(yōu)化的結(jié)果，即會議所采用的方式，必須是在能夠達到會議目標的所有方式中的最佳方式。
    第二，參加會議的人員必須是優(yōu)化的結(jié)果。參加會議的人員，既要符合合法性，又要符合合理性，使參加會議的人員體現(xiàn)出最佳構(gòu)成。
    第三，會議議題的確定必須是優(yōu)化的結(jié)果，即在每一個會議召開之前，會務(wù)工作人員要根據(jù)會議的職權(quán)，根據(jù)會議各個議題的輕重緩急和會議領(lǐng)導(dǎo)者的安排，對計劃提交會議的議題，進行必要的梳理和優(yōu)化。
    第四，會議決策的形成也必須是優(yōu)化的結(jié)果。為達到對會議決策方案的優(yōu)化，這就要求會議對任何一個決策結(jié)果的最終形成，要提供多個預(yù)選方案，以便進行比較、優(yōu)化和抉擇。這樣，會議上決策的質(zhì)量才能有保證。
    根據(jù)培訓(xùn)、會議實際運作流程中的環(huán)節(jié)及問題逐漸形成一個明細的服務(wù)手冊樣式，制訂標準化、通用的會議工作手冊或差錯提示。假如每次會議完畢后，要求每人至少提煉出5個差錯，10個人就可總結(jié)出50多個差錯，匯集起來以后就會形成一個明細、有效、可操作的工作手冊或差錯指引，在以后類似的活動中，差錯必然逐漸減少。整個團隊能在總結(jié)的經(jīng)驗并在已形成文字而非口頭相傳的標準、流程基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)、修改、完善，工作品質(zhì)自然提升。
    從開會這件事情可以看出，無論看似多么平凡、簡單的事項，都可通過標準、規(guī)范避免低水平的循環(huán)，從大家司空見慣的開會可以入手訓(xùn)練科學(xué)管理基本方法的運用。標準化、流程化看似古板，不一定每項規(guī)定或指引就是正確無疑的表述，但它至少使每個人更容易在此藍本的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)差錯，總結(jié)修改。它不一定保證每個人做得最好，但能幫助每個人達到合格水平。每個人都能做到有序運作，看起來單個人的效率、能動性不是很高，但加起來的效果肯定強于散漫、無序運作，能將低級錯誤的重復(fù)減至最低限度。
    企業(yè)管理者一般都喜歡開會，或者當(dāng)面下命令，覺得這樣溝通的互動效果更好一些。但若要認真整理分析一下所有溝通實現(xiàn)，就會發(fā)現(xiàn)很多時候不需要面對面，所以，我建議一般的溝通去用QQ、MSN等即時通訊手段，就可以解決大多數(shù)工作安排和跟進事項。我本人也試了一段時間，即使跟2米之外的同事了解一件事情，也習(xí)慣用QQ了，辦公室安靜多了，而且溝通內(nèi)容保存，溝通的持續(xù)性也隨之增強，每有精彩的討論就會轉(zhuǎn)帖給其他同事分享，公司工作效率自此高多了?？傊?，會議是人類走向文明的重要表現(xiàn)。通過譚老師的會議管理課程，力求幫助企業(yè)實現(xiàn)會議管理的科學(xué)化、不斷提升會議的質(zhì)量和效率，不僅是為了從根本上消除“會海”，更是為了使會議成為民主科學(xué)決策的工具。