“重要少數(shù)”驅(qū)動(dòng)信息化項(xiàng)目成功

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事無(wú)巨細(xì)、追求完美，是許多技術(shù)人員的通病，技術(shù)出身的CIO也往往墮入技術(shù)崇拜誤區(qū)，認(rèn)為技術(shù)越先進(jìn)越好，系統(tǒng)功能越多越好。然而，事與愿違，在信息化項(xiàng)目中追求完美，無(wú)異于導(dǎo)致程序的死循環(huán)，過(guò)分追求細(xì)節(jié)完美往往使項(xiàng)目實(shí)施永不完結(jié)。本文希望能夠用“帕累托原則”中的“重要少數(shù)”重新審視信息化項(xiàng)目實(shí)施，幫助崇尚完美的CIO們盡快完成信息化項(xiàng)目實(shí)施。
 
19世紀(jì)末20世紀(jì)初意大利社會(huì)學(xué)家和經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托發(fā)現(xiàn)的“帕累托原則”指出，在任何一組事務(wù)中，最重要的通常只占一小部分，大概為 20%，這個(gè)原則又被稱為“重要的少數(shù)”，或者80/20定律?！芭晾弁性瓌t”主張團(tuán)體中80%的貢獻(xiàn)是由20%的成員所做出的，換句話說(shuō)，在一個(gè)項(xiàng)目中只要做好重要的20%的事情，就能達(dá)到80%的效果。
 
不幸的是，許多CIO在信息化項(xiàng)目實(shí)施中，卻往往忽視“帕累托原則”，而使自己的信息化項(xiàng)目陷入窘境。
 
探索中的企業(yè)信息化往往需要在前進(jìn)中不斷摸索，更需要信息化效果的盡快顯現(xiàn)來(lái)增強(qiáng)企業(yè)信息化的信心。如果在信息化實(shí)施時(shí)不抓重點(diǎn)，盡快顯現(xiàn)出信息化的實(shí)施效果，而將信息化戰(zhàn)線拉得過(guò)長(zhǎng)，很有可能在信息化尚未成功之時(shí)就會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目因得不到企業(yè)老板和員工的認(rèn)可而中途夭折。
 
如何利用“帕累托原則”原則幫助我們抓住信息化建設(shè)的重點(diǎn)，來(lái)順利完成信息化項(xiàng)目實(shí)施？筆者根據(jù)自己的工作實(shí)踐總結(jié)出幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)與讀者共享。
 
選擇信息化項(xiàng)目 滿足20%需求
 
面對(duì)企業(yè)方方面面的需求，信息化項(xiàng)目的選擇往往令CIO們大傷腦筋，用信息化有限的預(yù)算滿足企業(yè)的全部需求顯然不現(xiàn)實(shí)，然而又要保證信息化的實(shí)施效果，CIO往往陷入需求和預(yù)算的兩難。
 
用“帕累托原則”抓住關(guān)鍵問(wèn)題，對(duì)需求進(jìn)行羅列和排序，不僅能明晰需求，更能夠幫助CIO選擇合適的信息化項(xiàng)目。首先，把收集到的每個(gè)需求按其重要性進(jìn)行排列，考察實(shí)現(xiàn)每個(gè)需求能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)的價(jià)值，以及每個(gè)需求的緊迫性、需求的使用范圍和頻率。然后，與技術(shù)人員商討需求實(shí)現(xiàn)的成本及難度，設(shè)想在需求實(shí)現(xiàn)中可能會(huì)遇到所有阻礙。在此基礎(chǔ)上，對(duì)需求進(jìn)行再次排序，找出其中最關(guān)鍵的20%需求，作為選擇信息化項(xiàng)目依據(jù)。
 
根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，完成了企業(yè)這20%的需求，往往可以解決企業(yè)中80%問(wèn)題，而我們花的精力卻只有20%。用20%的投入實(shí)現(xiàn)80%的效果，不但可以增加員工和一把手信息化建設(shè)的信心，還能減少在實(shí)施過(guò)程中遇到的阻礙，一舉兩得，何樂(lè)而不為？

重組企業(yè)20%關(guān)鍵流程
 
企業(yè)的業(yè)務(wù)流程數(shù)以百計(jì)，特別是制造業(yè)，把企業(yè)的ISO內(nèi)控流程拿出來(lái)，有厚厚的幾本。但是，企業(yè)在實(shí)際工作中，80%的流程一個(gè)月都難得用到一次，如供應(yīng)商考核流程，要半年甚至一年才會(huì)用到一次；設(shè)備檢修，也每季度才檢修一次；信用額度的審批，一般企業(yè)都要一年調(diào)整一次……若一開(kāi)始，我們就考慮這些難以用到的流程，那么項(xiàng)目的難度就會(huì)無(wú)限的擴(kuò)大。
 
