“以人為本”的信息管理(下)

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（3）信息泛濫禍害不淺

很多人都受困于信息泛濫而不是他們所抱怨的“信息超載”。盡管技術專家開發(fā)出了個性化的郵件過濾器，但仍無法使經(jīng)常使用電子郵件的人逃脫垃圾郵件的搔擾。在很多情況下，若僅僅建立一個電子信箱系統(tǒng)，而對如何使用這個電子信箱系統(tǒng)沒有一個相應的指導原則，是不能解決信息共享和信息管理中的復雜問題的。有研究表明：真正的網(wǎng)絡組織所必需的組織信任和人際環(huán)境，不僅僅是建立在電子網(wǎng)絡的基礎之上，還必須通過面對面的會議來建立。

（4）變革組織的信息文化是最能推動IT的解決方案，也是最難實施的解決方案

有了信息技術，人與人之間的交流溝通方式變得更為豐富多彩，具體到某一次交流溝通而言，沒有人清楚什么樣的方式最合適。不過，即便是使用次優(yōu)的溝通媒介，也算不上公司的一種錯誤，公司的管理者應該澄清認識上的混亂。不管采取什么樣的交流技術和手段，管理者都必須銘記：一起工作的員工仍然需要經(jīng)常的個人接觸。

為信息技術建立文化基礎

工具不管如何有價值，都只是工具；新技術不管如何高級，如果沒有人的介入，都不會改變?nèi)说男袨?。雖然有些學者已經(jīng)對信息本身對工作中人的影響做了集中研究，但實際上，我們還沒有充分討論信息管理中人所扮演的角色，更不用說要在適當?shù)臅r候采用恰當?shù)男畔⑽幕膯栴}。信息問題的具體解決方案證明，信息文化會隨著時間的推移慢慢同新的組織需求適應，更大程度地以人為中心，具有更大的靈活性并在具體運作中具有更大的成本有效性。構建有效的信息文化包括以下內(nèi)容：

（1）信息圖。

現(xiàn)在，絕大多數(shù)公司都有很多數(shù)據(jù)庫，但是，因為公司組織內(nèi)部信息的泛濫，公司的員工往往不知道到什么地方去尋找他們所需要的信息。通過編制信息圖一方面能方便公司員工查找獲取信息，加強信息的溝通與共享；另一方面還能標識出具體信息的擁有者或監(jiān)控者，他們可以對相關的信息進行解釋，指出相應信息的目的、用途和缺陷，并且能幫助尋求信息的人找到其他信息資源。IBM公司通過信息圖避免了在外部市場重復購買信息，為此節(jié)約了可觀的成本。有些信息擁有者最初不愿意列出其姓名，擔心因為回答別人的問題而耽擱工作，現(xiàn)在，很多信息擁有者都認為自己從別人的提問和評論中學到了不少東西。

（2）信息指南。

除了信息圖之外，信息的使用者還需要有人引導，以直接查詢他們所需要的信息類型。Hallmark Card 公司在每一個經(jīng)營單位都設置了一個信息向?qū)У穆毼?，這些信息向?qū)ж撠熛騃T人員傳達用戶的信息要求，使IT人員可以查詢相應的數(shù)據(jù)庫提取用戶所需要的信息。他們的工作大大減少了公司員工尋找正確信息的時間和在各個經(jīng)營部門之間進行信息比較的時間，改善了對信息的查詢效率。

（3）業(yè)務文件。

信息展示的形式對信息的使用和理解有著至關重要的意義。原始的數(shù)據(jù)畢竟不是信息；數(shù)據(jù)堆砌也不同于以有用的形式表達出來的數(shù)據(jù)詮釋。一般來說，業(yè)務文件提供信息的組織形式和內(nèi)容，它應剔除某些信息，使余下的文件能被消化理解。關注組織真正需求的文件，比考察寬泛的信息要求或者試圖規(guī)定諸如“客戶”之類的術語更有效果。

（4）群件。

Lotus Notes、NCR的Cooperation和數(shù)字設備公司的Team Links就是群件，它們是非結(jié)構化信息共享的絕好例子。這些新技術可以使不同地方的小組成員共享文件、在線討論，更方便地獲取并傳送信息。不過，如果公司沒有提供這方面的足夠培訓，群件的優(yōu)勢就不能發(fā)揮出來。實際上，群件的順利實施依賴于公司的信息文化。一方面，群件擴大了使用者需求的信息而不僅僅是控制了信息，因此公司必須為員工提供培訓并給予他們一定的時間，使他們能處理更多的信息；另一方面，群件需要長期不斷地掌握技術，而不是單次實施了事。

總之，技術本身并不能解決公司的信息問題，無論多么復雜的信息系統(tǒng)，都不能完全控制其中的數(shù)據(jù)信息。只有當管理者改變“技術至上”的觀念并且開始關注信息本身時，他們才會意識到最新的計算機技術和信息的有效運用之間其實沒有太多的關聯(lián)。

來源:中國人民大學出版社《哈佛商業(yè)評論精粹譯叢——信息技術的商業(yè)價值》