實(shí)際上，企業(yè)平時(shí)用的最多的，或者說(shuō)企業(yè)最關(guān)鍵的流程卻只有20%，其中包括材料的采購(gòu)、入庫(kù)、驗(yàn)收流程，應(yīng)收應(yīng)付流程，生產(chǎn)領(lǐng)料流程等等，抓住這20% 的關(guān)鍵流程進(jìn)行理順重組，將大大縮短ERP實(shí)施時(shí)間、降低ERP的流程重組難度。
 
我們所要做的第一步，是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，找出企業(yè)利用最頻繁的流程；第二步，考察企業(yè)當(dāng)前業(yè)務(wù)情況，尋找存在的關(guān)鍵管理漏洞，這其中包括倉(cāng)庫(kù)原材料超收、業(yè)務(wù)員違規(guī)送樣等漏洞。從中根據(jù)使用頻率和管理漏洞找出關(guān)鍵流程，對(duì)關(guān)鍵的20%流程進(jìn)行重組。
 
用20%的模塊實(shí)現(xiàn)80%的業(yè)務(wù)
 
信息系統(tǒng)大都是模塊式架構(gòu)，因此項(xiàng)目的實(shí)施一般也按照模塊進(jìn)行實(shí)施。找準(zhǔn)企業(yè)平時(shí)用的最多、給企業(yè)帶來(lái)最大收益的幾個(gè)模塊，如銷售，采購(gòu)，生產(chǎn)，財(cái)務(wù)，倉(cāng)庫(kù)等，重點(diǎn)實(shí)施，可以讓有限的資源相對(duì)集中在最關(guān)鍵的模塊上，從而保證ERP項(xiàng)目的實(shí)施效果。
 
其它模塊，諸如成本、庫(kù)存盤點(diǎn)、對(duì)帳、報(bào)表等，一個(gè)月甚至一年才會(huì)用到一次，并且其內(nèi)容又依賴于其他模塊的實(shí)施，若一開(kāi)始就大包大攬，全部上馬，其實(shí)施難度和收效可想而知。
 
模塊與業(yè)務(wù)之間是相輔相成的，主要模塊服務(wù)于主要業(yè)務(wù)，20%的主要模塊的實(shí)施往往能夠帶來(lái)80%主要業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)。因此，在項(xiàng)目實(shí)施規(guī)劃時(shí)，要優(yōu)先考慮牽扯到主要業(yè)務(wù)的重點(diǎn)模塊，待主要模塊效果顯現(xiàn)后，再考慮完善其它模塊來(lái)全面滿足業(yè)務(wù)需求。   
 
 
用關(guān)鍵20%制定項(xiàng)目評(píng)估指標(biāo)
 
信息化項(xiàng)目的實(shí)施評(píng)估，往往依賴于對(duì)若干指標(biāo)實(shí)施情況的考察。指標(biāo)的選擇，往往關(guān)系到最后的考核結(jié)果。如果不分主次，在各個(gè)模塊、各個(gè)業(yè)務(wù)流程平均的抽幾個(gè)指標(biāo)出來(lái)評(píng)估項(xiàng)目的話，那想想會(huì)出現(xiàn)什么結(jié)果？我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，信息化項(xiàng)目的實(shí)施效益很低。
 
如銷售定單的出錯(cuò)率本來(lái)就只有1%，這時(shí)，銷售定單流程可能已經(jīng)不是主要流程，而恰恰我們又拿這個(gè)流程來(lái)考核，發(fā)現(xiàn)上了系統(tǒng)后，出錯(cuò)率仍然為1%或者0.99%，顯然無(wú)法從這個(gè)指標(biāo)看到ERP的效益。
 
相反，若我們?cè)谛枨笳{(diào)研的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)周期為3天，長(zhǎng)于同類企業(yè)的1天的標(biāo)準(zhǔn)，那我們?cè)谛枨笳{(diào)研時(shí)，即可形成關(guān)鍵需求；在實(shí)施后，這個(gè)采購(gòu)周期就是評(píng)價(jià)ERP實(shí)施效果的關(guān)鍵指標(biāo)。抓住了上面提到的20%需求，20%關(guān)鍵流程，20%關(guān)鍵業(yè)務(wù)來(lái)制定信息化項(xiàng)目的評(píng)估指標(biāo)，其評(píng)估的結(jié)果才是合理的，真實(shí)的。
 
信息化項(xiàng)目的深入和完善是個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，信息系統(tǒng)的成功上線，并不意味著項(xiàng)目的完結(jié)，相反卻是一個(gè)新周期的開(kāi)始，需求調(diào)研、流程優(yōu)化、效果評(píng)估……不斷的深入和優(yōu)化將成為每位CIO永久的使命，“帕累托原則”也必將成為幫助CIO達(dá)成這一使命的持續(xù)動(dòng)力。(it168)